Justering av § 22 om delgivningsmottagare i gemensamma och likalydande kapitel 3 i reglementena för kommunstyrelsen och stadens nämnder

Kommunfullmäktige Handling 2023 nr 18 Justering av § 22 om delgivningsmottagare i gemensamma och likalydande kapitel 3 i reglementena för kommunstyrelsen och stadens nämnder Till Göteborgs kommunfullmäktige Kommunstyrelsens förslag Stadsledningskontorets förslag till beslut av kommunstyrelsen för egen del har bifallits. Kommunstyrelsen tillstyrker stadsledningskontorets förslag i tjänsteutlåtande den 11 januari 2023 och föreslår att kommunfullmäktige beslutar: Justering av § 22 i gemensamma och likalydande kapitel 3 i reglementena för kommunstyrelsen och stadens nämnder, med undantag för arkivnämnden, i enlighet med bilaga 1 till stadsledningskontorets tjänsteutlåtande, antas. Göteborg den 8 februari 2023 Göteborgs kommunstyrelse Jonas Attenius Mathias Sköld Stadsledningskontoret Tjänsteutlåtande Handläggare Utfärdat 2023-01-11 Nora O’Dowd, Lisa Berlin Diarienummer 1359/22 Telefon:031-368 01 51 E-post: nora.odowd@stadshuset.goteborg.se Justering av § 22 om delgivningsmottagare i gemensamma och likalydande kapitel 3 i reglementena för kommunstyrelsen och stadens nämnder Förslag till beslut I kommunstyrelsen och kommunfullmäktige: Justering av § 22 i gemensamma och likalydande kapitel 3 i reglementena för kommunstyrelsen och stadens nämnder, med undantag för arkivnämnden, i enlighet med bilaga 1 till stadsledningskontorets tjänsteutlåtande, antas. I kommunstyrelsen 1. Delgivning med kommunstyrelsen sker med direktör, chef område kontorsledning, avdelningschef eller stadsjurist. 2. Justering i kommunstyrelsens delegationsordning punkt 7.2.7, i enlighet med vad som framgår av stadsledningskontorets tjänsteutlåtande, godkänns. Sammanfattning I gemensamma och likalydande kapitel 3 i reglementena för kommunstyrelsen och stadens nämnder finns bestämmelser om delgivningsmottagare. Av § 22 framgår att delgivning med nämnden sker med ordföranden, förvaltningschefen eller annan anställd som nämnden beslutar. Bestämmelsen innebär att delgivning enbart kan ske på föreskrivet sätt. För att underlätta den praktiska hanteringen kring delgivningsmottagning i staden föreslår stadsledningskontoret att kretsen delgivningsmottagare utökas. Förändringen i reglementet gäller för samtliga av stadens nämnder inklusive kommunstyrelsen med undantag för arkivnämnden som är en gemensam nämnd med Västra Götalandsregionen. Stadsledningskontoret föreslår också att kommunstyrelsen utser ytterligare delgivningsmottagare samt att kommunstyrelsens delegationsordning justeras. Bedömning ur ekonomisk, ekologisk och social dimension Stadsledningskontoret har inte funnit några särskilda aspekter på frågan utifrån dessa dimensioner. Bilaga Förslag till justering i gemensamma och likalydande kapitel 3 i reglementena för kommunstyrelsen och stadens nämnder Ärendet Ärendet innehåller förslag på revidering av § 22, om delgivningsmottagare, i gemensamma och likalydande kapitel 3 i reglementena för kommunstyrelsen och stadens nämnder. Vidare föreslås att kommunstyrelsen utser ytterligare delgivningsmottagare samt att kommunstyrelsens delegationsordning justeras. Beskrivning av ärendet I 6 kap. 36 § kommunallagen framgår att delgivning med en nämnd sker med ordföranden eller den som enligt ett reglemente eller ett särskilt beslut är behörig att ta emot delgivningar. Av bestämmelsen följer att kommunen har frihet att reglera frågan om delgivning i reglemente eller genom särskilt beslut. För det fall man väljer att inte ta in föreskrift i reglemente så tillämpas kommunallagens bestämmelser i frågan, det vill säga att delgivning enbart kan ske med ordförande. En sådan ordning är enligt stadsledningskontoret mindre lämplig då hanteringen kring delgivningar måste kunna gå fort och smidigt. I gemensamma och likalydande kapitel 3 i reglementena för kommunstyrelsen och stadens nämnder finns föreskrift om delgivningsmottagare. Av § 22 framgår att delgivning med nämnden sker med ordföranden, förvaltningschefen eller annan anställd som nämnden beslutar. Bestämmelsen innebär att delgivning enbart kan ske på föreskrivet sätt, samt i enlighet med de särskilda beslut som respektive nämnd eventuellt beslutat om. Det har den senaste tiden förekommit att delgivningar ställda till Göteborgs Stad inkommit till stadsledningskontoret, i egenskap av central förvaltning. För det fall delgivningen berör annan nämnds verksamhet är då inte någon vid den centrala förvaltningen behörig att ta emot delgivningen för annan nämnds räkning. Utgångspunkten bör alltjämt vara att berörd nämnd delges direkt. Men då staden är en och samma juridiska person kan det uppfattas som rimligt att delgivningar även kan ske med mottagare på stadsledningskontoret. Mot bakgrund av ovanstående föreslår därför stadsledningskontoret att kretsen delgivningsmottagare utökas på så vis att anställda vid stadens centrala förvaltning kan agera delgivningsmottagare för samtliga nämnders räkning i de fall en sådan praktisk hantering är lämplig. Justering i gemensamma och likalydande kapitel 3 i reglementena för kommunstyrelsen och stadens nämnder* Nuvarande formulering Förslag på ny formulering §22 Delgivning med nämnden sker §22 Delgivning med nämnden sker med med ordföranden, ordföranden, förvaltningschefen, förvaltningschefen eller annan stadsdirektören, anställd som nämnden beslutar. stadsledningskontorets registratorer eller annan anställd som nämnden beslutar. *Justeringen gäller ej arkivnämnden Förslaget om att utöka kretsen delgivningsmottagare gäller inte arkivnämnden som är en gemensam nämnd med Västra Götalandsregionen. Frågan kan dock komma att aktualiseras framöver om parterna tillsammans bedömer att det finns ett behov av en justering även för arkivnämndens räkning. En revidering av arkivnämndens reglemente förutsätter likalydande beslut i de båda fullmäktigeförsamlingarna. För en effektiv hantering bör en eventuell revidering i reglementet, så långt det är möjligt, samordnas med andra justeringar. Särskilt om delgivningsmottagare för kommunstyrelsens räkning Stadsledningskontoret föreslår att kommunstyrelsen genom särskilt beslut utser övriga befattningshavare som å kommunstyrelsens vägnar kan ta emot delgivning. Kommunstyrelsens delegationsordning föreslås justeras på så vis att punkten 7.2.7. ”Ta emot och kvittera delgivning inom ramen för ett på kommunstyrelsen ankommande ärende” stryks för att tydliggöra att mottagande av delgivning inte utgör delegation i kommunallagens mening och således inte behöver anmälas till nämnden. En sådan ändring i delegationsordningen innebär redaktionella följdändringar i efterföljande punkters numrering. Stadsledningskontorets bedömning Stadsledningskontoret bedömer att den praktiska hanteringen av delgivningsmottagande i staden skulle kunna underlättas genom att kretsen delgivningsmottagare utökas i enlighet med förslaget. Jonas Kinnander Eva Hessman Direktör Ärende och utredning Stadsdirektör Kapitel 3 - Generella bestämmelser Innehållet i detta kapitel gäller för samtliga nämnder och för kommunstyrelsen. Allmänna bestämmelser Generella skyldigheter §1 Nämnden ska inom sitt respektive verksamhetsområde följa vad som anges i lag eller annan författning. De ska följa det fullmäktige – i reglemente, i samband med budget eller i annat särskilt beslut – har bestämt att nämnden ska fullgöra, samt verka för att fastställda mål uppnås och i övrigt följa givna uppdrag och angivna riktlinjer. Nämnden ska också se till att den har en god intern kontroll och fortlöpande hålla sig informerad om och utvärdera hur systemet för styrning, uppföljning och kontroll fungerar. §2 Det åligger nämnden att till Stadsrevisionen tidigt anmäla misstankar om allvarligare oegentligheter inom dess verksamhet. Organisation inom verksamhetsområdet §3 Nämnden ansvarar för att dess organisation är tydlig och ändamålsenlig med hänsyn till av fullmäktige fastställda mål och styrning samt lagar och andra författningar för verksamheten. Personalansvar §4 Nämnden har personalansvaret inom sitt verksamhetsområde och svarar därmed för personalpolitiska och personaladministrativa beslut för sina arbetstagare. Nämnden får besluta om att ingå särskilt angivna kollektivavtal med tillämpning inom nämndens verksamhetsområde och på villkor som kommunstyrelsen äger ange. Nämnden ska arbeta i enlighet med de styrande dokument som kommunfullmäktige fastställt avseende förvaltnings- och bolagschefer. Nämnden ska se till att en instruktion för förvaltningschefen upprättas och antas. Personuppgifter §5 Nämnden är personuppgiftsansvarig för de behandlingar av personuppgifter som sker i dess verksamhet. Planering, uppföljning och kontroll samt rapportering till fullmäktige §6 Nämnden ska bedriva sitt arbete med styrning, budget, uppföljning och kontroll så att det egna ansvaret för verksamheten säkerställs. Nämnden svarar också för att eventuella åtgärder vidtas med anledning av väsentliga avvikelser i verksamhet och ekonomi. Nämnden är skyldig att följa den av kommunfullmäktige och kommunstyrelsen gällande styrningen på området. 1(6) Nämnden har alltid utöver den löpande rapporteringen ett ansvar att på eget initiativ informera om förändrade förutsättningar eller händelser som kan vara av betydelse för den kommunövergripande uppföljningen och styrningen av verksamheten. Kommunstyrelsens uppsiktsplikt §7 Av kommunallagen framgår att kommunstyrelsen har ett ansvar att fortlöpande följa stadens verksamhet. Detta innebär att kommunstyrelsen ska ha en överblick och kontroll över nämndernas verksamhet. Kommunstyrelsen har rätt att ta del av nämndernas handlingar och räkenskaper samt i övrigt granska nämnderna och dess verksamheter. Nämnden ska lämna kommunstyrelsen den information om verksamheten som begärs såvida informationen inte omfattas av sekretess. I den händelse informationen om verksamheten är sekretessbelagd måste alternativa sätt att överlämna informationen övervägas. Information och samråd §8 Nämnden ska i möjligaste mån från annan nämnd erhålla den information och det underlag den behöver i sin verksamhet. Rätten till information och underlag omfattar inte uppgift för vilken sekretess råder. Nämnderna ska samråda när deras verksamhet och ärenden berör kommunstyrelsens eller annan nämnds verksamhet. Samråd bör även ske med föreningar och organisationer när dessa är särskilt berörda. Nämnden beslutar om formerna för samrådet. Arbetsformer Tid och plats §9 Nämnden sammanträder på tid och plats som nämnden bestämmer. Sammanträde ska hållas också om minst en tredjedel av nämndens ledamöter begär det eller om ordföranden anser att det behövs. En begäran om extra sammanträde ska göras skriftligen hos ordföranden och innehålla uppgift om det eller de ärenden som önskas behandlas på det extra sammanträdet. Ordföranden ska, om möjligt, samråda med vice ordförandena om tiden för extra sammanträde. Om det föreligger särskilda skäl får ordföranden ställa in ett sammanträde eller ändra dagen eller tiden för sammanträdet. Om möjligt ska samråd ske med vice ordförandena. Om ordföranden beslutar att ett sammanträde ska ställas in eller att dagen eller tiden för ett sammanträde ska ändras, ska ordföranden se till att varje ledamot och ersättare snarast underrättas om beslutet. Nämndens ledamöter får, när särskilda skäl föreligger, delta i nämndens sammanträde på distans. Ett sådant skäl är när en ledamot har sjukdomssymptom som kan innebära risk för smittspridning. Sådant sammanträde får endast äga rum om ljud- och bildöverföring sker i realtid och på ett sådant sätt att samtliga deltagare kan se och 2(6) höra varandra på lika villkor. Lokalen ska vara så beskaffad att inte obehöriga kan ta del av sammanträdeshandlingar, bild eller ljud. Ledamot som önskar delta på distans ska i förväg anmäla detta till ordföranden. Ordföranden avgör om deltagande får ske på distans. Nämnden får bestämma vad som närmare ska gälla om deltagande på distans i nämnden och eventuella utskott. Kallelse § 10 Ordföranden ansvarar för att kallelse utfärdas till sammanträdena. När varken ordföranden eller en vice ordförande kan kalla till sammanträde ska den som varit ledamot i nämnden längst tid göra detta (ålderspresidenten). Om flera ledamöter har lika lång tjänstgöringstid ska den till åldern äldste ledamoten vara ålderspresident. Kallelsen ska vara skriftlig och innehålla uppgift om tid och plats för sammanträdet. Kallelsen ska sändas till varje ledamot och ersättare samt annan förtroendevald som får närvara vid sammanträdet i god tid före sammanträdesdagen. Kallelse får ske elektroniskt om det inte är olämpligt. Ordföranden bestämmer formen för kallelse. I undantagsfall får kallelse ske på annat sätt. Kallelsen bör åtföljas av föredragningslista. Ordföranden bestämmer i vilken utsträckning handlingar som tillhör ett ärende på föredragningslistan ska bifogas kallelsen. Ordföranden ska i kallelsen ange om utelämnande av handlingar har skett. Offentliga sammanträden § 11 Med stöd av 6 kap 25 § kommunallagen bemyndigas stadens nämnder, exklusive kommunstyrelsen, att besluta om att hålla sammanträde öppet för allmänheten. Närvarorätt § 12 Ledamöter och ersättare i kommunstyrelsen (kommunalråd) har rätt att delta i sammanträden med nämnden och har då rätt att delta i överläggningarna men inte i besluten samt rätt att få sin mening antecknad i protokollet. Härutöver får nämnden medge annan förtroendevald rätt att närvara vid sammanträde med nämnden för att lämna upplysningar. Även anställd i kommunen och särskilt sakkunnig kan medges denna rätt. Om nämnden beslutar det, får den som kallats delta i överläggningarna. Stadsdirektören har närvaro- och yttranderätt i kommunstyrelsen och i övriga nämnder. Nämnden får härutöver bestämma att annan ska ha rätt att närvara vid nämndens sammanträden. Ordföranden § 13 Det åligger ordföranden att; • leda nämndens arbete och sammanträden 3(6) • kalla till sammanträde i enlighet med lag och reglemente • kalla ersättare • inför sammanträdena se till att ärendena som ska behandlas i nämnden vid behov är beredda • se till att färdigberedda ärenden snarast behandlas i nämnden • bevaka att nämndens beslut verkställs Presidium § 14 Kommunfullmäktige väljer för mandattiden bland nämndens ledamöter en ordförande och en eller två vice ordförande. Vice ordförande och i förekommande fall andre vice ordförande (presidiet) biträder ordföranden vid fullgörande av dennes uppgifter. Vid förfall för ordföranden inträder i dennes ställe vice ordförande och vid förfall för vice ordförande inträder i dennes ställe, i förekommande fall, andre vice ordförande. Ersättare för ordföranden och vice ordförandena § 15 Om varken ordföranden eller annan i presidiet kan delta i ett helt sammanträde eller en del av ett sammanträde, får nämnden utse en annan ledamot som ersättare för dessa. Tills valet förrättats, fullgörs ordförandens uppgifter av den som varit ledamot i nämnden längst tid. Om flera ledamöter har lika lång tjänstgöringstid fullgörs ordförandens uppgifter av den äldste av dem. Motsvarande gäller om ordföranden eller annan i presidiet inte kan fullgöra sitt uppdrag under en längre tid. Ersättaren ska fullgöra samtliga ordförandens/övriga presidiets uppgifter. Förhinder § 16 En ledamot eller ersättare som är förhindrad att närvara vid sammanträde bör skyndsamt anmäla detta. Ersättares tjänstgöring § 17 Om en ledamot är förhindrad att delta eller att vidare delta i ett sammanträde ska en ersättare tjänstgöra i ledamotens ställe. Den ersättare ska kallas in som står i tur att tjänstgöra och som inte redan har kallats in. En ledamot som inställer sig under ett pågående sammanträde har rätt att tjänstgöra även om en ersättare trätt i ledamotens ställe. Ersättarna ska, om dessa inte valts proportionellt, tjänstgöra enligt den ordning som fullmäktige har bestämt. Ersättare som inte tjänstgör har rätt att delta i överläggningarna och få sin mening antecknad till protokollet. En ersättare som börjat tjänstgöra har alltid företräde till tjänstgöring framför annan ersättare. 4(6) Jäv, avbruten tjänstgöring § 18 En ledamot eller en ersättare som avbrutit sin tjänstgöring på grund av jäv i ett ärende får tjänstgöra igen sedan ärendet handlagts. Ledamot som en gång avbrutit tjänstgöringen under ett sammanträde på grund av annat hinder än jäv, får inte åter tjänstgöra vid sammanträdet. Reservation § 19 Om en ledamot har reserverat sig mot ett beslut och ledamoten vill motivera reservationen ska ledamoten göra det skriftligt. Motiveringen ska lämnas till sekreteraren före den tidpunkt som har fastställts för justeringen av protokollet. Motsvarande gäller vid omedelbar justering. Justering av protokoll § 20 Protokollet justeras av ordföranden och en ledamot. Nämnden kan besluta att en paragraf i protokollet ska justeras omedelbart. Paragrafen ska redovisas skriftligt vid sammanträdet och justeras av ordföranden och en ledamot. Kungörelser och tillkännagivanden av föreskrifter m.m. § 21 Nämnden ansvarar för att beslut och föreskrifter inom det egna ansvarsområdet kungörs enligt gällande bestämmelser. Nämnden ska underrätta kommunstyrelsen om ändringen och dess innehåll så snart en uppdatering av kommunens styrande dokument bedöms nödvändig. Delgivningsmottagare § 22 Delgivning med nämnden sker med ordföranden, förvaltningschefen stadsdirektören, stadsledningskontorets registratorer eller annan anställd som nämnden beslutar. Undertecknande av handlingar § 23 Om nämnden inte beslutar annat ska handlingar som utfärdas på nämndens vägnar undertecknas av ordföranden och kontrasigneras av sekreteraren. Vid förfall för ordföranden inträder vice ordföranden och vid förfall för denne den ledamot som styrelsen utser. Nämnden får även uppdra åt förtroendevald eller tjänsteman att enligt av nämnden lämnade direktiv underteckna handlingar på dess vägnar. Delegationsbeslut fattas i nämndens namn och ska anmälas i den ordning nämnden beslutar. Handlingar som utfärdas med anledning av sådant beslut ska, om inte annat finns föreskrivet, undertecknas av delegaten. 5(6)