Revidering av reglemente för Göteborgs Stads nämnd för Intraservice

Kommunfullmäktige Handling 2022 nr 243 Revidering av reglemente för Göteborgs Stads nämnd för Intraservice Till Göteborgs kommunfullmäktige Kommunstyrelsens förslag Kommunstyrelsen tillstyrker stadsledningskontorets förslag i tjänsteutlåtande den 14 oktober 2022 och föreslår att kommunfullmäktige beslutar: Reglemente för Göteborgs Stads nämnd för Intraservice, i enlighet med bilaga 2 till stadsledningskontorets tjänsteutlåtande, antas och träder i kraft 2023-01-01. Göteborg den 30 november 2022 Göteborgs kommunstyrelse Axel Josefson Mathias Sköld Stadsledningskontoret Tjänsteutlåtande Handläggare Utfärdat 2022-10-14 Magnus Junsäter Diarienummer 1060/22 Telefon: 031-368 02 27 E-post: magnus.junsater@stadshuset.goteborg.se Revidering av reglemente för Göteborgs Stads nämnd för Intraservice Förslag till beslut I kommunstyrelsen och kommunfullmäktige: Reglemente för Göteborgs Stads nämnd för Intraservice, i enlighet med bilaga 2 till stadsledningskontorets tjänsteutlåtande, antas och träder i kraft 2023-01-01. Sammanfattning Kommunfullmäktige antog 2021-11-25 §29 Göteborgs Stads riktlinje för styrning, samordning och finansiering av digital utveckling och förvaltning. Enligt beslutet ska riktlinjen träda i kraft 1 januari 2023. Med anledning av riktlinjen lämnar stadsledningskontoret förslag på reviderat reglemente för Göteborgs Stads nämnd för Intraservice. Det föreslås nya skrivelser inom kapitel 2. De nya skrivelserna återspeglar ansvarsfördelningen i kommunfullmäktiges beslut enligt riktlinjen för styrning, samordning och finansiering av digital utveckling och förvaltning, samt övriga beslut kommunfullmäktige fattat kring nämnden för Intraservice uppdrag. Vidare tydliggörs nämndens ansvar i relation till övriga nämnder och styrelser. Bedömning ur ekonomisk, ekologisk och social dimension Frågan kring justeringar i reglementet som hanteras i detta ärende innebär en effektuering av redan fattade beslut och bedöms inte medföra ytterligare aspekter utifrån dessa dimensioner. Bilagor 1. Kapitel 2 Befintligt reglemente för Göteborgs Stads nämnd för Intraservice 2. Kapitel 2 Förslag till reviderat reglemente för Göteborgs Stads nämnd för Intraservice Ärendet Ärendet innehåller förslag på reviderat reglemente för Göteborg Stads nämnd för Intraservice. Det reviderade reglementet föreslås träda i kraft 2023-01-01. Beskrivning av ärendet Av kommunallagen (2017:25) framgår att fullmäktige ska anta reglementen om nämndernas verksamhet och arbetsformer. Reglementet förmedlar en nämnds grunduppdrag och genom reglementet delegerar kommunfullmäktige ansvar, mandat och befogenhet. Reglementet utgör därmed en viktig utgångspunkt i fullmäktiges ansvarsprövning av nämnderna. Därutöver beslutar kommunfullmäktige i budget, genom olika styrande dokument samt i enskilda beslut om uppdrag och ansvar för exempelvis aktiviteter, åtgärder och mål som löper över såväl kortare som längre tid. För att få en helhet över nämndernas ansvar behöver därför reglementet läsas tillsammans med fullmäktiges övriga styrning. Med anledning av Göteborgs Stads riktlinje för styrning, samordning och finansiering av digital utveckling och förvaltning och den styrmodell som tagits fram behöver det genomföras en revidering av Intraservice reglemente. Justeringar har genomförts inom reglementets kapitel 2, vilket behandlar uppgifter och uppdrag för respektive nämnd. Kapitel 1 och 3 är gemensamma och likalydande för samtliga nämnder i staden. Dessa kapitel reviderades av kommunfullmäktige 2020-10-15 § 11. Göteborgs Stads riktlinje för styrning, samordning och finansiering av digital utveckling och förvaltning Göteborgs Stads riktlinje för styrning, samordning och finansiering av digital utveckling och förvaltning antogs av kommunfullmäktige 2021-11-25 §29. Riktlinjen togs fram som en del av kommunstyrelsens uppdrag från kommunfullmäktiges budget 2020, att ta fram en ny styr-, samordnings-, och finansieringsmodell för verksamhetsutveckling med hjälp av digitalisering. Nämnden för Intraservice, nämnden för Demokrati- och medborgarservice samt Inköp- och upphandlingsnämnden har utifrån riktlinjen ett särskilt ansvar som leverantör av gemensamma tjänster och samordning av nationella digitala tjänster och standarder. För att möjliggöra en effektiv och ändamålsenlig digital förvaltning och utveckling har en styr-, samordnings- och finansieringsmodell tagits fram för att säkerställa att styrning och finansiering utgår från beslutade mål och med utgångspunkt i att stadens digitala service och tjänster ska skapa värde och vara enkla, effektiva, säkra och efterfrågade av boende, besökare, näringsliv och medarbetare. Göteborgs Stads riktlinje för styrning, samordning och finansiering av digital utveckling och förvaltning träder i kraft 2023-01-01. Revideringar i reglementet Göteborgs Stads riktlinje för styrning, samordning och finansiering av digital utveckling och förvaltning innebär att flera av de skrivningar som återfinns i kapitel 2 i reglementet behöver justeras. Nedan ges beskrivning av paragrafer som justeras eller tillkommer i förslag till reglemente för Intraservice. 1 § Nämnden ska utföra service och tjänster till stadens nämnder, bolag och stiftelser. Nämnden får också utföra dessa uppgifter för delägda bolag, kommunalförbund eller gemensam nämnd eller liknande som staden ingår i. Nämnden ska leverera, förvalta och vid behov utveckla digital infrastruktur åt stadens förvaltningar och bolag. Första paragrafen beskriver det kommunala ändamålet. I § 1 har justering gjorts från tidigare skrivelse att utföra samordnad intern service till att i stället beskrivas som service och tjänster, vilket ligger i linje med Intraservice grunduppdrag. Vidare har det under § 1 gjorts ett tillägg som beskriver att nämnden ska leverera, förvalta och vid behov utveckla digital infrastruktur åt stadens förvaltningar och bolag, vilket också ligger i linje med nämndens grunduppdrag. § 2 Nämnden är leverantör av gemensamma tjänster, enligt gällande styr-, samordnings- och finansieringsmodell, åt övriga nämnder och styrelser. I Göteborgs Stads riktlinje för styrning, samordning och finansiering av digital utveckling och förvaltning beskrivs modellen samt anges Intraservice som en av tre leverantörer av gemensamma tjänster. I riktlinjen beskrivs vad som innefattas inom ansvaret att vara leverantör av gemensamma tjänster. Skrivningen i § 2 föreslås finnas med och vara likalydande även i övriga leverantörers reglementen (Inköp- och upphandlingsnämnden och nämnden för Demokrati och medborgarservice). § 3 Nämnden ansvarar för att det finns ramverk och ändamålsenlig styrning för stadens digitala infrastruktur samt IT- och verksamhetsarkitektur. Dessa ska kunna tillämpas av nämnder och bolagsstyrelser och ska gälla för gemensamma såväl som för verksamhetsspecifika system och tjänster. I Göteborgs Stads riktlinje för styrning, samordning och finansiering av digital utveckling och förvaltning anges att nämnden för Intraservice har detta ansvar. Reglementets skrivning är inte en exakt återgivning av riktlinjens lydelse, men har samma innebörd. I riktlinjen används begreppet digital arkitektur, men i reglementet används begreppet IT- och verksamhetsarkitektur, vilket ligger i linje med styrande dokument som tagits fram inom området, riktlinje för IT- och verksamhetsarkitektur. § 4 Nämndens ansvar för att leverera, förvalta och vid behov utveckla digital infrastruktur åt stadens förvaltningar och bolag innefattar att upprätthålla en effektiv digital infrastruktur där krav utifrån informationssäkerhet och gällande lagstiftning är säkerställda. Av § 1 framgår att nämnden ska leverera, förvalta och vid behov utveckla digital infrastruktur åt stadens förvaltningar och bolag. I denna paragraf görs ett förtydligande att ansvaret innefattar att säkerställa att den digitala infrastrukturen efterlever de krav som ställs utifrån informationssäkerhet. Inom informationssäkerhet innefattas fysisk säkerhet av datahall, IT-säkerhet, dataskydd och cybersäkerhet. Det ska även säkerställas att krav som ställs utifrån gällande lagstiftningar inom området uppfylls. 5 § Nämnden ska stödja kommunstyrelsen i dess stadsövergripande informations- och kommunikationsansvar genom att förvalta och vidareutveckla stadens interna digitala kanaler. 6 § Nämnden ska stödja kommunstyrelsen i dess ansvar att leda och samordna den arbetsgivarpolitiska utvecklingen i staden. 7 § Nämnden ska stödja kommunstyrelsen i dess ansvar för den ekonomiska förvaltningen i staden. I kapitel 2 i reglemente för Göteborgs Stads kommunstyrelse finns uttalat ansvar för ekonomisk förvaltning (§ 8), personalpolitisk utveckling (§ 10) samt stadsövergripande informations- och kommunikationsfrågor (§ 25). Paragraferna 5, 6 och 7 återspeglar dessa skrivningar och förtydligar nämnden för Intraservice ansvar att stödja kommunstyrelsen inom dessa områden. Skrivelserna syftar på vikten att det förs strategiska dialoger mellan nämnderna inom de tre områdena. Det är också ett sätt att förtydliga att nämnden för Intraservice, inom dessa områden, gör uppgifter där kommunstyrelsen har beslutsmandat. I § 5 ges ett förtydligande avseende att stödja kommunstyrelsen i dess stadsövergripande informations- och kommunikationsansvar genom att förvalta och vidareutveckla stadens interna digitala kanaler. I förslag till reglemente för nämnden för Demokrati och medborgarservice finns en likalydande skrivelse, med skillnaden att det där anges ett ansvar för att förvalta och vidareutveckla stadens externa kanaler. Skrivelsen syftar till att tydliggöra nämnden för Intraservice och nämnden för Demokrati och medborgarservice respektive ansvar avseende att stödja kommunstyrelsen i det stadsövergripande informations- och kommunikationsansvaret när det gäller digitala kanaler. I § 6 används arbetsgivarpolitisk utveckling i stället för begreppet personalpolitisk utveckling som återfinns i § 25 kommunstyrelsens reglemente. Arbetsgivarpolitik är ett mer vidgat begrepp att använda i stället för personalpolitik. Arbetsgivarpolitik är även det begrepp som tillämpas av arbetsgivarorganisationen Sveriges Kommuner och Regioner. § 8 Nämndens ansvar för att leverera gemensamma tjänster och digital infrastruktur ska utföras i nära samverkan och i dialog med övriga nämnder och styrelser. Denna paragraf återfinns under ny rubrik Samverkan. Syftet med skrivelsen är att förtydliga ansvaret att följa den modell för kunddialog som beskrivs i Göteborgs Stads riktlinje för styrning, samordning och finansiering av digital utveckling och förvaltning. Tabell justeringar i kapitel 2 reglemente för Intraservice Nuvarande formulering i kapitel 2 Förslag på tillägg och justeringar. Tillägg eller reglemente för Intraservice justeringar är kursiverade. 1§ Nämnden ska utföra samordnad §1 Nämnden ska utföra service och tjänster till intern service till stadens stadens nämnder, bolag och stiftelser. Nämnden förvaltningar, bolag och stiftelser. får också utföra dessa uppgifter för delägda bolag, Nämnden får också utföra dessa kommunalförbund eller gemensam nämnd eller uppgifter för delägda bolag, liknande som staden ingår i. kommunalförbund eller gemensam Nämnden ska leverera, förvalta och vid behov nämnd eller liknande som staden utveckla digital infrastruktur åt stadens ingår i. förvaltningar och bolag. §2 Nämnden har till uppgift att §2 Nämnden är leverantör av gemensamma tjänster, enligt gällande styr-, samordnings-, och 1. utveckla och driva arbetssätt för finansieringsmodell, åt övriga nämnder och den interna serviceutvecklingen och styrelser. Nuvarande formulering i kapitel 2 Förslag på tillägg och justeringar. Tillägg eller reglemente för Intraservice justeringar är kursiverade. delta i stadens gemensamma arbete §3 Nämnden ansvarar för att det finns ramverk och kring planering, beredning, ändamålsenlig styrning för stadens digitala utveckling och uppföljning av den infrastruktur samt IT- och verksamhetsarkitektur. interna servicen i staden. Dessa ska kunna tillämpas av nämnder och bolagsstyrelser och ska gälla för gemensamma 2. utveckla, leverera, och följa upp såväl som för verksamhetsspecifika system och samordnade interna tjänster med IT- tjänster. stöd i staden. Detta ska ske i enlighet med de av kommunfullmäktige §4 Nämndens ansvar för att leverera, förvalta och fastställda riktlinjer för styrning av vid behov utveckla digital infrastruktur åt stadens kommungemensamma interna förvaltningar och bolag innefattar att tjänster. upprätthålla en effektiv digital infrastruktur där krav utifrån informationssäkerhet och gällande 3. besluta om ärenden gällande lagstiftning är säkerställda. stadsgemensamma IT-stöd och vid §5 Nämnden ska stödja kommunstyrelsen i dess behov bereda ärenden inom detta stadsövergripande informations- och område till kommunstyrelsen och kommunikationsansvar genom att förvalta och kommunfullmäktige. vidareutveckla stadens interna digitala kanaler. 4. efter samråd med övriga nämnder §6 Nämnden ska stödja kommunstyrelsen i dess och styrelser, besluta om ansvar att leda och samordna den standardiseringar avseende arbetsgivarpolitiska utvecklingen i staden. exempelvis gemensamma verktyg, §7 Nämnden ska stödja kommunstyrelsen i dess arbetssätt och mallar. ansvar för den ekonomiska förvaltningen i staden. Samverkansrubrik finns inte i §8 Nämndens ansvar för att leverera gemensamma befintligt reglemente. tjänster och digital infrastruktur ska utföras i nära samverkan och i dialog med övriga nämnder och styrelser. §3 Nämnden för Intraservice består av 9 §9 Ingen förändring ledamöter och 5 ersättare Stadsledningskontorets bedömning Stadsledningskontoret bedömer att det föreslagna reglementet återspeglar ansvarsfördelningen i kommunfullmäktiges beslut enligt riktlinjen för styrning, samordning och finansiering av digital utveckling och förvaltning samt övriga beslut kommunfullmäktige fattat kring Intraservice uppdrag. Det föreslagna reglementet bedöms tydliggöra nämndens ansvar i relation till övriga nämnder och styrelser och underlättar kommunfullmäktiges ansvarsprövning av nämnden. Jonas Kinnander Eva Hessman Direktör Ärende och utredning Stadsdirektör Bilaga 1 Kapitel 2 Befintligt reglemente för Göteborgs Stads nämnd för Intraservice Kapitel 2 – Uppdrag för nämnden för intraservice Det kommunala ändamålet §1 Nämnden ska utföra samordnad intern service till stadens förvaltningar, bolag och stiftelser. Nämnden får också utföra dessa uppgifter för delägda bolag, kommunalförbund eller gemensam nämn eller liknande som staden ingår i. Nämndens verksamhetsområde och uppgifter §2 Nämnden har till uppgift att 1. utveckla och driva arbetssätt för den interna serviceutvecklingen och delta i stadens gemensamma arbete kring planering, beredning, utveckling och uppföljning av den interna servicen i staden. 2. utveckla, leverera, och följa upp samordnade interna tjänster med IT- stöd i staden. Detta ska ske i enlighet med de av kommunfullmäktige fastställda riktlinjer för styrning av kommungemensamma interna tjänster. 3. besluta om ärenden gällande stadsgemensamma IT-stöd och vid behov bereda ärenden inom detta område till kommunstyrelsen och kommunfullmäktige. 4. efter samråd med övriga nämnder och styrelser, besluta om standardiseringar avseende exempelvis gemensamma verktyg, arbetssätt och mallar. Sammansättning §3 Nämnden för Intraservice består av 9 ledamöter och 5 ersättare. 2(7) Bilaga 2 Kapitel 2 Förslag reglemente för Göteborgs Stads nämnd för Intraservice Kapitel 2 – Uppdrag för nämnden för Intraservice Det kommunala ändamålet §1 Nämnden ska utföra service och tjänster till stadens nämnder, bolag och stiftelser. Nämnden får också utföra dessa uppgifter för delägda bolag, kommunalförbund eller gemensam nämnd eller liknande som staden ingår i. Nämnden ska leverera, förvalta och vid behov utveckla digital infrastruktur åt stadens förvaltningar och bolag. Nämndens verksamhetsområde och uppgifter §2 Nämnden är leverantör av gemensamma tjänster, enligt gällande styr-, samordnings- och finansieringsmodell, åt övriga nämnder och styrelser. §3 Nämnden ansvarar för att det finns ramverk och ändamålsenlig styrning för stadens digitala infrastruktur samt IT- och verksamhetsarkitektur. Dessa ska kunna tillämpas av nämnder och bolagsstyrelser och ska gälla för gemensamma såväl som för verksamhetsspecifika system och tjänster. §4 Nämndens ansvar för att leverera, förvalta och vid behov utveckla digital infrastruktur åt stadens förvaltningar och bolag innefattar att upprätthålla en effektiv digital infrastruktur där krav utifrån informationssäkerhet och gällande lagstiftning är säkerställda. §5 Nämnden ska stödja kommunstyrelsen i dess stadsövergripande informations- och kommunikationsansvar genom att förvalta och vidareutveckla stadens interna digitala kanaler. §6 Nämnden ska stödja kommunstyrelsen i dess ansvar att leda och samordna den arbetsgivarpolitiska utvecklingen i staden. §7 Nämnden ska stödja kommunstyrelsen i dess ansvar för den ekonomiska förvaltningen i staden. Samverkan §8 Nämndens ansvar för att leverera gemensamma tjänster och digital infrastruktur ska utföras i nära samverkan och i dialog med övriga nämnder och styrelser. Sammansättning §9 Nämnden för Intraservice består av 9 ledamöter och 5 ersättare