Överlämnande och införlivande av allmänna handlingar från Göteborgs Spårvägar AB till Västra Götalandsregionen, styrelsen för regionens tåg och spårvagnar

Kommunfullmäktige Handling 2023 nr 242 Överlämnande och införlivande av allmänna handlingar från Göteborgs Spårvägar AB till Västra Götalandsregionen, styrelsen för regionens tåg och spårvagnar Till Göteborgs kommunfullmäktige Kommunstyrelsens förslag Kommunstyrelsen tillstyrker stadsledningskontorets förslag i tjänsteutlåtande den 14 november 2023 och föreslår att kommunfullmäktige beslutar: Göteborgs Spårvägar AB ska till Västra Götalandsregionen, styrelsen för regionens tåg och spårvagnar, efter samråd som genomfördes med Regionarkivet 2023-11-01 överlämna och införliva allmänna handlingar i enlighet med bilagan till stadsledningskontorets tjänsteutlåtande. Göteborg den 13 december 2023 Göteborgs kommunstyrelse Jonas Attenius Mathias Sköld Stadsledningskontoret Tjänsteutlåtande Handläggare Utfärdat 2023-11-14 Mia Winterfjord och Raimonda Jonkute Sandberg Ärendenummer SLK-2023-00971 Telefon: 031-368 01 33, 031-368 01 92 E-post: mia.winterfjord@stadshuset.goteborg.se, raimonda.jonkute.sandberg@stadshuset.goteborg.se Överlämnande och införlivande av allmänna handlingar från Göteborgs Spårvägar AB till Västra Götalandsregionen, styrelsen för regionens tåg och spårvagnar Förslag till beslut I kommunstyrelsen och kommunfullmäktige: Göteborgs Spårvägar AB ska till Västra Götalandsregionen, styrelsen för regionens tåg och spårvagnar, efter samråd som genomfördes med Regionarkivet 2023-11-01 överlämna och införliva allmänna handlingar i enlighet med bilagan till stadsledningskontorets tjänsteutlåtande. Sammanfattning Vid genomförande av huvudavtal och principavtal med Västra Götalandsregionen (VGR) avseende organisering av spårvägstrafiken (undertecknade 2018-06-28) övergick styrningen av projektet för spårvagnarna M33 från Göteborgs Spårvägar AB till Västtrafik AB. I samband med det behövde de allmänna handlingar som berörs av spårvägstrafikens omorganisering överlämnas från Göteborgs Spårvägar AB till VGR, styrelsen för regionens tåg och spårvagnar. För att ett överlämnande av allmänna handlingar ska ske krävs enligt arkivlagen (1990:782, 15 §) ett beslut av kommunfullmäktige. Beslut att de allmänna handlingar som berörs av spårvägstrafikens omorganisering ska överlämnas från Göteborgs Spårvägar AB till VGR, styrelsen för regionens tåg och spårvagnar, togs vid kommunfullmäktige 2018-12-20 § 11 punkt 1 f). Göteborgs Spårvägar AB har genomfört ett samråd för överlämnande och införlivande av de aktuella allmänna handlingarna med Regionarkivet enligt Göteborgs Stads föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering (8 kap. 9 §). Slutlig återkoppling med godkännande från Regionarkivet gällande samrådet gavs till Göteborgs Spårvägar AB 2023-11-01. Därmed kan inventerade handlingar från Göteborgs Spårvägar AB överlämnas till och införlivas i VGR, styrelsen för regionens tåg och spårvagnar. Bedömning ur ekonomisk och ekologisk dimension Stadsledningskontoret har inte funnit några särskilda aspekter på frågan utifrån dessa dimensioner. Bedömning ur social dimension Ett överlämnande och införlivande av allmänna handlingar från nämnden för från Göteborgs Spårvägar AB till Västra Götalandsregionen, styrelsen för regionens tåg och spårvagnar, ska göras på ett sätt så att de berörda medarbetarna i verksamheterna kan fortsätta utföra sitt arbete ändamålsenligt. Allmänhetens rätt att ta del av allmänna handlingar och de behov som finns inom nuvarande och framtida forskning ska också tillgodoses. Bilaga Kommunfullmäktiges protokollsutdrag 2018-12-20 § 11 Ärendet I detta ärende föreslås kommunstyrelsen och kommunfullmäktige att fatta beslut utifrån genomfört samråd mellan Göteborgs Spårvägar AB och Regionarkivet om att överlämna och införliva allmänna handlingar till VGR, styrelsen för regionens tåg och spårvagnar. De allmänna handlingar som avses är förtecknade i inventeringen enligt bilaga till stadsledningskontorets tjänsteutlåtande. Beskrivning av ärendet Vid genomförande av huvudavtal och principavtal med VGR avseende organisering av spårvägstrafiken, vilka undertecknades 2018-06-28, övergick styrningen av projektet för spårvagnarna M33 från Göteborgs Spårvägar AB till Västtrafik AB. I samband med detta behöver de allmänna handlingar som berörs av spårvägstrafikens omorganisering överlämnas från Göteborgs Spårvägar AB till VGR, styrelsen för regionens tåg och spårvagnar. För att ett överlämnande av allmänna handlingar ska ske krävs enligt arkivlagen (1990:782, 15 §) ett beslut av kommunfullmäktige. Beslut att de allmänna handlingar som berörs av spårvägstrafikens omorganisering ska överlämnas från Göteborgs Spårvägar AB till VGR, styrelsen för regionens tåg och spårvagnar, togs vid kommunfullmäktige 2018-12-20 § 11 punkt 1 f). Enligt Göteborgs Stads föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering (8 kap. 9 §) ska berörd myndighet samråda med Regionarkivet innan förslag till beslut om överlämnande av arkiv till myndighet utanför staden lämnas till kommunfullmäktige. Göteborgs Spårvägar AB har genomfört ett samråd för överlämnande och införlivande av de aktuella allmänna handlingarna med Regionarkivet. En inventering av de allmänna handlingar som ska överlämnas och införlivas har gjorts av Göteborgs Spårvägar och finns som bilaga till stadsledningskontorets tjänsteutlåtande. Slutlig återkoppling med godkännande från Regionarkivet gällande samrådet gavs till Göteborgs Spårvägar AB 2023-11-01. Efter genomfört samråd ska berörd myndighet lämna förslag till kommunfullmäktige att besluta om ett överlämnande och införlivande av hela eller delar av sitt arkiv till myndighet i annan kommun, region eller statlig myndighet som fortsätter hela eller delar av verksamheten. Kommunfullmäktige beslutar om vilka handlingar som får överlämnas och införlivas. Att överlämna och införliva handlingar innebär att handlingarna blir en del av den övertagande myndighetens arkiv. Det är till exempel lämpligt för handlingar i ärenden som inte har avslutats vid verksamhetsövergången. Göteborgs Spårvägar AB önskar, enligt bilagd inventering, överlämna och införliva de berörda allmänna handlingarna. Samtliga handlingar reglerar affären mellan beställare och leverantör och avser spårvagn M33. Handlingarna är i pappersform. När handlingarna överlämnas och införlivas tar VGR över ansvaret för den pågående hanteringen och handläggningen och kan tillföra ny information till aktuella ärenden, akter, register och arkiv. Vid överlämnande ska både den överlämnande och den mottagande myndigheten dokumentera detta i sina respektive arkivbeskrivningar. Vid införlivande ska det även dokumenteras i myndigheternas arkivförteckningar. Utöver detta bör noteringar även göras i ärenderegister och andra handlingar för att det ska gå att avgöra hos vilken myndighet handlingen inkommit eller upprättats. Stadsledningskontorets bedömning Stadsledningskontoret bedömer att Göteborgs Spårvägar AB efter genomfört samråd med Regionarkivet ska till VGR, styrelsen för regionens tåg och spårvagnar, överlämna och införliva de allmänna handlingar som är förtecknade i inventeringen enligt bilaga till stadsledningskontorets tjänsteutlåtande. Sammantaget säkerställer detta en fortsatt korrekt och ändamålsenlig informationshantering. Jonas Kinnander Eva Hessman Direktör Ärende och utredning Stadsdirektör Kommunfullmäktige Protokoll (nr 12) Sammanträdesdatum: 2018-12-20 § 11 1864/17 Genomförande av Huvudavtal och principavtal med Västra Götalandsregionen avseende organisering av spårvägstrafiken Beslut Enligt kommunstyrelsens förslag: 1. Beträffande ärende från Stadshus AB (bilaga A): a) Inrättande av ett nytt kollektivtrafikmoderbolag direkt under Göteborgs Stadshus AB med bolagsordning i enlighet med styrelsehandlingens bilaga 1 godkänns. b) Förslaget att Göteborgs Spårvägar AB, GS Buss AB samt GS Trafikantservice AB inrättas som dotterbolag under det nya kollektivtrafikmoderbolaget och att Göteborgs Stadshus AB ansvarar för att verkställa inrättandet, godkänns. c) Förslag till aktieöverlåtelseavtal för försäljning av 15 % av aktierna i Göteborgs Spårvägar AB till Västtrafik AB, i enlighet med styrelsehandlingens bilaga 2 samt förslag att ge det nya kollektivtrafikmoderbolaget i uppdrag att slutföra värderingen och verkställa försäljningen, godkänns. d) Förslag till ny bolagsordning, nytt ägardirektiv samt nytt aktieägaravtal avseende Göteborgs Spårvägar AB, i enlighet med styrelsehandlingens bilaga 3–5, godkänns. e) Förslag till ny bolagsordning för Göteborgs Stads Leasing AB, i enlighet med styrelsehandlingens bilaga 6, godkänns. f) Förslaget om att överlämnande kan ske, av de allmänna handlingar som berörs av spårvägstrafikens omorganisering, de organisatoriska enheterna emellan, godkänns. g) Förslaget att förklara uppdragen till Göteborgs Stadshus AB 2018-06-07, § 12, som fullgjorda, godkänns. h) Göteborgs Stads Kollektivtrafik AB (det nya kollektivtrafikmoderbolaget) får i uppdrag att underteckna aktieägaravtal och aktieöverlåtelseavtal, samt bemyndigas att godkänna sådana justeringar i handlingarna i c och d som är av redaktionell karaktär. 2. Uppdrag till Göteborgs Stads Kollektivtrafik AB Göteborgs Stads Kollektivtrafik AB får i uppdrag att tillsammans med Västtrafik AB inrätta och ta fram formerna för arbetet i det ägarråd som ska utgöra ett samrådsforum för det gemensamma ägandet av Göteborgs Spårvägar AB enligt föreslaget aktieägaravtal i punkten 1 d ovan. Kommunfullmäktige Protokoll (nr 12) Sammanträdesdatum: 2018-12-20 3. Beträffande ärende från Göteborgs Stads trafiknämnd (bilaga B): a) Förslag till avtal angående införandet av banavgift (Avtal avseende banavgift för drift, underhåll, investering och reinvestering av spårvägsanläggning inom Göteborg och Mölndal) som ska tecknas med Västtrafik AB i enlighet med bilaga 1 till trafiknämndens handling, godkänns. b) Förslaget att förklara uppdraget att ta fram ett förslag till beslut om avtal angående införandet av banavgift för fullgjort, godkänns. c) Trafiknämnden får i uppdrag att underteckna avtalet enligt med punkten a ovan och bemyndigas att under avtalstiden göra nödvändiga ändringar som inte är av principiell beskaffenhet. d) Den ekonomiska resultatpåverkan som uppstår hos trafiknämnden 2018 avseende depå Ringön regleras genom justering av nämndens egna kapital i bokslutsberedningen för 2018 medan de ekonomiska effekterna avseende delfinansiering av spårvägsmuseum och museispårvagnar som uppstår från 2020 och framåt hanteras i ordinarie budgetberedning. 4. Beträffande ärende i Göteborgs Stads Leasingbolag AB (bilaga C): a) Förslag till avtal avseende övertagande av leasingavtal mellan Göteborgs Spårvägar AB, Västtrafik AB och Göteborgs Stads Leasing AB enligt bilaga C, godkänns. b) Göteborgs Spårvägar och Göteborgs Stads Leasing AB får i uppdrag att underteckna Avtal avseende övertagande av leasingavtal enligt bilaga C, samt bemyndigas att under avtalstiden gemensamt godkänna nödvändiga förändringar i avtalet som inte är av principiell beskaffenhet. 5. Beträffande ärende i Göteborgs Spårvägar AB (bilaga D): a) Avtal Spårvägstrafik 2020 Göteborg och Mölndal mellan Göteborgs Spårvägar AB och Västtrafik AB, enligt bilaga D godkänns. b) Göteborgs Spårvägar AB får i uppdrag att underteckna Avtal Spårvägstrafik 2020, samt bemyndigas att under avtalstiden göra nödvändiga ändringar i avtalet som inte är av principiell beskaffenhet. c) Göteborgs Spårvägar och Göteborgs Stads trafiknämnd får i uppdrag att i samråd med Västtrafik AB ta fram en finansieringsmodell rörande spårvägsmuseum och museispårvagnar i enlighet med de principer som är fastlagda i Principavtalet. d) Förklara uppdraget till Göteborgs Spårvägar AB 2018-06-07, § 12, som fullgjort. Kommunfullmäktige Protokoll (nr 12) Sammanträdesdatum: 2018-12-20 6. Beträffande ärende från Higab AB (bilaga E): a) Förslag till aktieöverlåtelseavtal mellan Myntholmen AB och Västra Götalands läns Landsting avseende överlåtelse av samtliga aktier i Fastighets AB Rantorget för en preliminär köpeskilling om 209,1 mnkr, enligt styrelsehandlingens bilaga 2 godkänns. b) Myntholmen AB får i uppdrag att underteckna aktieöverlåtelseavtalet i punkt a ovan, samt bemyndigas att godkänna justeringar i avtalet av redaktionell karaktär. c) Förklara uppdraget till Higab AB 2018-06-07, § 12, som fullgjort. 7. Beträffande ärende från Göteborgs Stads fastighetsnämnd (bilaga F): a) Förslag till tomträttsavtal mellan Göteborgs Stads fastighetsnämnd och Västra Götalands läns Landsting avseende upplåtelse av del av Göteborgs Kungsladugård 14:10, enligt nämndhandlingen (§231) godkänns. b) Göteborgs Stads fastighetsnämnd får i uppdrag att underteckna tomträttsavtal enligt a ovan, samt bemyndigas att under avtalstiden göra nödvändiga ändringar i avtalet som inte är av principiell beskaffenhet. c) De ekonomiska effekterna för Fastighetsnämnden som uppstår från 2020 och framåt hanteras i den ordinarie budgetberedningen. d) Förklara uppdraget till Göteborgs Stads fastighetsnämnd 2018-06-07, § 12, som fullgjort. 8. Beträffande avtal om miljöansvar mellan Göteborgs Stad och Västra Götalands läns Landsting (bilaga G): a) Förslag till avtal mellan Göteborgs Stad och Västra Götalands läns Landsting avseende miljöansvar på fastigheterna del av Göteborg Kungsladugård 14:10, Göteborg Gårda 12:25 samt Slottsskogen 719:5, enligt bilaga G, godkänns. b) Kommunstyrelsens ordförande får i uppdrag att för Göteborgs Stad underteckna avtal om miljöansvar i enlighet med bilaga G, samt bemyndigas att godkänna justeringar i avtalet av redaktionell karaktär. Handling 2018 nr 215. Yrkanden Ann-Sofie Hermansson (S) och Axel Josefson (M) yrkar bifall till kommunstyrelsens förslag. Daniel Bernmar (V), Martin Wannholt (D) och Stina Svensson (FI) yrkar i första hand återremiss till kommunstyrelsen i enlighet med yrkandet från V i kommunstyrelsen och i andra hand avslag på kommunstyrelsens förslag. Kommunfullmäktige Protokoll (nr 12) Sammanträdesdatum: 2018-12-20 Propositionsordning Kommunfullmäktige har tidigare beslutat återremittera ärendet genom minoritetsåterremiss och därför krävs det nu enkel majoritet för att ärendet ska återremitteras på nytt. Ordföranden ställer först propositioner på dels ärendets återremiss och dels ärendets avgörande idag och finner att kommunfullmäktige beslutat avgöra ärendet vid dagens sammanträde. Omröstning begärs. Omröstning Godkänd voteringsproposition: ”Ja för ärendets avgörande idag och Nej för ärendets återremiss”. Omröstningen utfaller med 47 Ja mot 34 Nej. Hur var och en röstar framgår av bilaga 3. Propositionsordning Ordföranden ställer härefter propositioner på bifall respektive avslag på kommunstyrelsens förslag och finner att det bifallits. Omröstning begärs. Omröstning Godkänd voteringsproposition: ”Ja för bifall och Nej för avslag på kommunstyrelsens förslag”. Omröstningen utfaller med 47 Ja mot 27 Nej. 7 ledamöter avstår från att rösta. Hur var och en röstar framgår av bilaga 4. Reservationer Ledamöterna från V reserverar sig mot beslutet. Ledamöterna från FI reserverar sig mot beslutet. Justering Protokollet under denna paragraf förklaras omedelbart justerat. Protokollsutdrag skickas till Göteborgs Stadshus AB Göteborgs Spårvägar AB Göteborgs Stads Leasing AB Västtrafik AB Västra Götalandsregionen Higab AB Trafiknämnden Fastighetsnämnden