Delårsrapport 2024 för Tolkförmedling Väst

Kommunfullmäktige Handling 2024 nr 240 Delårsrapport 2024 för Tolkförmedling Väst Till Göteborgs kommunfullmäktige Kommunstyrelsens förslag Kommunstyrelsen tillstyrker stadsledningskontorets förslag i tjänsteutlåtande den 1 november 2024 och föreslår att kommunfullmäktige beslutar: Delårsrapport 2024 för Tolkförmedling Väst, i enlighet med bilaga 6 till stadsledningskontorets tjänsteutlåtande, godkänns. Göteborg den 27 november 2024 Göteborgs kommunstyrelse Jonas Attenius Mathias Sköld Stadsledningskontoret Tjänsteutlåtande Handläggare Utfärdat 2024-11-01 Magnus Jansson Diarienummer SLK-2024-00945 Telefon: 031-368 00 37 E-post: magnus.jansson@stadshuset.goteborg.se Delårsrapport 2024 för Tolkförmedling Väst Förslag till beslut I kommunstyrelsen och kommunfullmäktige: Delårsrapport 2024 för Tolkförmedling Väst, i enlighet med bilaga 6 till stadsledningskontorets tjänsteutlåtande, godkänns. Sammanfattning Direktionen för Tolkförmedling Väst beslutade 2024-09-27 § 564 att godkänna delårsrapport 2024. Under januari-augusti 2024 har förbundet utfört drygt 200 000 uppdrag vilket är 15 000 färre uppdrag jämfört med föregående år. Knappt 600 översättningsuppdrag har utförts under samma period vilket också är en minskning mot föregående år då drygt 800 översättningsuppdrag utfördes. Ett underskott om 215 tkr finns sedan 2023. Helårsprognosen för 2024 har ett positivt resultat om 2,6 mkr varför balanskravet bedöms vara återställt per 2024-12-31. Inga underskott från tidigare år finns att återställa. Revisorerna bedömer att verksamheten bedrivits på ett ändamålsenligt och ur ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt. Stadsledningskontoret instämmer i revisorernas bedömning av resultatet i förhållande till direktionens angivna mål och inriktningar och föreslår kommunstyrelsen och kommunfullmäktige att godkänna delårsrapport 2024 för Tolkförmedling Väst. Bedömning ur ekonomisk dimension Förbundets medlemmar förbinder sig att nyttja Tolkförmedling Västs tjänster och har vid varje tidpunkt utifrån kommuninvånarantalet proportionell andel i förbundets tillgångar och skulder. Tjänsterna ska erbjudas medlemmarna enligt självkostnadsprincipen. Bedömning ur ekologisk dimension Distanstolkning frigör likaså tid för tolken att ta nya tolkuppdrag som annars går åt till transporter. Ett ökat användande av distanstolkning minskar transporterna i samhället och är gynnsamt för miljön. Bedömning ur social dimension Rätten till tolk och översättning regleras i förvaltningslagen (2017:900). En myndighet ska använda tolk och översätta handlingar om det behövs för att den enskilde ska kunna ta till vara sin rätt. Det gäller när behovet rör enskild som inte behärskar svenska likväl som då behovet är påkallat på grund av funktionsnedsättning som allvarligt begränsar förmågan att se, höra eller tala. Bilagor 1. Direktionen för Tolkförmedling Väst protokollsutdrag 2024-09-27 § 564 2. Granskningsrapport 3. Revisorernas bedömning av delårsrapport 4. Yttrande om delårsrapport 5. Förbundsordning 6. Delårsrapport 2024 för Tolkförmedling Väst Ärendet Göteborg är medlem i kommunalförbundet Tolkförmedling Väst. Kommunalförbundets direktion har godkänt delårsrapport 2024 vid sammanträde 2024-09-27 § 564. Delårsrapport med granskningsrapport är utsänd till förbundsmedlemmarna. Det finns inget krav på att kommunfullmäktige formellt godkänner delårsrapporten men den ska behandlas i fullmäktige. Beskrivning av ärendet Kommunalförbundet Tolkförmedling Väst bildades av Västra Götalandsregionen och fem kommuner i syfte att bedriva språktolk- och översättningsförmedling i gemensam offentlig regi. Sedan dess har förbundet utökats till att omfatta 46 medlemmar. Medlemmarna har enligt förbundsordningen det yttersta ekonomiska ansvaret för verksamheten och bidrar med ett andelskapital om en krona per kommuninvånare. För utförda tjänster ska medlemmarna debiteras enligt självkostnadsprincipen. Det huvudsakliga syftet för kommunalförbundet är att tillförsäkra den enskilde tolktjänster av god kvalitet, rättssäkerhet och gott bemötande. Ledorden är professionalitet, tillgänglighet och trygghet. Delårsrapport 2024 för Tolkförmedling Väst Utfallet för delåret är 2,4 mkr och prognosen för helåret är 2,6 mkr. Under perioden har följande händelser av väsentlig betydelse inträffat. Rättsärenden Förbundet har haft ett antal rättsärenden. Dessa omfattar anmälan till Konkurrensverket, överklagande av direktionsmöte samt en överklagan gällande avslag om begäran om allmän handling. Ny påminnelsetjänst i bokningssystemet I juni driftsattes en ny funktion i bokningssystemet. Den innebär att kunden som bokat tolk kan skicka en SMS-påminnelse om bokat besök till patienten/klienten på bokat tolkspråk. Uppmärksammat arbetsmiljöarbete Tolkförmedling Väst var i år finalister i det så kallade Samhällsbärarpriset i kategorin arbetsmiljö. Stadsledningskontorets bedömning Stadsledningskontoret bedömer att Tolkförmedling Västs verksamhet uppfyller kommunalförbundets syfte och verksamhetsmål och instämmer i revisorernas samlade bedömning. Kommunstyrelsen och kommunfullmäktige föreslås godkänna delårsrapport 2024 för Tolkförmedling Väst. Magnus Andersson Eva Hessman Ekonomidirektör Stadsdirektör Dnr 24/0042-3 Protokollsutdrag PROTOKOLL Direktionen ••• Tolkförmedling Väst 2024-09-27 Dnr 24/0001-4 § 564 Delårsrapport 2024 Beslut Direktionen beslutar att godkänna DELARSRAPPORT 2024. Sammanfattning Under räkenskapsåret ska förbundet upprätta minst en delårsrapport för verksamheten och ekonomin. Delårsrapporten ska innehålla en förenklad förvaltnings berättelse, resultat- och balansräkning samt noter. Förbundsordningen reglerar att förbundets årliga kostnader minst ska täckas av årets intäkter. Förbundet ska debitera medlemmarna för utförda tjänster enligt självkostnadsprincipen. Andelskapitalet är beräknat på medlemmarnas invånarantal och uppgår till totalt 3,2 mkr. Budget 2024 är lagd utifrån 335 000 uppdrag och prognosen för helår 2024 baseras på ca 315 000 uppdrag. Efterfrågan på förbundets tjänster har minskat och förbundet har till och med 31 augusti utfört ca 15 000 farre uppdrag jämfört med föregående år. Händelser av väsentlig betydelse: • Flertalet rättsärenden o Anmälan till Konkurrensverket ■ Förbundet har blivit anonymt anmälda till Konkurrensverket i mars 2023. Förbundet kommer att överklaga till Högsta förvaltningsdomstolen. ■ Förbundet blev än en gång anmälda till Konkurrensverket i maj 2024. Förbundet inväntar återkoppling från Konkurrensverket. o Begäran om allmän handling - Förbundet avslog begäran om offentlig handling kopplat till sekretess. Högsta förvaltningsdomstolen dömde mars 2024 till motpartens fördel. o Överklagade direktionsmöten - Förbundets direktionsmöten har blivit överklagade. Förvaltningsrättens dom föll i april 2024. • Ny SMS-tjänst - Förbundet driftsatte i juni en ny SMS-tjänst som innebär att kunderna kan skicka en SMS-påminnelse om bokat besök till patienten/klienten på bokat tolkspråk. • Uppmärksammat arbetsmiljöarbete - Tolkförmedling Väst var i år finalister till Sobonas Samhällsbärarpris och uppmärksammades särskilt med ett hedersomnämnande. Händelser efter räkenskapsperiodens slut: • Konkurrensverket avskrev den 3 september anmälan som inkom i maj 2024. Utfallet för delåret är 2,4 mkr och prognosen för helåret är 2,6 mkr. BesIutsunderlag • Tjänsteutlåtande • DELARSRAPPORT 2024, dnr 24/0042-2 Comfact Signature Referensnummer: J 57 l 96SE Intern PROTOKOLL Direktionen ••• Tolkförmedling Väst 2024-09-27 Dnr 24/0001-4 Beslutet ska skickas till Förbundsmedlemmarna Revisorerna Comfact Signature Referensnummer: 157196SE Intern Bifogad rapport om granskningens resultat Översiktlig granskning av delårsrapport per 2024-08-31 Revisionsrapport Tolkförmedling Väst 2024-10-08 © 2024 KPMG AB, a Swedish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative (“KPMG International”), a Swiss entity. All rights reserved Tolkförmedling Väst Översiktlig granskning av delårsrapport per 2024-08-31 Innehållsförteckning 1 Sammanfattning 2 2 Bakgrund 2 2.1 Avgränsning 2 2.2 Revisionskriterier 2 2.3 Projektorganisation 3 2.4 Metod 3 3 Resultat av granskningen 3 3.1 Delårsrapporten 3 3.2 Redovisningsprinciper 3 3.3 Balanskrav 3 3.4 Bedömning av god ekonomisk hushållning 3 3.4.1 Bakgrund 3 3.4.2 Finansiella mål 4 3.4.3 Verksamhetsmål 4 3.5 Resultaträkning 4 3.6 Balansräkning 4 i © 2024 KPMG AB. All rights reserved. Tolkförmedling Väst Översiktlig granskning av delårsrapport per 2024-08-31 1 Sammanfattning Vi har av Tolkförmedling Västs förtroendevalda revisorer fått i uppdrag att översiktligt granska delårsrapporten per 2024-08-31. Uppdraget ingår i revisionsplanen för år 2024. De väsentligaste slutsatserna från granskningen kan sammanfattas enligt följande: - De båda finansiella målen bedöms vara uppfyllda - Verksamhetsmålen bedöms vara uppfyllda i hög grad i prognos för helåret - Balanskravsresultatet är positivt Delårsrapporten bedöms vara i allt väsentligt upprättad i enlighet med den kommunala redovisningslagen och god redovisningssed. 2 Bakgrund Syftet med granskningen är att bedöma om delårsrapporten har upprättats i enlighet med kommunallag, kommunal redovisningslag och god redovisningssed i kommuner och regioner. Resultatet av vår granskning utgör underlag för revisorernas utformning av utlåtandet till delårsrapporten. 2.1 Avgränsning Vår granskning sker i den omfattning som följer av God revisionssed i kommunal verksamhet, främst såsom denna definieras av SKR och Skyrev. Granskningen har omfattat delårsbokslutet och delårsrapporten per 2024-08-31. Det innebär att vi planerat och genomfört en översiktlig granskning för att med begränsad säkerhet försäkra oss att delårsrapporten inte innehåller väsentliga felaktigheter. En översiktlig granskning är begränsad i omfattning och riktar i huvudsakligen in sig på intervjuer och analyser. De granskningsåtgärder som vidtas gör det inte möjligt att sammantaget skaffa en sådan säkerhet kring alla viktiga omständigheter som skulle kunna ha blivit identifierade om en fullständig revision utförts. Vår granskning av redovisningen utgår från en bedömning av väsentlighet och risk. 2.2 Revisionskriterier Vi har bedömt om delårsrapporten i allt väsentligt följer: — Kommunallag, samt kommunal bokförings- och redovisningslag, LKBR — God redovisningssed, definierad av Rådet för Kommunal Redovisning, RKR, och Sveriges Kommuner och Landsting, SKR 2 © 2024 KPMG AB. All rights reserved. Tolkförmedling Väst Översiktlig granskning av delårsrapport per 2024-08-31 2.3 Projektorganisation Granskningen har genomförts av Emil Andersson, auktoriserad revisor, Alisa Klokic, granskningsledare, samt Emma Sjögren och Adam Sjösten, revisorer. 2.4 Metod Granskningen har genomförts genom: — Dokumentstudie av relevanta dokument inklusive delårsrapporten — Intervjuer med berörda tjänstemän — Avstämning av väsentliga poster i resultat- och balansräkning mot erforderliga underlag. Översiktlig analys av övriga poster 3 Resultat av granskningen 3.1 Delårsrapporten Vi bedömer att delårsrapporten i allt väsentligt ger en rättvisande bild av resultat och ställning. Delårsrapporten har i allt väsentligt upprättats i enlighet med den kommunala redovisningslagen och god redovisningssed. 3.2 Redovisningsprinciper Vår bedömning utifrån väsentlighetsprincipen är att förbundet efterlever RKRs rekommendationer. 3.3 Balanskrav Enligt KL skall en avstämning göras av balanskravet och redovisas i förvaltningsberättelsen. Eventuella negativa resultat som uppkommer ska enligt KL regleras inom tre år. Balanskravsredovisning finns redovisad. Det finns ett negativt underskott från år 2023 om 0,2 mnkr. Helårsprognosen för 2024 har ett positivt resultat om 2,6 mnkr, varför balanskravet bedöms vara återställt per 2024-12-31. 3.4 Bedömning av god ekonomisk hushållning 3.4.1 Bakgrund Enligt kommunallagens bestämmelser ska finansiella mål och verksamhetsmål som har betydelse för god ekonomisk hushållning anges. Revisorerna ska bedöma om resultatet i delårsrapporten är förenligt med de beslutade målen. 3 © 2024 KPMG AB. All rights reserved. Tolkförmedling Väst Översiktlig granskning av delårsrapport per 2024-08-31 3.4.2 Finansiella mål Det finns två fastställda finansiella mål för 2024: - Den löpande verksamheten ska visa ett positivt resultat - Checkkrediten ska ej nyttjas Båda målen bedöms vara uppfyllda vid delårsbokslutet. 3.4.3 Verksamhetsmål Information och kommentarer kring verksamhetsmålen finns medtagen i delårsrapporten. Förbundets direktion har beslutat om 10 uppsatta mål/indikatorer för verksamhetsåret 2024. I delårsrapporten kommenteras samtliga indikatorer, varav 8 bedöms vara uppnådda vid årets slut. 3.5 Resultaträkning Belopp, mnkr Utfall Utfall 2024-08-31 2023-08-31 Intäkter och erhållna bidrag 145 144 Kostnader -141 -140 Avskrivningar -1 -3 Finansnetto - - Resultat 2,4 1,1 3.6 Balansräkning Belopp, Mkr Utfall Utfall 2024-08-31 2023-12-31 Anläggningstillgångar 6 7 Omsättningstillgångar 55 61 Eget kapital 28 34 Avsättningar - - Skulder 34 35 4 © 2024 KPMG AB. All rights reserved. Tolkförmedling Väst Översiktlig granskning av delårsrapport per 2024-08-31 KPMG, dag som ovan Emil Andersson Auktoriserad revisor 5 © 2024 KPMG AB. All rights reserved. Revisorerna i Tolkförmedling Väst 2024-10-08 Till Fullmäktige i Västra Götalandsregionen samt respektive medlemskommun Revisorernas bedömning av delårsrapport Vi, av fullmäktige utsedda revisorer, har uppdraget att bedöma om resultatet i delårsrapport per 2024-08-31 är förenligt med de mål direktionen beslutat om. Bedömningen avser mål och riktlinjer som är av betydelse för god ekonomisk hushållning, såväl finansiella som för verksamheten. Granskningen har utförts av sakkunniga som biträder revisorerna. Granskningen har utförts enligt god revisionssed i kommunal verksamhet. Penneo document key: AOWLK-U45CW-VB0DT-7CW15-MYBOA-QI20M I vår granskning har vi särskilt iakttagit att de finansiella mål som direktionen fastställt bedöms vara uppfyllda. Direktionen har därtill beslutat om 5 verksamhetsmål, som mäts utifrån indikatorer kopplade till målen. Målvärdena för indikatorerna bedöms uppnås i prognosen för helåret. Det görs dock ingen bedömning av måluppfyllelsen per delår. Enligt uppgift har förbundet för avsikt att justera detta inför nästkommande år. Förbundet har ett underskott på -215 tkr från 2023. Helårsprognosen för 2024 är att resultatet kommer att uppgå till 2,6 mkr, och balanskravet bedöms därmed vara återställt per 2024-12- 31. Granskningens resultat presenteras i bifogad rapport. Revisorerna bedömer att resultatet i delårsrapporten är förenligt med de finansiella mål direktionen beslutat om. Revisorerna kan inte bedöma resultat i delårsrapporten med avseende på verksamhetsmålen, eftersom det saknas redovisning av utfallet per delår. Göteborg, 2024-10-08 Anne-Lie Sundling Marie Engström-Rosengren Förtroendevald revisor Förtroendevald revisor Bilaga: Granskning av delårsbokslut per 2024-08-31 Signaturerna i detta dokument är juridiskt bindande. Dokumentet är signerat genom Penneo™ för säker digital signering. Tecknarnas identitet har lagrats, och visas nedan. "Med min signatur bekräftar jag innehållet och alla datum i detta dokumentet." KARIN ANNELIE SUNDLING MARIE ENGSTRÖM ROSENGREN Undertecknare Undertecknare Serienummer: 24249f7c1a9cb0[…]de07567827de9 IP: 94.234.xxx.xxx 2024-10-08 10:02:03 UTC 2024-10-08 10:02:12 UTC Penneo dokumentnyckel: AOWLK-U45CW-VB0DT-7CW15-MYBOA-QI20M Detta dokument är digitalt signerat genom Penneo.com. Den digitala dokumentet i Adobe Reader bör du se att dokumentet är certifierat signeringsdatan i dokumentet är säkrad och validerad genom det med Penneo e-signature service <penneo@penneo.com> Detta datorgenererade hashvärdet hos det originella dokumentet. Dokumentet är låst garanterar att dokumentets innehåll inte har ändrats. och tidsstämplat med ett certifikat från en betrodd tredje part. All kryptografisk information är innesluten i denna PDF, för framtida validering om så krävs. Du kan verifiera den kryptografiska informationen i dokumentet genom att använda Penneos validator, som finns på https://penneo.com/ Hur man verifierar originaliteten hos dokumentet validator Detta dokument är skyddat genom ett Adobe CDS certifikat. När du öppnar kPmG! Yttrande om delårsrapport Yttrande om delarsrapport Till revisorerna i Tolkférmedling Vast Org. nr 222000-2972 Inledning Vi har utfort en 6versiktlig granskning av utfall och stallning i delarsrapportens resultatrakning, balansrakning, kassaflédesanalys, den éversiktliga beskrivningen av kommunalférbundets drift- och investeringsverksamhet samt noter fér Tolkférmedling Vast for perioden 2024-01-01—2024-08-31. Det ar styrelsen som har ansvaret for att uppratta och presentera denna delarsrapport i enlighet med lagen om kommunal bokféring och redovisning. Vart ansvar ar att uttala en slutsats om denna delarsrapport, antagen av direktionen 2024-09-27, grundad pa var éversiktliga granskning. Den 6versiktliga granskningens inriktning och omfattning Vi har utf6rt var 6versiktliga granskning i enlighet med Standard for kommunal rakenskapsrevision, Oversiktlig granskning av delarsrapport. En 6versiktlig granskning bestar av att géra férfragningar, i férsta hand till personer som ar ansvariga for finansiella fragor och redovisningsfragor, att utféra analytisk granskning och att vidta andra 6versiktliga granskningsatgarder. En éversiktlig granskning har en annan inriktning och en betydligt mindre omfattning jamfért med den inriktning och omfattning som en revision enligt Standard for kommunal rakenskapsrevision har. De granskningsatgarder som vidtas vid en 6versiktlig granskning gor det inte mOjligt for oss att skaffa oss en sadan sakerhet att vi blir medvetna om alla viktiga omstandigheter som skulle kunna ha blivit identifierade om en revision utforts. Den uttalade slutsatsen grundad pa en éversiktlig granskning har darfor inte den sakerhet som en uttalad slutsats grundad pa en revision har. Det sakkunniga bitradets granskning av den férenklade férvaltningsberattelsen Var granskning har skett enligt ”Instruktion fér granskning av férvaltningsberattelse” i Standard fér kommunal rakenskapsrevision. Detta innebar att var granskning av den férenklade férvaltningsberattelsen har en annan inriktning och betydligt mindre omfattning jamfért med den inriktning och omfattning som en revision enligt Standard fér kommunal raékenskapsrevision har. Vi anser att denna granskning ger oss tillracklig grund for vart uttalande. Slutsats Grundat pa var 6versiktliga granskning har det inte kommit fram nagra omstandigheter som ger oss anledning att anse att den bifogade delarsrapportens resultatrakning, balansrakning, kassaflédesanalys, den éversiktliga beskrivningen av kommunens drift- och investeringsverksamhet samt noter inte, i allt vasentligt, 4r upprattad i enlighet med LKBR. En férenklad férvaltningsberattelse har upprattats i enlighet med LKBR. Vaxj6 den 8 oktober 2024 KPMG AB Emil Andersson Auktoriserad revisor / Sakkunnigt bitrade Förbundsordning Gäller fr.o.m. 2024-01-01 Diarienummer: Beslutad av: 23/0031-2 Respektive medlemsfullmäktige Uppdaterad: Granskad: 2023-05-26 2023-05-26 Dokumentansvarig: Förbundssekreterare 1§ Namn och säte Förbundets namn är Tolkförmedling Väst och har sitt säte i Göteborg. 2§ Medlemmar Förbundet utgörs av 46 medlemmar. Medlemsorganisationerna är Västra Götalandsregionen samt kommunerna Alingsås, Bengtsfors, Bollebygd, Borås, Dals Ed, Essunga, Falköping, Grästorp, Gullspång, Göteborg, Götene, Herrljunga, Hjo, Härryda, Karlsborg, Kungälv, Lerum, Lidköping, Lilla Edet, Lysekil, Mark, Mariestad, Mölndal, Munkedal, Orust, Partille, Skara, Skövde, Sotenäs, Stenungsund, Strömstad, Svenljunga, Tanum, Tibro, Tjörn, Tidaholm, Tranemo, Trollhättan, Töreboda, Uddevalla, Ulricehamn, Vara, Vårgårda, Vänersborg samt Öckerö. 3§ Ändamål Förbundets ändamål är att tillgodose medlemmarnas behov av språktolk genom att bedriva gemensam språktolk- och översättningsförmedling. 4§ Organisation Tolkförmedling Väst är ett kommunalförbund med en direktion. Direktionen är förbundets beslutande församling och styrelse. Direktionen består av en ordinarie ledamot och en ersättare från respektive medlemsorganisation. Ordinarie ledamot från Göteborgs stad är ordförande i direktionen och ledamoten från Västra Götalandsregionen är vice ordförande. Ordförande och viceordförande utgör direktionens presidium. Direktionen kan inrätta de övriga organ som behövs för att bedriva förbundets verksamhet på ett effektivt och korrekt sätt. Direktionen utser en förbundsdirektör som har att leda verksamheten enligt direktionens anvisningar. Förbundet har ett kansli med uppgift att under förbundsdirektör sköta förbundets administration och dess övergripande verksamhet. Förbundet har lokalkontor på flera orter. 5§ Firmatecknare Ordföranden är firmatecknare i förening med förbundsdirektör. Vice ordförande är ersättare för ordföranden. 6§ Mandattid Direktionens ledamöter och ersättare väljs för en mandattid på fyra år räknat från den 1 januari året efter val. 7§ Arvoden och ersättningar Arvoden och andra ekonomiska ersättningar till ledamöter och ersättare i direktionen samt till revisorerna ska utgå enligt de regler och bestämmelser som gäller för Västra Götalandsregionen. Arvoden och ekonomiska ersättningar bekostas av förbundet. 8§ Revisorer Förbundet ska ha två förtroendevalda revisorer som utses av Västra Götalandsregionen. Revisorerna väljs för samma mandatperiod som ledamöterna och ersättarna i direktionen. Uppdraget är slutfört när revisorerna under det femte året efter valet har avslutat granskningen av det fjärde årets verksamhet och avlämnat sina revisionsberättelser. Det första året i varje mandatperiod inleds således med dubbla revisorskollegier. Revisorerna ska avge revisionsberättelse till direktionen och till respektive medlems fullmäktige. 9§ Initiativrätt Ärenden i direktionen får väckas av: • ledamot i direktionen • medlem genom dess fullmäktige eller styrelse • organ under direktionen om direktionen har medgivit sådan rätt 10 § Närvaro- och yttranderätt Direktionen avgör själv i vilka fall någon som ej är ledamot eller ersättare i direktionen har rätt att närvara och yttra sig vid direktionens möten. Vid ordinarie ledamots förhinder tjänstgör ersättare. Ledamot kallar själv in sin ersättare. 11 § Beslut Direktionen fattar beslut med enkel majoritet i samtliga ärenden. Vid lika röstetal har ordföranden utslagsröst. 12 § Anslagstavla Förbundets anslagstavla finns på förbundets webbplats. Förbundets tillkännagivanden anslås på förbundets anslagstavla. 13 § Andelskapital Varje medlem tillskjuter 1 svensk krona per kommuninvånare som andelskapital vid inträde i förbundet. Kvotvärdet av detta ger medlemmens andel i förbundet. 14 § Andel i tillgångar och skulder Medlemmarna har vid varje tidpunkt andel i förbundets tillgångar och skulder i förhållande till medlemmens andel av andelskapitalet. Fördelningsgrunden gäller även för täckande av brist om förbundet skulle sakna medel att betala sina skulder i verksamheten samt vid skifte av förbundets behållna tillgångar eller skulder som föranleds av förbundets upplösning. 15 § Kostnadstäckning Förbundets årliga kostnader ska minst täckas av årets intäkter. Medlemmarna debiteras för utförda tjänster enligt självkostnadsprincipen. 16 § Eget kapital Direktionen fattar årligen beslut om återbetalning av eget kapital i samband med direktionens godkännande av årsredovisningen. 17 § Finanspolicy, borgen m.m. Förbundet ska följa den av direktionen antagna finanspolicyn. Förbundet får inte teckna borgen, garantier eller motsvarande utan godkännande av samtliga medlemmars fullmäktige. Förbundet får inte bilda bolag, förvärva andelar i bolag eller motsvarande utan godkännande av samtliga medlemmars fullmäktige. 18 § Insyn och informationsskyldighet Medlemmarna i förbundet, genom sina respektive styrelser, har rätt till insyn i förbundet. Direktionen ska avlämna den information över verksamheten som medlem i förbundet efterfrågar. Direktionen ansvarar för att informera medlemmarna i förbundet om principiella händelser eller andra händelser av större vikt för förbundet eller någon av dess medlemmar. 19 § Budgetprocess Direktionen ska årligen fastställa budget för förbundet. Budgeten ska innehålla en plan för verksamheten och ekonomin under budgetåret samt en plan för ekonomin under den kommande tvåårsperioden. Budgeten ska fastställas senast den 30 september för kommande verksamhetsår. Budgetförslaget ska dessförinnan samrådas med medlemmarna. Budgetförslaget ska vara tillgängligt för allmänheten. Direktionsmötet då budgeten fastställs är offentligt. 20 § Årsredovisning och delårsrapport Direktionen ska senast den 30 mars ha upprättat årsredovisning för det gångna verksamhetsåret. Årsredovisningen översänds efter revision till respektive medlem för beslut om godkännande i fullmäktige samt beslut om prövning av ansvarsfrihet för direktionen. Direktionsmötet då årsredovisningen behandlas är inte offentligt. Direktionen upprättar även en delårsrapport som efter revision översänds till respektive medlem för behandling i fullmäktige. 21 § Inträde av ny medlem Vid önskan om att inträda som medlem i förbundet ska ansökan ställas till direktionen som yttrar sig och överlämnar ärendet om ny förbundsordning till medlemmarna. Ny medlem har antagits när samtliga medlemmar, ansökande och befintliga, genom fullmäktigebeslut antagit den nya förbundsordningen. 22 § Ändring av förbundsordningen Ändringar och tillägg till förbundsordningen ska antas av direktionen och fastställas av samtliga medlemmars fullmäktige. 23 § Uppsägning och utträde Förbundet är bildat för obestämd tid. En medlem har rätt att utträda ur förbundet. Uppsägningstiden är tre år räknat från ingången av den månad då uppsägningen skedde. Regleringen av de ekonomiska mellanhavandena mellan förbundet och den utträdande medlemmen bestäms i en överenskommelse mellan samtliga medlemmar. Den ekonomiska regleringen ska ske utifrån förbundsordningens 13 – 15 §§ såvida inte annat avtalas mellan medlemmarna. De kvarvarande medlemmarna antar de ändringar i förbundsordningen som krävs med anledning av utträdet. 24 § Likvidation Om medlemmarna inte kan enas om förutsättningarna för utträde när uppsägningstiden är till ända, ska förbundet omedelbart träda i likvidation. Förbundet ska också träda i likvidation om mer än hälften av medlemmarna genom samstämmiga beslut i respektive medlems fullmäktige fattat beslut härom. Likvidation verkställs av direktionen i egenskap av likvidator. Vid skifte av förbundets tillgångar och skulder i anledning av likvidationen ska den i 14 § angivna fördelningsgrunden mellan medlemmarna gälla. När förbundet har trätt i likvidation ska förbundets egendom i den mån det behövs för likvidationen genom försäljning eller på annat lämpligt sätt omvandlas till pengar. Verksamheten får fortsatt tillfälligt bedrivas om det så krävs för en ändamålsenlig avveckling. När direktionen fullgjort sitt uppdrag som likvidator ska direktionen avge en slutredovisning för sin förvaltning. Redovisningen sker genom en förvaltningsberättelse som rör likvidationen i sin helhet med redovisning av skiftet av behållna tillgångar. Till berättelsen ska fogas redovisningshandlingar för hela likvidationen. Handlingarna ska revideras av förbundets revisorer vilka ska yttra sig i en revisionsberättelse. Till slutredovisningen ska fogas direktionens beslut om vilken av förbundets medlemmar som ska överta och vårda de handlingar som hör till förbundets arkiv. Förbundet är upplöst då förvaltningsberättelsen och redovisningshandlingarna har delgetts samtliga medlemmar. 25 § Tvister Om tvist uppkommer mellan förbundet och en eller flera medlemmar och om parterna inte kan nå en frivillig uppgörelse ska tvisten avgöras av allmän domstol. DELÅRSRAPPORT Dnr 24/0042-2 2024-09-27 Delårsrapport 2024 Organisationsnummer 222000–2972 Organisationsnummer 222000–2972 Innehållsförteckning Inledning ........................................................................................................................................................ 3 Vision......................................................................................................................................................... 4 Ledord ....................................................................................................................................................... 4 Förvaltningsberättelse .................................................................................................................................. 5 Organisation ............................................................................................................................................. 5 Direktionen .......................................................................................................................................... 5 Förbundets verksamhet ...................................................................................................................... 7 Kunder .................................................................................................................................................. 7 Tolkar och översättare ........................................................................................................................ 8 Uppdrag ................................................................................................................................................ 9 Händelser av väsentlig betydelse ........................................................................................................... 9 Flertalet rättsärenden .......................................................................................................................... 9 Anmälan till konkurrensverket .......................................................................................................... 9 Begäran om allmän handling ............................................................................................................. 9 Överklagade direktionsmöten ......................................................................................................... 10 SMS-tjänst .......................................................................................................................................... 10 Uppmärksammat arbetsmiljöarbete................................................................................................ 10 Händelser efter räkenskapsperiodens slut ..................................................................................... 10 Styrning och uppföljning av verksamheten........................................................................................ 10 Övergripande mål .............................................................................................................................. 10 Verksamhetsmål 2024 ........................................................................................................................... 11 Tolkförmedling Väst ska ha en pålitlig leverans ........................................................................... 11 Tolkförmedling Väst ska tillhandahålla utbildade och kvalificerade tolkar .............................. 11 Tolkförmedling Väst ska ligga i framkant och verksamheten ska utvecklas ............................ 11 Tolkförmedling Väst ska vara en attraktiv arbetsgivare .............................................................. 11 Tolkförmedling Väst ska bedriva en hållbar verksamhet ............................................................ 11 Ekonomi ................................................................................................................................................. 12 God ekonomisk hushållning ................................................................................................................ 13 Balanskravsresultat utifrån helårsprognos .......................................................................................... 13 Väsentliga personalförhållanden .......................................................................................................... 14 Medarbetare ....................................................................................................................................... 14 Tillsvidare- och visstidsanställda ..................................................................................................... 14 Sysselsättningsgrad ............................................................................................................................ 14 Sjukfrånvaro ....................................................................................................................................... 15 Förväntad utveckling ............................................................................................................................. 15 Räkenskaper ................................................................................................................................................ 16 Resultaträkning ....................................................................................................................................... 16 Balansräkning ..................................................................................................................................... 17 Kassaflödesanalys .............................................................................................................................. 18 Redovisningsprinciper, upplysningar och definitioner ..................................................................... 19 Noter ................................................................................................................................................... 19 Driftsredovisning........................................................................................................................................ 22 Delårsutfall samt helårprognos i förhållande till budget .................................................................. 22 Bakgrund till budget.......................................................................................................................... 22 Utfall och prognos ............................................................................................................................ 22 Förbundets investeringsverksamhet ........................................................................................................ 24 Inledning Tolkförmedling Väst är ett kommunalförbund och dess ändamål är att tillgodose medlemmarnas behov1 av språktolk. Förbundet har tilldelats uppdraget att bedriva språktolkförmedling och är därmed huvudman för verksamheten. Medlemsorganisationernas verksamheter köper samtliga språktolktjänster av Tolkförmedling Väst. Förbundet bedriver även översättningsverksamhet. Tolkförmedling Väst har varit i drift sedan 1 april 2013 och består av totalt 46 medlemmar; Västra Götalandsregionen samt kommunerna Alingsås, Bengtsfors, Borås, Bollebygd, Dals-Ed, Essunga, Falköping, Grästorp, Gullspång, Göteborg, Götene, Herrljunga, Hjo, Härryda, Karlsborg, Kungälv, Lerum, Lidköping, Lilla Edet, Lysekil, Mariestad, Mark, Munkedal, Mölndal, Orust, Partille, Skara, Skövde, Sotenäs, Stenungsund, Strömstad, Svenljunga, Tanum, Tibro, Tidaholm, Tjörn, Tranemo, Trollhättan, Töreboda, Uddevalla, Ulricehamn, Vara, Vårgårda, Vänersborg och Öckerö. Figur 1 Karta över förbundets medlemmar Förbundet är en egen offentligrättslig juridisk person, fristående i förhållande till sina medlemmar. Medlemmarna har kvar ett yttersta ekonomiskt ansvar för verksamheten. Varje medlem har tillskjutit en krona per kommuninvånare som andelskapital. Kvotvärdet av detta ger medlemmens andel i förbundet. 1 En myndighet ska enligt 13 § i Förvaltningslagen ”… använda tolk och se till att översätta handlingar om det behövs för att den enskilde ska kunna ta till vara sin rätt när myndigheten har kontakt med någon som inte behärskar svenska.” Förbundet styrs av en direktion bestående av ledamöter från respektive medlemsorganisation. Särskilt utsedda revisorer granskar förbundets verksamhet. Förbundet har sitt säte i Göteborg samt ett lokalkontor i Mariestad. Vision Genom att erbjuda kvalitativa språktolktjänster bidrar Tolkförmedling Väst till ökad integration i samhället. Ledord Förbundets ledord; professionalitet, tillgänglighet och trygghet är en del av förbundets varumärke. Ledorden talar om vad förbundet står för och ska genomsyra verksamheten. Förvaltningsberättelse Organisation På uppdrag av direktionen leds tjänstemannaorganisationen av förbundsdirektör. Verksamheten består av kansli, två tolkförmedlingskontor samt översättningsförmedling. Kansliet leds av förbundsdirektören. De lokala förmedlingskontoren, inklusive översättningsförmedling samt verksamheten för rekrytering och utbildning av uppdragstagare, leds av förbundets tre verksamhetschefer. Administrativt stöd inom IT, ekonomi, HR och lön köps av Mariestads, Töreboda, Gullspångs kommuner i samverkan. Verksamhetsspecifikt IT-stöd och verksamhetsanpassat telefonisystem köps separat. Figur 2 Organisationsschema Direktionen Tolkförmedling Väst är ett kommunalförbund med direktion. Direktionens uppdrag regleras i kommunallagen och den förbundsordning som medlemmarna antagit. Direktionen har haft två möten under perioden 1 januari t.o.m. 31 augusti 2024. Direktionen för Tolkförmedling Väst utgjordes 2024-08-31 av: Göteborgs Stad Västra Götalandsregionen Claudia Nistor Pedrini (S), ordförande Dragan Dobromirovic (S), vice ordförande Zagros Hama Ada (M), ersättare Monika Beiring (M), ersättare Alingsås kommun Bengtsfors kommun Per-Gordon Tranberg (M), ledamot Taiga Feldman Burgelis (M), ledamot Ulla Dalén (MP), ersättare Bashir Sulaiman (S), ersättare Bollebygd kommun Borås Stad Fredrik Drugge (M), ledamot Marie Samuelsson (S), ledamot Lisette Vermeulen (SD), ersättare Birgitta Bergman (M), ersättare Dals-Eds kommun Essunga kommun Christina Virevik (C), ledamot Marie-Louise Svensson (M), ledamot Carina Halmberg (S), ersättare Pernilla Jönsson (M), ersättare Falköpings kommun Grästorps kommun Sture Olsson (M), ledamot Svante Classon (C), ledamot Niclas Hillestrand (S), ersättare Lars-Erik Tengeland (M), ersättare Gullspångs kommun Götene kommun Björn Thodenius (M), ledamot Rebecka Franzén (GF2), ledamot Ann-Christin Erlandsson (S), ersättare Björn Cavalli Björkman (S), ersättare Herrljunga kommun Hjo kommun Mats Palm (S), ledamot Eva-Lott Gram (KD), ledamot Gunnar Andersson (M), ersättare Lars-Göran Svensson (S), ersättare Härryda Kommun Karlsborgs kommun Maria Kornevik Jakobsson (C), ledamot Ingvar Kärsmyr (KD), ledamot Siw Hallbert (S), ersättare Hilkka Eskelinen (S), ersättare Kungälv kommun Lerums kommun Ulrica Brogren (S), ledamot Halim Azemi (S), ledamot Dagmar Marcusson (S), ersättare Yvonne Kuhlin (SD), ersättare Lidköpings kommun Lilla Edets kommun Per Gunnar Lindahl (M), ledamot Gitte Jensen (S), ledamot Lena O Jenemark (S), ersättare Johan Sösaeter Johansson (SD), ersättare Lysekils kommun Mariestads kommun Ricard Söderberg (S), ledamot Richard Thorell (M), ledamot Philip Nordqvist (M), ersättare Janne Jansson (S), ersättare Marks kommun Munkedals kommun Niklas Herneryd (L), ledamot Fredrik Roos-Fylksjö (SD), ledamot Kerstin Wimman-Lindén (M), ersättare Liza Kettil (S), ersättare Mölndals stad Orust kommun Shahla Alamshahi (S), ledamot Veronica Almroth (L), ledamot Delaram Wall (L), ersättare Martin Reteike (MP), ersättare Partille Kommun Skara kommun Anette Nord (KD), ledamot Suzanne Johansson (C), ledamot Eva Carlsson (S), ersättare Marie Nilsson (M), ersättare Skövde kommun Sotenäs kommun Maria Hjärtqvist (S), ledamot Gerardo Alas (S), ledamot Ann-Britt Nilsson (SD), ersättare Roland Mattsson (M), ersättare Stenungsunds Kommun Strömstads kommun Olof Lundberg (S), ledamot Hans-Robert Hansson (L), ledamot Nedzad Deumic (KD), ersättare Merry Johansson (S), ersättare 2 Götene Framtid Svenljunga kommun Tanums kommun Ann-Louise Karlsson (M), ledamot Roger Wallentin (C), ledamot Patrik Harrysson (S), ersättare Birgitta Nilsson (M), ersättare Tibro kommun Tidaholms kommun Peter Söderlund (L), ledamot Zelal-Sara Yesildeniz (VT3), ledamot Bodil Olsson (M), ersättare Jonas Storm (S), ersättare Tjörns kommun Tranemo kommun Cathrine Berntsson (L), ledamot Eva-Karin Haglund (S), ledamot Tina Baudino (S), ersättare Erene Bertilsson (KD), ersättare Trollhättans Stad Töreboda kommun Margreth Johnsson (S), ledamot Björn Lagerqvist (M), ledamot Dana Roman Blomster (KD), ersättare Anne-Charlotte Karlsson (S), ersättare Uddevalla kommun Ulricehamn kommun Marie-Louise Andreasson (M), ledamot Sebastian Gustavsson (M), ledamot Stefan Skoglund (S), ersättare Kari Isomaa (S), ersättare Vara kommun Vårgårda kommun Elin Härling (SD), ledamot Bengt Hilmersson (C), ledamot Fredrik Pettersson (S) ersättare Tony Willner (S), ersättare Vänersborgs kommun Öckerö kommun Reidar Eriksson (S), ledamot Sandra Svensson (M), ledamot Gunnar Henriksson (L), ersättare Thomas Wijk (S), ersättare Förbundets verksamhet Tolkförmedling Väst har i uppdrag att tillgodose medlemmarnas behov av språktolktjänster. Förbundet erbjuder även översättningstjänster till sina medlemmar. Språktolk erbjuds på plats och på distans. Distanstolkning utförs via ljud och bild för såväl kortare meddelanden som längre tolkuppdrag. Bokning av förbundets tjänster kan ske på webben eller via telefonkontakt. Förmedlingskontoren har öppet vardagar under kontorstid, övriga tider bokas tolk via webben. Via förbundets digitala tjänst, Akut tolk, tillsätts akuta tolkuppdrag inom fem minuter, dygnet runt, årets alla dagar. Kunder Den 31 augusti 2024 hade förbundet 4 099 registrerade medlemskunder. I snitt förmedlas uppdrag till drygt 2 000 kunder varje månad. Av förbundets förmedlade uppdrag köps 100 % av medlemskunder. Största kund är Västra Götalandsregionen som står för 70 %. 3 Vi Tidaholm Då fler och fler av förbundets kunder efterfrågar tolkar med SRHR4-kompetens är det angeläget för förbundet att visa sin medvetenhet avseende HBTQI-frågornas betydelse i tolksammanhang. Förbundet medverkade därför även i år med monter på West Pride. Tolkar och översättare Den 31 augusti 2024 hade förbundet 1 314 aktiva tolkar vilket är 51 fler än föregående år. Av dessa tolkar var 270 auktoriserade och 94 hade även sjukvårdsauktorisation. Vid samma tillfälle hade förbundet 141 aktiva översättare, av dessa var 73 auktoriserade translatorer. 52 uppdragstagare var verksamma som både tolk och översättare. I Sverige talas ca 200 språk5. Kammarkollegiet ansvarar för auktorisation av tolkar och översättare. Möjligheten till auktorisation erbjuds dock endast i ca 50 språk för tolkar och i ca 30 språk för översättare. Rekrytering av uppdragstagare sker löpande för att kunna möta kundernas behov. Förbundet har bland annat ett kontinuerligt samarbete med externa utbildningsanordnare för tolkutbildning, vilket har resulterat i att allt fler nyutexaminerade tolkar sökt sig till förbundet men också att Tolkförmedling Väst är med och påverkar utbildningsaktörernas kursutbud. Såväl bred annonsering som riktad och uppsökande rekrytering sker för att möta det ständigt föränderliga tolkbehovet. Hittills i år har 105 nya tolkar rekryterats till förbundet, dessa representerar 50 olika språk där majoriteten är mindre frekventa språk. Redan etablerade tolkar fortsätter söka sig till förbundet och är ett resultat av förbundets starka varumärke som en seriös tolkförmedling. Förbundet erbjuder utbildningsinsatser för såväl tolkaspiranter som erfarna tolkar. Under våren har följande utbildningar erbjudits på distans; ”SRHR”, ”Att tolka i skolan”, ”Fördjupningskurs i Socialtjänsten”, ”Fördjupningskurs Psykiatrin och psykisk ohälsa” samt ”Våld i nära relationer”. Totalt har 146 utbildningsintyg utfärdats under våren. 4 Sexuell och Reproduktiv Hälsa och Rättigheter 5 Många modersmål. Institutet för språk och folkminnen. https://www.isof.se/lar-dig-mer/kunskapsbanker/lar-dig-mer-om-svenska-spraket/ett-sprak-i-forandring. Hämtat 2024-08-30. Uppdrag Under januari – augusti 2024 har förbundet utfört drygt 200 000 uppdrag vilket är 15 000 färre uppdrag jämfört med föregående år. Knappt 600 översättningsuppdrag Övriga 25% har utförts under samma period Arabiska 30% vilket också är en minskning mot föregående år då drygt 800 Sorani 3% översättningsuppdrag utfördes. Under 2024 har förbundet dock Albanska 3% levererat uppdrag på fler språk än Somaliska 12% Turkiska 3% någonsin tidigare. Arabiska och somaliska är fortsatt de mest Ukrainska 3% efterfrågade språken även om Tigrinska 4% efterfrågan minskat på tolk i dessa BKS 5% språkgrupper till skillnad från Dari 5% Persiska 7% turkiska där efterfrågan under 2024 ökat. Generellt sett minskar behovet Figur 3 Språkfördelning av tolk i samhället och hos förbundets kunder dock ökar efterfrågan av tolk i mer ovanliga språk. Detta är främst ett resultat av en förändrad migrationspolitik och därmed ett mer reglerat inflöde av tolkbehövande till Sverige. Händelser av väsentlig betydelse Flertalet rättsärenden Anmälan till konkurrensverket Förbundet blev anonymt anmälda till Konkurrensverket i mars 2023. Förvaltningsrätten har tilldömt Tolkförmedling Väst att betala en upphandlingsskadeavgift i mars 2024. Förbundet har överklagat domen och i augusti avslog Kammarrätten prövningsrätt. Förbundet kommer att överklaga till Högsta förvaltningsdomstolen. Förbundet blev åter igen i maj 2024 anmälda till Konkurrensverket. Förbundet har svarat på anmälan och inväntar återkoppling från Konkurrensverket huruvida en granskning kommer att ske eller inte. Begäran om allmän handling Förbundet avslog under hösten 2023 utlämnande av allmän handling då den bedömdes omfattas av myndighetens sekretess. Beslutet överklagades till Kammarrätten som dömde till förbundets fördel. Domen överklagades till Högsta Förvaltningsdomstolen (HFD). HFD dömde i mars 2024 till motpartens fördel vilket innebär att sekretess inte följer från en myndighet till en annan. Ärendet är prejudicerande och har väckt uppmärksamhet hos såväl Sveriges kommunjurister som Sveriges kommuner och regioner (SKR). Överklagade direktionsmöten Direktionsmötet i september 2023 överklagades på grund av att det inte var korrekt kungjort. Förvaltningsrätten dömde till motpartens fördel. Ett extra direktionsmöte sattes därmed in i oktober 2023 för att hantera beslutsärendena från septembermötet. Även det extrainsatta direktionsmötet i oktober 2023 överklagades, denna gång kopplat till direktionens rätt att besluta om mötesform. Förvaltningsrättens dom föll i april 2024 med utfallet att direktionen är att ses som både fullmäktige och styrelse, vilket innebär att direktionens mötesformer ska regleras i Arbetsordningen för direktionen. SMS-tjänst I juni driftsattes en ny funktion i bokningssystemet som innebär att kunden kan skicka en SMS- påminnelse om bokat besök till patienten/klienten på bokat tolkspråk. Även ett meddelande om avbokat möte kan skickas till patienten/klienten på det bokade tolkspråket. SMS-tjänsten är helt kostnadsfri för förbundets kunder. Funktionen förväntas bidra till färre besök med uteblivna patienter/klienter och därmed effektivare användning av såväl tolkar som övriga berörda samhällsfunktioner. Uppmärksammat arbetsmiljöarbete Sobona (Sveriges kommuner och regioner) delar årligen ut det så kallade Samhällsbärarpriset. Tolkförmedling Väst var i år finalister i kategorin arbetsmiljö och uppmärksammades särskilt med hedersomnämnande för sitt systematiska arbetsmiljöarbete. I samband med detta förärades även förbundsdirektören med ett diplom i kategorin ledarskap, i sin funktion som en viktig samhällsbärare. Händelser efter räkenskapsperiodens slut Konkurrensverket avskrev den 3 september anmälan som inkom i maj 2024. Styrning och uppföljning av verksamheten Övergripande mål Tolkförmedling Väst ska tillgodose medlemmarnas behov av språktolk och ska vara det självklara valet av förmedling för professionella uppdragstagare. Förbundet ska vara en attraktiv arbetsgivare där alla medarbetare vet sitt uppdrag och vem vi är till för. Tolkförmedling Väst ska vara i framkant och en förebild för andra. Förbundets värdegrund ska vara ett gemensamt förhållningssätt och verksamheten ska genomsyras av professionalitet, tillgänglighet och trygghet i alla led. Tolkförmedling Väst ska • ha god tillgänglighet och likvärdig service till förbundets kunder • hantera och tillvarata såväl kundernas som uppdragstagarnas synpunkter för verksamhetens kvalitetssäkring och utveckling • ha en god ekonomisk medvetenhet och arbeta kostnadseffektivt • arbeta miljömedvetet och hållbart • verka för ökad kunskap om tolkanvändande och vikten av professionella språktolkar i samhället. Verksamhetsmål 2024 Målet beräknas uppnås Direktionen har fastslagit följande verksamhetsmål: Utfall är svårbedömt Målet förväntas inte uppnås Tolkförmedling Väst ska ha en pålitlig leverans Utfall Målvärde Prognos Indikator 2023 2024 2024 Andel tillsatta beställningar ska överstiga 99 %. 99,1 % >99 % Andel tillfällen tolkar kommer sent eller uteblir från 0,8 % <1 % bokade uppdrag ska understiga 1 %. Tolkförmedling Väst ska tillhandahålla utbildade och kvalificerade tolkar Utfall Målvärde Prognos Indikator 2023 2024 2024 Andel hälso- och sjukvårdsuppdrag som utförs av 10,7 % ≥9 % auktoriserad sjukvårdstolk ska uppgå till minst 9 %. Andel uppdrag som utförs av auktoriserad tolk ska uppgå 27,5 % ≥25 % till minst 25 %. Andel uppdrag som utförs av utbildad tolk ska uppgå till 56,8 % ≥59 % minst 59 %. Tolkförmedling Väst ska ligga i framkant och verksamheten ska utvecklas Utfall Målvärde Prognos Indikator 2023 2024 2024 Andel beställningar som inkommer via digitala tjänster ska 75,6 % ≥77 % uppgå till minst 77%. Nöjd kundindex (NKI) ska uppgå till minst 80. 80 ≥ 80 Tolkförmedling Väst ska vara en attraktiv arbetsgivare Utfall Målvärde Prognos Indikator 2023 2024 2024 Sjukfrånvaron ska understiga 6 %. 6,4 % <6 % Hållbart medarbetarengagemang (HME) ska uppgå till 89 ≥ 90 minst 90. Tolkförmedling Väst ska bedriva en hållbar verksamhet Utfall Målvärde Prognos Indikator 2023 2024 2024 Andel uppdrag som utförs på distans ska uppgå till minst 67,9 % ≥67 % 67%. Måluppfyllelse Målet att förbundet ska ha en pålitlig leverans förväntas uppnås då båda indikatorerna beräknas nå sina respektive målvärden för helåret. Även indikatorerna kopplat till såväl andel beställningar som inkommer via digitala tjänster som Nöjd kundindex beräknas nå sina respektive målvärden för helåret. Målet att förbundet ska ligga i framkant och verksamheten ska utvecklas förväntas därmed uppnås för helåret. Ett kontinuerligt arbete pågår för att ständigt kvalitetssäkra verksamheten. Detta sker bland annat genom grund- och vidareutbildning för tolkar samt löpande uppföljning av synpunkter och avvikelser från såväl kunder som tolkar. Andelen tolkuppdrag på distans har fortsatt dominera kraftigt vilket innebär att tolkens tid nyttjas effektivt. Tillsättning av tolkuppdrag sker utifrån prioriteringen högsta kompetens för uppdraget. Den stora andelen distanstolkning har bidragit till att även andelen uppdrag som utförs av tolkar med högre kompetens fortsatt är större än förväntat. Indikatorerna avseende uppdrag som utförs av auktoriserade tolkar förväntas därmed uppnås. Dock kommer inte indikatorn avseende uppdrag utförda av utbildade tolkar att uppnås. Att färre uppdrag utförs av utbildade tolkar är en direkt effekt av att en betydligt större andel uppdrag utförs av auktoriserade tolkar, det vill säga tolkar med högre kompetens. Målet att tillhandahålla utbildade och kvalificerade tolkar samt att förbundet ska bedriva en hållbar verksamhet bedöms därmed uppnås för helåret. Årets två första mätningar avseende hållbart medarbetarengagemang (HME) visar på mycket höga värden och pekar på att indikatorn kommer att uppnås. Sjukfrånvaron har för delåret varit betydligt högre än tidigare år på grund av flera icke arbetsrelaterade långtidssjukskrivningar. Den totala sjukfrånvaron för helåret förväntas inte förbättras och målvärdet för indikatorn förväntas därmed inte uppnås. Trots att sjukfrånvaron förväntas vara fortsatt hög bedöms ändå målet att förbundet ska vara en attraktiv arbetsgivare uppnås för helåret. Detta då utfallet av indikatorn avseende sjukfrånvaro inte har några kopplingar till arbetsmiljön och att HME-mätningarna visar på en mycket god arbetsmiljö. Ekonomi I enlighet med förbundsordningen ska förbundets årliga kostnader minst täckas av årets intäkter. Förbundet debiterar medlemmarna för utförda tjänster enligt självkostnadsprincipen. Om årets kostnader inte täcks ska finansieringen av underskottet fördelas mellan medlemmarna i förhållande till medlemmens andel av andelskapitalet. Ett av de övergripande verksamhetsmålen är att verksamheten ska vara kostnadseffektiv. Intäkter fås genom förmedling av tolktjänster och förbundets största kostnader är arvoden till tolkar kopplat till tolkuppdrag. Den totala kostnaden för arvoden och de totala intäkterna är beroende av hur många tolktjänster som utförs. Tolkförmedling Väst har en checkkredit hos bank på 10 mkr. Andelskapitalet är beräknat på medlemmarnas invånarantal och uppgår till 3,2 mkr. God ekonomisk hushållning I enlighet med kommunallagen ska förbundet ha en god ekonomisk hushållning i sin verksamhet. Verksamheten ska genomsyras av en god ekonomisk hushållning både i ett kort- och i ett långsiktigt perspektiv. Kännetecken för detta är bland annat att de löpande intäkterna täcker de löpande kostnaderna och att resultatet, sett över en längre period, är positivt. Direktionen har fastslagit följande finansiella mål rörande god ekonomisk hushållning: • Den löpande verksamheten ska visa ett positivt resultat • Checkkrediten ska ej nyttjas Den löpande verksamheten visar ett positivt resultat och likviditeten har varit god vilket innebär att checkkrediten inte nyttjats. Balanskravsresultat utifrån helårsprognos Ett underskott om 215 tkr finns sedan 2023. Helårsprognosen för 2024 har ett positivt resultat om 2,6 mkr varför balanskravet bedöms vara återställt per 2024-12-31. Inga underskott från tidigare år finns att återställa. Väsentliga personalförhållanden Medarbetare Under 2024 har effekterna blivit synbara av det nya bokningssystemet som driftsattes under våren 2023. Flera arbetsprocesser har blivit effektivare, och i vissa fall automatiserats, vilket gjort att bemanningsbehovet förändrats. Med anledning av detta, samt att verksamhetschefen för Mariestadskontoret innan sommaren sa upp sin anställning, har en översyn gjorts av organisationen. En omorganisation kommer att genomföras och bland annat kommer den vakanta verksamhetschefstjänsten från det tidigare kontoret i Borås att tillsättas. Arbetsmiljön i förbundet är fortsatt mycket bra. Det kontinuerliga värdegrundsarbetet som bedrivits i organisationen har en fortsatt positiv effekt vilket tydligt framkommer i utfallet i arbetsmiljöverktyget Winningtemp. Årets löneöversyn genomfördes i enlighet med avtal och ny lön betalades ut i april. Löneöversynen föranleddes av en lönekartläggning där inga osakliga löneskillnader förelåg. Tillsvidare- och visstidsanställda Per den 31 augusti 2024 hade förbundet 47 tillsvidareanställda medarbetare. Av dessa var 41 kvinnor och 6 män. Av de tillsvidareanställda medarbetarna var en 100 % studieledig och en partiellt studieledig. Fyra medarbetare var föräldralediga varav tre var partiellt lediga. Totalt har antalet arbetade timmar som utförts i förbundet under årets första åtta månader motsvarat 33,6 årsarbetare (åa), vilket är 2,7 åa färre jämfört med samma period föregående år. Utfallet är ett resultat av såväl mer automatiserade som effektivare arbetsprocesser, och därmed ett minskat behov av bemanning. Vakanta tjänster har därför inte fullt ut återbesatts. Tillsvidare Visstid Timavlönade Totalt Delår (åa) (åa) (åa) (åa) 2024 31,8 1,7 0,1 33,6 2023 33,0 3,3 0 36,3 2022 37,3 1,5 0,2 39 2021 38,9 2,6 0,7 42,2 2020 34,5 6,3 0,8 41,6 2019 36,6 6,6 1,4 44,6 Figur 4 Faktiskt arbetade timmar omvandlat till årsarbetare Sysselsättningsgrad Den genomsnittliga sysselsättningsgraden för de tillsvidareanställda medarbetarna är 99,6 %. Av förbundets tillsvidareanställda arbetar 97,6 % av kvinnorna och 100 % av männen heltid. Sjukfrånvaro 10 9,4 Korttidsfrånvaron för årets första 9 sju månader var 5,3 %. Den 8 genomsnittliga totala sjukfrånvaron 7 för samma period var dock 9,4 % 6 vilket är en kraftig ökning jämfört 5 5,3 med samma period föregående år. 4 Den totalt höga sjukfrånvaron 3 förklaras av flera medarbetares icke 2 arbetsrelaterad 1 långtidssjukfrånvaro. 0 2019 2020 2021 2022 2023 2024 Sjukfrånvaron är högst hos Sjukfrånvaro, total Sjukfrånvaro, korttid medarbetarna under 30 år. Männens sjukfrånvaro är 21,1 % Figur 5 Sjukfrånvaro 2019–2024 och kvinnornas är 7,6 %. Ingen arbetsrelaterad sjukfrånvaro finns identifierad i förbundet och kostnaderna för företagshälsovård är fortsatt i princip obefintliga. Ålder 29 år eller yngre 30–49 år 50 år eller äldre Sjukfrånvaro 20,9 % 8,9 % 7% Tabell 1 Sjukfrånvaro januari-juli per åldersgrupp Förväntad utveckling Den nuvarande migrationspolitiken, såväl inom som utanför Sveriges gränser, kommer med all sannolikhet fortsätta att bidra till en minskad efterfrågan på språktolk. Det ansträngda ekonomiska läget för offentlig sektor visar redan nu att kunderna ser över sina tolkrelaterade kostnader vilket bland annat inneburit att mer kostnadseffektiva tolktjänster efterfrågas. Förbundet har under senare år följt den tekniska utvecklingen kopplat till språktolkning och har under våren inlett ett arbete för att utveckla en AI-baserad tolktjänst som syftar till att inledningsvis användas vid enklare tolksituationer. Produkten kommer att testas under hösten av ett antal pilotgrupper. Att den tekniska utvecklingen, och AI specifikt, kommer att påverka tolkbranschen är uppenbart. I vilken utsträckning och på vilket sätt är i dagsläget mycket svårt att förutse. En organisation som snabbt lär nytt och ställer om är dock en förutsättning för att möta kundernas föränderliga behov. I takt med att efterfrågan på tolk minskar kommer färre tolkar att behövas och förbundet kommer därmed troligen bara behöva anlita de mest kompetenta tolkarna. Sannolikt är även att tolkning på distans kommer att öka än mer då denna tolktjänst har många fördelar; tolkens tid nyttjas mer effektivt och inte minst innebär distanstolkning alltid en lägre kostnad för kunden. Även om den mer kostnadseffektiva AI-baserade tolktjänsten med stor sannolikhet kommer att lanseras inom kort är det inte i nuläget troligt att den kommer att ersätta den mänskliga tolken full ut, utan snarare vara ett komplement. Räkenskaper Resultaträkning Delår Delår Prognos Budget (tkr) Not 2024 2023 2024 2024 Verksamhetens intäkter 1 144 652 144 006 227 215 237 000 Verksamhetens kostnader 2 -141 042 -139 828 -222 765 -235 602 Avskrivningar 3 -1 172 -2 983 -1 734 -1 348 Verksamhetens resultat 2 439 1 195 2 716 50 Finansiella intäkter 4 3 15 5 5 Finansiella kostnader 5 -59 -96 -82 -55 Resultat efter finansiella poster 2 383 1 114 2 639 0 Extraordinära poster 0 0 0 0 Redovisat resultat 2 383 1 114 2 639 0 Balansräkning (tkr) Delår Bokslut TILLGÅNGAR Not 240831 2023 Anläggningstillgångar Immateriell anläggningstillgång 6,7 6 288 7 412 Inventarier 8 0 47 Summa anläggningstillgångar 6 288 7 460 Omsättningstillgångar Fordringar 9 29 882 42 055 Likvida medel 10 25 290 18 974 Summa omsättningstillgångar 55 173 61 029 SUMMA TILLGÅNGAR 61 461 68 489 EGET KAPITAL OCH SKULDER Eget kapital Eget kapital 11 22 031 30 946 Andelskapital, medlemmar 3 212 3 135 Årets/periodens resultat 2 383 -215 Summa eget kapital 27 626 33 866 Skulder Kortfristiga skulder 12 33 835 34 623 Summa skulder 33 835 34 623 SUMMA EGET KAPITAL OCH SKULDER 61 461 68 489 Kassaflödesanalys Delår Delår Bokslut (tkr) Not 2024 2023 2023 DEN LÖPANDE VERKSAMHETEN Årets/periodens resultat 11 2 383 1 114 -215 Justering för av- och nedskrivning 3 1 172 2 983 3 516 Medel från verksamheten före förändring av 3 555 4 097 3 301 rörelsekapital Förändring kortfristiga fordringar 12 172 15 379 3 063 Förändring kortfristiga skulder -789 -7 193 1 179 Medel från den löpande verksamheten 14 939 12 282 7 542 INVESTERINGSVERKSAMHETEN Bruttoinvestering i anläggningstillgångar 6,7 0 -6 119 -7 035 Medel från investeringsverksamheten 0 -6 119 -7 035 FINANSIERINGSVERKSAMHETEN Andelskapital 13 77 0 0 Återbetalning av Eget Kapital 11 -8 700 0 0 Medel från finansieringsverksamheten -8 623 0 0 ÅRETS KASSAFLÖDE 6 316 6 163 507 Likvida medel vid årets/periodens början 18 974 18 467 18 467 Likvida medel vid årets/periodens slut 10 25 290 24 630 18 974 Redovisningsprinciper, upplysningar och definitioner Delårsrapporten har upprättats enligt Lagen om kommunal bokföring och redovisning (LKBR) samt rekommendationer från Rådet för kommunal redovisning (RKR). Redovisningsprinciperna är oförändrade sedan föregående årsredovisning. Tillgångar, avsättningar och skulder har värderats till anskaffningsvärdet om inget annat anges. Intäkter redovisas i den period som tolk- och översättningsuppdragen har utförts och har upptagits till verkligt värde av vad som erhållits eller kommer att erhållas. Intäkter redovisas i den omfattning det är sannolikt att de ekonomiska fördelarna kommer att tillgodogöras av förbundet och intäkterna kan beräknas på ett tillförlitligt sätt. Fordringar upptas till det lägsta av nominellt värde och det belopp varmed de beräknas inflyta. Intjänande av pensioner inklusive löneskatt bokförs löpande i driftsredovisningen. Inventarier och immateriella tillgångar skrivs av på fem år. Noter Delår Delår Bokslut (tkr) 2024 2023 2023 1 Verksamhetens intäkter Förmedlingstjänster 144 567 143 989 221 671 Övriga intäkter 85 17 15 Summa verksamhetens intäkter 144 652 144 006 221 686 2 Verksamhetens kostnader Direktionskostnader -311 -341 -540 Sociala avgifter direktion -98 -152 -241 Personalkostnad -12 952 -13 806 -21 747 Sociala avgifter personal -5 683 -4 746 -7 043 Arvoden och ersättning tolkar -90 208 -93 327 -144 628 Sociala avgifter tolkar -22 732 -19 595 -30 492 Tolkutbildning -282 -305 -471 Lokalkostnader -2 155 -2 469 -4 095 Dator/IT/telefoni/post -3 578 -2 029 -3 831 Inventarier, förbrukningsmaterial -152 -167 -252 Administrativa- och konsulttjänster -2 765 -2 891 -4 712 Summa verksamhetens kostnader -140 917 -139 828 -218 051 Ersättning för revisorer Revisionsuppdraget, sakkunniga -125 0 -205 Revisionsverksamhet utöver revisionsuppdraget, sakkunniga 0 0 0 Skatterådgivning 0 0 0 Övriga tjänster 0 0 0 Summa -125 0 -205 Summa verksamhetens totala kostnader -141 042 -139 828 -218 256 Delår Delår Bokslut (tkr) 2024 2023 2023 3 Avskrivningar Inventarier -1 172 -2 983 -3 516 Summa -1 172 -2 983 -3 516 4 Finansiella intäkter Ränteintäkter 3 15 22 Summa 3 15 22 5 Finansiella kostnader Räntekostnad -10 -0 -0 Övriga finansiella kostnader -49 -96 -151 Summa -59 -96 -151 Anläggningstillgångar 6 Pågående investeringar Pågående investeringar 0 0 0 Summa 0 0 0 7 Immateriella anläggningstillgångar Ingående anskaffningsvärde 8 289 12 758 12 758 Årets investering 0 6 119 7 035 Årets Utrangering 0 -12 758 -12 758 Omklassicifering från pågående investering 0 1 254 1 254 Utgående anskaffningsvärde 8 289 7 373 8 289 Avskrivningar Ingående avskrivning -877 -10 191 -10 191 Årets Avskrivning -1 124 12 758 -3 444 Försäljning/utrangering 0 -2 935 12 758 Utgående avskrivningar -2 001 -368 -877 Utgående bokfört värde vid årets slut 6 288 7 005 7 412 8 Inventarier Ingående anskaffningsvärde 1 341 1 439 1 438 Årets försäljning 0 0 0 Årets utrangering 0 0 -98 Utgående anskaffningsvärde 1 341 1 439 1340 Delår Delår Bokslut (tkr) 2024 2023 2023 Avskrivningar Ackumulerade avskrivningar -1 293 -1 319 -1 319 Årets avskrivning -48 -48 -72 Försäljning/utrangering 0 0 98 Utgående avskrivningar -1 341 -1 367 -1 293 Utgående bokfört värde 0 72 47 9 Fordringar Kundfordringar 13 425 12 281 25 467 Div. kortfristiga fordringar 138 381 83 Förutbetalda kostnader och upplupna intäkter 16 319 17 078 16 505 Summa 29 882 29 739 42 055 10 Kassa och bank Bank 25 290 24 630 18 974 Summa 25 290 24 630 18 974 11 Eget kapital Ingående balans Allmänt eget kapital 30 946 30 946 30 946 Reglering årets resultat -215 0 0 Återbetalning av Eget Kapital sker efter 31/8 -8 700 0 0 Utgående balans Allmänt eget kapital 22 031 30 946 30 946 Årets/periodens resultat 2 383 1 114 -215 Andelskapital, medlemskommuner 3 212 3 135 3 135 Summa eget kapital 27 626 35 194 33 866 12 Kortfristiga skulder Leverantörsskulder 262 1 439 1 678 Moms 6 134 5 190 8 176 Personalens skatter och avgifter 3 436 1 783 3 605 Övriga kortfristiga skulder 8 700 0 0 Skulder till anställda 39 16 27 Upplupna semesterlöner 633 721 1 013 Upplupna tolkkostnader inkl. sociala avgifter 13 961 14 344 13 149 Övriga upplupna kostnader 670 2 759 6 976 Summa 33 835 26 251 34 623 13 Andelskapital Årets förändring av andelskapital 77 0 0 Summa 77 0 0 Driftsredovisning Driftsredovisningen redovisas totalt för förbundet då styrningen av verksamhet sker på en förbundsövergripande nivå. Kostnader kopplat till respektive verksamhetsort finns utfördelad, dock ligger de övergripande kostnaderna budgeterat centralt. Delårsutfall samt helårprognos i förhållande till budget Bakgrund till budget Budget 2024 är lagd utifrån 335 000 uppdrag och prognosen för helår 2024 baseras på ca 315 000 uppdrag. Utfall och prognos Förbundet förväntas inte uppnå budgeterat antal uppdrag för 2024 vilket är ett resultat av en minskad efterfrågan av förbundets tjänster. Delårsutfallet av förmedlingstjänster och arvoden till uppdragstagare ligger därmed under budget. Efterfrågan på tolk förväntas inte öka under hösten. Utfall Budget Prognos Budget INTÄKTER jan-aug 2024 jan-aug 2024 helår 2024 2024 Förmedlingstjänster 144 567 158 000 227 115 237 000 Övriga Intäkter 85 0 100 0 Summering 144 652 158 000 227 215 237 000 KOSTNADER 0 Direktionskostnader 409 533 900 800 Personalkostnader 18 635 24 167 29 000 36 251 Arvoden uppdragstagare 112 941 123 050 179 421 184 575 Tolkutbildning 282 533 500 800 Lokalkostnader 2 155 2 607 3 360 3 911 Hyra IT-utrustning, IT-program, licenser 3 578 3 471 5 207 5 207 Inventarier, förbrukningsmaterial 152 179 268 268 Administrativa och konsulttjänster 2 890 2 527 4 100 3 790 Finansiella kostnader 1 228 932 1 820 1 398 Summering 142 269 158 000 224 576 237 000 RESULTAT 2 383 0 2 639 0 Tabell 2 Utfall mot budget per 2024-08-31 samt helårsprognos i förhållande till budget 2024 Direktionskostnaderna ligger i paritet med budget och prognosen för helåret är att kostnaderna kommer ligga strax över budget. Personalkostnaderna per 31 augusti är lägre än budgeterat och beror främst på flera vakanta tjänster under perioden, varav bland annat en chefs- och en specialisttjänst. Att ytterligare en verksamhetschef slutar i september kommer att påverka helårsprognosen ytterligare och helårsutfallet för personalkostnaderna prognostiseras vara lägre än budgeterat. Knappt hälften av budgeten för tolkutbildning har nyttjats och beror främst på att färre SRHR- utbildningar genomförts vilket i sig är ett resultat av att VGR har inte kunnat leverera enligt förbundets behov. Helårsprognosen för tolkutbildning är därför lägre än budgeterat. För att tillgodose framtida behov av SRHR-utbildningar har ett samarbete inletts med extern leverantör. Kostnadsutfallet för lokalkostnader ligger lägre än budgeterat och är ett resultat av att direktionen under hösten 2023 beslutade att stänga ner ett av lokalkontoren, Boråskontoret. Budget för nästkommande år var då redan tagen vilket innebar att budget 2024 innefattade lokalkostnader även för detta kontor. Det prognostiserade kostnadsutfallet för helåret är därmed lägre än budgeterat. Kostnadsutfallet för IT-program och licenser är något högre än budgeterat och beror främst på utvecklingskostnader kopplat till det nya bokningssystemet. Även kostnadsutfallet kopplat till administrativa- och konsulttjänster är högre än budgeterat och är ett resultat av konsultkostnader för stöd i de juridiska ärenden som pågått under året samt ökade revisionskostnader till följd av nytt revisionsavtal. Kostnadsutfallet för avskrivningar är högre än budgeterat då utfallet av investeringen av nytt bokningssystem blev högre än budgeterat. De högre avskrivningarna påverkar även det prognostiserade helårsutfallet. Utfallet för delåret är 2,4 mkr och prognosen för helåret är 2,6 mkr. Den positiva prognosen är framför allt ett resultat av förbundets lägre personalkostnader under året, men också den uteblivna hyreskostnaden för Boråskontoret. Förbundets investeringsverksamhet Under perioden har ingen investeringsverksamhet skett. Tolkförmedling Väst, Göteborg 2024-09-27 Claudia Nistor Pedrini Dragan Dobromirovic Ordförande Vice ordförande dia Nistor Pedrini Dragan Dobromirovic Ordförande Vice ordförande Tolkar med kvalitet @Tolkförmedling Väst www.tolkformedlingvast.se