Revidering av Göteborgs Stads riktlinje för försäkring

Kommunfullmäktige Handling 2024 nr 232 Revidering av Göteborgs Stads riktlinje för försäkring Till Göteborgs kommunfullmäktige Kommunstyrelsens förslag Kommunstyrelsen tillstyrker stadsledningskontorets förslag i tjänsteutlåtande den 23 oktober 2024 och föreslår att kommunfullmäktige beslutar: Göteborgs Stads riktlinje för försäkring revideras i enlighet med bilaga 2 till stadsledningskontorets tjänsteutlåtande. Göteborg den 20 november 2024 Göteborgs kommunstyrelse Jonas Attenius Mathias Sköld Stadsledningskontoret Tjänsteutlåtande Handläggare Utfärdat 2024-10-23 Marie Petersson Ärendenummer SLK-2024-00940 Telefon: 031-368 02 00 E-post: marie.petersson@stadshuset.goteborg.se Revidering av Göteborgs Stads riktlinje för försäkring Förslag till beslut I kommunstyrelsen och kommunfullmäktige: Göteborgs Stads riktlinje för försäkring revideras i enlighet med bilaga 2 till stadsledningskontorets tjänsteutlåtande. Sammanfattning Stadsledningskontoret har i samverkan med Försäkrings AB Göta Lejon utarbetat förslag till reviderad riktlinje för försäkring. Det reviderade förslaget har tagits fram utifrån behov att tydliggöra roller och ansvar inom försäkringsverksamheten samt öka den interna kontrollen. Riktlinjen har även kompletterats med skrivelser kring återrapportering av stadens försäkringsprogram och skadeutveckling. Bedömning ur ekonomisk, ekologisk och social dimension Stadsledningskontoret inte har funnit några särskilda aspekter på frågan utifrån dessa dimensioner. Bilagor 1. Nuvarande Göteborgs Stads riktlinje för försäkringsfrågor inom Göteborgs Stad 2. Förslag till reviderad Göteborgs Stads riktlinje för försäkring Ärendet Göteborgs Stads riktlinje för försäkringsfrågor inom Göteborgs Stad föreslås revideras och ersättas av Göteborgs Stads riktlinje för försäkring. Beskrivning av ärendet I samband med 2024 års aktualitetsprövning bedömde stadsledningskontoret att nuvarande riktlinje, Göteborgs Stads riktlinje för försäkringsfrågor inom Göteborgs Stad, var i behov revidering utöver redaktionella ändringar. Föreslagna förändringar beskrivs nedan. Organisation och ansvarsfördelning Avsnitt 6 Organisation och ansvarsfördelning har tillkommit i förslaget till ny riktlinje för att tydligare beskriva hur ansvar och uppgifter för försäkringsfrågor fördelas. Skrivningar om ansvar och uppgifter finns med i den nuvarande riktlinjen men har i förslaget till reviderad riktlinje sammanställts på ett tydligare sätt för att få en samlad bild av det totala ansvaret och öka den interna kontrollen. Därutöver föreslås några förändringar enligt nedan Nytt under punkt 6.2 är att kommunstyrelsen ska följa upp stadens skadeutveckling. Syftet med detta är att säkerställa att kommunstyrelsen har god kännedom om skadeutvecklingen i staden. Uppföljningen ska ske årligen och kommer att ske i samband med ett av återrapporteringstillfällena av Göteborgs Stads riktlinje för finansverksamheten. Punkt 6.3 kompletteras med att Försäkrings AB Göta Lejon årligen ska rapportera stadens skadeutveckling till kommunstyrelsen. Punkt 6.4 har följande tillkommit för nämnder och styrelser: - är skyldiga att följa de instruktioner som Försäkrings AB Göta Lejon ger i försäkringsfrågor. Ett exempel är instruktioner kring vilka uppgifter de utsedda kontaktpersonerna för försäkring är ansvariga för. - ska årligen följa upp sin skadeutveckling Stadsledningskontorets bedömning Stadsledningskontoret gör bedömningen att genom revideringen av Göteborgs Stads riktlinje för försäkring tydliggörs ansvarsfördelning inom försäkringsverksamheten och den interna kontrollen ökar. Magnus Andersson Eva Hessman Ekonomidirektör Stadsdirektör Göteborgs Stads riktlinje för försäkringsfrågor inom Göteborgs Stad Göteborgs Stads styrsystem Utgångspunkterna för styrningen av Göteborgs Stad är lagar och författningar, den politiska viljan och stadens invånare, brukare och kunder. För att förverkliga utgångspunkterna behövs förutsättningar av olika slag. Stadens politiker har möjlighet att genom styrande dokument beskriva hur de vill realisera den politiska viljan. Inom Göteborgs Stad gäller de styrande dokument som antas av kommunfullmäktige och kommunstyrelsen. Därutöver fastställer nämnder och bolagsstyrelser egna styrande dokument för sin egen verksamhet. Kommunfullmäktiges budget är det övergripande och överordnade styrande dokumentet för Göteborgs Stads nämnder och bolagsstyrelser. Om Göteborgs Stads styrande dokument Göteborgs Stads styrande dokument är våra förutsättningar för att vi ska göra rätt saker på rätt sätt. De anger vad nämnder/styrelser och förvaltningar/bolag ska göra, vem som ska göra det och hur det ska göras. Styrande dokument är samlingsbegreppet för dessa dokument. Stadens grundläggande principer såsom demokratisk grundsyn, principer om mänskliga rättigheter och icke-diskriminering omsätts i praktisk verksamhet genom att de integreras i stadens ordinarie beslutsprocesser. Beredning av och beslut om styrande dokument har en stor betydelse för förverkligandet av dessa principer i stadens verksamheter. De styrande dokumenten ska göra det tydligt både för organisationen och för invånare, brukare, kunder, leverantörer, samarbetspartners och andra intressenter vad som förväntas av förvaltningar och bolag. De styrande dokumenten ligger till grund för att utkräva ansvar när vi inte arbetar i enlighet med vad som är beslutat. Dokumentnamn: Göteborgs Stads riktlinje för försäkringsfrågor inom Göteborgs Stad Datum och paragraf för Beslutad av: Gäller för: Diarienummer: beslutet: Stadens nämnder och Kommunfullmäktige 1631/11 (SLK-2023-00044) 2013-02-21 § 28 styrelser Dokumentsort: Giltighetstid: Senast reviderad: Dokumentansvarig: Finanschef, Riktlinje Tillsvidare 2023-12-22 Stadsledningskontoret Bilagor: - Innehåll Inledning ............................................................................................................ 3 Syftet med denna riktlinje ................................................................................. 3 Vem omfattas av riktlinjen ................................................................................ 3 Bakgrund ......................................................................................................... 3 Riktlinje .............................................................................................................. 4 Riskhantering inom Göteborgs stad ................................................................. 4 Omfattning ....................................................................................................... 4 Försäkringens syfte ...................................................................................... 4 Försäkringsprogram ..................................................................................... 5 Försäkrings AB Göta Lejons uppgift ............................................................. 5 Skador.......................................................................................................... 5 Inledning Syftet med denna riktlinje Utdrag ur KF Handling 2013 nr 22 (2013-01-23) Göteborgs Stad saknar i dag en gemensam försäkringspolicy i vilken staden sätter ramarna för hur stadens riskkontroll och riskfinansiering skall hanteras och av vem. Stadsledningskontoret konstaterar att staden har behov av en gemensam försäkringspolicy som även säkerställer att stadens försäkringslösningar är kompatibla med lagen om offentlig upphandling. Göteborgs Stads försäkringspolicy syftar på dokumentet Göteborgs Stads försäkringspolicy och riktlinjer för försäkringsfrågor inom Göteborgs Stad. Vem omfattas av riktlinjen Denna riktlinje gäller tillsvidare för Göteborgs Stads nämnder och styrelser. Bakgrund Utdrag ur KF handling 2013 nr 22 (2013-01-23) Styrelsen för Försäkrings AB Göta Lejon har hemställt att kommunfullmäktige beslutar om en försäkringspolicy för Göteborgs Stad med fokus på ett hela staden perspektiv för en ökad riskkontroll, samordning och en kostnadseffektiv riskfinansiering. Göteborgs Stads försäkringspolicy och riktlinjer för försäkringsfrågor inom Göteborgs Stad har i samband aktualitetsprövning 2020 (dnr 0110/20) överförts till ny mallstruktur i enlighet med Göteborgs Stads riktlinje för styrande dokument. Vidare har dokumentets namn ändrats till Göteborgs Stads riktlinje för försäkringsfrågor inom Göteborgs Stad. Riktlinje Försäkringsverksamheten inom stadens förvaltningar och bolag ska vara samordnad för att nå effektivt utnyttjande av kapital, betalningsförmåga och rationella betalningsströmmar. Göteborgs Stad är upphandlande myndighet av försäkringar för kommunens bolag och förvaltningar. Samordning av alla försäkringsfrågor skall ske genom Försäkrings AB Göta Lejon. Samtliga försäkringar som stadens förvaltningar och bolag har behov av ska tecknas med respektive förvaltning och bolags medverkan. Återförsäkringsportfölj ska upphandlas på återförsäkringsmarknaden i enlighet med Stadens regelverk för upphandling i syfte att uppnå bästa möjliga konkurrens och med beaktande av god finansiell stabilitet hos motpart. Riskhantering inom Göteborgs stad Göteborgs stads riskhantering utgör en del av stadens övergripande styrsystem för ledning och uppföljning enligt Göteborgs Stads säkerhetspolicy. Nämnder och styrelser skall regelbundet genomföra en dokumenterad riskanalys av sin verksamhet som också omfattar försäkringsbara risker. Nämnder och styrelser skapar härmed underlag för en strukturerad riskhantering för att säkerställa beslutade strategier och måluppfyllelse samt en avbrottsfri verksamhet. Omfattning Föreliggande riktlinje anger rollfördelning, ansvar och befogenhet när det gäller all försäkring, förutom pensions- och kollektivavtalsreglerade försäkringar för personal, för Göteborgs Stads förvaltningar och bolag. Försäkringens syfte Försäkring (riskfinansiering) utgör en del av stadens riskhantering. Göteborgs stad tecknar försäkring i syfte att skydda stadens egendom och verksamhet, så att plötsliga och oförutsedda skadekostnader minimeras. Genom försäkring skyddas stadens balansräkning mot oförutsedda stora påfrestningar till följd av olika typer av skadehändelser. Försäkring skapar tydlighet och öppenhet om var väsentliga risker förekommer och hur dessa är hanterade. Skadehanteringsprocessen underlättas genom att erfaren kompetens ställs till förfogande. Vidare ger försäkring en samlad bild av såväl riskexponering som uppkomna skador. En samordnad försäkringslösning stärker stadens övergripande riskhantering genom möjligheten att utarbeta anpassade råd för skadeförebyggande och skadebegränsande åtgärder. Enligt kapitel 2 § 6 i Försäkrings AB Göta Lejons ägardirektiv ska bolaget aktivt arbeta med riskhantering genom att ha en central roll och fungera som en katalysator inom hela staden. Göteborgs Stads förvaltningar och bolag skall ha ett försäkringsskydd som är ekonomiskt försvarbart och tekniskt möjligt, för att säkerställa sin möjlighet att fullgöra sitt uppdrag/skydda sin balansräkning samt bibehålla egendomens långsiktiga värde. Försäkring ska finnas för att allokera riskkostnaden till respektive verksamhet eller objekt och fördela kostnaden över tiden. Försäkringsprogram Försäkrings AB Göta Lejons styrelse ska årligen fastställa ett försäkringsprogram för att säkerställa riskkontroll och en kostnadseffektiv riskfinansiering med ett helhetsperspektiv. Försäkringsprogrammet ska ange uppgifter om förvaltningarnas och bolagens aktuella försäkringstyper, såsom ansvars-, egendoms-, motor-, förmögenhetsbrottsförsäkring etcetera. Respektive nämnd och styrelse skall årligen fastställa försäkringsprogrammet för sin verksamhet. Försäkringsprogrammet skall årligen rapporteras till kommunstyrelsen. Vid varje förvaltning och bolag inom Göteborgs stad ska det finnas en utsedd kontaktperson för försäkringsfrågor. Försäkrings AB Göta Lejons uppgift Försäkrings AB Göta Lejon ska tillhandahålla koncernövergripande försäkringslösningar och enskilda försäkringar. Försäkrings AB Göta Lejon har till uppgift att skapa en sammanhållen återförsäkringsportfölj innehållande kommunens bolag och förvaltningar. Försäkrings AB Göta Lejon har rätt, vid behov, att placera försäkring hos externa försäkringsbolag. Kostnaden för köp av externa försäkringar ska minimeras. Försäkrings AB Göta Lejons prissättning ska följa självkostnadsprincipen. Skador Inträffad försäkringsskada ska anmälas till Försäkrings AB Göta Lejon. Försäkrings AB Göta Lejon ska årligen redovisa till sin styrelse en sammanställning av stadens skadeutveckling, och vid behov stimulera till skadeförebyggande åtgärder. Göteborgs Stads riktlinje för försäkring Göteborgs Stads styrsystem Om Göteborgs Stads styrande dokument Göteborgs Stads styrande dokument är våra förutsättningar för att vi ska göra rätt saker på rätt sätt. De anger vad nämnder/styrelser och förvaltningar/bolag ska göra, vem som ska göra det och hur det ska göras. Styrande dokument är samlingsbegreppet för dessa dokument. Stadens grundläggande principer såsom demokratisk grundsyn, principer om mänskliga rättigheter och icke-diskriminering omsätts i praktisk verksamhet genom att de integreras i stadens ordinarie beslutsprocesser. Beredning av och beslut om styrande dokument har en stor betydelse för förverkligandet av dessa principer i stadens verksamheter. Utgångspunkterna för styrningen av Göteborgs Stad är lagar och författningar, den politiska De styrande dokumenten ska göra det tydligt viljan och stadens invånare, brukare och kunder. både för organisationen och för invånare, För att förverkliga utgångspunkterna behövs brukare, kunder, leverantörer, samarbetspartners förutsättningar av olika slag. Stadens politiker och andra intressenter vad som förväntas av har möjlighet att genom styrande dokument förvaltningar och bolag. De styrande beskriva hur de vill realisera den politiska viljan. dokumenten ligger till grund för att utkräva Inom Göteborgs Stad gäller de styrande ansvar när vi inte arbetar i enlighet med vad som dokument som antas av kommunfullmäktige och är beslutat. kommunstyrelsen. Därutöver fastställer nämnder och bolagsstyrelser egna styrande dokument för sin egen verksamhet. Kommunfullmäktiges budget är det övergripande och överordnade styrande dokumentet för Göteborgs Stads nämnder och bolagsstyrelser. Dokumentnamn: Göteborgs Stads riktlinje för försäkring Beslutad av: Gäller för: Diarienummer: Datum och paragraf för Kommunfullmäktige Stadens nämnder och [Nummer] beslutet: styrelser [Text] Dokumentsort: Giltighetstid: Senast reviderad: Dokumentansvarig: Riktlinje Tillsvidare [Datum] [Funktion] Bilagor: [Bilagor] Innehåll Inledning ............................................................................................................ 4 Syftet med denna riktlinje ................................................................................. 4 Vem omfattas av riktlinjen ................................................................................ 4 Bakgrund ......................................................................................................... 4 Lagbestämmelser ............................................................................................ 4 Koppling till andra styrande dokument ............................................................. 4 Avgränsningar.................................................................................................. 5 Stödjande dokument ........................................................................................ 5 Riktlinje .............................................................................................................. 6 1. Samordnad försäkringsverksamhet.............................................................. 6 2. Riskhantering inom Göteborgs Stad ............................................................ 6 3. Försäkringens syfte...................................................................................... 6 4. Försäkringsprogram ..................................................................................... 7 5. Skador ......................................................................................................... 7 6. Organisation och ansvarsfördelning ............................................................. 7 6.1 Kommunfullmäktige ................................................................................ 7 6.2 Kommunstyrelsen ................................................................................... 7 6.3 Försäkrings AB Göta Lejon..................................................................... 7 6.4 Nämnder och styrelser ........................................................................... 8 Inledning Syftet med denna riktlinje Syftet med denna riktlinje är att klargöra organisation och ansvarsfördelning inom staden för försäkringsfrågor. Vidare att fastställa riktlinjer och riskramar för stadens försäkringsverksamhet. Vem omfattas av riktlinjen Denna riktlinje gäller tillsvidare för Göteborgs Stads nämnder och styrelser. Delägda bolag där Göteborgs Stad är majoritetsägare är skyldiga att förhålla sig till denna riktlinje. Bakgrund Kommunfullmäktige beslutade 2013-02-21 om en försäkringspolicy för Göteborgs Stad då det bedömdes finnas ett behov av ett övergripande styrdokument för försäkringsverksamheten. År 2020 ändrades dokumentets namn till Göteborgs Stads riktlinje för försäkringsfrågor dnr 0110/20. Lagbestämmelser Försäkringsrörelselag (2010:2043) Försäkringsavtalslag (2005:104) Lag (2016:1145) om offentlig upphandling Koppling till andra styrande dokument Styrande dokument Koppling till denna riktlinje Göta Lejons Ägardirektiv Försäkrings AB Göta Lejons uppdrag Göteborgs Stads säkerhetspolicy Fysisk säkerhet, Riskanalyser, Förebyggande aktiviteter Riktlinje för systematiskt Fysisk säkerhet, Systematiskt brandskyddsarbete (SBA) brandskyddsarbete Göteborgs Stads riktlinje för Finansiella risker finansverksamheten Göteborgs Stads Riktlinjer för styrning, Riskhantering uppföljning och kontroll Göteborgs Stads riktlinje för inköp och Regler för upphandling upphandling Avgränsningar Föreliggande riktlinje anger rollfördelning, ansvar och befogenhet när det gäller all försäkring, förutom pensions- och kollektivavtalsreglerade försäkringar för personal, för Göteborgs Stads förvaltningar och bolag. Stödjande dokument Stödjande dokument till denna riktlinje är Försäkrings AB Göta Lejons försäkringsvillkor såsom till exempel Allmänna försäkringsvillkor Egendomsförsäkring Allrisk GL 100, Allmänna försäkringsvillkor Ansvarsförsäkring GL 130. Riktlinje 1. Samordnad försäkringsverksamhet Försäkringsverksamheten inom staden ska vara samordnad för att nå effektiv riskfinansiering och riskkontroll. Göteborgs Stad är upphandlande myndighet av försäkringar för stadens nämnder och styrelser. Samordning av alla försäkringsfrågor ska ske genom Försäkrings AB Göta Lejon. Samtliga försäkringar som stadens nämnder och styrelser har behov av ska tecknas med respektive förvaltning och bolags medverkan. Återförsäkringsportfölj ska upphandlas på återförsäkringsmarknaden i enlighet med stadens regelverk för upphandling i syfte att uppnå bästa möjliga konkurrens och med beaktande av god finansiell stabilitet hos motpart. 2. Riskhantering inom Göteborgs Stad Göteborgs stads riskhantering utgör en del av stadens övergripande styrsystem för ledning och uppföljning enligt Göteborgs Stads säkerhetspolicy. Nämnder och styrelser ska regelbundet genomföra en dokumenterad riskanalys av sin verksamhet som också omfattar försäkringsbara risker. Nämnder och styrelser skapar härmed underlag för en strukturerad riskhantering för att säkerställa beslutade strategier och måluppfyllelse samt en avbrottsfri verksamhet. 3. Försäkringens syfte Försäkring (riskfinansiering) utgör en del av stadens riskhantering. Göteborgs Stad tecknar försäkring i syfte att skydda stadens egendom och verksamhet, så att plötsliga och oförutsedda skadekostnader minimeras. Genom försäkring skyddas staden mot oförutsedda stora ekonomiska påfrestningar till följd av olika typer av skadehändelser. Försäkring skapar tydlighet och öppenhet om var väsentliga risker förekommer och hur dessa är hanterade. Skadehanteringsprocessen underlättas genom att Försäkrings AB Göta Lejon ställer erfaren kompetens till förfogande. Vidare ger försäkring en samlad bild av såväl riskexponering som uppkomna skador. En samordnad försäkringslösning stärker stadens övergripande riskhantering genom möjligheten att utarbeta anpassade råd för skadeförebyggande och skadebegränsande åtgärder. Enligt Försäkrings AB Göta Lejons ägardirektiv ska bolaget aktivt arbeta med riskhantering. Göteborgs Stads nämnder och styrelser ska ha ett försäkringsskydd som är ekonomiskt försvarbart och tekniskt möjligt, för att säkerställa sin möjlighet att fullgöra sitt uppdrag samt bibehålla egendomens långsiktiga värde. Försäkring ska finnas för att allokera riskkostnaden till respektive verksamhet och fördela kostnaden över tiden. 4. Försäkringsprogram Stadens övergripande försäkringsprogram säkerställer riskkontroll och en kostnadseffektiv riskfinansiering med ett helhetsperspektiv. Försäkringsprogrammet ska ange uppgifter om nämnders och styrelsers aktuella försäkringstyper, såsom egendom, ansvar, motorfordon och spårvagnar. Försäkringsprogrammet för enskild nämnd och styrelse ska innehålla verksamhetens specifika försäkringsskydd. Nämnder och styrelser ska se till att det i verksamheten finns en utsedd kontaktperson för försäkringsfrågor. 5. Skador Inträffad försäkringsskada ska anmälas till Försäkrings AB Göta Lejon. Försäkrings AB Göta Lejon ska årligen följa upp stadens skadeutveckling, och vid behov stimulera till skadeförebyggande åtgärder. Även nämnder och styrelser ska årligen följa upp sin skadeutveckling. 6. Organisation och ansvarsfördelning 6.1 Kommunfullmäktige -fastställer Göteborgs Stads riktlinje för försäkring. 6.2 Kommunstyrelsen -ska årligen följa upp stadens försäkringsprogram och skadeutveckling i samband med uppföljning av Göteborgs Stads riktlinje för finansverksamheten. 6.3 Försäkrings AB Göta Lejon -ska identifiera, strukturera, försäkra och återförsäkra Göteborgs Stads risker. -ska arbeta aktivt med riskhanteringsfrågor inom försäkringsverksamheten. -ska ge försäkringsskydd för egendom, ansvar, motorfordon och spårvagnar till Göteborgs Stads förvaltningar och bolag. -ska tillhandahålla koncernövergripande försäkringslösningar och enskilda försäkringar. -ska ha till uppgift att skapa en sammanhållen återförsäkringsportfölj innehållande stadens nämnder och styrelser. -ska ha rätt att, vid behov, placera försäkring hos externa försäkringsbolag. -ska se till att prissättning av försäkringspremier ska följa självkostnadsprincipen. -ska årligen fastställa försäkringsprogrammet för staden. -ska årligen följa upp stadens skadeutveckling och vid behov stimulera till skadeförebyggande åtgärder. -ska årligen rapportera försäkringsprogrammet och en sammanställning av stadens skadeutveckling till kommunstyrelsen. 6.4 Nämnder och styrelser -ska regelbundet genomföra en dokumenterad riskanalys av sin verksamhet som omfattar försäkringsbara risker. -ska säkerställa att det i verksamheten finns en utsedd kontaktperson för försäkringsfrågor. -är skyldiga att följa de instruktioner som Försäkrings AB Göta Lejon ger i försäkringsfrågor. -ska årligen fastställa försäkringsprogrammet för sin verksamhet. -ska anmäla inträffad försäkringsskada till Försäkrings AB Göta Lejon. -ska årligen följa upp sin skadeutveckling.