Översyn av regler för ekonomisk planering, budget och uppföljning

Kommunfullmäktige Handling 2023 nr 38 Översyn av regler för ekonomisk planering, budget och uppföljning Till Göteborgs kommunfullmäktige Kommunstyrelsens förslag Kommunstyrelsen tillstyrker yrkande från S, V och MP den 3 februari 2023 och föreslår att kommunfullmäktige beslutar: 1. Göteborgs Stads regler för ekonomisk planering, budget och uppföljning, i enlighet med bilaga 2 till stadsledningskontorets tjänsteutlåtande, antas, förutom punkterna § 17 och § 21 som lämnas oförändrade. 2. Skrivningarna i Göteborgs Stads budget 2023 avseende nämndernas användande av eget kapital kvarstår. Möjligheten att genom eget beslut i nämnden bruka eget kapital utgår 2023. ---- Vid behandling av ärendet i kommunstyrelsen förekom skiljaktiga meningar: Daniel Bernmar (V) yrkade bifall till yrkande från S, V och MP den 3 februari 2023 och avslag på tilläggsyrkande från SD den 15 februari 2023. Axel Josefson (M) och Jörgen Fogelklou (SD) yrkade bifall till yrkande från M, D, L och KD den 17 februari 2023. Vidare yrkade Jörgen Fogelklou (SD) bifall till tilläggsyrkande från SD den 15 februari 2023. Vid omröstning beträffande bifall till Daniel Bernmars yrkande om bifall till yrkande från S, V och MP och Axel Josefsons och Jörgen Fogelklous yrkande om bifall till yrkande från M, D, L och KD röstade Daniel Bernmar (V), Viktoria Tryggvadottir Rolka (S), Blerta Hoti (S), Jenny Broman (V), Marina Johansson (S), Karin Pleijel (MP) och ordföranden Jonas Attenius (S) för bifall till Daniel Bernmars yrkande. Axel Josefson (M), Hampus Magnusson (M), Martin Wannholt (D), Jörgen Fogelklou (SD), Axel Darvik (L) och Elisabet Lann (KD) röstade för bifall till Axel Josefsons och Jörgen Fogelklous yrkande. Kommunstyrelsen beslutade med sju röster mot sex att bifalla Daniel Bernmars yrkande. Kommunstyrelsen beslutade härefter utan omröstning att avslå tilläggsyrkandet från SD. Emmyly Bönfors (C) antecknade som yttrande en skrivelse från den 3 februari 2023. Göteborg den 22 februari 2023 Göteborgs kommunstyrelse Jonas Attenius Mathias Sköld Kommunstyrelsen Tilläggsyrkande 2023-02-15 Ärende nr: KS 2023-02-22, 2.1.18, Dnr: 0756/22 Tilläggsyrkande angående – Översyn av regler för ekonomisk planering, budget och uppföljning. Förslag till beslut I kommunstyrelsen och kommunfullmäktige: 1. Kommunstyrelsen beslutar att bestämmelsen från 2020 (i § 17) om att nämnderna har möjlighet att använda positivt eget kapital upp till 0,5 procent av nämndens ram under aktuellt budgetår utan särskild prövning av kommunstyrelsen samt bestämmelsen att ett ianspråktagande av eget kapital som överstiger 0,5 procent ska prövas av kommunstyrelsen fortsatt skall gälla utan förändringar, så även för innevarande år 2023. 2. Kommunstyrelsen beslutar att riktlinjer för nämndernas kapital fastställs enligt tabell 1 nedan. Omsättningsintervall, Förslag till nya mnkr riktnivåer Riktnivå Riktnivå ”min” ”max” <5 0,1 0,3 5 - 19 0,8 1,2 20 - 49 1,8 2,5 50 - 99 3,5 5 100 - 249 9 11 250 - 499 13 18 500 - 749 15 25 750 - 999 20 30 1000 - 1499 25 40 1500 - 1999 30 50 2000 - 2499 40 60 2500 - 60 80 3. I övrigt godkänns SLK:s förslag. Kommunstyrelsen Yrkande M, D, L, KD 2023-02-17 Yrkande angående Översyn av regler för ekonomisk planering, budget och uppföljning Förslag till beslut I kommunstyrelsen och kommunfullmäktige: 1. Göteborgs Stads regler för ekonomisk planering, budget och uppföljning, i enlighet med bilaga 2 till stadsledningskontorets tjänsteutlåtande, antas, förutom punkterna § 9, § 17 och § 21 som lämnas oförändrade. 2. I övrigt bifalla tjänsteutlåtandet. Yrkande I tjänsteutlåtandet föreslås att riksnivåerna för nämnderna med eget kapital justeras för nämnderna med större omsättningsintervaller. Omsättningsintervallet har tidigare varit anpassat efter stadsdelsnämnderna men efter omorganisationen har flertalet nämnder inom välfärdsområdet omsättningar som överstiger det högsta omsättningsintervallet. Utöver förslaget om omsättningsintervallet föreslås bland annat att nämndernas möjlighet att nyttja det egna kapitalet fastställs i budgetprocessen. Att nämnderna har långsiktiga förutsättningar för att nyttja det egna kapitalet är viktigt, därav föreslår vi att möjligheten till att ianspråkta 0,5% av det egna kapitalet kvarstår. I tjänsteutlåtandet föreslås även att den temporära justeringen av verksamhetsnomineringarna som M, L, C, S och D föreslog, som kommunfullmäktige beslutade om 2021-12-09 § 8, upphör att gälla. Justeringarna berörde delvis en tidigareläggning av verksamhetsnomineringarna med anledning av att det var allmänna val samt en ny struktur för inrapporteringen av verksamhetsnomineringarna. Förändringen innebar att nämnderna i sina verksamhetsnomineringar skulle prioritera vilka verksamhetsnomineringar som var mest väsentliga för nämnden samt redovisa ekonomiska konsekvenser och verksamhetsmässiga förutsättningar. Den nya strukturen bidrog till att tydliggöra vad nämnderna behövde för att klara sitt grunduppdrag och vilka utmaningar nämnderna stod inför. Vi ser att det är av stor vikt att nämnderna fortsatt prioriterar bland sina nomineringar inför kommande budgetprocesser. Göteborg står, likt andra kommuner, inför utmaningar som bland annat beror kompetensförsörjning och ekonomi. Göteborg har även en betydligt högre kostnadsutveckling i genomsnitt, i jämförelse med kommunsektorn. Det ställer krav på att politiskt prioritera det kommunala grunduppdraget och få en tydlig bild av nämndernas behov samt utmaningar för att klara av det kommunala grunduppdraget. Samtidigt kan vi konstatera att det behövs tydligare riktlinjer avseende hur nämnderna rapporterar in sina nomineringar. Detta är grundläggande regler för ekonomiprocessen som får legitimitet genom att anats av en bred majoritet i kommunfullmäktige – likt tidigare mandatperiod. Kommunstyrelsen Yrkande S, V, MP Särskilt yttrande C 2023-02-03 2.1.17 Yrkande angående översyn av regler för ekonomisk planering budget och uppföljning Förslag till beslut I kommunstyrelsen och kommunfullmäktige: 1. Göteborgs Stads regler för ekonomisk planering, budget och uppföljning, i enlighet med bilaga 2 till stadsledningskontorets tjänsteutlåtande, antas, förutom punkterna §17 och §21 som lämnas oförändrade. 2. Skrivningarna i Göteborgs stads budget 2023 avseende nämndernas användande av eget kapital kvarstår. Möjligheten att genom eget beslut i nämnden bruka eget kapital utgår 2023. Yrkandet Tjänsteutlåtanden från stadsledningskontoret föreslår förändringar gällande de intervaller som rekommenderas som rimlig nivå för nämndernas egna kapital. Med tanke på stadens nya organisation med flera nämnder med en avsevärt högre ram än tidigare är de föreslagna förändringarna behövliga och välavvägda. Förslaget innebär även en förändring i reglerna angående användningen av eget kapital för nämnderna. Regeln där nämnderna fritt får disponera 0,5 procent av sin kommunbidragsram eller omslutning utan ytterligare beslut i kommunfullmäktige eller kommunstyrelsen föreslås att strykas. Anledningen är att kommunfullmäktige under flera år gjort olika undantag från regeln. Under 2023 gäller dock kommunfullmäktiges budget att eget kapital inte får användas annat än i undantagsfall, då kommunstyrelsen beslutar om det och att det ekonomiska läget tillåter. Detta ett undantag från regelverket. Frågan kommer att återaktualiseras vid senare tillfälle, därför förslår vi att inga förändringar görs av denna del av regelverket vid detta tillfälle. Stadsledningskontoret Tjänsteutlåtande Handläggare Utfärdat 2022-06-08 Peter Hermansson Diarienummer 0756/22 Telefon: 031-368 00 19 E-post: peter.hermansson@stadshuset.goteborg.se Översyn av regler för ekonomisk planering budget och uppföljning Förslag till beslut I kommunstyrelsen och kommunfullmäktige: Göteborgs Stads regler för ekonomisk planering, budget och uppföljning, i enlighet med bilaga 2 till stadsledningskontorets tjänsteutlåtande, antas. Sammanfattning Kommunstyrelsen fick i samband med kommunfullmäktiges beslut om bokslutsberedning avseende 2021 (2022-05-19, §24) i uppdrag att göra en översyn av dokumentet Regler för ekonomisk planering, budget och uppföljning, med anledning av organisations- förändringarna för stadsdelsnämnderna och facknämnderna. Enligt beslutet skall bland annat de rekommenderade nivåerna för eget kapital för de nämnder med omsättning som överstiger omsättningsintervallet på 2 500 mnkr ses över. I enlighet med kommunfullmäktiges uppdrag föreslår Stadsledningskontoret i detta ärende justerade riktnivåer för nämndernas eget kapital. Tjänsteutlåtandet innehåller även vissa förslag till justeringar av reglerna kopplat till nämndernas möjlighet att nyttja eget kapital. Stadsledningskontoret har därutöver uppmärksammat behovet av ytterligare ett antal revideringar av det styrande dokumentet. Revideringarna syftar i första hand till att skapa ökad tydlighet kring ansvar och befogenheter inom budget- och uppföljningsprocessen. Bedömning ur ekonomisk dimension Regelverket för ekonomisk planering budget och uppföljning utgör en del av fullmäktiges beslutade ekonomistyrningsprinciper. En förändring av regelverket medför i sig inga ekonomiska konsekvenser. Däremot kan de beslut som fattas av nämnder med anledning av regelverket få ekonomiska konsekvenser. Bedömning ur ekologisk och social dimension Stadsledningskontoret har inte funnit några särskilda aspekter utifrån dessa dimensioner. Bilagor 1. Nu gällande Göteborgs Stads regler för ekonomisk planering, budget och uppföljning 2. Reviderad version av Göteborgs Stads regler för ekonomisk planering, budget och uppföljning Ärendet Kommunstyrelsen fick i samband med kommunfullmäktiges beslut om bokslutsberedning avseende 2021 (2022-05-19, §24) i uppdrag att göra en översyn av dokumentet Regler för ekonomisk planering, budget och uppföljning, med anledning av organisations- förändringarna för stadsdelsnämnderna och facknämnderna. I detta ärende lämnas en redovisning av detta uppdrag. Beskrivning av ärendet Stadsledningskontoret överlämnade i ärendet Bokslutsberedningen avseende 2021 (dnr 0009/22) framställningar från samtliga socialnämnder samt från Grundskolenämnden om förhöjd riktnivå för eget kapital. Därutöver överlämnades framställan från samtliga socialnämnder om förändrade regler kring förfogandet av eget kapital. I samband med kommunfullmäktiges beslut i ärendet (2022-05-19 §24) fick kommunstyrelsen i uppdrag att göra en översyn av det styrande dokumentet Regler för ekonomisk planering, budget och uppföljning med anledning av organisationsförändringarna för stadsdelsnämnderna och facknämnderna. Enligt beslutet skall bland annat de rekommenderade nivåerna för eget kapital för de nämnder med omsättning som överstiger omsättningsintervallet på 2,5 mdkr ses över. Det styrande dokumentet Regler för ekonomisk planering, budget och uppföljning anger nämnders och bolagsstyrelsers ansvar i det arbete som ska ske inom ramen för den ekonomiska planerings-, budget- och uppföljningsprocessen. Regelverket innehåller fyra olika avsnitt som i sin tur indelas i ett antal underrubriker: • Övergripande bestämmelser - Generella skyldigheter • Planering - Ekonomisk budget -Skyldighet att lyfta frågor av principiell beskaffenhet -Samråd • Uppföljning och åtgärder vid uppkomna avvikelser • Eget kapital och ansvar för balansposter Stadsledningskontoret redogör i detta tjänsteutlåtande inledningsvis för ett antal förslag till revideringar av de delar av regelverket som behandlar nämndernas eget kapital. I enlighet med uppdraget från kommunfullmäktige föreslås bland annat nya rekommenderade nivåer för eget kapital för de nämnder med en omsättning som överstiger det högsta omsättningsintervallet på 2,5 mdkr. Vidare lämnas förslag till förändringar av reglerna kopplat till nämndernas möjlighet att förfoga över eget kapital. Stadsledningskontoret redogör därefter för ett antal förslag till revideringar inom övriga delar av det styrande dokumentet. Dessa revideringar syftar i första hand till att skapa ökad tydlighet kring ansvar och befogenheter inom budget- och uppföljningsprocessen. Bland annat föreslås att reglerna förtydligas när det gäller nämnders och bolagsstyrelsers ansvar för att lämna realistiska prognoser som visar det mest sannolika utfallet baserat på tillgängliga fakta. Förslag till justeringar kopplat till nämndernas eget kapital Riktnivåer för nämndernas egna kapital Enligt nu gällande Regler för ekonomisk planering, budget och uppföljning (KF 2016-09- 08 § 17, senast reviderat 2022-01-27 § 10) är det huvudsakliga syftet med nämndernas eget kapital att möjliggöra ett långsiktigt ekonomiskt tänkande i verksamheten så att hastigt förändrade förutsättningar kan överbryggas. Vidare framgår att en nämnd bör sträva efter att ha ett eget kapital på en nivå som kan motiveras utifrån verksamheten och de förutsättningar under vilken nämnden verkar och som därmed speglar den enskilda nämndens specifika riskbild. Regelverket innehåller rekommenderade riktnivåer för storleken på nämndernas egna kapital. Riktnivåerna baseras på omsättningens storlek och sträcker sig från mellan 100 – 300 tkr för nämnder med omsättning som understiger 5 mnkr till mellan 60 000 tkr – 80 000 tkr för de nämnderna med en omsättning som överstiger 2 500 mnkr. Förslag på uppdaterade riktnivåer för eget kapital Stadsledningskontoret konstaterar att flera av de nytillkomna nämnderna inom välfärdsområdet har en omsättning som kraftigt överstiger det högsta omsättningsintervallet enligt gällande riktnivåer. Stadsledningskontoret föreslår att 5 nya intervall läggs till för de nämnder som har en omsättning som överstiger 2 500 mnkr. Utgångspunkten för förslaget är att nämndrisken ökar i absoluta tal i förhållande till omsättningen, men att den minskar i relativa tal. Det vill säga riktnivån för nämnderna med störst omsättning är lägre räknat i procent av omsättningen än för de nämnderna med lägre omsättning. Utöver de nya intervallen föreslår stadsledningskontoret en justering av riktnivåerna för nämnderna med en omsättning i intervallet 1 000 - 1 499 mnkr. Denna justering föreslås för att få en bättre logik i relationen mellan intervallen. I nedanstående tabell framgår dels nuvarande riktnivåer, dels stadsledningskontorets förslag till nya riktnivåer. Nya och förändrade intervall markeras i fet stil mot vit bakgrund. Omsättningsintervall, Nuvarande riktnivåer Förslag nya riktnivåer mnkr Riktnivå Riktnivå Riktnivå Riktnivå ”min” ”max” ”min” ”max” -5 0,1 0,3 0,1 0,3 5–19 0,8 1,2 0,8 1,2 20–49 1,8 2,2 1,8 2,2 50–99 3,5 4,5 3,5 4,5 100–249 9 11 9 11 250–499 12,5 17,5 12,5 17,5 500–749 15 25 15 25 750–999 20 30 20 30 1 000–1 499 25 35 25 40 1 500–1 999 30 50 30 50 2 000–2 499 40 60 40 60 Omsättningsintervall, Nuvarande riktnivåer Förslag nya riktnivåer mnkr Riktnivå Riktnivå Riktnivå Riktnivå ”min” ”max” ”min” ”max” 2 500- 60 80 Intervallet tas bort och ersätts av nedanstående intervall. 2 500–2 999 50 70 3 000–3 999 50 80 4 000–4 999 50 90 5 000–7 499 60 100 7 500–9 999 75 125 10 000- 100 150 Hantering av nämnder med högre risker Nämndrisken är inte enbart är beroende av storlek på omsättning, utan beror också på vilken typ av verksamhet som bedrivs i nämnden. Dessa skillnader i nämndrisk beroende på verksamhetens innehåll kan omhändertas på lite olika sätt. Möjlighet att motivera annan nivå på eget kapital i årsrapport I nuvarande regelverk omhändertas skillnader i nämndrisk i huvudsak genom möjligheten att motivera en annan nivå på eget kapital, utifrån nämndens specifika riskbild, i årsrapporten. Samtidigt framgår av regelverket att nämnderna bör ha goda skäl för att alltför mycket avvika från de rekommenderade nivåerna. I årsrapporterna för 2021 var det ett flertal nämnder inom välfärdsområdet som värderade att eget kapital borde tillåtas vara högre. Grundskolenämnden, nämnden för funktionsstöd och äldre- samt vård och omsorgsnämnden menade att eget kapital borde tillåtas vara högre bland annat utifrån att nämndernas omsättning ligger betydligt över det högsta omsättningsintervallet enligt riktnivåerna. Socialnämnderna framförde behov av ett högre eget kapital främst utifrån risker kopplat till försörjningsstöd och andra socioekonomiskt betingade kostnader. Tidigare år har annars möjligheten att värdera en högre nivå på eget kapital använts med relativt stor restriktivitet. Nämnderna har i de allra flesta fall förhållit sig till de rekommenderade riktnivåerna och de nämnder som har haft ett eget kapital över riktnivåerna har föreslagit återredovisning till den övre nivån av det rekommenderade intervallet. Förhöjd riktnivå för vissa nämnder Ett annat sätt, som tidigare tillämpats, för att hantera skillnaderna i riskbild mellan de olika nämnderna är att fastställa en förhöjd riktnivå för vissa utpekade nämnder med högre inneboende risker i verksamheten. Denna princip tillämpades för de tidigare Stadsdelsnämnderna Angered, Östra Göteborg och Västra Hisingen. För dessa nämnder fastställdes en förhöjd riktnivå med mellan 10 och 20 mnkr som höjde maxbeloppet för eget kapital eftersom försörjningsstöd och andra socioekonomiskt betingade kostnader utgjorde en relativt stor andel av dessa nämnders totala kostnader. I ärendet bokslutsberedningen avseende 2020 dnr 0315/21 överlämnade Stadsledningskontoret frågan om samma princip skulle tillämpas även för de nytillkomna Socialnämnderna. Kommunstyrelsen beslutade då att tillföra nämnderna ett eget kapital i linje med ordinarie omsättningsintervall utan förhöjd riktnivå. Kommuncentrala beredskapsposter Ett annat sätt att hantera höga risker inom vissa verksamheter är att avsätta kommuncentrala beredskapsmedel/riskreserver. I nämndernas värdering av eget kapital i årsrapporterna för 2021 menade, som ovan konstaterats, bland annat Socialnämnderna att både riktnivåer och möjlighet att förfoga över eget kapital var för restriktiva sett till de risker kopplat till bland annat försörjningsstöd som nämnderna har att hantera. Samtidigt kan konstateras att det i budget såväl 2021 som 2022 satts av kommuncentrala beredskapsmedel för att kunna parera en snabb ökning av försörjningsstödskostnaderna. I budget har dessa kostnader därmed hanterats som kommunrisk. På motsvarande sätt pekade några nämnder, i sina årsrapporter för år 2021, på höga risker kopplat till lokalkostnader. Även i detta fall har det i både budget 2021 och 2022 avsatts kommuncentrala medel för att hantera evakuerings- och omställningskostnader kopplat till lokaler. Även dessa kostnader har således i budget hanterats som kommunrisk. Stadsledningskontorets förslag Stadsledningskontoret menar att regelverket även fortsatt bör ge utrymme för nämnder att motivera en annan nivå än riktnivåerna om nämndens specifika förutsättningar och risker ger skäl till det. Dessa värderingar kan både beskriva långsiktigt högre risker i verksamheten och kortsiktiga risker som ett enskilt år gör att nämnderna värderar behov av en högre nivå på eget kapital. Stadsledningskontoret föreslår därmed ingen förändring av regelverket i detta avseende. När det gäller möjligheten att fastställda en förhöjd riktnivå för vissa nämnder, enligt tidigare principer för några av stadsdelsnämnderna, så lämnar stadsledningskontoret inget sådant förslag i detta ärende. Genom möjligheten att i årsrapport värdera en högre nivå på eget kapital som prövas av kommunstyrelsen i bokslutsberedningen finns möjligheten att differentiera nivån på eget kapital utifrån skillnader i riskbild. I detta sammanhang är det också viktigt att konstatera att regelverket utgör en del i en helhet avseende ekonomistyrningen i staden där inte minst regelverket kring nämndernas eget kapital och utformningen och storleken på de kommuncentrala posterna påverkar varandra. Om stora kommuncentrala beredskapsposter sätts av för att hantera risker kopplat till exempelvis försörjningsstöd så blir, som ovan konstaterats, behovet av att kunna bygga upp och nyttja ett eget kapital i nämnderna mindre. Här behöver det således finnas en röd tråd i styrningen mellan utformningen av de kommuncentrala posterna i budgeten, beslut kring nämndernas möjlighet att nyttja eget kapital och värderingen/fastställande av nämndernas eget kapital i bokslutsberedningen. Slutligen kan konstateras att med stadsledningskontorets förslag till nya rekommenderade nivåer höjs riktnivåerna för flera av de nämnder som i sin värdering av eget kapital i årsrapporten för 2021 menade att riktnivåerna var alltför restriktiva. För så väl Grundskolenämnden som Funktionsstödsnämnden och Äldre samt vård och omsorgsnämnden innebär stadsledningskontorets förslag betydligt högre riktnivåer (se tabell nedan). För Socialnämnderna innebär förslaget till nya riktnivåer ingen större skillnad. För tre av Socialnämnderna innebär förslaget en förhöjd riktnivå med 5 mnkr. För Socialnämnd Nordost innebär justeringen ingen förändring. Samtidigt baserades Socialnämndernas bedömning av eget kapital inte på omsättning utan på risker kopplat till bland annat försörjningsstöd. Som ovan konstateras kan dessa risker omhändertas på två olika sätt. Antingen betraktas dessa kostnader även fortsättningsvis som en kommunrisk genom att medel avsätts i en kommuncentral bereskapspost. Alternativt kan Socialnämnderna genom beslut i budget och bokslutsberedning tillåtas att bygga upp och förfoga över ett större eget kapital. I nedanstående tabell framgår effekterna av stadsledningskontorets justerade intervall på de nämnder som i årsrapporterna för 2021 värderade att eget kapital borde vara högre. Nämnd Omsättning Övre Övre gräns enligt Nämndens 2021 gräns stadsledningskontorets värdering nuvarande förslag årsrapport riktnivåer 2021 Grundskolenämnden 9 745 80 125* 170 Äldre- samt vård och 6 820 80 100 115 omsorgsnämnden Funktionsstödsnämnden 5 183 80 100 144 SN Centrum 1 301 35 40 50 SN Hisingen 1 202 35 40 75 SN Nordost 1 725 50 50 75 SN Sydväst 1 152 35 40 50 * Grundskolenämnden kommer sannolikt att under 2022 uppnå en omslutning på över 10 000 mnkr och därmed den övre gränsen på 150 mnkr för eget kapital enligt stadsledningskontorets förslag. Nyttjande av eget kapital Reglerna kring nämndernas möjlighet att nyttja eget kapital finns idag angivet i två olika paragrafer i regelverket. Enligt 17 § har nämnderna möjlighet att använda positivt eget kapital upp till 0,5 procent av nämndens ram under aktuellt budgetår utan särskild prövning av kommunstyrelsen. Ett ianspråktagande av eget kapital som överstiger 0,5 procent ska prövas av kommunstyrelsen. Enligt 21 § utgår nämnds rätt att använda eget kapital från kommunens samlade ekonomiska förutsättningar och värderas normalt sett årligen i samband med kommunfullmäktiges budgetbeslut. Stadsledningskontorets förslag Reglerna om nämnds möjlighet att nyttja 0,5 procent enligt § 17 började gälla år 2020. Stadsledningskontoret kan konstatera att tillfälliga ändringar har gjorts av regelverket både 2020 och 2022 som har möjliggjort en högre nivå av nyttjande av eget kapital. År 2023 framgår i kommunfullmäktiges beslutade budget att möjligheten att bruka eget kapital genom beslut i nämnden utgår utifrån det ekonomiska läget. Sedan ”0,5 procentsregeln” infördes har den alltså bara tillämpats ett år av fyra. Även om tanken med att ange långsiktiga förutsättningar för nyttjande av eget kapital är god så menar stadsledningskontoret att de varierande ekonomiska förutsättningarna gör att det är bättre att möjligheterna för nämnderna att nyttja eget kapital sätts i budget. Precis som när det gäller riktnivåerna finns möjlighet att, i budgeten, differentiera möjligheten att använda eget kapital utifrån bedömda risker i respektive nämnd. Stadsledningskontoret föreslår därmed att skrivningarna om nämnds rätt att nyttja eget kapital enligt § 17 i nuvarande regelverk tas bort och att möjligheten att nyttja eget kapital i enlighet med nuvarande § 21 sätts i budgeten och utgår från de samlade ekonomiska förutsättningarna. Som ovan konstaterats är det viktigt att den samlade ekonomistyrningen hänger ihop och att de principer som sätts kring nyttjande av eget kapital i budget avspeglar sig i de kommuncentrala budgetposterna. Kommunallagens krav på balans mellan intäkter och kostnader (balanskravet) innebär att staden i budget måste ta hänsyn till nämndernas möjlighet att använda eget kapital. De underskott som kan uppstå i nämnderna om de använder eget kapital måste mötas av motsvarande överskott kommuncentralt. I samband med att fullmäktige beslutade om justeringar av regelverket (2019-10-17, § 12) beslutades att det kommuncentralt ska reserveras minst 0,5 procent av nämndernas kommunbidrag som totalt utrymme för nämndernas eventuella nyttjande av eget kapital. Med ovanstående förändring av regelverket behöver i stället den kommuncentrala beredskapsposten anpassas utifrån de förutsättningar kring nyttjande av eget kapital som bestäms i budgeten. Nyttjande av eget kapital utöver generellt fastställd nivå Enligt nuvarande regelverk får nämnd som vill använda eget kapital som överstiger den generellt fastställda nivån endast göra det efter godkännande av kommunstyrelsen. Enligt regelverket godkänner kommunstyrelsen endast en sådan framställan om det samlade ekonomiska läget för kommunen som helhet tillåter att ett användande sker utan att riskera god ekonomisk hushållning samt om det finns synnerliga skäl för den. Stadsledningskontoret kan konstatera att begreppet synnerliga skäl är svårt att definiera. Ser man till de senaste årens prövningar av nämnds framställningar om nyttjande av eget kapital, utöver den generellt tillåtna nivån, kan konstateras att det som i huvudsak varit avgörande tycks ha varit att stadens ekonomi har tillåtit ett nyttjande av eget kapital. Stadsledningskontoret menar att det därför finns anledning att ta bort formuleringen om synnerliga skäl i regelverket. Stadsledningskontoret föreslår därmed en justering som innebär att kommunstyrelsen endast kan godkänna framställan, om att nyttja eget kapital utöver vad som angivits i budget, om det samlade ekonomiska läget för kommunen som helhet tillåter det. Om de ekonomiska förutsättningarna finns kan kommunstyrelsen bevilja framställan utan att också pröva frågan om synnerliga skäl. Övriga förslag till justeringar av regelverket I detta avsnitt redogörs för ett antal övriga förslag till justeringar av regelverket. Revideringarna syftar i första hand till att bidra till ändamålsenlig styrning genom att skapa ökad tydlighet kring ansvar och befogenheter inom budget- och uppföljningsprocessen. Förslag till justeringar under avsnittet Uppföljning och åtgärder vid uppkomna avvikelser Under § 14 framgår bland annat att uppföljningen som lämnas av nämnder och bolagsstyrelser under året ska vara heltäckande och belysa hur verksamheten utvecklas i förhållande till de mål och inriktningar samt uppdrag som fastställts i kommunfullmäktiges budget och i det egna budgetbeslutet. Stadsledningskontoret föreslår att paragrafen kompletteras med en mening om att de prognoser som lämnas för såväl drift- som investeringsverksamheten ska vara så realistiska som möjligt och utgå från det mest sannolika utfallet utifrån tillgängliga fakta. Justeringen föreslås mot bakgrund av de senaste årens stora avvikelser mellan de prognoser som nämnderna lämnat i uppföljningsrapporterna per mars och augusti jämfört med de utfall som slutligen redovisats i årsrapporterna avseende såväl drifts- som investeringsverksamheten. Under § 16 framgår att nämnd ansvarar för att hantera samtliga avvikelser avseende drift- och investeringsverksamhet på lämpligt sätt och att förvaltningschefens analyser och förklaringar därför ska vara sådana att nämnden kan ta ställning till huruvida åtgärder ska sättas in eller om verksamhetens mål ska justeras. Stadsledningskontoret föreslår att denna paragraf kompletteras med en mening om att för avvikelser i form av ej genomförda investeringar ska förvaltningschefen redogöra för effekter och konsekvenser för kommunens verksamhet och måluppfyllelse. Justeringen föreslås mot bakgrund av att stadsledningskontoret återkommande i uppföljningsrapporteringen konstaterat att nämnderna på ett tydligare sätt behöver utveckla sin återrapportering för att beskriva effekterna för stadens verksamheter, brukare och medborgare med anledning av att budgeterade investeringsvolymer inte uppnås. Förslag till justeringar under avsnittet Eget kapital och ansvar för balansposter Under § 22 framgår bland annat nämnds ansvar att åtgärda ett negativt eget kapital som uppstår under året eller i bokslutet. Stadsledningskontoret föreslår att paragrafen kompletteras med en mening om att detta även gäller i de fall nämnden vid bokslutet visar sig ha använt mer eget kapital än vad nämnden har rätt att förfoga över. Under § 23 framgår att nämnd som av mycket särskilda skäl inte kan åtgärda ett negativt eget kapital utan alltför stora negativa konsekvenser för verksamheten kan ansöka hos kommunstyrelsen om dispens från gällande regelverk. Stadsledningskontoret föreslår att paragrafen förtydligas så att det tydligt framgår att kommunstyrelsen undantagsvis kan bevilja förlängd återställandetid, men att endast kommunfullmäktige kan nedskriva eller avskriva nämnds negativa egna kapital. Sammanställning av förändringar Nuvarande text Förslag på ny text § 14, tredje stycket § 14, tredje stycket Uppföljningen ska omfatta såväl drift- Uppföljningen ska omfatta såväl drift- som investeringsverksamheten och som investeringsverksamheten och analyser, slutsatser och kommentarer som analyser, slutsatser och kommentarer som förklarar resultatet ska vara av sådan förklarar resultatet ska vara av sådan kvalitet att nämnd/bolagsstyrelse kan kvalitet att nämnd/bolagsstyrelse kan agera på eventuellt förändrade agera på eventuellt förändrade förutsättningar utan oskäligt dröjsmål. förutsättningar utan oskäligt dröjsmål. De prognoser som lämnas av nämnd/bolagsstyrelse avseende såväl drift- som investeringsutfall ska vara så realistiska som möjligt och utgå från det mest sannolika utfallet utifrån tillgängliga fakta. Nuvarande text Förslag på ny text § 16, första stycket § 16, första stycket Nämnd ansvarar för att hantera samtliga Nämnd ansvarar för att hantera samtliga avvikelser avseende drift- och avvikelser avseende drift- och investeringsverksamheten på lämpligt investeringsverksamheten på lämpligt sätt. Förvaltningschefens analyser och sätt. Förvaltningschefens analyser och förklaringar ska därför vara sådana att förklaringar ska därför vara sådana att nämnden kan ta ställning till huruvida nämnden kan ta ställning till huruvida åtgärder ska sättas in, verksamhetens mål åtgärder ska sättas in, verksamhetens mål ska justeras, det ekonomiska målet ska ska justeras, det ekonomiska målet ska ändras eller om avvikelsen lämnas utan ändras eller om avvikelsen lämnas utan åtgärd. åtgärd. För avvikelser i form av ej genomförda investeringar ska förvaltningschefen redogöra för effekter och konsekvenser för kommunens verksamhet och måluppfyllelse. § 17 § 17 Nämnd har, efter det att en Nämnd har, efter det att en uppföljningsrapport med negativa uppföljningsrapport med negativa avvikelser framlagts för nämnden, 30 avvikelser framlagts för nämnden, 30 kalenderdagar på sig att fatta nödvändiga kalenderdagar på sig att fatta nödvändiga beslut om åtgärder enligt föregående beslut om åtgärder enligt föregående paragraf. Besluten ska vara så utformade paragraf. Besluten ska vara så utformade att nämnden senast till utgången av att nämnden senast till utgången av innevarande budgetår når en innevarande budgetår når en överensstämmelse med budget. överensstämmelse med budget. Nämnden kan efter detta på eget initiativ Nämnden kan dock på eget initiativ, som sänka det ekonomiska målet genom att alternativ till åtgärder, sänka det ianspråkta positivt eget kapital upp till ekonomiska målet genom att ianspråkta totalt 0,5 procent av nämndens givna ram positivt eget kapital i enlighet med 21 § under aktuellt budgetår utan särskild om nämnders rätt att använda eget kapital. prövning av kommunstyrelsen. Ett De åtgärder som nämnden fattar beslut ianspråktagande av positivt eget kapital om ska följas och rapporteras i den som överstiger 0,5 procent av nämndens löpande uppföljningen till kommunbidrag, eller i de fall detta ej är kommunstyrelsen. tillämpligt omsättning, under aktuellt budgetår ska prövas av kommunstyrelsen. Nämnden för kretslopp och vatten är Denna prövning ska ske i samband med undantagna från kraven enligt 17§ det kommunstyrelsesammanträde där avseende nämndens taxefinansierade Stadsledningskontorets driftverksamhet. uppföljningsrapport för våren hanteras, motsvarande gäller för delårsrapporten. De åtgärder som nämnden fattar beslut om ska följas och rapporteras i den löpande uppföljningen till kommunstyrelsen. Nuvarande text Förslag på ny text Nämnden för kretslopp och vatten är undantagna från kraven enligt 17§ avseende nämndens taxefinansierade driftverksamhet. § 20 § 20 Riktnivåer för eget kapital uppdateras, se Riktnivåer för eget kapital uppdateras, se ”Förslag på uppdaterade riktnivåer för ”Förslag på uppdaterade riktnivåer för eget kapital” ovan. eget kapital” ovan. § 21 § 21 Nämnds rätt att använda eget kapital utgår Nämnds rätt att använda eget kapital utgår från kommunens samlade aktuella från kommunens samlade aktuella ekonomiska förutsättningar och värderas ekonomiska förutsättningar och värderas normalt årligen i samband med normalt årligen i samband med kommunfullmäktiges budgetbeslut. kommunfullmäktiges budgetbeslut. Nämnd har därmed rätt att använda eget Nämnd har därmed rätt att använda eget kapital enligt den nivå som årligen kapital enligt den nivå som årligen fastställs. fastställs. Nämnd som vill använda eget kapital som Nämnd som vill använda eget kapital som överstiger den generellt fastställda nivån överstiger den generellt fastställda nivån får endast göra det efter godkännande av får endast göra det efter godkännande av kommunstyrelsen. Kommunstyrelsen kommunstyrelsen. Kommunstyrelsen godkänner endast sådan framställan efter godkänner endast sådan framställan om att ha prövat om det finns synnerliga skäl det samlade ekonomiska läget för för den samt om det samlade ekonomiska kommunen som helhet tillåter att ett läget för kommunen som helhet tillåter att användande sker utan att riskera god ett användande sker utan att riskera god ekonomisk hushållning. ekonomisk hushållning. § 22, tredje stycket § 22, tredje stycket Nämnden ska samtidigt med beslut om Nämnden ska samtidigt med beslut om bokslut fatta beslut om åtgärder för att bokslut fatta beslut om åtgärder för att eliminera det negativa egna kapitalet eliminera det negativa egna kapitalet senast till utgången av nästkommande senast till utgången av nästkommande budgetår. Samtliga åtgärder ska ha trätt i budgetår. Samtliga åtgärder ska ha trätt i kraft senast den 1 juli året efter bokslutet. kraft senast den 1 juli året efter bokslutet. Ovanstående gäller även i de fall nämnden vid bokslutet visar sig ha använt mer eget kapital än vad nämnden har rätt att förfoga över. § 23 § 23 Nämnd som av mycket särskilda skäl inte Nämnd som av mycket särskilda skäl inte kan åtgärda ett negativt eget kapital utan kan åtgärda ett negativt eget kapital utan alltför stora negativa konsekvenser för alltför stora negativa konsekvenser för verksamheten kan ansöka hos verksamheten kan ansöka hos Nuvarande text Förslag på ny text kommunstyrelsen om dispens från kommunstyrelsen om förlängd gällande regelverk. Denna möjlighet ska återställandetid. Denna möjlighet ska användas med stor restriktivitet. användas med stor restriktivitet. Under förutsättning att nämnden genom Under förutsättning att nämnden genom en konsekvensbeskrivning och motivering en konsekvensbeskrivning och motivering kan visa på att alla andra möjligheter har kan visa på att alla andra möjligheter har prövats kan kommunstyrelsen prövats kan kommunstyrelsen undantagsvis bevilja en förlängd undantagsvis bevilja en förlängd återställandetid under förutsättning att god återställandetid under förutsättning att god ekonomisk hushållning för kommunen ekonomisk hushållning för kommunen som helhet inte äventyras. som helhet inte äventyras. Endast kommunfullmäktige kan nedskriva eller avskriva nämnds negativa egna kapital. Temporära justeringar av regelverket 2022 som upphör att gälla år 2023 Kommunfullmäktige beslutade 2021-12-09 § 8 om temporära förändringar under år 2022 avseende struktur för verksamhetsnomineringar. Beslutet innebar att tredje stycket i regelverkets paragraf 9 förändrades temporärt under 2022. Denna temporära justering av regelverket under 2022 upphör att gälla år 2023. Det innebär att paragrafens justeras från temporär formulering 2022: ”Göteborgs Stads nämnder skall senast under februari månad varje år inleda ett arbete med att upprätta ett underlag till en verksamhetsnominering, med utgångspunkt ifrån innevarande års nämndbudget. Denna verksamhetsnominering skall beslutas av nämnden senast i mars månad. Nämnderna ska i sina verksamhetsnomineringar ange en prioriteringslista över vilka verksamhetsnomineringar som är mest väsentliga för nämnden. Underlaget ska belysa såväl verksamhetsmässiga som ekonomiska konsekvenser för nämndens verksamhet. Om nomineringarna har påverkan på annan nämnds/styrelses verksamhet ska även dessa konsekvenser belysas och hur samråd har skett med berörd nämnd/styrelse. Nomineringen skall överlämnas till den politiska budgetberedningen och skickas in till stadsledningskontoret, vilka skall överlämna verksamhetsnomineringarna till kommunstyrelsen i april månad. Stadsledningskontoret ska presentera budgetunderlaget i maj månad.” Till ursprunglig formulering: ”Göteborgs Stads nämnder skall senast under mars månad varje år inleda ett arbete med att upprätta ett underlag till en verksamhetsnominering, med utgångspunkt ifrån innevarande års nämndbudget. Denna verksamhetsnominering skall beslutas av nämnden i april månad. Nomineringen skall överlämnas till det politiska budgetarbetet och skickas in till stadsledningskontoret, vilka skall bifoga verksamhetsnomineringarna till budgetunderlaget som presenteras i maj månad.” Stadsledningskontorets bedömning Stadsledningskontoret bedömer att föreslagna revideringar av reglerna bidrar till att skapa en ökad tydlighet kring ansvar och befogenheter inom budget- och uppföljningsprocessen. Vidare bedömer stadsledningskontoret att de förslag som rör riktnivåer för nämndernas eget kapital gör att nivåerna blir mer logiska och bättre anpassade efter de nytillkomna nämnderna inom välfärdsområdet. De justeringar som föreslås avseende nämndernas möjlighet att nyttja eget kapital innebär att dessa bestäms år för år i den årliga budgeten. Utifrån de osäkra omvärldsförutsättningar som nu råder menar stadsledningskontoret att reglerna på det sättet blir mer ändamålsenliga. Det är samtidigt viktigt att konstatera att regelverket utgör en del i en helhet avseende ekonomistyrningen i staden. Det beslut som tas kring nämndernas möjlighet att nyttja eget kapital behöver återspeglas i de kommuncentrala posterna i budgeten. Om nämnderna ges stor frihet att förfoga över eget kapital behöver det, utifrån kommunallagens balanskrav, finnas en kommuncentral beredskap för att möta den friheten. Om nämndernas möjlighet att nyttja eget kapital begränsas eller tas bort behöver det i stället finnas en beredskap för att bära exempelvis ökade försörjningsstödskostnader med kommuncentrala medel. Det är också viktigt att, i den årliga värderingen/fastställande av nämndernas eget kapital i bokslutsberedningen, ta i beaktande de avvägningar som gjorts i budget avseende vilka risker som skall bäras av nämnderna respektive av kommunen centralt. Magnus Andersson Eva Hessman Ekonomidirektör Stadsdirektör Göteborgs Stads regler för ekonomisk planering, budget och uppföljning Göteborgs Stads styrsystem Om Göteborgs Stads styrande dokument Göteborgs Stads styrande dokument är våra förutsättningar för att vi ska göra rätt saker på rätt sätt. De anger vad nämnder/styrelser och förvaltningar/bolag ska göra, vem som ska göra det och hur det ska göras. Styrande dokument är samlingsbegreppet för dessa dokument. Stadens grundläggande principer såsom demokratisk grundsyn, principer om mänskliga rättigheter och icke-diskriminering omsätts i praktisk verksamhet genom att de integreras i stadens ordinarie beslutsprocesser. Beredning av och beslut om styrande dokument har en stor betydelse för förverkligandet av dessa principer i stadens verksamheter. Utgångspunkterna för styrningen av Göteborgs Stad är lagar och författningar, den politiska De styrande dokumenten ska göra det tydligt viljan och stadens invånare, brukare och kunder. både för organisationen och för invånare, För att förverkliga utgångspunkterna behövs brukare, kunder, leverantörer, samarbetspartners förutsättningar av olika slag. Stadens politiker och andra intressenter vad som förväntas av har möjlighet att genom styrande dokument förvaltningar och bolag. De styrande beskriva hur de vill realisera den politiska viljan. dokumenten ligger till grund för att utkräva Inom Göteborgs Stad gäller de styrande ansvar när vi inte arbetar i enlighet med vad som dokument som antas av kommunfullmäktige och är beslutat. kommunstyrelsen. Därutöver fastställer nämnder och bolagsstyrelser egna styrande dokument för sin egen verksamhet. Kommunfullmäktiges budget är det övergripande och överordnade styrande dokumentet för Göteborgs Stads nämnder och bolagsstyrelser. Dokumentnamn: Göteborgs Stads regler för ekonomisk planering, budget och uppföljning Beslutad av: Gäller för: Diarienummer: Datum och paragraf för Kommunfullmäktige Göteborgs Stads nämnder 0860/16 beslutet: och bolagsstyrelser 2016-09-08 §17 Dokumentsort: Giltighetstid: Senast reviderad: Dokumentansvarig: Regel Tillsvidare KF 2020-05-14 §8 Ekonomidirektör Bilagor Innehåll Inledning ............................................................................................................ 4 Syftet med denna regel .................................................................................... 4 Vem omfattas av dessa regler ......................................................................... 4 Bakgrund ......................................................................................................... 4 Regler för ekonomisk budget och uppföljning i stadens nämnder och bolagsstyrelser .................................................................................................. 5 Övergripande bestämmelser ............................................................................ 5 Planering ......................................................................................................... 6 Uppföljning och åtgärder vid uppkomna avvikelser .......................................... 8 Eget kapital och ansvar för balansposter ......................................................... 9 Inledning Syftet med denna regel Dessa regler anger nämnders och bolagsstyrelsers ansvar i det arbete som ska ske inom ramen för den ekonomiska planerings-, budget- och uppföljningsprocessen. Nämnder och bolagsstyrelser ska tillämpa en jämlikhets- och jämställdhetsintegrerad planerings, budget- och uppföljningsprocess. Processen inkluderar även bolagens arbete med affärsplaner. Vem omfattas av dessa regler Reglerna gäller tillsvidare för Göteborgs Stads nämnder och bolagsstyrelser. Bakgrund Kommunfullmäktiges årliga budgetbeslut är det övergripande styrdokumentet för stadens samtliga nämnder och bolag. Reglerna ska ses som ett komplement till och ett förtydligande av vad som i övrigt är fastställt i andra styrande dokument i Göteborgs Stad. Reglerna ska särskilt läsas och förstås tillsammans med riktlinjer för styrning, uppföljning och kontroll. Reglerna tillämpas i vissa delar för både nämnder och bolagsstyrelser och i andra delar endast för nämnder. Tillämpningsområdet anges under respektive paragraf med benämningen nämnd/bolagsstyrelse när såväl nämnder som bolagsstyrelser avses och med begreppet nämnd när endast stadens nämnder avses. När det gäller av staden delägda bolag ska, med beaktande av 10 kapitlet 4 § kommunallagen (2017:725), så långt möjligt stadens inflytande som delägare säkerställas i aktieägaravtal och ägardirektiv. Formerna för hur ägandet ska utövas och hur ägardialogen ska genomföras med de delägda bolagen ska regleras i respektive aktieägaravtal (eller motsvarande) för bolaget. Kommunfullmäktige beslutade 2021-12-09 att 10 § i Göteborgs Stads regler för ekonomisk planering, uppföljning och budget revideras temporärt under 2022. Regler för ekonomisk budget och uppföljning i stadens nämnder och bolagsstyrelser Övergripande bestämmelser 1§ Nämnd/bolagsstyrelse ska bedriva en ändamålsenlig och effektiv verksamhet med fokus på kvalitet för dem verksamheten riktar sig till. Till detta hör att aktivt följa och agera på förändring och utveckling kopplat till ansvarsområdet, i syfte att förbättra verksamhet och arbetsformer. Nämnd/bolagsstyrelse ska utifrån reglemente/ägardirektiv följa vad som anges i lag eller annan författning liksom av kommunfullmäktige fastställda ekonomiska ramar, mål och riktlinjer. Nämnd/bolagsstyrelse ska även följa kommunfullmäktiges långsiktiga inriktningar för god ekonomisk hushållning så att verksamheten över tid bedrivs ändamålsenligt och bidrar till en hållbar utveckling och en god ekonomisk hushållning utifrån ett helhetsperspektiv. Generella skyldigheter 2§ För nämnd, som har en eller flera separata och avgränsade tilläggsuppgifter som ansvarsområde (till exempel resursnämndsuppgifter) angivna med ekonomisk ram i kommunfullmäktiges budget, gäller att reglerna tillämpas på varje uppgift separat. För nämnd som helt eller delvis ansvarar för en avgränsad verksamhet som till fullo finansieras av taxe-/avgiftsintäkter ska reglerna tillämpas för varje taxekollektiv separat. 3§ Nämnd/bolagsstyrelse ska se till att den är så informerad att den kan ta sitt ansvar för verksamheten och ska därför månatligen erhålla uppföljningsinformation om den egna verksamheten. Om särskilda skäl finns kan en nämnd/styrelse besluta om att avvika från kravet på månatlig uppföljningsinformation. 4§ Nämnd ska besluta om interna regler och riktlinjer för ekonomisk uppföljning och överföring av eget kapital vid årsskiften. Dessa regler och riktlinjer ska också ange befogenhetsfördelningen mellan nämnd och dess förvaltning. 5§ Nämnd/bolagsstyrelse har, utöver vad som anges i anvisningar från kommunstyrelsen, alltid ett ansvar att på eget initiativ informera kommunstyrelsen/kommunfullmäktige om förändrade förutsättningar eller händelser som kan vara av betydelse för den kommunövergripande uppföljningen och styrningen av verksamheten. 6§ Nämnd ska i sina protokoll låta förvaltningschefs mening antecknas i frågor av väsentlig ekonomisk betydelse. I instruktion för förvaltningschef (p 2.1.4) regleras förvaltningschefs rätt/skyldighet att anteckna sin mening i protokollet enligt följande: ”Förvaltningschef är skyldig att i protokollet ge sin mening tillkänna i fråga om förslag som inte är uttryckligen finansierade.” 7§ För att möjliggöra en rättvisande redovisning och analyser mellan budget och faktiskt utfall ska nämnd/bolagsstyrelse tillämpa bruttoredovisning (det vill säga intäkter/inkomster och kostnader/utgifter redovisas var för sig och kvittas inte mot varandra) vid upprättandet av såväl budget som uppföljning av drift- och investeringsverksamheten. 8§ Nämnd/bolagsstyrelse ska periodisera såväl drift- som investeringsbudget över årets samtliga månader så att regelbundna jämförelser och analyser gentemot aktuellt periodiserat utfall är möjliga. Planering Ekonomisk budget 9§ Den av kommunfullmäktige fastställda budgeten anger, för nämnder och bolag, kommunfullmäktiges inriktningar och prioriteringar inom givna ekonomiska ramar och gällande lagstiftning. De mål, planer, program och regler som kommunfullmäktige i övrigt antagit är underordnade budgeten och har en stödjande funktion. För nämnderna gäller att verksamheten därmed ska bedrivas inom befintliga ramar och enligt gällande lagstiftning även om detta medför att de i budgeten angivna målen och inriktningarna inte helt kan uppnås. Nämnd får således inte överskrida sin ekonomiska ram avseende drift och/eller investering. Göteborgs stads nämnder skall senast under februari månad varje år inleda ett arbete med att upprätta ett underlag till en verksamhetsnominering, med utgångspunkt ifrån innevarande års nämndbudget. Denna verksamhetsnominering skall beslutas av nämnden senast i mars månad. Nämnderna ska i sina verksamhetsnomineringar ange en prioriteringslista över vilka verksamhetsnomineringar som är mest väsentliga för nämnden. Underlaget ska belysa såväl verksamhetsmässiga som ekonomiska konsekvenser för nämndens verksamhet. Om nomineringarna har påverkan på annan nämnds/styrelses verksamhet ska även dessa konsekvenser belysas och hur samråd har skett med berörd nämnd/styrelse. Nomineringen skall överlämnas till den politiska budgetberedningen och skickas in till stadsledningskontoret, vilka skall överlämna verksamhetsnomineringarna till kommunstyrelsen i april månad. Stadsledningskontoret ska presentera budgetunderlaget i maj månad. Investerande nämnder ansvarar också för att senast i mars månad besluta om investeringsnomineringar utifrån stadsledningskontorets anvisningar. Dessa skall bifogas budgetunderlaget som presenteras i maj. Nämnden för kretslopp och vatten skall besluta om investeringsnomineringar senast i april. Nämnd/bolagsstyrelse ska även årligen upprätta en verksamhets-/affärsplan. Arbetet med att ta fram denna verksamhets/-affärsplan ska inledas snarast efter det att kommunfullmäktige beslutat om budget för nästkommande år och ska därefter fastställas av nämnd/bolagsstyrelse senast i februari månad. 10§ Nämnd/bolagsstyrelse ska i budgetbeslutet ange ekonomiskt mål för budgetåret avseende drift- och investeringsverksamheten. Förändringar av det ekonomiska målet under löpande budgetår kan endast ske på initiativ från nämnden/bolagsstyrelsen och förutsätter ett nämnd/styrelsebeslut. En nämnds ekonomiska mål för driftverksamheten får inte vara underbalanserat genom ett negativt ekonomiskt mål förutom i de fall då det finns positivt eget kapital att ianspråkta. Ianspråktagande av eget kapital såväl i budgetbeslut som under löpande budgetår kan endast ske på initiativ från nämnden och förutsätter ett nämndbeslut. 11§ Nämnd/bolagsstyrelse ska senast den 31 december varje år besluta om budget/affärsplan för det kommande året. Under valår ska nämnd/bolagsstyrelse invänta det nyvalda kommunfullmäktiges budgetbeslut innan nämnd/bolagsstyrelse fattar beslut om egen budget/affärsplan. Senaste tidpunkten för nämndens/bolagsstyrelsens beslut om budget/affärsplan vid valår anges i kommunstyrelsens årliga anvisningar. Skyldighet att lyfta frågor av principiell beskaffenhet 12§ Nämnd/bolagsstyrelse har i vissa fall rätt att besluta om ändrad inriktning eller omfattning av en verksamhet som nämnd/bolagsstyrelse bedömer lämplig eller nödvändig. Ändringar avseende såväl drift- som investeringsverksamhet som innebär antingen en avsevärd förändring av verksamheten eller är av principiell art i förhållande till mål och inriktningar ska alltid lyftas till kommunfullmäktige för ställningstagande. I de fall då detta sker ska konsekvenser, på kort och lång sikt utifrån relevanta perspektiv, tydligt framgå i nämndens/bolagsstyrelsens beslutsunderlag. Samråd 13§ Nämnd/bolagsstyrelse har ansvar för att samråda med och aktivt söka samverkan med andra nämnder/bolagsstyrelser när de egna besluten och det egna agerandet påverkar andra eller när det är nödvändigt för att uppnå helhetssyn i genomförandet av kommunfullmäktiges visioner och mål. Resultatet och konsekvenserna av samråd och samverkan med andra nämnder/bolagsstyrelser ska alltid ingå som en del i det aktuella beslutsunderlaget. Uppföljning och åtgärder vid uppkomna avvikelser 14§ Nämnd/bolagsstyrelse ska kontinuerligt enligt egen fastställd verksamhetsplan/affärsplan, samt arbetsordning, erhålla uppföljning av den egna verksamheten dels utifrån kommunfullmäktiges vision, förhållningssätt, kommunfullmäktiges mål och uppdrag, dels utifrån egna verksamhetsmål, samt tillhörande indikatorer, prioriteringar och förutsättningar i nämnds/bolagsstyrelses budgetbeslut. Förutsättningarna för uppföljningen ur ett kommuncentralt perspektiv anges i kommunstyrelsens årliga anvisningar. Nämnd/bolagsstyrelse anger på eget initiativ hur uppföljningen av förvaltningen/bolaget ska kompletteras och fördjupas så att den även fyller de egna behoven. Uppföljningen ska under året vara heltäckande och belysa hur verksamheten utvecklas i förhållande till de mål och inriktningar samt uppdrag som fastställts i kommunfullmäktiges budget och i det egna budgetbeslutet. Uppföljningen ska omfatta såväl drift- som investeringsverksamheten och analyser, slutsatser och kommentarer som förklarar resultatet ska vara av sådan kvalitet att nämnd/bolagsstyrelse kan agera på eventuellt förändrade förutsättningar utan oskäligt dröjsmål. 15§ Innan nämnd/bolagsstyrelse tar ställning till respektive uppföljningsrapport ska samtliga avvikelser, såväl positiva som negativa, i förhållande till budgetens ekonomiska mål (periodiserat och på helårsbasis) analyseras och förklaras skriftligen av förvaltningschef/VD. Regeln tillämpas på såväl drift- som investeringsverksamheten. 16§ Nämnd ansvarar för att hantera samtliga avvikelser avseende drift- och investeringsverksamheten på lämpligt sätt. Förvaltningschefens analyser och förklaringar ska därför vara sådana att nämnden kan ta ställning till huruvida åtgärder ska sättas in, verksamhetens mål ska justeras, det ekonomiska målet ska ändras eller om avvikelsen lämnas utan åtgärd. För negativa avvikelser, i förhållande till det ekonomiska målet för såväl drift- som investeringsverksamheten, som ska åtgärdas gäller dessutom följande: • I de fall uppföljningsarbetet visar på ett periodutfall som avviker negativt från det ekonomiska målet för perioden (periodens budgeterade resultat) ska förvaltningschef senast 20 kalenderdagar efter det att avvikelsen konstaterats presentera förslag till åtgärder för nämnden. Åtgärdsförslagen ska vara så utformade att nämnden senast till utgången av innevarande budgetår når en överensstämmelse med det ekonomiska målet. Förvaltningschef får inte som alternativ till åtgärder föreslå en sänkning av det ekonomiska målet genom ianspråktagande av positivt eget kapital då endast nämnder förfogar över ett sådant initiativ (se 17 § nedan). • Samma hanteringsordning som i föregående stycke gäller om uppföljningsrapporten visar på en prognostiserad negativ avvikelse i förhållande till det ekonomiska målet på helårsbasis. Nämnden för kretslopp och vatten är undantagna från punkterna ovan rörande hantering av negativa avvikelser, avseende nämndens taxefinansierade driftverksamhet. 17§ Nämnd har, efter det att en uppföljningsrapport med negativa avvikelser framlagts för nämnden, 30 kalenderdagar på sig att fatta nödvändiga beslut om åtgärder enligt föregående paragraf. Besluten ska vara så utformade att nämnden senast till utgången av innevarande budgetår når en överensstämmelse med budget. Nämnden kan efter detta på eget initiativ sänka det ekonomiska målet genom att ianspråkta positivt eget kapital upp till totalt 0,5 procent av nämndens givna ram under aktuellt budgetår utan särskild prövning av kommunstyrelsen. Ett ianspråktagande av positivt eget kapital som överstiger 0,5 procent av nämndens kommunbidrag, eller i de fall detta ej är tillämpligt omsättning, under aktuellt budgetår ska prövas av kommunstyrelsen. Denna prövning ska ske i samband med det kommunstyrelsesammanträde där Stadsledningskontorets uppföljningsrapport för våren hanteras, motsvarande gäller för delårsrapporten. De åtgärder som nämnden fattar beslut om ska följas och rapporteras i den löpande uppföljningen till kommunstyrelsen. Nämnden för kretslopp och vatten är undantagna från kraven enligt 17§ avseende nämndens taxefinansierade driftverksamhet. 18§ Nämnd ska vid beslut om åtgärder av större vikt som berör andra nämnder/bolagsstyrelser särskilt beakta 13 § om skyldighet att samråda med berörda nämnder/bolagsstyrelser före genomförandet. 19§ Nämnd som vidtar större åtgärder eller förändringar av verksamheten ska återrapportera innehåll och konsekvenser i den löpande uppföljningen till kommunstyrelsen. Eget kapital och ansvar för balansposter 20§ Det huvudsakliga syftet med nämndernas egna kapital är att möjliggöra ett långsiktigt ekonomiskt tänkande i verksamheten så att hastigt förändrade förutsättningar kan överbryggas. Nämnd bör därför sträva efter att ha ett eget kapital på en nivå som kan motiveras utifrån verksamheten och de förutsättningar under vilken nämnden verkar och därmed speglar den enskilda nämndens specifika riskbild, den så kallade ”nämndsrisken”. Kommunen centralt tar ansvar för risker därutöver, det vill säga ”kommunrisker”. Nämnd ska därför årligen aktivt i samband med fastställandet av det ekonomiska utfallet i bokslutet värdera den egna verksamheten utifrån ett risk- och väsentlighetsperspektiv och skriftligt motivera en rimlig nivå på det egna kapitalet. Nämnd ska i detta sammanhang även beakta de rekommenderade riktnivåer med intervall för nämndernas egna kapital som är fastlagda. Riktnivåerna gäller samtliga nämnder. Omsättningsintervall, mnkr Riktnivå ”min Riktnivå ”max” -5 0,1 0,3 5-19 0,8 1,2 20-49 1,8 2,2 50-99 3,5 4,5 100-249 9 11 250-499 12,5 17,5 500-749 15 25 750-999 20 30 1 000-1 499 25 35 1 500-1 999 30 50 2 000-2 499 40 60 2 500- 60 80 Nämnd bör ha goda skäl motiverade utifrån sin specifika riskbild för att alltför mycket avvika från de rekommenderade nivåerna. Eget kapital som överstiger den nivå som nämnd motiverar utifrån ovanstående förutsättningar ska återredovisas till kommunstyrelsen. 21§ Nämnds rätt att använda eget kapital utgår från kommunens samlade aktuella ekonomiska förutsättningar och värderas normalt årligen i samband med kommunfullmäktiges budgetbeslut. Nämnd har därmed rätt att använda eget kapital enligt den nivå som årligen fastställs. Nämnd som vill använda eget kapital som överstiger den generellt fastställda nivån får endast göra det efter godkännande av kommunstyrelsen. Kommunstyrelsen godkänner endast sådan framställan efter att ha prövat om det finns synnerliga skäl för den samt om det samlade ekonomiska läget för kommunen som helhet tillåter att ett användande sker utan att riskera god ekonomisk hushållning. 22§ Nämnd ska alltid åtgärda negativt eget kapital. I de fall det uppstår ett negativt eget kapital under löpande budgetår ska situationen hanteras enligt 15 § till 19 §. I de fall nämnden trots beslut enligt dessa paragrafer uppvisar ett negativt eget kapital i bokslutet ska det hanteras enligt följande: Förvaltningschefen ska inför nämndens beslut om bokslutet föreslå vilka åtgärder som kan vidtas för att eliminera det negativa egna kapitalet senast till utgången av nästkommande budgetår. Nämnden ska samtidigt med beslut om bokslut fatta beslut om åtgärder för att eliminera det negativa egna kapitalet senast till utgången av nästkommande budgetår. Samtliga åtgärder ska ha trätt i kraft senast den 1 juli året efter bokslutet. 23§ Nämnd som av mycket särskilda skäl inte kan åtgärda ett negativt eget kapital enligt utan alltför stora negativa konsekvenser för verksamheten kan ansöka hos kommunstyrelsen om dispens från gällande regelverk. Denna möjlighet ska användas med stor restriktivitet. Under förutsättning att nämnden genom en konsekvensbeskrivning och motivering kan visa på att alla andra möjligheter har prövats kan kommunstyrelsen undantagsvis bevilja en förlängd återställandetid under förutsättning att god ekonomisk hushållning för kommunen som helhet inte äventyras. 24§ Nämnd är att betrakta som resultatenhet och ansvarar för att i redovisningen på ett korrekt sätt ta upp samtliga intäkter och kostnader och därmed upprätta en fullständig resultaträkning. Investerande nämnder ansvarar också för att upprätta en fullständig investeringsredovisning. Nämnd med fullständig finansiering från taxekollektiven är dock att betrakta som resultat- och balansenhet och ska därmed upprätta fullständig resultat- och balansräkning. Samtliga nämnder ansvar för sitt egna kapital i enlighet med regler som anges i § 20 – 23 Göteborgs Stads regler för ekonomisk planering, budget och uppföljning Göteborgs Stads styrsystem Om Göteborgs Stads styrande dokument Göteborgs Stads styrande dokument är våra förutsättningar för att vi ska göra rätt saker på rätt sätt. De anger vad nämnder/styrelser och förvaltningar/bolag ska göra, vem som ska göra det och hur det ska göras. Styrande dokument är samlingsbegreppet för dessa dokument. Stadens grundläggande principer såsom demokratisk grundsyn, principer om mänskliga rättigheter och icke-diskriminering omsätts i praktisk verksamhet genom att de integreras i stadens ordinarie beslutsprocesser. Beredning av och beslut om styrande dokument har en stor betydelse för förverkligandet av dessa principer i stadens verksamheter. Utgångspunkterna för styrningen av Göteborgs Stad är lagar och författningar, den politiska De styrande dokumenten ska göra det tydligt viljan och stadens invånare, brukare och kunder. både för organisationen och för invånare, För att förverkliga utgångspunkterna behövs brukare, kunder, leverantörer, samarbetspartners förutsättningar av olika slag. Stadens politiker och andra intressenter vad som förväntas av har möjlighet att genom styrande dokument förvaltningar och bolag. De styrande beskriva hur de vill realisera den politiska viljan. dokumenten ligger till grund för att utkräva Inom Göteborgs Stad gäller de styrande ansvar när vi inte arbetar i enlighet med vad som dokument som antas av kommunfullmäktige och är beslutat. kommunstyrelsen. Därutöver fastställer nämnder och bolagsstyrelser egna styrande dokument för sin egen verksamhet. Kommunfullmäktiges budget är det övergripande och överordnade styrande dokumentet för Göteborgs Stads nämnder och bolagsstyrelser. Dokumentnamn: Göteborgs Stads regler för ekonomisk planering, budget och uppföljning Beslutad av: Gäller för: Diarienummer: Datum och paragraf för Kommunfullmäktige Göteborgs Stads nämnder 0860/16 beslutet: och bolagsstyrelser 2016-09-08 §17 Dokumentsort: Giltighetstid: Senast reviderad: Dokumentansvarig: Regel Tillsvidare KF 2020-05-14 §8 Ekonomidirektör Bilagor Innehåll Inledning ............................................................................................................ 4 Syftet med denna regel .................................................................................... 4 Vem omfattas av dessa regler ......................................................................... 4 Bakgrund ......................................................................................................... 4 Regler för ekonomisk budget och uppföljning i stadens nämnder och bolagsstyrelser .................................................................................................. 5 Övergripande bestämmelser ............................................................................ 5 Planering ......................................................................................................... 6 Uppföljning och åtgärder vid uppkomna avvikelser .......................................... 8 Eget kapital och ansvar för balansposter ......................................................... 9 Inledning Syftet med denna regel Dessa regler anger nämnders och bolagsstyrelsers ansvar i det arbete som ska ske inom ramen för den ekonomiska planerings-, budget- och uppföljningsprocessen. Nämnder och bolagsstyrelser ska tillämpa en jämlikhets- och jämställdhetsintegrerad planerings, budget- och uppföljningsprocess. Processen inkluderar även bolagens arbete med affärsplaner. Vem omfattas av dessa regler Reglerna gäller tillsvidare för Göteborgs Stads nämnder och bolagsstyrelser. Bakgrund Kommunfullmäktiges årliga budgetbeslut är det övergripande styrdokumentet för stadens samtliga nämnder och bolag. Reglerna ska ses som ett komplement till och ett förtydligande av vad som i övrigt är fastställt i andra styrande dokument i Göteborgs Stad. Reglerna ska särskilt läsas och förstås tillsammans med riktlinjer för styrning, uppföljning och kontroll. Reglerna tillämpas i vissa delar för både nämnder och bolagsstyrelser och i andra delar endast för nämnder. Tillämpningsområdet anges under respektive paragraf med benämningen nämnd/bolagsstyrelse när såväl nämnder som bolagsstyrelser avses och med begreppet nämnd när endast stadens nämnder avses. När det gäller av staden delägda bolag ska, med beaktande av 10 kapitlet 4 § kommunallagen (2017:725), så långt möjligt stadens inflytande som delägare säkerställas i aktieägaravtal och ägardirektiv. Formerna för hur ägandet ska utövas och hur ägardialogen ska genomföras med de delägda bolagen ska regleras i respektive aktieägaravtal (eller motsvarande) för bolaget. Regler för ekonomisk budget och uppföljning i stadens nämnder och bolagsstyrelser Övergripande bestämmelser 1§ Nämnd/bolagsstyrelse ska bedriva en ändamålsenlig och effektiv verksamhet med fokus på kvalitet för dem verksamheten riktar sig till. Till detta hör att aktivt följa och agera på förändring och utveckling kopplat till ansvarsområdet, i syfte att förbättra verksamhet och arbetsformer. Nämnd/bolagsstyrelse ska utifrån reglemente/ägardirektiv följa vad som anges i lag eller annan författning liksom av kommunfullmäktige fastställda ekonomiska ramar, mål och riktlinjer. Nämnd/bolagsstyrelse ska även följa kommunfullmäktiges långsiktiga inriktningar för god ekonomisk hushållning så att verksamheten över tid bedrivs ändamålsenligt och bidrar till en hållbar utveckling och en god ekonomisk hushållning utifrån ett helhetsperspektiv. Generella skyldigheter 2§ För nämnd, som har en eller flera separata och avgränsade tilläggsuppgifter som ansvarsområde angivna med ekonomisk ram i kommunfullmäktiges budget, gäller att reglerna tillämpas på varje uppgift separat. För nämnd som helt eller delvis ansvarar för en avgränsad verksamhet som till fullo finansieras av taxe-/avgiftsintäkter ska reglerna tillämpas för varje taxekollektiv separat. 3§ Nämnd/bolagsstyrelse ska se till att den är så informerad att den kan ta sitt ansvar för verksamheten och ska därför månatligen erhålla uppföljningsinformation om den egna verksamheten. Om särskilda skäl finns kan en nämnd/styrelse besluta om att avvika från kravet på månatlig uppföljningsinformation. 4§ Nämnd ska besluta om interna regler och riktlinjer för ekonomisk uppföljning och överföring av eget kapital vid årsskiften. Dessa regler och riktlinjer ska också ange befogenhetsfördelningen mellan nämnd och dess förvaltning. 5§ Nämnd/bolagsstyrelse har, utöver vad som anges i anvisningar från kommunstyrelsen, alltid ett ansvar att på eget initiativ informera kommunstyrelsen/kommunfullmäktige om förändrade förutsättningar eller händelser som kan vara av betydelse för den kommunövergripande uppföljningen och styrningen av verksamheten. 6§ Nämnd ska i sina protokoll låta förvaltningschefs mening antecknas i frågor av väsentlig ekonomisk betydelse. I instruktion för förvaltningschef (p 2.1.4) regleras förvaltningschefs rätt/skyldighet att anteckna sin mening i protokollet enligt följande: ”Förvaltningschef är skyldig att i protokollet ge sin mening tillkänna i fråga om förslag som inte är uttryckligen finansierade.” 7§ För att möjliggöra en rättvisande redovisning och analyser mellan budget och faktiskt utfall ska nämnd/bolagsstyrelse tillämpa bruttoredovisning (det vill säga intäkter/inkomster och kostnader/utgifter redovisas var för sig och kvittas inte mot varandra) vid upprättandet av såväl budget som uppföljning av drift- och investeringsverksamheten. 8§ Nämnd/bolagsstyrelse ska periodisera såväl drift- som investeringsbudget över årets samtliga månader så att regelbundna jämförelser och analyser gentemot aktuellt periodiserat utfall är möjliga. Planering Ekonomisk budget 9§ Den av kommunfullmäktige fastställda budgeten anger, för nämnder och Styrelser, kommunfullmäktiges inriktningar och prioriteringar inom givna ekonomiska ramar och gällande lagstiftning. De mål, planer, program och regler som kommunfullmäktige i övrigt antagit är underordnade budgeten och har en stödjande funktion. För nämnderna gäller att verksamheten därmed ska bedrivas inom befintliga ramar och enligt gällande lagstiftning även om detta medför att de i budgeten angivna målen och inriktningarna inte helt kan uppnås. Nämnd får således inte överskrida sin ekonomiska ram avseende drift och/eller investering. Göteborgs stads nämnder skall senast under mars månad varje år inleda ett arbete med att upprätta ett underlag till en verksamhetsnominering, med utgångspunkt ifrån innevarande års nämndbudget. Denna verksamhetsnominering skall beslutas av nämnden senast i april månad. Nomineringen skall överlämnas till den politiska budgetberedningen och skickas in till stadsledningskontoret, vilka skall bifoga verksamhetsnomineringarna till budgetförutsättningarna som presenteras i maj månad. Investerande nämnder ansvarar också för att senast i mars månad besluta om investeringsnomineringar utifrån stadsledningskontorets anvisningar. Dessa skall bifogas budgetförutsättningarna som presenteras i maj. Nämnden för kretslopp och vatten skall besluta om investeringsnomineringar senast i april. Nämnd/bolagsstyrelse ska även årligen upprätta en verksamhets-/affärsplan. Arbetet med att ta fram denna verksamhets/-affärsplan ska inledas snarast efter det att kommunfullmäktige beslutat om budget för nästkommande år och ska därefter fastställas av nämnd/bolagsstyrelse senast i februari månad. 10§ Nämnd/bolagsstyrelse ska i budgetbeslutet ange ekonomiskt mål för budgetåret avseende drift- och investeringsverksamheten. Förändringar av det ekonomiska målet under löpande budgetår kan endast ske på initiativ från nämnden/bolagsstyrelsen och förutsätter ett nämnd/styrelsebeslut. En nämnds ekonomiska mål för driftverksamheten får inte vara underbalanserat genom ett negativt ekonomiskt mål förutom i de fall då det finns positivt eget kapital att ianspråkta. Ianspråktagande av eget kapital såväl i budgetbeslut som under löpande budgetår kan endast ske på initiativ från nämnden och förutsätter ett nämndbeslut. 11§ Nämnd/bolagsstyrelse ska senast den 31 december varje år besluta om budget/affärsplan för det kommande året. Under valår ska nämnd/bolagsstyrelse invänta det nyvalda kommunfullmäktiges budgetbeslut innan nämnd/bolagsstyrelse fattar beslut om egen budget/affärsplan. Senaste tidpunkten för nämndens/bolagsstyrelsens beslut om budget/affärsplan vid valår anges i kommunstyrelsens årliga anvisningar. Skyldighet att lyfta frågor av principiell beskaffenhet 12§ Nämnd/bolagsstyrelse har i vissa fall rätt att besluta om ändrad inriktning eller omfattning av en verksamhet som nämnd/bolagsstyrelse bedömer lämplig eller nödvändig. Ändringar avseende såväl drift- som investeringsverksamhet som innebär antingen en avsevärd förändring av verksamheten eller är av principiell art i förhållande till mål och inriktningar ska alltid lyftas till kommunfullmäktige för ställningstagande. I de fall då detta sker ska konsekvenser, på kort och lång sikt utifrån relevanta perspektiv, tydligt framgå i nämndens/bolagsstyrelsens beslutsunderlag. Samråd 13§ Nämnd/bolagsstyrelse har ansvar för att samråda med och aktivt söka samverkan med andra nämnder/bolagsstyrelser när de egna besluten och det egna agerandet påverkar andra eller när det är nödvändigt för att uppnå helhetssyn i genomförandet av kommunfullmäktiges visioner och mål. Resultatet och konsekvenserna av samråd och samverkan med andra nämnder/bolagsstyrelser ska alltid ingå som en del i det aktuella beslutsunderlaget. Uppföljning och åtgärder vid uppkomna avvikelser 14§ Nämnd/bolagsstyrelse ska kontinuerligt enligt egen fastställd verksamhetsplan/affärsplan, samt arbetsordning, erhålla uppföljning av den egna verksamheten dels utifrån kommunfullmäktiges vision, förhållningssätt, kommunfullmäktiges mål och uppdrag, dels utifrån egna verksamhetsmål, samt tillhörande indikatorer, prioriteringar och förutsättningar i nämnds/bolagsstyrelses budgetbeslut. Förutsättningarna för uppföljningen ur ett kommuncentralt perspektiv anges i kommunstyrelsens årliga anvisningar. Nämnd/bolagsstyrelse anger på eget initiativ hur uppföljningen av förvaltningen/bolaget ska kompletteras och fördjupas så att den även fyller de egna behoven. Uppföljningen ska under året vara heltäckande och belysa hur verksamheten utvecklas i förhållande till de mål och inriktningar samt uppdrag som fastställts i kommunfullmäktiges budget och i det egna budgetbeslutet. Uppföljningen ska omfatta såväl drift- som investeringsverksamheten och analyser, slutsatser och kommentarer som förklarar resultatet ska vara av sådan kvalitet att nämnd/bolagsstyrelse kan agera på eventuellt förändrade förutsättningar utan oskäligt dröjsmål. De prognoser som lämnas av nämnd/bolagsstyrelse för såväl drift- som investeringsredovisning ska vara så realistiska som möjligt och utgå från det mest sannolika utfallet utifrån tillgängliga fakta. 15§ Innan nämnd/bolagsstyrelse tar ställning till respektive uppföljningsrapport ska samtliga avvikelser, såväl positiva som negativa, i förhållande till budgetens ekonomiska mål (periodiserat och på helårsbasis) analyseras och förklaras skriftligen av förvaltningschef/VD. Regeln tillämpas på såväl drift- som investeringsverksamheten. 16§ Nämnd ansvarar för att hantera samtliga avvikelser avseende drift- och investeringsverksamheten på lämpligt sätt. Förvaltningschefens analyser och förklaringar ska därför vara sådana att nämnden kan ta ställning till huruvida åtgärder ska sättas in, verksamhetens mål ska justeras, det ekonomiska målet ska ändras eller om avvikelsen lämnas utan åtgärd. För avvikelser i form av ej genomförda investeringar ska förvaltningschefen redogöra för effekter och konsekvenser för kommunens verksamhet och måluppfyllelse. För negativa avvikelser, i förhållande till det ekonomiska målet för såväl drift- som investeringsverksamheten, som ska åtgärdas gäller dessutom följande: • I de fall uppföljningsarbetet visar på ett periodutfall som avviker negativt från det ekonomiska målet för perioden (periodens budgeterade resultat) ska förvaltningschef senast 20 kalenderdagar efter det att avvikelsen konstaterats presentera förslag till åtgärder för nämnden. Åtgärdsförslagen ska vara så utformade att nämnden senast till utgången av innevarande budgetår når en överensstämmelse med det ekonomiska målet. Förvaltningschef får inte som alternativ till åtgärder föreslå en sänkning av det ekonomiska målet eller ett ianspråktagande av positivt eget kapital då endast nämnder förfogar över ett sådant initiativ (se 17 § nedan). • Samma hanteringsordning som i föregående stycke gäller om uppföljningsrapporten visar på en prognostiserad negativ avvikelse i förhållande till det ekonomiska målet på helårsbasis. Nämnden för kretslopp och vatten är undantagna från punkterna ovan rörande hantering av negativa avvikelser, avseende nämndens taxefinansierade driftverksamhet. 17§ Nämnd har, efter det att en uppföljningsrapport med negativa avvikelser framlagts för nämnden, 30 kalenderdagar på sig att fatta nödvändiga beslut om åtgärder enligt föregående paragraf. Besluten ska vara så utformade att nämnden senast till utgången av innevarande budgetår når en överensstämmelse med budget. Nämnden kan dock på eget initiativ, som alternativ till åtgärder, sänka det ekonomiska målet genom att ianspråkta positivt eget kapital i enlighet med 21 § om nämnders rätt att använda eget kapital. De åtgärder som nämnden fattar beslut om ska följas och rapporteras i den löpande uppföljningen till kommunstyrelsen. Nämnden för kretslopp och vatten är undantagna från kraven enligt 17§ avseende nämndens taxefinansierade driftverksamhet. 18§ Nämnd ska vid beslut om åtgärder av större vikt som berör andra nämnder/bolagsstyrelser särskilt beakta 13 § om skyldighet att samråda med berörda nämnder/bolagsstyrelser före genomförandet. 19§ Nämnd som vidtar större åtgärder eller förändringar av verksamheten ska återrapportera innehåll och konsekvenser i den löpande uppföljningen till kommunstyrelsen. Eget kapital och ansvar för balansposter 20§ Det huvudsakliga syftet med nämndernas egna kapital är att möjliggöra ett långsiktigt ekonomiskt tänkande i verksamheten så att hastigt förändrade förutsättningar kan överbryggas. Nämnd bör därför sträva efter att ha ett eget kapital på en nivå som kan motiveras utifrån verksamheten och de förutsättningar under vilken nämnden verkar och därmed speglar den enskilda nämndens specifika riskbild, den så kallade ”nämndsrisken”. Kommunen centralt tar ansvar för risker därutöver, det vill säga ”kommunrisker”. Nämnd ska därför årligen aktivt i samband med fastställandet av det ekonomiska utfallet i bokslutet värdera den egna verksamheten utifrån ett risk- och väsentlighetsperspektiv och skriftligt motivera en rimlig nivå på det egna kapitalet. Nämnd ska i detta sammanhang beakta de rekommenderade riktnivåer med intervall för nämndernas egna kapital som är fastlagda. Riktnivåerna gäller samtliga nämnder. Nämnd bör ha goda skäl motiverade utifrån sin specifika riskbild för att alltför mycket avvika från de rekommenderade nivåerna. Eget kapital som överstiger den nivå som nämnd motiverar utifrån ovanstående förutsättningar ska återredovisas till kommunstyrelsen. Omsättningsintervall, mnkr Riktnivå ”min Riktnivå ”max” -5 0,1 0,3 5-19 0,8 1,2 20-49 1,8 2,2 50-99 3,5 4,5 100-249 9 11 250-499 12,5 17,5 500-749 15 25 750-999 20 30 1 000-1 499 25 40 1 500-1 999 30 50 2 000-2 499 40 60 2 500-2 999 50 70 3 000-3 999 50 80 4 000-4 999 50 90 5 000-7 499 60 100 7 500-9 999 75 125 10 000- 100 150 21§ Nämnds rätt att använda eget kapital utgår från kommunens samlade aktuella ekonomiska förutsättningar och värderas normalt årligen i samband med kommunfullmäktiges budgetbeslut. Nämnd har därmed rätt att använda eget kapital enligt den nivå som årligen fastställs. Nämnd som vill använda eget kapital som överstiger den generellt fastställda nivån får endast göra det efter godkännande av kommunstyrelsen. Kommunstyrelsen godkänner endast sådan framställan om det samlade ekonomiska läget för kommunen som helhet tillåter att ett användande sker utan att riskera god ekonomisk hushållning. 22§ Nämnd ska alltid åtgärda negativt eget kapital. I de fall det uppstår ett negativt eget kapital under löpande budgetår ska situationen hanteras enligt 15 § till 19 §. I de fall nämnden trots beslut enligt dessa paragrafer uppvisar ett negativt eget kapital i bokslutet ska det hanteras enligt följande: Förvaltningschefen ska inför nämndens beslut om bokslutet föreslå vilka åtgärder som kan vidtas för att eliminera det negativa egna kapitalet senast till utgången av nästkommande budgetår. Nämnden ska samtidigt med beslut om bokslut fatta beslut om åtgärder för att eliminera det negativa egna kapitalet senast till utgången av nästkommande budgetår. Samtliga åtgärder ska ha trätt i kraft senast den 1 juli året efter bokslutet. Ovanstående gäller även i de fall nämnden vid bokslutet visar sig ha använt mer eget kapital än vad nämnden har rätt att förfoga över. 23§ Nämnd som av mycket särskilda skäl inte kan åtgärda ett negativt eget kapital utan alltför stora negativa konsekvenser för verksamheten kan ansöka hos kommunstyrelsen om förlängd återställandetid. Denna möjlighet ska användas med stor restriktivitet. Under förutsättning att nämnden genom en konsekvensbeskrivning och motivering kan visa på att alla andra möjligheter har prövats kan kommunstyrelsen undantagsvis bevilja en förlängd återställandetid under förutsättning att god ekonomisk hushållning för kommunen som helhet inte äventyras. Endast kommunfullmäktige kan nedskriva eller avskriva nämnds negativa egna kapital. 24§ Nämnd är att betrakta som resultatenhet och ansvarar för att i redovisningen på ett korrekt sätt ta upp samtliga intäkter och kostnader och därmed upprätta en fullständig resultaträkning. Investerande nämnder ansvarar också för att upprätta en fullständig investeringsredovisning. Nämnd med fullständig finansiering från taxekollektiven är dock att betrakta som resultat- och balansenhet och ska därmed upprätta fullständig resultat- och balansräkning. Samtliga nämnder ansvarar för sitt egna kapital i enlighet med regler som anges i § 20 – 23.