Reviderad förbundsordning för kommunalförbundet Tolkförmedlingen Väst

Kommunfullmäktige Handling 2023 nr 156 Reviderad förbundsordning för kommunalförbundet Tolkförmedlingen Väst Till Göteborgs kommunfullmäktige Kommunstyrelsens förslag Kommunstyrelsen tillstyrker stadsledningskontorets förslag i tjänsteutlåtande den 14 juni 2023 och föreslår att kommunfullmäktige beslutar: Reviderad förbundsordning för kommunalförbundet Tolkförmedling Väst, i enlighet med bilaga 2 till stadsledningskontorets tjänsteutlåtande, godkänns. Göteborg den 6 september 2023 Göteborgs kommunstyrelse Jonas Attenius Lina Isaksson Stadsledningskontoret Tjänsteutlåtande Handläggare Utfärdat 2023-06-14 Lena Hasselgren Diarienummer 0600/23 Telefon: 031-368 03 18 E-post: lena.hasselgren@stadshuset.goteborg.se Reviderad förbundsordning för kommunalförbundet Tolkförmedlingen Väst Förslag till beslut I kommunstyrelsen och kommunfullmäktige: Reviderad förbundsordning för kommunalförbundet Tolkförmedling Väst, i enlighet med bilaga 2 till stadsledningskontorets tjänsteutlåtande, godkänns. Sammanfattning Kommunalförbundet Tolkförmedling Väst utgörs i dag av 43 medlemmar. Ytterligare tre kommuner ansöker om medlemskap från och med år 2024. Den reviderade förbundsordningen ska godkännas av samtlig medlemmars fullmäktige innan de nya medlemmarna kan medges inträde. Revideringen omfattar även ändringar när det gäller revisorsuppdraget, förtydligande rörande firmatecknare samt en ny paragraf om återbetalning av eget kapital. Bedömning ur ekonomisk, ekologisk och social dimension Stadsledningskontoret har inte funnit några särskilda aspekter på frågan utifrån dessa dimensioner. Bilagor 1. Tolkförmedling Väst protokollsutdrag 2023-05-26 § 515 2. Förbundsordning från 1 januari 2024 Ärendet Kommunalförbundet Tolkförmedling Väst överlämnar förslag till ny förbundsordning för beslut i medlemskommunernas kommunfullmäktige. Huvudskälet till revideringen av förbundsordningen är att ytterligare tre kommuner ansöker om medlemskap i förbundet. Beskrivning av ärendet Kommunalförbundet Tolkförmedling Väst bildades år 2013 av Västra Götalandsregionen, Göteborgs Stad och ytterligare fyra kommuner för att bedriva språktolk- och översättningsförmedling i gemensam offentlig regi. Under förbundets tio år har medlemsantalen ökat till att år 2023 omfatta 43 medlemmar. Inför år 2024 har Vänersborg, Bengtsfors och Stenungsunds kommuner ansökt om medlemskap. I samband med att de föreslås godkännas som medlemmar har förbundsordningen reviderats. Förutom tillägg av de tre nya kommunerna så att förbundet utgörs av 46 medlemmar omfattar revideringen ett tillägg rörande revisionsuppdraget med syfte att säkra revision av mandatperiodens sista årsredovisning. Vidare har en ny paragraf lagts till som reglerar beslut om eventuell återbetalning av eget kapital samt en förtydligad skrivning rörande förbundets firmatecknare. I övrigt innebär revideringen en del redaktionella ändringar. Stadsledningskontorets bedömning Kommunstyrelsen och kommunfullmäktige föreslås godkänna den reviderade förbundsordningen att gälla från och med 1 januari 2024. Christina Eide Eva Hessman Direktör Utveckling av stadens Stadsdirektör verksamheter PROTOKOLL Direktionen ••• Tolkförmedling Väst 2023-05-26 Dnr 23/0001-3 § 515 Förslag till reviderad förbundsordning Beslut Direktionen beslutar att anta den reviderade förbundsordningen med ändring att följande står under 8 §: "Förbundet ska ha två förtroendevalda revisorer som utses av Västra Götalandsregionen. Revisorerna väljs för samma mandatperiod som ledamöterna och ersättarna i direktionen. Uppdraget är slutfört när revisorerna under det femte året efter valet har avslutat granskningen av det fjärde årets verksamhet och avlämnat sina revisionsberättelser. Det första året i varje mandatperiod inleds således med dubbla revisorskollegier. Revisorerna ska avge revisionsberättelse till direktionen och till respektive medlems fullmäktige." Vidare beslutar direktionen att översända förbundsordningen för beslut om fastställande i respektive medlemsfullmäktige. Sammanfattning av ärendet Följande kommuner; Bengtsfors, Stenungssund och Vänersborg önskar gå in som medlemmar i Tolkförmedling Väst och föreslås därför godkännas som nya medlemmar. För att säkerställa att förbundet har firmatecknare i början av en ny mandatperiod föreslås en justering av överflödig formulering avseende direktionens beslut i frågan. För att de förtroendevalda revisorerna ska kunna granska mandatperiodens sista årsredovisning förslå de förtroendevalda revisorerna väljas på fyra år räknat från 1 maj efter val. En ny paragraf föreslås läggas till utifrån direktionens tidigare beslut avseende återbetalning av eget kapital. Utöver ovan föreslås även några mindre redaktionella ändringar. Den nya förbundsordningen föreslås gälla från 1 januari 2024. Bes I utsunderlag • Tjänsteutlåtande • FöRBUNDSORDNING, dnr 23/0031-2 • Nuvarande förbundsordning med ändringsmarkeringar • Protokollsutdrag 256 § Aterbetalning av eget kapital Förslag under mötet Ulrica Brogren (S) föreslår att direktionen beslutar enligt ursprungsformuleringen av 8 § med tillägget att lägga till ordet "förtroendevalda" före revisorer. Ordförande Claudia Nistor Pedrini (S) föreslår att direktionen beslutar enligt Ulrica Brogren (S) förslag med följande tillägg: "Uppdraget är slutfört när revisorerna under det femte året efter valet har avslutat granskningen av det fjärde årets verksamhet och avlämnat sina revisionsberättelser. Det första året i varje mandatperiod inleds således med dubbla revisorskollegier." Com fact Signature Referensnummer: 79048SE Öppen Förbundsordning Gäller fr.o.m. 2024-01-01 Diarienummer: Beslutad av: 23/0031-3 Respektive medlemsfullmäktige Uppdaterad: Granskad: 2023-05-26 2023-05-26 Dokumentansvarig: Förbundssekreterare 1§ Namn och säte Förbundets namn är Tolkförmedling Väst och har sitt säte i Göteborg. 2§ Medlemmar Förbundet utgörs av 46 medlemmar. Medlemsorganisationerna är Västra Götalandsregionen samt kommunerna Alingsås, Bengtsfors, Bollebygd, Borås, Dals Ed, Essunga, Falköping, Grästorp, Gullspång, Göteborg, Götene, Herrljunga, Hjo, Härryda, Karlsborg, Kungälv, Lerum, Lidköping, Lilla Edet, Lysekil, Mark, Mariestad, Mölndal, Munkedal, Orust, Partille, Skara, Skövde, Sotenäs, Stenungssund, Strömstad, Svenljunga, Tanum, Tibro, Tjörn, Tidaholm, Tranemo, Trollhättan, Töreboda, Uddevalla, Ulricehamn, Vara, Vårgårda, Vänersborg samt Öckerö. 3§ Ändamål Förbundets ändamål är att tillgodose medlemmarnas behov av språktolk genom att bedriva gemensam språktolk- och översättningsförmedling. 4§ Organisation Tolkförmedling Väst är ett kommunalförbund med en direktion. Direktionen är förbundets beslutande församling och styrelse. Direktionen består av en ordinarie ledamot och en ersättare från respektive medlemsorganisation. Ordinarie ledamot från Göteborgs stad är ordförande i direktionen och ledamoten från Västra Götalandsregionen är vice ordförande. Ordförande och viceordförande utgör direktionens presidium. Direktionen kan inrätta de övriga organ som behövs för att bedriva förbundets verksamhet på ett effektivt och korrekt sätt. Direktionen utser en förbundsdirektör som har att leda verksamheten enligt direktionens anvisningar. Förbundet har ett kansli med uppgift att under förbundsdirektör sköta förbundets administration och dess övergripande verksamhet. Förbundet har lokalkontor på flera orter. 5§ Firmatecknare Ordföranden är firmatecknare i förening med förbundsdirektör. Vice ordförande är ersättare för ordföranden. 6§ Mandattid Direktionens ledamöter och ersättare väljs för en mandattid på fyra år räknat från den 1 januari året efter val. 7§ Arvoden och ersättningar Arvoden och andra ekonomiska ersättningar till ledamöter och ersättare i direktionen samt till revisorerna ska utgå enligt de regler och bestämmelser som gäller för Västra Götalandsregionen. Arvoden och ekonomiska ersättningar bekostas av förbundet. 8§ Revisorer Förbundet ska ha två förtroendevalda revisorer som utses av Västra Götalandsregionen. Revisorerna väljs för samma mandatperiod som ledamöterna och ersättarna i direktionen. Uppdraget är slutfört när revisorerna under det femte året efter valet har avslutat granskningen av det fjärde årets verksamhet och avlämnat sina revisionsberättelser. Det första året i varje mandatperiod inleds således med dubbla revisorskollegier. Revisorerna ska avge revisionsberättelse till direktionen och till respektive medlems fullmäktige. 9§ Initiativrätt Ärenden i direktionen får väckas av: • ledamot i direktionen • medlem genom dess fullmäktige eller styrelse • organ under direktionen om direktionen har medgivit sådan rätt 10 § Närvaro- och yttranderätt Direktionen avgör själv i vilka fall någon som ej är ledamot eller ersättare i direktionen har rätt att närvara och yttra sig vid direktionens möten. Vid ordinarie ledamots förhinder tjänstgör ersättare. Ledamot kallar själv in sin ersättare. 11 § Beslut Direktionen fattar beslut med enkel majoritet i samtliga ärenden. Vid lika röstetal har ordföranden utslagsröst. 12 § Anslagstavla Förbundets anslagstavla finns på förbundets webbplats. Förbundets tillkännagivanden anslås på förbundets anslagstavla. 13 § Andelskapital Varje medlem tillskjuter 1 svensk krona per kommuninvånare som andelskapital vid inträde i förbundet. Kvotvärdet av detta ger medlemmens andel i förbundet. 14 § Andel i tillgångar och skulder Medlemmarna har vid varje tidpunkt andel i förbundets tillgångar och skulder i förhållande till medlemmens andel av andelskapitalet. Fördelningsgrunden gäller även för täckande av brist om förbundet skulle sakna medel att betala sina skulder i verksamheten samt vid skifte av förbundets behållna tillgångar eller skulder som föranleds av förbundets upplösning. 15 § Kostnadstäckning Förbundets årliga kostnader ska minst täckas av årets intäkter. Medlemmarna debiteras för utförda tjänster enligt självkostnadsprincipen. 16 § Eget kapital Direktionen fattar årligen beslut om återbetalning av eget kapital i samband med direktionens godkännande av årsredovisningen. 17 § Finanspolicy, borgen m.m. Förbundet ska följa den av direktionen antagna finanspolicyn. Förbundet får inte teckna borgen, garantier eller motsvarande utan godkännande av samtliga medlemmars fullmäktige. Förbundet får inte bilda bolag, förvärva andelar i bolag eller motsvarande utan godkännande av samtliga medlemmars fullmäktige. 18 § Insyn och informationsskyldighet Medlemmarna i förbundet, genom sina respektive styrelser, har rätt till insyn i förbundet. Direktionen ska avlämna den information över verksamheten som medlem i förbundet efterfrågar. Direktionen ansvarar för att informera medlemmarna i förbundet om principiella händelser eller andra händelser av större vikt för förbundet eller någon av dess medlemmar. 19 § Budgetprocess Direktionen ska årligen fastställa budget för förbundet. Budgeten ska innehålla en plan för verksamheten och ekonomin under budgetåret samt en plan för ekonomin under den kommande tvåårsperioden. Budgeten ska fastställas senast den 30 september för kommande verksamhetsår. Budgetförslaget ska dessförinnan samrådas med medlemmarna. Budgetförslaget ska vara tillgängligt för allmänheten. Direktionsmötet då budgeten fastställs är offentligt. 20 § Årsredovisning och delårsrapport Direktionen ska senast den 30 mars ha upprättat årsredovisning för det gångna verksamhetsåret. Årsredovisningen översänds efter revision till respektive medlem för beslut om godkännande i fullmäktige samt beslut om prövning av ansvarsfrihet för direktionen. Direktionsmötet då årsredovisningen behandlas är inte offentligt. Direktionen upprättar även en delårsrapport som efter revision översänds till respektive medlem för behandling i fullmäktige. 21 § Inträde av ny medlem Vid önskan om att inträda som medlem i förbundet ska ansökan ställas till direktionen som yttrar sig och överlämnar ärendet om ny förbundsordning till medlemmarna. Ny medlem har antagits när samtliga medlemmar, ansökande och befintliga, genom fullmäktigebeslut antagit den nya förbundsordningen. 22 § Ändring av förbundsordningen Ändringar och tillägg till förbundsordningen ska antas av direktionen och fastställas av samtliga medlemmars fullmäktige. 23 § Uppsägning och utträde Förbundet är bildat för obestämd tid. En medlem har rätt att utträda ur förbundet. Uppsägningstiden är tre år räknat från ingången av den månad då uppsägningen skedde. Regleringen av de ekonomiska mellanhavandena mellan förbundet och den utträdande medlemmen bestäms i en överenskommelse mellan samtliga medlemmar. Den ekonomiska regleringen ska ske utifrån förbundsordningens 13 – 15 §§ såvida inte annat avtalas mellan medlemmarna. De kvarvarande medlemmarna antar de ändringar i förbundsordningen som krävs med anledning av utträdet. 24 § Likvidation Om medlemmarna inte kan enas om förutsättningarna för utträde när uppsägningstiden är till ända, ska förbundet omedelbart träda i likvidation. Förbundet ska också träda i likvidation om mer än hälften av medlemmarna genom samstämmiga beslut i respektive medlems fullmäktige fattat beslut härom. Likvidation verkställs av direktionen i egenskap av likvidator. Vid skifte av förbundets tillgångar och skulder i anledning av likvidationen ska den i 14 § angivna fördelningsgrunden mellan medlemmarna gälla. När förbundet har trätt i likvidation ska förbundets egendom i den mån det behövs för likvidationen genom försäljning eller på annat lämpligt sätt omvandlas till pengar. Verksamheten får fortsatt tillfälligt bedrivas om det så krävs för en ändamålsenlig avveckling. När direktionen fullgjort sitt uppdrag som likvidator ska direktionen avge en slutredovisning för sin förvaltning. Redovisningen sker genom en förvaltningsberättelse som rör likvidationen i sin helhet med redovisning av skiftet av behållna tillgångar. Till berättelsen ska fogas redovisningshandlingar för hela likvidationen. Handlingarna ska revideras av förbundets revisorer vilka ska yttra sig i en revisionsberättelse. Till slutredovisningen ska fogas direktionens beslut om vilken av förbundets medlemmar som ska överta och vårda de handlingar som hör till förbundets arkiv. Förbundet är upplöst då förvaltningsberättelsen och redovisningshandlingarna har delgetts samtliga medlemmar. 25 § Tvister Om tvist uppkommer mellan förbundet och en eller flera medlemmar och om parterna inte kan nå en frivillig uppgörelse ska tvisten avgöras av allmän domstol.