Redovisning av uppdrag att se över cykelförmånen i den del som avser hyra av cykel

Kommunfullmäktige Handling 2022 nr 260 Redovisning av uppdrag att se över cykelförmånen i den del som avser hyra av cykel Till Göteborgs kommunfullmäktige Kommunstyrelsens förslag Stadsledningskontorets förslag till beslut av kommunstyrelsen för egen del har bifallits. Kommunstyrelsen tillstyrker stadsledningskontorets förslag i tjänsteutlåtande den 27 oktober 2022 och föreslår att kommunfullmäktige beslutar: 1. Göteborgs Stads anställda ska ha möjlighet att hyra cykel med bruttolöneavdrag. 2. Förmånsportalleverantörens cykelerbjudande avseende hyra av cykel ska gälla för Göteborgs Stads anställda. Göteborg den 14 december 2022 Göteborgs kommunstyrelse Axel Josefson Mathias Sköld Stadsledningskontoret Tjänsteutlåtande Handläggare Utfärdat 2022-10-27 Kristina Linderberg Diarienummer 0565/22 Telefon: 031-368 06 21 E-post: kristina.linderberg@stadshuset.goteborg.se Redovisning av uppdrag att se över cykelförmånen i den del som avser hyra av cykel Förslag till beslut I kommunstyrelsen: Kommunstyrelsens uppdrag 2021-11-24 § 920 till stadsledningskontoret, att mot bakgrund av att uthyrning av cyklar ökat stort under 2020, se över cykelförmånen i den del som avser hyra av cykel i syfte att förbättra förutsättningar för stadens anställda, förklaras fullgjort. I kommunstyrelsen och kommunfullmäktige: 1. Göteborgs Stads anställda ska ha möjlighet att hyra cykel med bruttolöneavdrag. 2. Förmånsportalleverantörens cykelerbjudande avseende hyra av cykel ska gälla för Göteborgs Stads anställda. Sammanfattning Cykelförmån är skattepliktig och ska förmånsbeskattas enligt gällande skatteregler. Den nya skattelättnaden avseende cykelförmån som trädde i kraft den 1 januari 2022 innebär att cykelförmån endast är skattepliktigt för den del av förmånsvärdet som överstiger 3 000 kronor per år. Arbetsgivaren kan erbjuda cykelförmån med brutto- eller nettolöneavdrag. Bruttolöneavdrag kan ha negativ påverkan på den anställdas pensions- och sjukpenninggrundande inkomst. Dessutom ger bruttolöneavdrag lägre skatt. Stadens nuvarande cykelförmån hanteras av Göteborgs Stads Leasing AB och sker med nettolöneavdrag. Nettolöneavdrag har ingen påverkan på den anställdes skatt eller pensions- och sjukpenninggrundande inkomst. Stadsledningskontorets bedömning är att Göteborgs Stad bör erbjuda sina anställda hyra av cykel genom ett bruttolöneavdrag. Ett alternativ till nuvarande cykelförmån är att använda sig av den cykelförmån som erbjuds genom Göteborgs Stads förmånsportalsleverantör. Stadsledningskontoret bedömer att Göteborgs Stad bör använda sig av förmånsportalens cykelförmån till de anställda. I förmånsportalen hanteras merparten av Göteborgs Stads förmåner. Nuvarande förmånsportalsleverantör Benify erbjuder hyra av cykel med bruttolöneavdrag eller köp av cykel med nettolöneavdrag. Genom att koppla på hyra av cykel via förmånsportal kan administrationen minskas. Dessutom kan utbudet av cyklar öka och cykelpriserna minska. I tidsplanen för ett införande av hyra av cykel via en förmånsportal måste hänsyn tas till pågående upphandling av cykelförmån samt upphandling av leverantör till förmånsportal. Bedömning ur ekonomisk dimension Generellt sett innebär en ökad cykling en samhällsekonomisk vinst till följd av förbättrad hälsa för individen. De ekonomiska konsekvenserna är beroende av de villkor som arbetsgivaren erbjuder cykelförmån till sina anställda samt antal anställda som väljer att ha förmånscykel. Arbetsgivarens erbjudande om cykelförmån kan ske med ett bruttolöneavdrag alternativt ett nettolöneavdrag på den anställdas lön. Bruttolöneavdrag minskar arbetsgivarens lönekostnad och arbetsgivaravgifter. Eventuellt förmånsvärde ökar i sin tur lönekostnad och arbetsgivaravgifter. För den anställde innebär ett bruttolöneavdrag en skatteminskning. Skatteminskningens storlek beror på hur hög den anställdes marginalskatt är. Ju högre marginalskatt, desto större blir besparingen för den anställde. Eventuellt förmånsvärde ökar den anställdes bruttolön och skatt. Bruttolöneavdrag sänker den anställdes sjukpennings- samt pensionsgrundande inkomst. Detta kan i sin tur påverka exempelvis den allmänna pensionen, sjukpenning och föräldrapenning. Cykelförmån mot nettolöneavdrag sker med skattade pengar och påverkar inte den anställdes sjukpennings- och pensionsgrundande inkomst. Om den anställde betalar fullt pris för den erhållna cykelförmånen sker ingen förmånsbeskattning. Bedömning ur ekologisk dimension Ett ökat cyklande innebär en fördel ur miljösynpunkt vid överflyttning från biltrafik och kollektivtrafik. Förbättrade möjligheter och därmed ökad cykling bidrar till att nå miljömål rörande buller, klimat och luftföroreningar. Detta går i linje med Göteborgs Stads miljö- och klimatmål där ett av delmålen är att minska klimatpåverkan för resor och transporter. Genom att erbjuda samtliga anställda en förmånscykel kan klimatpåverkan minskas och hälsosamma resor främjas. Bedömning ur social dimension Ett ökat cyklande till och från arbetet bedöms ha positiva hälsoeffekter för stadens anställda. Att ha en bra cykel utanför arbetet kan bidra till en mer aktiv fritid och ökad vardagsmotion. Cyklandet är förhållandevis billigt, kräver inte körkort och stadens anställda gynnas av möjligheten att cykla till och från arbetet. Förmånscykel möjliggör för alla anställda att välja en kvalitetscykel, oavsett ekonomisk situation eftersom det blir en lägre kostnad än att köpa den privat. Samverkan Information om ärendet har getts i det koncernfackliga rådet den 19 oktober och Central samverkansgrupp (CSG) den 20 oktober 2022. Ärendet har även samverkats i CSG den 3 november 2022. Bilagor 1. Skatteverkets exempel för beräkning av cykelförmån 2. Fördjupad information avseende Göteborgs Stads nuvarande cykelförmån, Malmö stads cykelförmån och Benifys cykelförmån 3. Kommunstyrelsens protokollsutdrag, 2021-11-24 § 920 4. Kommunstyrelsens protokollsutdrag, 2020-12-09 § 1050 5. CSG protokollsutdrag, 2022-11-03 Ärendet Kommunstyrelsen beslutade 2021-11-24 § 920 att mot bakgrund av att uthyrning av cyklar ökat stort under 2020, se över cykelförmånen i den del som avser hyra av cykel i syfte att förbättra förutsättningarna för stadens anställda. I detta tjänsteutlåtande beskrivs Göteborgs Stads cykelförmån, och som jämförelse Malmö stads och förmånsportalens Benifys cykelförmån. Dessutom följer en redogörelse av cykelförmån med nettolöneavdrag alternativt bruttolöneavdrag samt den skattelättnad avseende cykelförmån som trädde i kraft den 1 januari 2022. Beskrivning av ärendet Kommunstyrelsen beslutade 2020-12-09 § 1050 i enlighet med tilläggsyrkande från V och MP, att ge stadsledningskontoret i uppdrag att tillsammans med berörda nämnder och bolag ta fram förslag på hur staden på fler sätt kan underlätta så att fler anställda som vill cykla till och från jobbet kan göra det. Stadsledningskontoret gjorde en kartläggning där det framkom att det fanns behov av att se över förmånen för hyrcykel i syfte att förbättra förutsättningarna för stadens anställda vad gäller tillgång till cykel. Kommunstyrelsen förklarade uppdraget fullgjort 2021-11-24 § 920. Kommunstyrelsen beslutade 2021-11-24 § 920 även att uppdra åt stadsledningskontoret att se över cykelförmånen i den del som avser hyra av cykel i syfte att förbättra förutsättningarna för stadens anställda. Detta mot bakgrund av att uthyrning av cyklar ökat stort under 2020. I Göteborgs Stads budget 2022 fick Göteborgs Stads Leasing AB uppdrag att utreda ett förbättrat förmånscykelerbjudande. Detta uppdrag har påbörjats, men ännu inte slutrapporterats. Vad är en cykelförmån? En förmån är någon form av ersättning för arbete som den anställde får i annan form än kontant ersättning. En förmån uppkommer när arbetsgivaren bekostar en privat levnadskostnad åt en anställd eller en anställd använder arbetsgivarens tillgångar för privat ändamål. Huvudregeln är att en förmån är skattepliktig om det inte är särskilt reglerat att den är skattefri. En förmån värderas normalt till sitt marknadsvärde. I vissa fall görs värderingen schablonmässigt. Personalvårdsförmåner som har till syfte att skapa trivsel i arbete och är av mindre värde är skattefria. Exempel på personalvårdsförmåner är friskvårdsbidrag upp till 5 000 kronor per år och kaffe på arbetsplatsen. En cykelförmån är när arbetsgivaren köper, leasar eller hyr en cykel som den anställde kan nyttja privat. Cykelförmån är skattepliktigt. Beräkning av cykelförmån Då det inte finns något fastställt schablonvärde på cykelförmån kan förmånen beräknas utifrån en uppskattad värdeminskning, då förmånsvärdet ska vara samma för den anställde oavsett om arbetsgivaren äger eller leasar cykeln. Förmånsvärdet baseras enligt Skatteverket på värdeminskning, tillbehör, service, reparation och kapitalkostnad. I bilaga 1 finns exempel på Skatteverkets beräkning av cykelförmån. Skattelättnad 1 januari 2022 Den 1 januari 2022 infördes en skattelättnad avseende cykelförmån, inkomstskattelagen 11 kap. 12a §. Bakgrunden till skattelättnaden var att regeringen ville att cykelpendlingen skulle öka. Skattelättnaden gäller för förmån av att använda cykel som tillhandahålls av arbetsgivaren för privat bruk. Skattelättnaden innebär att en cykelförmån endast beskattas för den del av förmånen som överstiger 3 000 kronor under ett beskattningsår. En förutsättning för skattelättnaden är att erbjudandet av cykelförmånen riktar sig till hela den stadigvarande personalen. Det innebär att arbetsgivarens erbjudande ska rikta sig till alla som är tillsvidareanställda. Reglerna gäller både för trampcyklar och elcyklar. Undantag är elsparkcyklar. Arbetsgivaren kan välja att betalning av cykelförmån sker med bruttolöneavdrag eller nettolöneavdragavdrag Bruttolöneavdrag innebär att den anställde betalar för sin förmån genom att bruttolönen sänks. Då bruttolön är lön före skatteavdrag innebär det att den anställde betalar med oskattade pengar. För den anställde innebär ett bruttolöneavdrag en sänkning av bruttolönen och då minskar skatten. Storleken på skatteminskningen beror på de villkor som arbetsgivaren erbjuder cykelförmån samt hur hög den anställdes marginalskatt är. Ju högre marginalskatt den anställde har, desto större blir besparingen för den anställde. En sänkning av bruttolönen sänker den anställdes pensions- och sjukpenninggrundande inkomst. För den anställde vars bruttolön efter avdraget för förmån understiger 8,07 inkomstbasbelopp påverkas den pensionsgrundande inkomsten (PGI). Detta motsvarar en månadslön motsvarande 47 748 kronor i 2022 års nivå. Om den pensionsgrundande inkomsten understiger 8,07 inkomstbasbelopp påverkas avsättningen till den allmänna pensionen negativt. Rapportering av lön till tjänstepension utgår från lön före bruttoavdrag. Detta gäller anställda som omfattas av de kommunala tjänstepensionsavtalen. Underlaget till tjänstepension kan till och med öka då eventuellt förmånsvärde läggs till bruttolönen vid rapportering till tjänstepension. Om den anställdes bruttolön efter avdraget understiger 8 prisbasbelopp minskas ersättning från arbetsskadeförsäkring och sjukpenning. I 2022 års nivå motsvarar 8 prisbasbelopp en månadslön på 32 200 kronor per månad. Om bruttolönen efter cykelförmånsavdraget understiger 10 prisbasbelopp, påverkas föräldrapenningen negativt. Detta motsvarar en månadslön på 40 250 kronor år 2022. En minskad bruttolön kan även påverka inkomstförsäkring vid arbetslöshet. Om bruttolönen efter avdrag överstiger ovanstående angivna nivåer, påverkas inte exempelvis avsättningar till den allmänna pensionen, sjukpenning och ersättning vid föräldraledighet. Cykelförmån är en skattepliktig förmån och ska förmånsbeskattas enligt gällande skatteregler. Den nya skattelättnaden avseende cykelförmån som trädde i kraft den 1 januari 2022 innebär att det endast är skattepliktigt för den del av förmånsvärdet som överstiger 3 000 kronor per år (motsvarande 250 kronor per månad). Den del som överstiger 3 000 kronor per år läggs på den anställdes bruttolön, vilket ökar den anställdes skatt. Det skattepliktiga förmånsvärdet ökar den pensionsgrundande inkomsten. Om cykelförmånens värde inte överstiger 3 000 kronor per år utgår ingen förmånsbeskattning. Då den anställdes bruttolön minskar vid ett bruttolöneavdrag, minskar arbetsgivarens lönekostnad och därmed också arbetsgivaravgifterna. Förmånsvärdet kommer i sin tur att höja underlaget för arbetsgivaravgifterna. Cykelförmån som är skattepliktig innebär att den nya, lägre kontantlönen plus förmånens värde ligger till grund för skatteavdrag och arbetsgivaravgifter. Arbetsgivaren kan erbjuda cykelförmån mot nettolöneavdrag. Nettolöneavdrag är avdrag på lön efter skatt. Om den anställde betalar för en förmån genom nettolöneavdrag, betalas förmånen med beskattade pengar. Den skattepliktiga bruttolönen påverkas inte vid ett nettolöneavdrag. Ett nettolöneavdrag påverkar inte den anställdes pensions- och sjukpenninggrundande inkomst. Om det är en skattepliktig förmån, såsom cykelförmån, minskar förmånsvärdet med samma belopp som den anställde betalar. Om den anställde genom nettolöneavdrag betalar lika mycket som förmånen är värd uppstår ingen förmånsbeskattning. Exempelvis ska ingen skattepliktig förmån tas upp om cykelförmånen är värd 2 000 kronor och där samma belopp betalas via nettolöneavdrag. Göteborgs Stads nuvarande cykelförmån Hösten 2012 beslutade kommunfullmäktige om en cykelförmån till stadens anställda. Cykelförmånen består av två delar. Den ena delen innebär att den anställde kan få ersättning för cykelrelaterade inköp eller cykelservice motsvarande 500 kronor per år. Ersättningen som erhålls är skattepliktig för den anställde. Den andra delen möjliggör hyra av personalcykel under en fastställd period mot ett nettolöneavdrag. Dessa förmåner ingår i stadens gemensamma förmåner för stadens alla förvaltningar och bolag. Erbjudandet avseende hyra av cykel gäller för tillsvidareanställda. Göteborgs Stads Leasing AB (GSL) har uppdraget att hantera personalcyklar till stadens anställda. Nuvarande avtal om cykelförmån löper ut vid årsskiftet 2022/2023. GSL ansvarar för pågående upphandling. Vid hyra av personalcykel är avtalsperioden minst ett år och max tre år. Det finns även möjlighet att välja en avtalsperiod på två år. Den vanligaste avtalsperioden är tre år. Den anställde kan välja valfri cykel och tillbehör upp till ett prisbasbelopp. Ett prisbasbelopp motsvarar 48 300 kronor i 2022 års nivå. Administrationen avseende stadens cykelförmån hanteras idag av en anställd på GSL. Underlag för nettolöneavdrag tas fram av stadens leverantör av förmånsportal, Benify. Under våren 2022 genomfördes en kampanj via förmånsportalen för att informera och öka intresset för cykelförmånen. Fram till september 2022 nyttjar cirka 1 300 av 44 000 tillsvidareanställda i Göteborg Stad hyra av personalcykel. En uppgång med anledning av pandemin skedde år 2020 då 606 nya cykelavtal tecknades. Detta var en stor ökning jämfört med år 2019 och tidigare år då cirka 350 personalcyklar hyrdes ut till stadens anställda. År 2021 var motsvarande siffra 460 och fram till den 2 september 2022 har 380 nya cykelavtal tecknats. Malmö stads cykelförmån – en jämförelse Malmö stad införde sin nuvarande cykelförmån i december 2021, i syfte att skapa förutsättningar för hållbara resor och få fler anställda att välja cykel som transportmedel. På så vis kan miljöpåverkan minska och de anställdas hälsa öka. Malmö stads förmånscykel erbjuds av ett externt företag som är upphandlat på tre år med start den 1 december 2021. Under avtalstiden ska fördjupad utredning ske kring internt alternativ. Förmånscykeln erbjuds via ett bruttolöneavdrag. Malmö stad informerar sina anställda om påverkan på sjukpennings- och pensionsgrundande inkomst på stadens intranät, FAQ-dokument och i cykelavtalet. Malmö stads slutsats är att påverkan på dessa ersättningar är låg då förmånsvärdet för cykelförmån är relativt lågt. Information och beställning av förmånscyklar görs via Malmö stads intranät via en länk till Beställningsportalen. Även begagnade förmånscyklar ingår i sortimentet. En anställd kan ha max 2 cykelleasingavtal under avtalsperioden. Avtalsperioden är 36 månader. Fram till september 2022 nyttjar cirka 2 200 anställda i Malmö stad cykelförmånen. I september 2022 gick ett nytt erbjudande ut till stadens 28 000 anställda. Malmö stad beräknar att ytterligare 1 000 cyklar beställs. Benifys cykelförmån – en jämförelse Göteborgs Stad har idag avtal med Benify som är stadens leverantör av förmånsportal. Benify hanterar merparten av stadens förmåner. Via förmånsportalen finns möjlighet att erbjuda stadens anställda Benifys egen cykelförmån. Detta kan ske genom att koppla på Benifys cykelportal BENY. Nuvarande avtal med Benify löper ut i november 2023. Upphandling kommer att påbörjas vid årsskiftet 2022/2023. Benify erbjuder cykelförmån med bruttolöneavdrag samt nettolöneavdrag. Cykelförmån med bruttolöneavdrag avser hyra av cykel. Cykelförmån med nettolöneavdrag avser köp av cykel. Arbetsgivare har möjlighet att erbjuda sina anställda både hyra av cykel med bruttolöneavdrag samt köp av cykel med nettolöneavdrag. Avtalsperioden för Benifys erbjudande avseende hyra av cykel med bruttolöneavdrag är 12 respektive 36 månader. Det finns även möjlighet att leasa en begagnad leasingcykel (Re-cycle) Arbetsgivaren kan via Benify erbjuda sina anställda att köpa sin cykel med nettolöneavdrag upp till 24 månader. Finansiering sker via Collector Bank och ränta tillkommer. Den anställde kan även välja att betala hela beloppet direkt. Den anställde kan närsomhelst lägga in en beställning av cykel då det inte finns några fasta beställningsperioder. Benify har ingen maxgräns för vad cykel och tillbehör får kosta. En anställd kan max beställa 3 cyklar. Dock finns möjlighet för arbetsgivaren att göra begränsningar i exempelvis antal cyklar. Underlag till arbetsgivaren såsom bruttolöneavdrag, skattepliktigt förmånsvärde och underlag för arbetsgivaravgifter avgifter tas fram av Benify. Dessutom framställer de även underlag för nettolöneavdrag. Stadsledningskontorets bedömning Stadsledningskontorets bedömning är att Göteborgs Stad bör erbjuda sina anställda hyra av cykel genom ett bruttolöneavdrag. Genom att erbjuda bruttolöneavdrag kan stadens anställda få ta del av den skattelättnad som trädde i kraft i januari 2022. Cykelförmån med bruttolöneavdrag minskar den anställdes sjukpennings- och pensionsgrundande inkomst. Detta är viktigt att arbetsgivaren informerar om. Då kostnaden för cykelförmån är relativt låg bedömer stadsledningskontoret att påverkan på sjukpennings- och pensionsgrundande inkomst är låg. För anställda vars bruttolön efter avdrag överstiger tidigare angivna nivåer, påverkas inte sjukpennings- och pensionsgrundande inkomst negativt. Tjänstepension för anställda som omfattas av de kommunala tjänstepensionsavtalen påverkas inte negativt av bruttolöneavdrag. Tjänstepensionspåverkan vid bruttolöneavdrag för anställda i Göteborgs Stads bolag som omfattas av andra tjänstepensionsavtal än de kommunala avtalen får utredas. Förutom löneavdraget ska underlag till arbetsgivaravgifter och eventuell förmånsskatt administreras vid ett bruttolöneavdrag. Om dessa underlag ska tas fram internt i Göteborgs Stad ökar administrationen. Om förmånsportalens cykelförmån erbjuds tas dessa underlag fram av leverantören till portalen. Då deras kundstock är större kan Göteborgs Stads anställda ta del av ett bredare sortiment till fördelaktigare priser. Dessutom är erbjudandet av begagnade cyklar positivt då månadskostnaden för den anställde blir lägre i jämförelse med en ny cykel. Erbjudande av begagnade cyklar är också positivt utifrån ett hållbarhetsperspektiv. Stadsledningskontoret bedömer att Göteborgs Stad bör använda sig av förmånsportalens cykelförmån till de anställda. Nuvarande leverantör av förmånsportal erbjuder även köp av cykel med nettolöneavdrag, vilket ger de anställda en valmöjlighet mellan nettolöneavdrag och bruttolöneavdrag. Upphandling av Göteborgs Stads nuvarande cykelförmån pågår och avtalsstart för detta avtal är 2023-01-01. Nuvarande avtal med leverantör av förmånsportal Benify upphör november 2023 och upphandling påbörjas årsskiftet 2022/2023. Dessa upphandlingar innebär att förändring av Göteborgs Stads cykelförmån är möjlig först när nytt avtal av förmånsportal är tecknat samt när grundavtalstiden för leverantör av nuvarande cykelförmån är slut. Dessutom kan en ny förmånsportalsleverantörs cykelförmån skilja sig åt i jämförelse med nuvarande förmånsportalsleverantör. En osäkerhetsfaktor är resultatet av Intraservice pågående utredning avseende möjligheterna att nyttja en förmånsportal utifrån förändring i stadens förmåner. Förändringen innebär att värdet av förmånerna ska vara enhetligt men att förvaltningar och bolagens förmånstyper kan skilja sig åt. Tina Liljedahl Scheel Eva Hessman HR-direktör Stadsdirektör Bilaga 1 Skatteverkets exempel för beräkning av cykelförmån En anställd får använda sin arbetsgivares elcykel privat. Att köpa cykeln skulle kosta 15 000 kronor inklusive batteri. Arbetsgivaren betalar service och reparationer under året med 600 kronor. En årlig värdeminskning som motsvarar 20 procent av cykelns marknadsvärde inklusive batteri kan användas för elcyklar. Värdeminskning för cykel och batteri (15 000 kronor x 20 procent): 3 000 kronor Tillbehör, service, reparationer: 600 kronor Kapitalkostnad (15 000 kronor x 1,23 procent): 184,50 kronor Kapitalkostnaden beräknas till inköpspriset för en ny cykel x statslåneräntan vid utgången av november året före inkomståret, plus en procentenhet. Statslåneräntan (30 november 2021) 0,23 + 1,0 = 1,23 procent. Förmånsvärdet för ett helt år blir 3 784,50 kronor (3 000 + 600 + 184,50). Bilaga 2 Fördjupad information avseende Göteborgs Stads nuvarande cykelförmån, Malmö stads cykelförmån och Benifys cykelförmån Nuvarande cykelförmån i Göteborgs Stad Göteborgs Stads Leasing AB (GSL) har uppdraget att hantera personalcyklar till stadens anställda. Den anställdes månadskostnad för en hyrcykel under en treårsperiod är för en 3-växlad cykel 170 kronor och elcykel 420 kronor. Priserna kan variera utifrån vald cykel, utrustning samt avtalsperiod. I den avtalade leasingkostnaden ingår kostnad för vald cykel och tillval såsom cykelutrustning, service- och reparationsavtal. Dessutom tillkommer en administrationsavgift som GSL tar ut för hanteringen av personalcyklar. Administrativ kostnad är 2 250 kronor per avtal. I den administrativa kostnaden ingår även kostnad för självriskelimineringsförsäkring. Den anställde väljer cykel och utrustning hos någon av stadens upphandlande cykelleverantörerna. Leverantören räknar fram ett pris och skickar offert till GSL.GSL skriver ett avtal som skickas till den anställdes närmsta chef eller förvaltningens kontaktperson för cykelförmån. I avtalet framgår bland annat månadskostnad och restvärde. Efter underskrift av den anställde och dess närmsta chef skickas avtalen i retur till GSL som därefter beställer cykeln från leverantören. Vid utlämnandet av cykeln påbörjas nettolöneavdraget. Under avtalsperioden är personalcykeln GSL:s egendom. När avtalstiden är slut kan den anställde återlämna cykeln till GSL alternativt lösa ut den. Kostnaden för att lösa ut cykeln anges i avtalet som tecknas när leasingtiden påbörjas. Om personalcykeln blir stulen ska den anställde anmäla stölden till polisen och hemförsäkringsbolaget samt kontakta cykelhandlaren. Cykelhandlaren sköter därefter det administrativa. Självrisken på den anställdes hemförsäkring betalas av det försäkringsbolag som GSL anlitar. Vid stöld av cykeln kan den anställde välja att bryta avtalet mot en administrativ kostnad på 500 kronor alternativt hämta ut en ny likvärdig ersättningscykel hos cykelleverantören. Om den anställde inte får ersättning från försäkringsbolag eller om hemförsäkring saknas, påförs den anställde resterande kostnad av cykelns värde. Om den anställde avslutar sin anställning innan avtalstidens slut eller vid längre frånvaro, exempelvis föräldraledighet, sjukskrivning eller tjänstledighet, kan den anställde välja att lösa in cykeln mot det värde som gäller vid tidpunkten. Alternativt kan den anställde välja att återlämna personalcykeln mot en kostnad för ej fullföljt avtal. Kostnad vid återlämnandet baseras på restvärdet och inbetalda hyror. Ett annat alternativ vid längre frånvaro är att den anställdes förvaltning fakturerar den anställde varje månad till dess att avtalsperioden är slut eller den anställde åter är i tjänst. Cykelförmån Malmö stad Malmö stad införde sin nuvarande cykelförmån i december 2021. Förmånscykeln erbjuds via ett bruttolöneavdrag. Malmö stad har två beställningsperioder per år och då kan de anställda teckna sig för hyra av cykel. Beställningarna skickas från leverantören till HR-service för godkännande. För att den anställde ska vara aktuell för en förmånscykel måste den anställde ha en tillsvidareanställning. Vid beställningstillfället ska den anställde inte ha pågående eller planerad långtidsfrånvaro vid start av förmånserbjudandet. På så vis säkerställer arbetsgivaren att det finns en lön att göra bruttolöneavdrag mot. Om den anställde godkänns för cykelförmån skickas listan tillbaka till leverantören som beräknar kostnad och förmånsvärde för cykeln. Den anställde skriver på ett bindande avtal om att hyra cykeln under 36 månader. Dessa uppgifter skickas därefter tillbaka till HR-service för hantering av bruttolöneavdraget. Leverantören ansvarar för reklamationer, garanti, försäkringar och stöld genom kundsupport. Alla cyklar är stöldskyddsmärkta. I förmånscykelavtalet ingår inte stöld- eller otursförsäkring. Anställda som beställer en förmånscykel förbinder sig till att säkerställa att hemförsäkring finns och att den täcker stöld av cykel. Leverantören täcker enligt avtalet självrisk upp till 1 500 kronor. Möjlighet finns för den anställde att teckna separat självriskelimineringsförsäkring för belopp överstigande 1 500 kr. Tilläggsförsäkringen täcker högst en stöld per cykel och avtal, det vill säga om stöld sker ännu en gång, gäller inte tillvalet utan endast självriskkostnad 1 500 kr täcks. Vid stöld ska den anställde anmäla stölden till polis och sitt försäkringsbolag samt kontakta cykelleverantören. Därefter ersätter leverantören med en likvärdig cykel. Garanti för cykel är 3 år. Service ingår inte i avtalet, utan detta får den anställde teckna separat. Vid avtalsperiodens slut kan den anställde återlämna cykeln till leverantören eller köpa ut cykeln till rådande marknadsvärde. Om anställningen upphör eller den anställde går i pension bryts avtalet. Den anställde kan välja att köpa ut cykeln till då rådande marknadsvärde eller lämna tillbaka den och betala avgift för uppkomna kostnader. Vid frånvaro på grund av sjukdom, föräldraledighet eller övrig frånvaro såsom exempelvis tjänstledighet, där det inte finns någon lön att dra ifrån, krävs administrativ hantering. Vid planerad heltidsfrånvaro efter ingång av avtalet, exempelvis tjänstledighet eller studieledighet, ska den anställde kontakta HR-service för att göra upp en avbetalningsplan om ett eller flera förskottsavdrag som täcker ledigheten. Vid föräldraledighet kan bruttolöneavdrag göras mot föräldrapenningtillägg. Vid oplanerad heltidssjukfrånvaro som kan överstiga 90 kalenderdagar ska den anställde kontakta HR-service för vidare hantering av bruttolöneavdrag. Om det trots åtgärder inte finns någon lön att göra bruttolöneavdrag mot skickar HR-service inbetalningskort till den anställde med belopp motsvarande löneskulden för den ansökta ledighetsperioden, med möjlighet att dela upp inbetalningen. Malmö stad har tecknat två tillägg till nuvarande cykelförmånsavtal. Det ena tillägget är betalningsbefrielse vid sjukdom och innebär att leverantörens försäkring täcker bruttolöneavdrag under sjukperioden. Tillägget gäller om anställde blir sjukskriven på 100 procent och är borta mer än tre månader från sitt arbete och inte uppbär bruttolön som täcker bruttolöneavdraget. Om den anställde vid beställningstillfället har en pågående sjukskrivning gäller inte sjukförsäkring. Det andra tillägget är rätt till returcyklar där Malmö stad har rätt att avbryta leasingkontrakt i förtid för 30 cyklar under avtalstiden. Leverantören står då för all administrativ hantering samt kostnader som uppkommer i samband med returen. Dessa 30 cyklar är utöver de leasingavtal som upphör i förtid på grund av att anställningen i staden upphör eller den anställde avlider. Benifys cykelförmån Via Göteborgs Stads nuvarande förmånsportalen finns möjlighet att koppla på Benifys cykelportal BENY. Den anställde har genom BENY tillgång till support med svarstid inom 24 timmar. Anmälan om fel och skador på cykeln hanteras av supporten. Supporten hjälper även den anställde att ta fram en passande cykel vid beställning av cykel. Om cykeln blir stulen är det den anställdes hemförsäkring och dess villkor som gäller. Uppgifter som behövs för stöldanmälan till försäkringsbolag samt polisanmälan bistår Benify med. Om den anställde stöldskyddsmärker sin cykel enligt ISR ingår ett års trygghetsförsäkring. Trygghetsförsäkringen ersätter den anställdes självrisk för hemförsäkringen samt åldersavdrag för den stulna cykeln. Då serviceavtal inte ingår i Benifys cykelerbjudande får den anställde ombesörja detta själv. När hyresperioden är slut kan den anställde välja att köpa loss cykeln, lämna tillbaka den eller byta mot en ny. Om den anställde väljer att lämna tillbaka cykeln efter avtalsperioden slut är det helt kostnadsfritt såvida cykeln inte är skadad på ett sätt som inte betraktas som normalt slitage. Om anställningen upphör under pågående avtalsperiod, upphör också den anställdes förmånscykelavtal. Den anställde kan då välja mellan att lämna tillbaka cykeln till BENY alternativt köpa ut cykeln till rådande marknadsvärde. Det belopp som ska regleras dras från den anställdes sista lön om det är möjligt. Om det inte finns någon lön att reglera betalningen med skickas faktura till den anställde. Den kortaste avtalstiden är nio månader, vilket innebär att om den anställde beställer en cykel och säger upp avtalet inom nio månader blir den anställde ersättningsskyldig för resterande tid upp till nio månader. Om den anställde blir sjukskriven, föräldraledig eller tjänstledig under avtalsperioden, kan den anställde välja att behålla förmånscykeln under hela avtalsperioden eller lämna tillbaka cykeln. Då kortast avtalsperiod är nio månader blir den anställde ersättningsskyldig för resterande tid upp till nio månader. Det finns även möjlighet att leasa en begagnad leasingcykel (Re-cycle). Dessa är leasingcyklar som är återlämnade när avtalsperioden är slut. Leasingkostnaden är då restvärdet plus servicekostnaden som görs innan cykeln leasas ut igen. Månadskostnaden för en begagnad cykel är fördelaktigt då cykelns restvärde efter ett år är lågt. Kommunstyrelsen Utdrag ur Protokoll Sammanträdesdatum: 2021-11-24 Redovisning av uppdrag att ta fram förslag på hur staden kan underlätta så att fler anställda som vill cykla till och från jobbet med elcykel eller vanlig cykel kan göra det § 920, 1460/20 Beslut Enligt stadsledningskontorets förslag: 1. Kommunstyrelsens uppdrag 2020-12-09 § 1050 till stadsledningskontoret, att tillsammans med berörda nämnder och bolag ta fram förslag på hur staden på fler sätt kan underlätta så att fler anställda som vill cykla till och från jobbet med elcykel eller vanlig cykel kan göra det, förklaras fullgjort. 2. Stadsledningskontoret får i uppdrag att via förmånsportalen genomföra en kampanj för att tydliggöra nuvarande cykelförmån och på så vis öka andelen anställda som nyttjar den. 3. Stadsledningskontoret får i uppdrag att mot bakgrund av att uthyrning av cyklar ökat stort under 2020, se över cykelförmånen i den del som avser hyra av cykel i syfte att förbättra förutsättningarna för stadens anställda. Kommunstyrelsen tillstyrker tilläggsyrkande från MP, V och S den 5 november 2021 och föreslår att kommunfullmäktige beslutar: Stadens nämnder och styrelser får i uppdrag att under 2022 genomföra förbättringar på de områden som brister i linje med svaren i enkäten. Främst handlar det om bättre parkeringsmöjligheter för anställda, men även andra åtgärder kan vara möjliga. Tidigare behandling Bordlagt den 13 oktober 2021, § 768, den 27 oktober 2021, § 826, och den 10 november 2021, § 872. Handlingar Stadsledningskontorets tjänsteutlåtande den 20 augusti 2021. Tilläggsyrkande från SD den 3 oktober 2021. Tilläggsyrkande från MP, V och S den 5 november 2021. Tilläggsyrkande från MP och V den 5 november 2021. Yttrande från M, L, C, KD och D den 9 november 2021. Kommunstyrelsen Yrkanden Karin Pleijel (MP) yrkar bifall till stadsledningskontorets förslag, tilläggsyrkande från MP, V och S den 5 november 2021 och tilläggsyrkande från MP och V den 5 november 2021 samt avslag på tilläggsyrkande från SD den 3 oktober 2021. Blerta Hoti (S) och Martin Wannholt (D) yrkar bifall till stadsledningskontorets förslag och tilläggsyrkande från MP, V och S den 5 november 2021 samt avslag på tilläggsyrkande från MP och V den 5 november 2021 och tilläggsyrkande från SD den 3 oktober 2021. Jörgen Fogelklou (SD) yrkar bifall till stadsledningskontorets förslag och tilläggsyrkande från SD den 3 oktober 2021 samt avslag på tilläggsyrkande från MP och V den 5 november 2021. Ordföranden Axel Josefson (M) yrkar bifall till stadsledningskontorets förslag och avslag på tilläggsyrkande från MP och V den 5 november 2021. Propositionsordning Kommunstyrelsen beslutar först att bifalla stadsledningskontorets förslag. Ordföranden ställer härefter propositioner på bifall respektive avslag på tilläggsyrkandet från MP, V och S och finner att det bifallits. Ordföranden ställer härefter propositioner på bifall respektive avslag på tilläggsyrkandet från MP och V och finner att det avslagits. Ordföranden ställer härefter propositioner på bifall respektive avslag på tilläggsyrkandet från SD och finner att det avslagits. Protokollsanteckning Representanterna från M, L, C, KD och D antecknar som yttrande en skrivelse från den 9 november 2021. Protokollsutdrag skickas till Stadsledningskontoret KF Handling 2021 nr 261 Dag för justering 2021-12-16 Kommunstyrelsen Vid protokollet Sekreterare Mathias Sköld Ordförande Justerande Axel Josefson Daniel Bernmar Sida 1 av 2 Central Samverkansgrupp Protokoll 19/22 Dnr 0074/22 (Ordinarie CSG) Sammanträdesdatum 2022-11-03 Utdrag ur protokoll § 5 Samverkan före beslut a) Redovisning av uppdrag att se över cykelförmånen i den del som avser hyra av cykel dnr 0565/22 (Handling och presentation utsänd 2022-10-27) Kristina Linderberg föredrar ärendet och redovisar stadsledningskontorets slutsatser. Sacorådet ställer frågan om arbetsgivaren övervägt att ge incitament till de som har egen cykel och cyklar med egen privat cykel till, från och i jobbet? I dagsläget ersätter arbetsgivaren slitage och utrustning genom cykelförmån a 500 kr/år (vilket är 100 kr lägre än den bedömda servicekostnaden för hyrcykeln), men ersätter inte värdeminskning och belönar inte resande med cykel. En modell där man får reseerättning för resor med cykel kanske hade varit intressant att titta på? En fordonsneutral färdersättning kanske hade fått fler att vilja resa med mindre miljökrävande färdmedel. Kristina Lindeberg svarar att i detta ärende har denna aspekt inte kunnat tas med. Uppdraget handlade om den del av cykelförmånen som avser hyra av cykel. Lärarförbundet framför att de tycker att det är bra med bruttolönavdrag. Samverkan är därmed fullgjord Presentationen biläggs protokollet Vid protokollet …………………………………….. Anna Wilsson Protokollet justeras …………………………................... …………………………................... Sida 2 av 2 Eva Hessman, Arbetsgivaren Sandy Westergren, Kommunal …………………………….............. ………………..……………………. Johanna Morgensterns, Saco/Sacorådet Viktoriya Levin TCO, Vision