Reviderade reglementen för nämnden för demokrati och medborgarservice samt överförmyndarnämnden

Kommunfullmäktige Handling 2024 nr 212 Reviderade reglementen för nämnden för demokrati och medborgarservice samt överförmyndarnämnden Till Göteborgs kommunfullmäktige Kommunstyrelsens förslag Kommunstyrelsen tillstyrker stadsledningskontorets förslag i tjänsteutlåtande den 7 oktober 2024 och föreslår att kommunfullmäktige beslutar: 1. Reviderat reglemente för nämnden för demokrati och medborgarservice, i enlighetmed bilaga 5 till stadsledningskontorets tjänsteutlåtande, antas och träder i kraft den 1 januari 2025 eller en månad efter kommunfullmäktiges beslut. 2. Reviderat reglemente för överförmyndarnämnden, i enlighet med bilaga 6 tillstadsledningskontorets tjänsteutlåtande, antas och träder i kraft den 1 januari 2025 eller en månad efter kommunfullmäktiges beslut. 3. Redovisning av kommunstyrelsens uppdrag, givet i budget 2024, att tillsammans mednämnden för demokrati och medborgarservice och överförmyndarnämnden, utreda om de önskade effekterna av gemensam förvaltningsorganisation har uppnåtts och om gränsdragningarna mellan nämnderna är tydliga, antecknas och förklaras fullgjort. Göteborg den 6 november 2024 Göteborgs kommunstyrelse Jonas Attenius Lina Isaksson Stadsledningskontoret Tjänsteutlåtande Handläggare Utfärdat 2024-10-07 Helena Österlind Ärendenummer SLK-2023-01046 Telefon: 031-368 02 28 E-post: helena.osterlind@stadshuset.goteborg.se Reviderade reglementen för nämnden för demokrati och medborgarservice samt överförmyndarnämnden Förslag till beslut I kommunstyrelsen och kommunfullmäktige: 1. Reviderat reglemente för nämnden för demokrati och medborgarservice, i enlighet med bilaga 5 till stadsledningskontorets tjänsteutlåtande, antas och träder i kraft den 1 januari 2025 eller en månad efter kommunfullmäktiges beslut. 2. Reviderat reglemente för överförmyndarnämnden, i enlighet med bilaga 6 till stadsledningskontorets tjänsteutlåtande, antas och träder i kraft den 1 januari 2025 eller en månad efter kommunfullmäktiges beslut. 3. Redovisning av kommunstyrelsens uppdrag, givet i budget 2024, att tillsammans med nämnden för demokrati och medborgarservice och överförmyndarnämnden, utreda om de önskade effekterna av gemensam förvaltningsorganisation har uppnåtts och om gränsdragningarna mellan nämnderna är tydliga, antecknas och förklaras fullgjort. Sammanfattning I kommunfullmäktiges budget för 2024 fick kommunstyrelsen i uppdrag att, tillsammans med nämnden för demokrati och medborgarservice och överförmyndarnämnden, utreda om de önskade effekterna av gemensam förvaltningsorganisation har uppnåtts och om gränsdragningarna mellan nämnderna är tydliga. Utredningen visade att de primära anledningarna till sammanslagningen av förvaltningarna har uppnåtts, men att gränsdragningarna mellan nämndernas inom vissa delar uppfattas som otydliga. För att tydliggöra gränsdragningarna och ansvaren för respektive nämnd lämnade stadsledningskontoret förslag till reviderade reglementen i samband med redovisningen av uppdraget. Kommunstyrelsen beslutade 2024-05-29 § 483 att remittera stadsledningskontorets förslag till reglementen till nämnden för demokrati och medborgarservice samt överförmyndarnämnden. Nämndernas bedömning är att förslagen till reglementen bidrar till att tydliggöra gränsdragningen för respektive nämnds ansvar och tillstyrker förslaget. Bedömning ur ekonomisk dimension De förslag till reglementen som lämnas i ärendet innebär inte några ekonomiska konsekvenser för de berörda nämnderna. Revideringarna syftar till att tydliggöra den ansvarsfördelning som redan gäller och som idag är utgångspunkten vid fullmäktiges budgettilldelning. En tydligare ansvarsfördelning mellan nämnderna bedöms dock kunna bidra till något minskad administration. Bedömning ur ekologisk dimension Stadsledningskontoret har inte funnit särskilda aspekter ur den ekologiska dimensionen. Bedömning ur social dimension Överförmyndarnämndens handläggning och beslut påverkar en ofta utsatt grupp i samhället. En god man eller förvaltare utses av samhället för att bevaka dessa personers personliga, ekonomiska och rättsliga intressen och överförmyndarnämnden ska tillse att ställföreträdare utför sitt uppdrag på ett bra sätt. Enligt riksrevisionens granskning är det cirka två procent av Sveriges befolkning som har en god man, förvaltare eller annan förordnad ställföreträdare. De som har behov av ställföreträdare kan vara personer med psykisk sjukdom, olika funktionshinder, demens eller allmänt försvagat hälsotillstånd, barn vars föräldrar inte kan utföra förmynderskapet eller ensamkommande barn. Många befinner sig i en utsatt situation och är i behov av andra personer för att klara sin vardag. (RIR 2017:33). Stadsledningskontoret bedömer att de reviderade förslagen till reglementen tydliggör ansvaret för verksamheten och dess kvalitet, vilket bedöms påverka huvudmännen positivt. Förslagen tydliggör vem som ansvarar för att organisationen är ändamålsenlig vilket bland annat innefattar säkerställande av kompetens bland de som arbetar inom överförmyndarverksamheten. Bilagor 1. Kommunstyrelsens protokollsutdrag 2024-05-29 § 483 2. Nämnden för demokrati och medborgarservice handlingar 2024-09-25 § 79 3. Överförmyndarnämndens handlingar 2024-09-24 § 230 4. Stadsledningskontorets tjänsteutlåtande 2024-05-06 Redovisning av uppdrag att utreda effekterna och av gemensam förvaltningsorganisation och gränsdragningen mellan nämnderna 5. Förslag till reglemente för nämnden för demokrati och medborgarservice 6. Förslag till reglemente för överförmyndarnämnden Ärendet Stadsledningskontoret lämnar förslag till reviderade reglementen för nämnden för demokrati och medborgarservice samt överförmyndarnämnden. Kommunfullmäktige föreslås anta reglementena och att de börjar gälla från och med den 1 januari 2025 eller en månad efter kommunfullmäktiges beslut. Beskrivning av ärendet I kommunfullmäktiges budget för 2024 fick kommunstyrelsen i uppdrag, att tillsammans med nämnden för demokrati och medborgarservice och överförmyndarnämnden, utreda om de önskade effekterna av gemensam förvaltningsorganisation har uppnåtts och om gränsdragningarna mellan nämnderna är tydliga. Utredningen, se bilaga 4, visade att de primära anledningarna till sammanslagningen av förvaltningarna har uppnåtts men att gränsdragningarna mellan nämndernas inom vissa delar uppfattas som otydliga. Dessa otydligheter tar sig olika uttryck, men är i princip kopplade till det ansvar som nämnden för demokrati och medborgarservice har för förvaltningsorganisationen, samtidigt som överförmyndarnämnden har ett verksamhetsansvar och i dagsläget ansvaret för en ändamålsenlig organisation. Även nämndernas ansvar att samverka i frågor som rör organisation och personal bedömdes vara i behov av förtydligande. För att tydliggöra gränsdragningarna och ansvaren för respektive nämnd lämnade stadsledningskontoret förslag till revideringar avseende kapitel 2 i nämndernas reglementen i samband med redovisningen av uppdraget. Kommunstyrelsen beslutade 2024-05-29 § 483 att remittera stadsledningskontorets förslag till reglementen till nämnden för demokrati och medborgarservice samt överförmyndarnämnden för att få nämndernas bedömning av om revideringen tydliggör gränsdragningen mellan nämnderna. Redovisning av remissvar Överförmyndarnämnden beslutade 2024-09-24 § 230 att tillstyrka stadsledningskontorets förslag till reviderat reglemente för överförmyndarnämnden. Nämnden för demokrati och medborgarservice beslutade 2024-09-25 § 79 att tillstyrka stadsledningskontorets förslag till reviderat reglemente för överförmyndarnämnden. Båda nämnderna beslutade även att översända förvaltningens tjänsteutlåtande som egna yttranden. Nämndernas bedömning är att förslaget på nya formuleringar i reglementena för nämnden för demokrati och medborgarservice samt överförmyndarnämnden bidrar till att tydliggöra gränsdragningen för respektive nämnds ansvar. I handlingarna framgår även bedömningen att förslagen till reglemente tydliggör att nämnden för demokrati och medborgarservice ansvarar för en ändamålsenlig organisation som kan hantera uppgifter inom överförmyndarnämndens verksamhetsområde. Överförmyndarnämnden ansvarar i sin tur för målstyrning och kvalitet för de uppgifter som hanteras inom nämndens verksamhetsområde, samt att som en del i det ansvaret ställa krav på nämnden för demokrati och medborgarservice att genomföra uppgifterna. Båda nämnderna lyfter även att det idag finns en väl fungerande samverkan mellan nämnderna som tydliggörs genom en överenskommelse. För att säkerställa att samverkan fortsätter utifrån nämndernas respektive behov bedöms det viktigt att ansvaret för samverkan regleras genom nämndernas respektive reglemente. Revideringar av reglementen I stadsledningskontorets tjänsteutlåtande Redovisning av uppdrag att utreda effekterna och av gemensam förvaltningsorganisation och gränsdragningen mellan nämnderna (bilaga 4) framgår de överväganden som gjorts inför förslag till revideringar av nämndernas reglementen. Nedanstående förslag är vad som remitterades till nämnderna. Nämnden för demokrati och medborgarservice reglemente Stadsledningskontoret har i revideringen specificerat att ansvaret för förvaltningsorganisationen inkluderar ansvar för organisation inom verksamhetsområdet som det framgår av kap 3 § 3 i reglementet samt personalansvar enligt kap 3 § 4. Det innebär att nämnden ansvarar för att överförmyndarnämndens organisation är tydlig och ändamålsenlig utifrån fullmäktiges fastställda mål och styrning samt lagar och andra författningar. I detta innefattas bland annat säkerställande av kompetens, verksamhetsstöd och andra förutsättningar för verksamhetens kvalitet. Stadsledningskontoret föreslår även ett tillägg (§ 6) om att nämnden ska samverka med överförmyndarnämnden i frågor som rör förvaltningsorganisationen. Samverkan avser exempelvis information om överförmyndarnämndens mål och uppdrag, som ska beaktas tillsammans med nämndens övriga verksamhetsområden och uppdrag, för att säkerställa en ändamålsenlig organisation. Samverkan gäller även personalansvaret och här kan det exempelvis innebära vad överförmyndarnämnden vill ska framgå av instruktionen till förvaltningsdirektören. Genom detta tillägg kan nämnden ansvarsutkrävas utifrån om de har samverkat med överförmyndarnämnden. Nuvarande formulering i nämnden för Förslag på nya formuleringar i demokrati och medborgarservice nämnden för demokrati och reglemente medborgarservice reglemente Kap 2 Nämnden har ansvar för Kap 2 Nämnden har ansvar för §7 överförmyndarnämndens §5 överförmyndarnämndens förvaltningsorganisation. förvaltningsorganisation. I detta inkluderas ansvar för organisation inom verksamhetsområdet och personalansvar som framgår nedan i kap 3 §§3–4. Kap 2 Nämndens ansvar för §6 organisation inom verksamhetsområdet och personalansvar enligt kap 3 §§3–4 ska utföras i samverkan med överförmyndarnämnden. Överförmyndarnämndens reglemente I nämndens reglemente föreslås ändringar som tydliggör nämndens ansvar för sin verksamhet och nämnden för demokrati och medborgarservice ansvar för förvaltningsorganisationen. I nuvarande formulering omfattas nämnden inte av personalansvar som framgår av kap 3 § 4. Förslaget till revidering, med tillägget att nämnden även ska undantas ansvaret för organisationen inom verksamhetsområdet, innebär ett förtydligande av den fördelning som i praktiken redan gäller. Samtidigt som nämnden inte omfattas av vare sig organisationen för verksamheten eller personalansvaret så finns det fortsatt behov för nämnden att kunna påverka inom ramen för nämndens ändamål, verksamhetsområde, uppgifter och mål som kommunfullmäktige ålägger dem. I syfte att underlätta detta åläggs nämnden ett ansvar för samverkan med nämnden för demokrati och medborgarservice i deras ansvar för en tydlig och ändamålsenlig organisation samt i personalansvaret. Nämnden kan således ansvarsutkrävas utifrån om de har bistått nämnden för demokrati och medborgarservice med det underlag som de behöver. Nuvarande formulering i Förslag på ny formulering i överförmyndarnämndens reglemente överförmyndarnämndens reglemente Kap 2 Ansvaret för nämndens Kap 2 Ansvaret för nämndens §3 förvaltningsorganisation har §3 förvaltningsorganisation har genom beslut i genom beslut i kommunfullmäktige förts över kommunfullmäktige förts över till till nämnden för demokrati och nämnden för demokrati och medborgarservice (P 2016-09- medborgarservice (P 2016-09-08, 08, § 15 och P 2021-10-14, § § 15 och P 2021-10-14, § 11). 11). Överförmyndarnämnden Överförmyndarnämnden omfattas omfattas därmed inte av därmed inte av skrivningarna skrivningarna kring kring organisation inom personalansvar som framgår verksamhetsområdet och nedan i 3 kap 4§. personalansvar som framgår nedan i 3 kap §§3-4. Kap 2 Nämnden ska utifrån sitt §4 verksamhetsansvar och uppdrag samverka med nämnden för demokrati och medborgarservice i dess ansvar för organisation inom verksamhetsområdet och personalansvar. Stadsledningskontorets bedömning Stadsledningskontorets utredning visade att gränsdragningarna mellan nämnden för demokrati och medborgarservice och överförmyndarnämndens ansvar inom vissa delar uppfattas som otydliga vilket resulterade i förslag till reviderade reglementen. Remissvaren visar att båda nämnderna delar stadsledningskontorets bedömning om att justeringarna i respektive reglemente klargör vad som ingår i nämnden för demokrati och medborgarservice ansvar för förvaltningsorganisationen i relation till den verksamhet överförmyndarnämnden ansvarar för. Stadsledningskontorets har således inte funnit behov av att genomföra förändringar i det förslag till reviderade reglementen som remitterades av kommunstyrelsen 2024-05-29, § 483. Den föreslagna revideringen bedöms inte innebära någon förändring eller begränsning av överförmyndarnämndens ansvar för den verksamhet som bedrivs inom ramen för dess uppdrag, eller i övrigt inverka på de skyldigheter som nämnden har enligt kapitel 3 i reglementet. Revideringen betonar nämndernas ansvar att samverka i frågor som rör organisation och personal. Detta innebär att det finns möjlighet att ansvarspröva båda nämnderna utifrån deras samverkansaktiviteter. Stadsledningskontorets bedömning är att förtydligandena i reglementena bidrar till en mer likvärdig relation mellan nämnderna. Stadsledningskontoret bedömer att de föreslagna revideringarna till stor del överensstämmer med hur ansvaret i praktiken fungerar mellan de båda nämnderna idag. De nya reglementena bedöms därmed kunna gälla från och med 1 januari 2025. I det fall kommunfullmäktige beslutar om reglementena efter föreslaget datum bedöms ändringarna kunna träda i kraft en månad efter kommunfullmäktiges beslut. Jonas Kinnander Eva Hessman Direktör Ärende och utredning Stadsdirektör Kommunstyrelsen Protokollsutdrag Sammanträdesdatum: 2024-05-29 § 483 Ärendenummer SLK-2023-01046 Remittering av förslag till reviderade reglementen för nämnden för demokrati och medborgarservice och överförmyndarnämnden samt redovisning av uppdrag att utreda om de önskade effekterna av gemensam förvaltningsorganisation har uppnåtts Beslut Enligt stadsledningskontorets förslag: Kommunstyrelsen remitterar, utan eget ställningstagande, stadsledningskontorets förslag till reglementsändringar till nämnden för demokrati och medborgarservice och överförmyndarnämnden, med begäran om yttrande senast 2024-09-27. Handling Stadsledningskontorets tjänsteutlåtande den 6 maj 2024. Protokollsutdrag skickas till Nämnden för demokrati och medborgarservice och överförmyndarnämnden genom stadsledningskontoret Demokrati och medborgarservice Utdrag ur protokoll Sammanträdesdatum: 2024-09-25 Svar på remiss om förslag till revidering av reglementen för nämnden för demokrati och medborgarservice och överförmyndarnämnden § 79, diarienummer N043-0114/24 Beslut 1. Nämnden för demokrati och medborgarservice tillstyrker stadsledningskontorets förslag till reviderat reglemente för nämnden för demokrati och medborgarservice. 2. Nämnden för demokrati och medborgarservice översänder förvaltningens tjänsteutlåtande som sitt eget svar på remiss om förslag till reviderade reglementen för nämnden för demokrati och medborgarservice och överförmyndarnämnden till kommunstyrelsen. Tidigare behandling I nämnden för demokrati och medborgarservice 2024-06-18, § 60 och 2024-08-28, § 65. Handlingar Förvaltningens tjänsteutlåtande 2024-09-10 med bilagan ”Remiss från kommunstyrelsen om förslag till reviderade reglementen för nämnden för demokrati och medborgarservice och överförmyndarnämnden”. Protokollsutdrag skickas till Kommunstyrelsen Dag för justering 2024-09-25 Demokrati och medborgarservice Utdrag ur protokoll Sammanträdesdatum: 2024-09-25 Vid protokollet Sekreterare Irene Gustafsson Ordförande Justerande Jesper Berglund (V) Björn Jedvert (L) Demokrati och medborgarservice Tjänsteutlåtande Handläggare Utfärdat 2024-09-10 Irene Gustafsson Diarienummer N043-0114/24 Telefon: 031-368 09 30 E-post: irene.gustafsson@dm.goteborg.se Svar på remiss om förslag till reviderade reglementen för nämnden för demokrati och medborgarservice och överförmyndarnämnden Förslag till beslut I nämnden för demokrati och medborgarservice 1. Nämnden för demokrati och medborgarservice tillstyrker stadsledningskontorets förslag till reviderat reglemente för nämnden för demokrati och medborgarservice. 2. Nämnden för demokrati och medborgarservice översänder förvaltningens tjänsteutlåtande som sitt eget svar på remiss om förslag till reviderade reglementen för nämnden för demokrati och medborgarservice och överförmyndarnämnden till kommunstyrelsen. Sammanfattning Kommunstyrelsen har skickat ett förslag till reviderade reglementen för nämnden för demokrati och medborgarservice och överförmyndarnämnden på remiss till de båda nämnderna. Svar ska lämnas senast den 27 september 2024. Förvaltningens bedömning är att stadsledningskontorets förslag på nya formuleringar i reglementena för nämnden för demokrati och medborgarservice samt överförmyndarnämnden bidrar till att tydliggöra gränsdragningen för respektive nämnds ansvar och föreslår därför att nämnden tillstyrker förslaget. Bedömning ur ekonomisk dimension Förvaltningens bedömning är att förslaget inte innebär någon större förändring jämfört med nuvarande arbetssätt för samverkan mellan nämnden för demokrati och medborgarservice och överförmyndarnämnden. Förvaltningens bedömning är att kostnader för arvoden och ersättningar i samband med att samverkan genomförs, ryms inom nämndens budgetram. Bedömning ur ekologisk dimension Förvaltningen har inte funnit några särskilda aspekter på frågan utifrån denna dimension. Bedömning ur social dimension Överförmyndarnämnden ska inom sitt uppdrag bidra till en ökad livskvalitet för huvudmän som har en ställföreträdare och att dessa personer inte drabbas av rättsförluster. Detta sker genom: • den tillsyn överförmyndarnämnden utövar över ställföreträdarna (de som är förmyndare, gode män och förvaltare). • att överförmyndarnämnden utreder behovet av att ha en ställföreträdare, förordnar och entledigar ställföreträdare, samt ansöker om förordnande och upphörande av godmanskap och förvaltarskap hos tingsrätten. För att överförmyndarnämnden ska kunna ta sitt ansvar och därmed bidra till en ökad livskvalitet för huvudmännen, är det viktigt att samverkan sker med nämnden för demokrati och medborgarservice. Bilaga 1. Remiss från kommunstyrelsen om förslag till reviderade reglementen för nämnden för demokrati och medborgarservice och överförmyndarnämnden Ärendet Kommunstyrelsen har skickat ett förslag till reviderade reglementen för nämnden för demokrati och medborgarservice och överförmyndarnämnden på remiss till de båda nämnderna. Svar ska lämnas senast den 27 september 2024. Kommunstyrelsen har också skickat stadsledningskontorets redovisning av uppdraget att utreda om de önskade effekterna av gemensam förvaltningsorganisation har uppnåtts för kännedom till de båda nämnderna. Beskrivning av ärendet Nämndernas verksamhetsnomineringar 2024 Både nämnden för demokrati och medborgarservice och överförmyndarnämnden lämnade bland sina verksamhetsnomineringar 2024 in följande nominering till kommunfullmäktige: • Tydliggöra gränsdragningen mellan överförmyndarnämnden och nämnden för demokrati och medborgarservice. Båda nämnderna ville uppmärksamma kommunfullmäktige på att en utredning behövde genomföras, för att se över om uppdelningen i reglementena har lett till de effekter som avsågs när nämndernas förvaltningsorganisationer slogs samman. Båda nämnderna såg ett behov av att tydliggöra gränsdragningen mellan nämndernas reglementen och uppdrag. Sedan den 1 januari 2017 har nämnden för demokrati och medborgarservice enligt sitt reglemente ansvar för överförmyndarnämndens förvaltningsorganisation och har även kommunbidragsram för verksamheten. Båda nämnderna såg att denna uppdelning gör att det är en utmaning för överförmyndarnämnden att ta ansvar för exempelvis målstyrning och kvalitet i uppdraget när resurser ägs och hanteras av nämnden för demokrati och medborgarservice. Uppdrag från kommunfullmäktige I kommunfullmäktiges budget för 2024 gavs kommunstyrelsen i uppdrag, att tillsammans med nämnden för demokrati och medborgarservice och överförmyndarnämnden, utreda om de önskade effekterna av gemensam förvaltningsorganisation har uppnåtts och om gränsdragningarna mellan nämnderna är tydliga. Stadsledningskontoret har, på uppdrag av kommunstyrelsen, genomfört utredningen och återrapporterade uppdraget till kommunstyrelsen den 29 maj 2024. Kommunstyrelsen har, utan eget ställningstagande till stadsledningskontorets förslag, skickat förslag till reviderade reglementen för nämnden för demokrati och medborgarservice och överförmyndarnämnden på remiss till de båda nämnderna. Svar ska lämnas senast den 27 september 2024. Kommunstyrelsen har också skickat stadsledningskontorets redovisning av uppdraget att utreda om de önskade effekterna av gemensam förvaltningsorganisation har uppnåtts för kännedom till de båda nämnderna. Stadsledningskontorets utredning Stadsledningskontorets utredning visar att de primära anledningarna till sammanslagningen av förvaltningarna har uppnåtts. Stadsledningskontorets bedömning är att den gemensamma förvaltningsorganisationen har bidragit till att administrationen har effektiviserats och blivit mindre sårbar, framför allt inom arbetet med HR, ekonomi, ledning och styrning. När det gäller gränsdragningar mellan nämndernas ansvar, visar stadsledningskontorets utredning att det finns områden som uppfattas som otydliga. Det gäller särskilt överförmyndarnämndens nuvarande ansvar för att ha en ändamålsenlig organisation och deras nuvarande möjligheter att påverka organiseringen av den förvaltning som nämnden för demokrati och medborgarservice ansvarar för. Utredningen identifierar även att nämndernas ansvar att samverka kring personal- och förvaltningsfrågor inte tydligt framgår av reglementena. Stadsledningskontoret bedömer därför att reglementena bör revideras. Stadsledningskontorets förslag till ändringar i nämndernas reglementen Nämnden för demokrati och medborgarservice De främsta otydligheterna i nämnden för demokrati och medborgaservice reglemente avser deras ansvar för överförmyndarnämndens förvaltningsorganisation och vad som innefattas i detta ansvar. För att göra det tydligt och ändamålsenligt utifrån kommunfullmäktiges fastställda mål och styrning samt lagar och andra förvaltningar, föreslås nedanstående förändring i reglementet för nämnden för demokrati och medborgarservice. I ansvaret för organisation inom verksamhetsområdet och personalansvar innefattas bland annat säkerställande av kompetens, verksamhetsstöd och andra förutsättningar för verksamhetens kvalitet. Även ett tillägg föreslås, om att ansvaret ska utföras i samverkan med överförmyndarnämnden. Nuvarande formulering i nämnden för Förslag på nya formuleringar i demokrati och medborgarservice nämnden för demokrati och reglemente medborgarservice reglemente Kap 2 Nämnden har ansvar för Kap 2 Nämnden har ansvar för §7 överförmyndarnämndens §5 överförmyndarnämndens förvaltningsorganisation förvaltningsorganisation. I detta inkluderas ansvar för organisation inom verksamhetsområdet och personalansvar som framgår nedan i kap 3 §§3–4. Kap 2 Nämndens ansvar för organisation §6 inom verksamhetsområdet och personalansvar enligt kap 3 §§3 – 4 ska utföras i samverkan med överförmyndarnämnden. Överförmyndarnämnden Otydligheterna i överförmyndarnämndens reglemente avser främst nämndens nuvarande ansvar för organisation inom verksamhetsområdet, samtidigt som nämnden för demokrati och medborgarservice har ansvar för överförmyndarnämndens förvaltningsorganisation. För att tydliggöra vad den fördelningen innebär i praktiken, föreslås nedanstående förändring i överförmyndarnämndens reglemente. Även ett tillägg föreslås, om att samverkan ska ske med nämnden för demokrati och medborgarservice, för att kunna påverka inom ramen för nämndens ändamål, verksamhetsområde, uppgifter och mål som kommunfullmäktige ålägger nämnden. Nuvarande formulering i Förslag på ny formulering i överförmyndarnämndens reglemente överförmyndarnämndens reglemente Kap 2 Ansvaret för nämndens Kap 2 Ansvaret för nämndens §3 förvaltningsorganisation har §3 förvaltningsorganisation har genom beslut i genom beslut i kommunfullmäktige förts över kommunfullmäktige förts över till till nämnden för demokrati och nämnden för demokrati och medborgarservice (P 2026-09- medborgarservice (P2016-09-08, 08, § 15 och P 2021-10-14, § § 15 och P 2021-10-14, § 11). 11). Överförmyndarnämnden Överförmyndarnämnden omfattas omfattas därmed inte av därmed inte av skrivningarna skrivningarna kring kring organisation inom personalansvar som framgår verksamhetsområdet och nedan i 3 kap 4§. personalansvar som framgår av nedan i 3 kap §§ 3–4. Kap 2 Nämnden ska utifrån sitt §4 verksamhetsansvar och uppdrag samverka med nämnden för demokrati och medborgarservice i dessa ansvar för organisation inom verksamhetsområdet och personalansvar. Förvaltningens och nämndernas deltagande i utredningen Förvaltningen för demokrati och medborgarservice har deltagit i utredningen i samverkan med stadsledningskontoret. Remissen lämnades till nämnden för demokrati och medborgarservice samt överförmyndarnämnden i samband med respektive nämndmöte i juni 2024. I samband med nämndmötena i augusti 2024 fick båda nämnderna information om remissen och fick samtidigt möjlighet att ha dialog om remissen inom respektive nämnd. Presidierna för de båda nämnderna har också haft ett gemensamt presidiemöte om remissen i augusti 2024. Förvaltningens bedömning Förvaltningens bedömning är att stadsledningskontorets förslag på nya formuleringar i reglementena för nämnden för demokrati och medborgarservice samt överförmyndarnämnden bidrar till att tydliggöra gränsdragningen för respektive nämnds ansvar genom att det tydligt framgår att: • nämnden för demokrati och medborgarservice ansvarar för att ha en tydlig och ändamålsenlig organisation, som kan hantera uppgifter inom överförmyndarnämndens verksamhetsområde. Det är också tydligt att nämnden för demokrati och medborgarservice har personalansvar för de som ingår i organisationen och att det är denna nämnd som ska se till att en instruktion för förvaltningschefen upprättas och antas. • överförmyndarnämnden har ansvar för målstyrning och kvalitet för de uppgifter som hanteras inom nämndens verksamhetsområde, och att nämnden som en del i det ansvaret ska ställa krav på nämnden för demokrati och medborgarservice att genomföra uppgifterna. Det är också tydligt att överförmyndarnämnden inte har ansvar för att det finns en ändamålsenlig organisation som hanterar nämndens uppgifter samt att nämnden inte har något personalansvar och därmed inte kan lämna en instruktion till förvaltningschefen. Samverkan Förvaltningens bedömning är att de båda nämnderna – genom sin överenskommelse om ansvarsfördelning och samverkan – idag har en väl fungerade samverkan och arbetssätt för att genomföra samverkan. Bland annat har nämndernas samverkan om verksamhetsnomineringar lett till extra medel för effektivisering av Göteborgs Stads överförmyndarverksamhet med hjälp av digitalisering. Förvaltningen ser att det är viktigt att samverkan mellan nämnderna inte hänger på person. Genom att samverkan regleras genom nämndernas respektive reglemente – och inte genom en överenskommelse mellan nämnderna – bedömer förvaltningen att den risken minskar. Förvaltningens bedömning är att det är i/genom samverkan som de båda nämnderna kan ta ansvar för sina respektive verksamhetsområden och uppgifter, bland annat genom att: • ha dialog om väsentliga avvikelser. • överförmyndarnämnden ställer krav på nämnden för demokrati och medborgarservice att utföra uppgifter och genomföra åtgärder för att säkerställa behov av kvalitetssäkring och verksamhetsutveckling. • nämnden för demokrati och medborgarservice redogör för genomförda åtgärder. • ha dialog om arbetsmiljön och förutsättningarna för överförmyndarverksamheten. För att synliggöra ansvaret är det viktigt att nämnderna fortsätter att dokumentera den samverkan som sker mellan nämnderna, så att den kan användas i nämndernas planering, uppföljning och kontroll, vid rapportering till kommunfullmäktige samt vid revision. Förvaltningen ser att den överenskommelse som nämnderna har idag om ansvarsfördelning och samverkan behöver uppdateras om förslag till revidering av reglementena genomförs. Bland annat hur samverkan ska ske, om vad och när samt för att tydliggöra vilken nämnd som ansvarar för vad i det fall brister uppmärksammas av Länsstyrelsen och/eller stadsrevisionen. Förvaltningens bedömning är att förslaget inte innebär någon större förändring jämfört med nuvarande arbetssätt för samverkan mellan nämnden för demokrati och medborgarservice och överförmyndarnämnden. Fortsatt utveckling inom förvaltningen Förvaltningen har noterat att det i stadsledningskontorets utredning om de önskade effekterna av en gemensam förvaltningsorganisation för nämnden för demokrati och medborgarservice samt överförmyndarnämnden, lämnas förslag på åtgärder som förvaltningsdirektören själv har mandat att besluta om. Förvaltningen arbetar ständigt med att utveckla sina processer, bland annat för en effektiv nämndadministration och för att ge nämnderna den information de behöver för att kunna fatta rättssäkra beslut. Förvaltningen tar därför med sig stadsledningskontorets utredning i det fortsatta processutvecklingsarbetet, för att på bästa sätt ge stöd och service till de båda nämnderna. Eva Englund Förvaltningsdirektör Överförmyndarnämnden Utdrag ur protokoll A Sammanträdesdatum: 2024-09-24 Svar på remiss om förslag till revidering av reglementen för nämnden för demokrati och medborgarservice och överförmyndarnämnden § 230, diarienummer 0016/24 Jonas Bokstedt informerar nämnden om ärendet. Beslut 1. Överförmyndarnämnden tillstyrker stadsledningskontorets förslag till reviderat reglemente för överförmyndarnämnden. 2. Överförmyndarnämnden översänder förvaltningens tjänsteutlåtande som sitt eget svar på remiss om förslag till reviderade reglementen för nämnden för demokrati och medborgarservice och överförmyndarnämnden till kommunstyrelsen. Tidigare behandling I överförmyndarnämnden 2024-06-18, § 200 och 2024-08-27, § 216. Handlingar Förvaltningens tjänsteutlåtande daterat 2024-09-10 med bilagan ” Remiss från kommunstyrelsen om förslag till reviderade reglementen för nämnden för demokrati och medborgarservice och överförmyndarnämnden”. Protokollsanteckning från (S) (M) och (V) Ann-Christine Andersson (S), Sverker Cassberg (M), Tove Wikehult (V), Hans Ekström (S) och Margareta Broang (M) framför följande: Det är bra att det sker nödvändiga förtydliganden i reglementena. Däremot är det politiskt bekymmersamt att ansvar och befogenhet inte hålls samman när det gäller överförmyndarnämnden. Nämnden har till exempel inte ansvar för personal och ekonomi och det är märkligt. Det är nämnden för demokrati och medborgarservice som har det ansvaret. Det naturliga är att ansvar och befogenheter alltid måste höra ihop. När det gäller på tjänstepersoner fungerar det, eftersom där finns en gemensam chef för båda nämndkanslierna, men på politisk nivå är kopplingen mer komplicerad. Protokollsutdrag skickas till Kommunstyrelsen Överförmyndarnämnden Utdrag ur protokoll A Sammanträdesdatum: 2024-09-24 Dag för justering 2024-09-24 Vid protokollet Sekreterare Irene Gustafsson Ordförande Justerande Ann-Christin Andersson (S) Sverker Cassberg (M) Demokrati och medborgarservice Tjänsteutlåtande Handläggare Utfärdat 2024-09-10 Irene Gustafsson Diarienummer 0016/24 Telefon: 031-368 09 30 E-post: irene.gustafsson@dm.goteborg.se Svar på remiss om förslag till reviderade reglementen för nämnden för demokrati och medborgarservice och överförmyndarnämnden Förslag till beslut I överförmyndarnämnden 1. Överförmyndarnämnden tillstyrker stadsledningskontorets förslag till reviderat reglemente för överförmyndarnämnden. 2. Överförmyndarnämnden översänder förvaltningens tjänsteutlåtande som sitt eget svar på remiss om förslag till reviderade reglementen för nämnden för demokrati och medborgarservice och överförmyndarnämnden till kommunstyrelsen. Sammanfattning Kommunstyrelsen har skickat ett förslag till reviderade reglementen för nämnden för demokrati och medborgarservice och överförmyndarnämnden på remiss till de båda nämnderna. Svar ska lämnas senast den 27 september 2024. Förvaltningens bedömning är att stadsledningskontorets förslag på nya formuleringar i reglementena för nämnden för demokrati och medborgarservice samt överförmyndarnämnden bidrar till att tydliggöra gränsdragningen för respektive nämnds ansvar och föreslår därför att nämnden tillstyrker förslaget. Bedömning ur ekonomisk dimension Förvaltningens bedömning är att förslaget inte innebär någon större förändring jämfört med nuvarande arbetssätt för samverkan mellan nämnden för demokrati och medborgarservice och överförmyndarnämnden. Förvaltningens bedömning är att kostnader för arvoden och ersättningar i samband med att samverkan genomförs, ryms inom nämndens budgetram. Bedömning ur ekologisk dimension Förvaltningen har inte funnit några särskilda aspekter på frågan utifrån denna dimension. Bedömning ur social dimension Överförmyndarnämnden ska inom sitt uppdrag bidra till en ökad livskvalitet för huvudmän som har en ställföreträdare och att dessa personer inte drabbas av rättsförluster. Detta sker genom: • den tillsyn överförmyndarnämnden utövar över ställföreträdarna (de som är förmyndare, gode män och förvaltare). • att överförmyndarnämnden utreder behovet av att ha en ställföreträdare, förordnar och entledigar ställföreträdare, samt ansöker om förordnande och upphörande av godmanskap och förvaltarskap hos tingsrätten. För att överförmyndarnämnden ska kunna ta sitt ansvar och därmed bidra till en ökad livskvalitet för huvudmännen, är det viktigt att samverkan sker med nämnden för demokrati och medborgarservice. Bilaga 1. Remiss från kommunstyrelsen om förslag till reviderade reglementen för nämnden för demokrati och medborgarservice och överförmyndarnämnden Ärendet Kommunstyrelsen har skickat ett förslag till reviderade reglementen för nämnden för demokrati och medborgarservice och överförmyndarnämnden på remiss till de båda nämnderna. Svar ska lämnas senast den 27 september 2024. Kommunstyrelsen har också skickat stadsledningskontorets redovisning av uppdraget att utreda om de önskade effekterna av gemensam förvaltningsorganisation har uppnåtts för kännedom till de båda nämnderna. Beskrivning av ärendet Nämndernas verksamhetsnomineringar 2024 Både nämnden för demokrati och medborgarservice och överförmyndarnämnden lämnade bland sina verksamhetsnomineringar 2024 in följande nominering till kommunfullmäktige: • Tydliggöra gränsdragningen mellan överförmyndarnämnden och nämnden för demokrati och medborgarservice. Båda nämnderna ville uppmärksamma kommunfullmäktige på att en utredning behövde genomföras, för att se över om uppdelningen i reglementena har lett till de effekter som avsågs när nämndernas förvaltningsorganisationer slogs samman. Båda nämnderna såg ett behov av att tydliggöra gränsdragningen mellan nämndernas reglementen och uppdrag. Sedan den 1 januari 2017 har nämnden för demokrati och medborgarservice enligt sitt reglemente ansvar för överförmyndarnämndens förvaltningsorganisation och har även kommunbidragsram för verksamheten. Båda nämnderna såg att denna uppdelning gör att det är en utmaning för överförmyndarnämnden att ta ansvar för exempelvis målstyrning och kvalitet i uppdraget när resurser ägs och hanteras av nämnden för demokrati och medborgarservice. Uppdrag från kommunfullmäktige I kommunfullmäktiges budget för 2024 gavs kommunstyrelsen i uppdrag, att tillsammans med nämnden för demokrati och medborgarservice och överförmyndarnämnden, utreda om de önskade effekterna av gemensam förvaltningsorganisation har uppnåtts och om gränsdragningarna mellan nämnderna är tydliga. Stadsledningskontoret har, på uppdrag av kommunstyrelsen, genomfört utredningen och återrapporterade uppdraget till kommunstyrelsen den 29 maj 2024. Kommunstyrelsen har, utan eget ställningstagande till stadsledningskontorets förslag, skickat förslag till reviderade reglementen för nämnden för demokrati och medborgarservice och överförmyndarnämnden på remiss till de båda nämnderna. Svar ska lämnas senast den 27 september 2024. Kommunstyrelsen har också skickat stadsledningskontorets redovisning av uppdraget att utreda om de önskade effekterna av gemensam förvaltningsorganisation har uppnåtts för kännedom till de båda nämnderna. Stadsledningskontorets utredning Stadsledningskontorets utredning visar att de primära anledningarna till sammanslagningen av förvaltningarna har uppnåtts. Stadsledningskontorets bedömning är att den gemensamma förvaltningsorganisationen har bidragit till att administrationen har effektiviserats och blivit mindre sårbar, framför allt inom arbetet med HR, ekonomi, ledning och styrning. När det gäller gränsdragningar mellan nämndernas ansvar, visar stadsledningskontorets utredning att det finns områden som uppfattas som otydliga. Det gäller särskilt överförmyndarnämndens nuvarande ansvar för att ha en ändamålsenlig organisation och deras nuvarande möjligheter att påverka organiseringen av den förvaltning som nämnden för demokrati och medborgarservice ansvarar för. Utredningen identifierar även att nämndernas ansvar att samverka kring personal- och förvaltningsfrågor inte tydligt framgår av reglementena. Stadsledningskontoret bedömer därför att reglementena bör revideras. Stadsledningskontorets förslag till ändringar i nämndernas reglementen Överförmyndarnämnden Otydligheterna i överförmyndarnämndens reglemente avser främst nämndens nuvarande ansvar för organisation inom verksamhetsområdet, samtidigt som nämnden för demokrati och medborgarservice har ansvar för överförmyndarnämndens förvaltningsorganisation. För att tydliggöra vad den fördelningen innebär i praktiken, föreslås nedanstående förändring i överförmyndarnämndens reglemente. Även ett tillägg föreslås, om att samverkan ska ske med nämnden för demokrati och medborgarservice, för att kunna påverka inom ramen för nämndens ändamål, verksamhetsområde, uppgifter och mål som kommunfullmäktige ålägger nämnden. Nuvarande formulering i Förslag på ny formulering i överförmyndarnämndens reglemente överförmyndarnämndens reglemente Kap 2 Ansvaret för nämndens Kap 2 Ansvaret för nämndens §3 förvaltningsorganisation har §3 förvaltningsorganisation har genom beslut i genom beslut i kommunfullmäktige förts över kommunfullmäktige förts över till till nämnden för demokrati och nämnden för demokrati och medborgarservice (P 2026-09- medborgarservice (P2016-09-08, 08, § 15 och P 2021-10-14, § § 15 och P 2021-10-14, § 11). 11). Överförmyndarnämnden Överförmyndarnämnden omfattas omfattas därmed inte av därmed inte av skrivningarna skrivningarna kring kring organisation inom personalansvar som framgår verksamhetsområdet och nedan i 3 kap 4§. personalansvar som framgår av nedan i 3 kap §§ 3–4. Kap 2 Nämnden ska utifrån sitt §4 verksamhetsansvar och uppdrag samverka med nämnden för demokrati och medborgarservice i dessa ansvar för organisation inom verksamhetsområdet och personalansvar. Nämnden för demokrati och medborgarservice De främsta otydligheterna i nämnden för demokrati och medborgaservice reglemente avser deras ansvar för överförmyndarnämndens förvaltningsorganisation och vad som innefattas i detta ansvar. För att göra det tydligt och ändamålsenligt utifrån kommunfullmäktiges fastställda mål och styrning samt lagar och andra förvaltningar, föreslås nedanstående förändring i reglementet för nämnden för demokrati och medborgarservice. I ansvaret för organisation inom verksamhetsområdet och personalansvar innefattas bland annat säkerställande av kompetens, verksamhetsstöd och andra förutsättningar för verksamhetens kvalitet. Även ett tillägg föreslås, om att ansvaret ska utföras i samverkan med överförmyndarnämnden. Nuvarande formulering i nämnden för Förslag på nya formuleringar i demokrati och medborgarservice nämnden för demokrati och reglemente medborgarservice reglemente Kap 2 Nämnden har ansvar för Kap 2 Nämnden har ansvar för §7 överförmyndarnämndens §5 överförmyndarnämndens förvaltningsorganisation förvaltningsorganisation. I detta inkluderas ansvar för organisation inom verksamhetsområdet och personalansvar som framgår nedan i kap 3 §§3–4. Kap 2 Nämndens ansvar för organisation §6 inom verksamhetsområdet och personalansvar enligt kap 3 §§3 – 4 ska utföras i samverkan med överförmyndarnämnden. Förvaltningens och nämndernas deltagande i utredningen Förvaltningen för demokrati och medborgarservice har deltagit i utredningen i samverkan med stadsledningskontoret. Remissen lämnades till nämnden för demokrati och medborgarservice samt överförmyndarnämnden i samband med respektive nämndmöte i juni 2024. I samband med nämndmötena i augusti 2024 fick båda nämnderna information om remissen och fick samtidigt möjlighet att ha dialog om remissen inom respektive nämnd. Presidierna för de båda nämnderna har också haft ett gemensamt presidiemöte om remissen i augusti 2024. Förvaltningens bedömning Förvaltningens bedömning är att stadsledningskontorets förslag på nya formuleringar i reglementena för nämnden för demokrati och medborgarservice samt överförmyndarnämnden bidrar till att tydliggöra gränsdragningen för respektive nämnds ansvar genom att det tydligt framgår att: • nämnden för demokrati och medborgarservice ansvarar för att ha en tydlig och ändamålsenlig organisation, som kan hantera uppgifter inom överförmyndarnämndens verksamhetsområde. Det är också tydligt att nämnden för demokrati och medborgarservice har personalansvar för de som ingår i organisationen och att det är denna nämnd som ska se till att en instruktion för förvaltningschefen upprättas och antas. • överförmyndarnämnden har ansvar för målstyrning och kvalitet för de uppgifter som hanteras inom nämndens verksamhetsområde, och att nämnden som en del i det ansvaret ska ställa krav på nämnden för demokrati och medborgarservice att genomföra uppgifterna. Det är också tydligt att överförmyndarnämnden inte har ansvar för att det finns en ändamålsenlig organisation som hanterar nämndens uppgifter samt att nämnden inte har något personalansvar och därmed inte kan lämna en instruktion till förvaltningschefen. Samverkan Förvaltningens bedömning är att de båda nämnderna – genom sin överenskommelse om ansvarsfördelning och samverkan – idag har en väl fungerade samverkan och arbetssätt för att genomföra samverkan. Bland annat har nämndernas samverkan om verksamhetsnomineringar lett till extra medel för effektivisering av Göteborgs Stads överförmyndarverksamhet med hjälp av digitalisering. Förvaltningen ser att det är viktigt att samverkan mellan nämnderna inte hänger på person. Genom att samverkan regleras genom nämndernas respektive reglemente – och inte genom en överenskommelse mellan nämnderna – bedömer förvaltningen att den risken minskar. Förvaltningens bedömning är att det är i/genom samverkan som de båda nämnderna kan ta ansvar för sina respektive verksamhetsområden och uppgifter, bland annat genom att: • ha dialog om väsentliga avvikelser. • överförmyndarnämnden ställer krav på nämnden för demokrati och medborgarservice att utföra uppgifter och genomföra åtgärder för att säkerställa behov av kvalitetssäkring och verksamhetsutveckling. • nämnden för demokrati och medborgarservice redogör för genomförda åtgärder. • ha dialog om arbetsmiljön och förutsättningarna för överförmyndarverksamheten. För att synliggöra ansvaret är det viktigt att nämnderna fortsätter att dokumentera den samverkan som sker mellan nämnderna, så att den kan användas i nämndernas planering, uppföljning och kontroll, vid rapportering till kommunfullmäktige samt vid revision. Förvaltningen ser att den överenskommelse som nämnderna har idag om ansvarsfördelning och samverkan behöver uppdateras om förslag till revidering av reglementena genomförs. Bland annat hur samverkan ska ske, om vad och när samt för att tydliggöra vilken nämnd som ansvarar för vad i det fall brister uppmärksammas av Länsstyrelsen och/eller stadsrevisionen. Förvaltningens bedömning är att förslaget inte innebär någon större förändring jämfört med nuvarande arbetssätt för samverkan mellan nämnden för demokrati och medborgarservice och överförmyndarnämnden. Fortsatt utveckling inom förvaltningen Förvaltningen har noterat att det i stadsledningskontorets utredning om de önskade effekterna av en gemensam förvaltningsorganisation för nämnden för demokrati och medborgarservice samt överförmyndarnämnden, lämnas förslag på åtgärder som förvaltningsdirektören själv har mandat att besluta om. Förvaltningen arbetar ständigt med att utveckla sina processer, bland annat för en effektiv nämndadministration och för att ge nämnderna den information de behöver för att kunna fatta rättssäkra beslut. Förvaltningen tar därför med sig stadsledningskontorets utredning i det fortsatta processutvecklingsarbetet, för att på bästa sätt ge stöd och service till de båda nämnderna. Eva Englund Förvaltningsdirektör Stadsledningskontoret Tjänsteutlåtande Handläggare Utfärdat 2024-05-06 Helena Österlind, Alberita Olluri Ärendenummer SLK-2023-01046 Telefon: 031-368 02 28 E-post: helena.osterlind@stadshuset.goteborg.se Remittering av förslag till reviderade reglementen för nämnden för demokrati och medborgarservice och överförmyndarnämnden samt redovisning av uppdrag att utreda om de önskade effekterna av gemensam förvaltningsorganisation har uppnåtts Förslag till beslut I kommunstyrelsen: Kommunstyrelsen remitterar, utan eget ställningstagande, stadsledningskontorets förslag till reglementsändringar till nämnden för demokrati och medborgarservice och överförmyndarnämnden, med begäran om yttrande senast 2024-09-27. Sammanfattning I kommunfullmäktiges budget för 2024 gavs kommunstyrelsen i uppdrag att, tillsammans med nämnden för demokrati och medborgarservice och överförmyndarnämnden, utreda om de önskade effekterna av gemensam förvaltningsorganisation har uppnåtts och om gränsdragningarna mellan nämnderna är tydliga. Utredningen visar att de primära anledningarna till sammanslagningen av förvaltningarna har uppnåtts. Bedömningen är att administrationen har effektiviserats och blivit mindre sårbar, framför allt inom arbetet med HR, ekonomi, ledning och styrning. Vad gäller gränsdragningar mellan nämndernas ansvar visar utredningen att det finns områden som uppfattas som otydliga. Detta gäller särskilt överförmyndarnämndens nuvarande ansvar för att ha en ändamålsenlig organisation och deras nuvarande möjligheter att påverka organiseringen av den förvaltning som nämnden för demokrati och medborgarservice ansvarar för. Utredningen identifierar även att nämndernas ansvar att samverka kring personal- och förvaltningsfrågor inte tydligt framgår av reglementena. Stadsledningskontoret bedömer att reglementena bör revideras för att tydliggöra ovanstående och lämnar ett förslag på reviderade reglementen. Bedömningen är att förslagen bör remitteras till de berörda nämnderna innan ytterligare behandling i kommunstyrelsen. Bedömning ur ekonomisk dimension De förslag till reglementen som lämnas i ärendet innebär inte några ekonomiska konsekvenser för de berörda nämnderna. Revideringarna syftar till att tydliggöra den ansvarsfördelning som redan gäller och som idag är utgångspunkten vid fullmäktiges budgettilldelning. En tydligare ansvarsfördelning mellan nämnderna bedöms dock kunna bidra till något minskad administration. Utredningen visar att en organisation med två nämnder och en förvaltning kan innebära svårigheter att prioritera för den nämnd som äger och fördelar budgeten. Stadsledningskontoret bedömer att detta är en utmaning som gäller för i princip samtliga nämner och styrelser, oavsett förvaltningsorganisation. Bedömning ur social dimension Överförmyndarnämndens handläggning och beslut påverkar en ofta utsatt grupp i samhället. En god man eller förvaltare utses av samhället för att bevaka dessa personers personliga, ekonomiska och rättsliga intressen och överförmyndarnämnden ska tillse att ställföreträdare utför sitt uppdrag på ett bra sätt. Enligt riksrevisionens granskning är det cirka två procent av Sveriges befolkning som har en god man, förvaltare eller annan förordnad ställföreträdare. De som har behov av ställföreträdare kan vara personer med psykisk sjukdom, olika funktionshinder, demens eller allmänt försvagat hälsotillstånd, barn vars föräldrar inte kan utföra förmynderskapet eller ensamkommande barn. Många befinner sig i en utsatt situation och är i behov av andra personer för att klara sin vardag. (RIR 2017:33). Stadsledningskontoret bedömer att de reviderade förslagen till reglementen tydliggör ansvaret för verksamheten och dess kvalitet, vilket bedöms påverka huvudmännen positivt. Förslagen tydliggör vem som ansvarar för att organisationen är ändamålsenlig vilket bland annat innefattar säkerställande av kompetens bland de som arbetar inom överförmyndarverksamheten. Bedömning ur ekologisk dimension Stadsledningskontoret har inte funnit särskilda aspekter ur denna dimension. Bilagor 1. Förslag till reglemente för nämnden för demokrati och medborgarservice 2. Förslag till reglemente för överförmyndarnämnden Ärendet Stadsledningskontoret har i samverkan med förvaltningen för demokrati och medborgarservice utrett om de önskade effekterna av gemensam förvaltningsorganisation har uppnåtts och om gränsdragningarna mellan nämnderna är tydliga. Utredningen har resulterat i förslag till ändringar i nämndernas reglemente och stadsledningskontoret föreslår kommunstyrelsen att remittera förslagen till berörda nämnder. Beskrivning av ärendet I kommunfullmäktiges budget för 2024 fick kommunstyrelsen i uppdrag att, tillsammans med nämnden för demokrati och medborgarservice (NDM) och överförmyndarnämnden (ÖFN), utreda om de önskade effekterna av gemensam förvaltningsorganisation har uppnåtts och om gränsdragningarna mellan nämnderna är tydliga. Syftet med utredningen är att försöka identifiera vari eventuella otydligheter uppstår och hur de kan åtgärdas genom reglementsändringar. Bakgrunden till uppdraget är verksamhetsnomineringarna för 2024 där båda nämnderna ser behov av att tydliggöra gränsdragningen mellan nämndernas reglementen och uppdrag och vill uppmärksamma kommunfullmäktige på att en utredning behöver genomföras. Detta för att se över om uppdelningen i reglementena har lett till de effekter som avsågs när nämndernas förvaltningsorganisationer slogs samman. Kommunstyrelsen har tidigare utrett överförmyndarnämndens organisering Kommunstyrelsen gav 2014-11-26 § 717 stadsledningskontoret i uppdrag att genomföra en översyn av överförmyndarnämnden, mer specifikt att utreda huruvida överförmyndarnämnden kunde slås ihop med en annan nämnd. Utredningen resulterade i att kommunfullmäktige 2016-09-08 § 15 beslutade att ansvaret inklusive budgetmedel för överförmyndarnämndens förvaltningsorganisation överfördes till nämnden för konsument- och medborgarservice från och med 2017-01-01. I ansvaret ingick budget, personal, arbetsmiljö och övriga verksamhetskostnader. Förvaltningschefen för konsument- och medborgarservice fick det övergripande ansvaret för ledning av verksamheten gentemot båda nämnderna. Kommunstyrelsen gavs i uppdrag 2016-09-08 § 15 att fortsatt utreda hur överförmyndarnämnden och nämnden för konsument- och medborgarservice kan organiseras fr.o.m. kommande mandatperiod, med fokus på att vidare studera möjligheterna till en sammanslagning samt att, som en alternativ lösning, belysa för- och nackdelar med bildandet av en personunion mellan de båda nämnderna. Utredningen antecknades och förklarades fullgjord 2018-02-22 § 17 utan att ytterligare justeringar i organisation eller nämndernas sammansättningar genomfördes. Nämndernas uppdrag och verksamhet skiljer sig åt Nämnden för demokrati- och medborgarservice (tidigare nämnden för konsument och medborgarservice) har i uppdrag att utveckla stadens service till de som bor, besöker och verkar i Göteborg, att bedriva ett proaktivt demokratiarbete särskilt genom att stödja andra nämnder och styrelser att fullgöra sitt ansvar, att bedriva konsumentrådgivning samt för att ge ekonomisk rådgivning till skuldsatta personer enligt socialtjänstlagen. Utöver detta har NDM ett flertal särskilda ansvar enligt reglementet, bland annat ansvar för mötesplatsen Regnbågshus, Romani Center i Väst samt samordning och administration av stadens medborgarvittnen. Sedan 2017-01-01 har NDM enligt sitt reglemente ansvar för ÖFN:s förvaltningsorganisation och har finansiering genom kommunbidragsram. Nämnden kan hantera sin budget fritt mellan de olika verksamheterna, vilket innebär att det inte finns någon särskild budget avsatt för överförmyndarverksamheten. Budgeten för NDM omfattar personal, lokaler, verksamhetsmedel samt nämndens eget arvode, ersättningar och utlägg. Nämndens ansvarsområden har utökats de senaste åren, vilket delvis skedde i samband med att stadsdelsnämnderna avvecklades 2021. Kommunfullmäktige beslutade 2020-10-15 § 17 om reglementet för nämnden för konsument och medborgarservice. De förändringar som då skedde rörde primärt nämndens ansvar för det proaktiva demokratiarbetet och stadens infrastruktur för delaktighet och inflytande. Reglementet reviderades även 2022-12-08 § 31 då ansvaret som leverantör av stadens gemensamma tjänster lades till nämnden. Samtidigt gjordes justeringar för att bättre spegla ÖFN:s reglemente avseende ansvaret för förvaltningsorganisationen. ÖFN har enligt sitt reglemente ett uppdrag att bidra till en ökad livskvalitet för huvudmännen samt verka för att dessa inte drabbas av rättsförluster. Nämnden har även i uppdrag att utreda behov av god man och förvaltare samt förordna och utöva tillsyn över dessa. ÖFN:s budget omfattar arvoden till ställföreträdare samt nämndens egna arvoden, ersättningar och utlägg. Ansvaret för förvaltningsorganisationen har förts över till NDM vilket innebär att ÖFN inte omfattas av personalansvar som framgår av 3 kap § 4 i reglemente. Länsstyrelsen är tillsynsmyndighet över nämndens verksamhet och ska se till att överförmyndarna kontrollerar att ställföreträdarnas verksamhet sköts på ett korrekt sätt. Nämndernas övergripande utmaningar enligt uppföljningsrapporter NDM har sedan sammanslagningen fått ett bredare uppdrag som utförare av grunduppdrag inom välfärdsområdet, stödförvaltning och som leverantör av digitala tjänster. Det diversifierade uppdraget innebär att nämnden och förvaltningen har att hantera frågor av olika karaktär, med varierande styrlogiker och finansiering. Nämnden rapporterar om risk för bristande måluppfyllelse och sämre kvalitetsmässiga leveranser på grund av nämndens breda uppdrag. I nämndernas rapporter framgår att arbetsbelastningen inom ÖFN varit hög. Detta förklaras av ökade behov i samhället som lett till en ökning av ärenden inom verksamheten som förutsätter fler ställföreträdare som dessutom har viljan och kompetensen att ta sig an komplexa uppdrag. Det innebär sammantaget att nämnden fått ett större ansvar och mer komplicerade ärenden. Detta har medfört lång handläggningstid, vilket även framkommer som kritik i länsstyrelsens tillsyn. Den höga arbetsbelastningen har påverkat arbetsmiljön negativt. Nämnderna såg i samband med denna utveckling behov av att utveckla processer och digitalisera verksamheten för att klara av det lagstyrda uppdraget och för att effektivisera verksamheten. Med anledning av detta lyfte båda nämnderna till kommunfullmäktige behov av utökade resurser till överförmyndarverksamheten. NDM har fått utökad budgetram för överförmyndarverksamheten och det har tillförts personalresurser för att hantera det ökade behovet av stöd. Personalomsättning och förlust av erfaren kompetens har påverkat verksamhetens förutsättningar att leva upp till nämndens uppdrag. Personalomsättningen har dock minskat de senaste åren. Ur nämndernas årsrapporter från 2022 och framåt framgår att de upplever otydlighet i ansvarsfördelningen. Det framhålls att det varit en utmaning för ÖFN att ta ansvar för sitt uppdrag enligt reglemente, samtidigt som det medfört ekonomiska utmaningar för NDM i hur de ska prioritera mellan förvaltningens olika verksamheter. Den gemensamma förvaltningsorganisationen har gjort överförmyndarnämnden mindre sårbar Av utredningen som låg till grund för beslutet om gemensam förvaltningsorganisation framgår att det fanns svårigheter med ÖFN organisation. I huvudsak handlade det om att förvaltningen var isolerad från stadens övriga verksamheter, samt att förvaltningens begränsade storlek medförde sårbarhet gällande egen kompetens inom flera stödfunktioner, exempelvis HR, IT och ekonomi. En förväntad effekt av sammanslagningen var således att effektivisera administrationen, framför allt inom arbetet med ledning och styrning. En samordnad och effektivare administration förväntades också medföra positiva effekter på arbetsmiljön. Stadsledningskontoret konstaterar att det finns svårigheter att härleda uppkomna effekter direkt till sammanslagningen av förvaltningsorganisationerna. Vidare finns det utmaningar i verksamheterna som på motsvarande sätt inte direkt kan kopplas till just sammanslagningen. Dessutom har nämnderna, framför allt NDM, genomgått förändringar genom åren bland annat genom utökat demokratiuppdrag vilket skapar svårigheter att isolera effekter. Förvaltningen har genomfört omorganiseringar sedan sammanslagningen. Stadsledningskontoret kan ändå konstatera att sammanslagningen för ÖFN:s del bidragit till minskad sårbarhet avseende tillgången till kompetens inom stödfunktionerna som HR, IT och ekonomi. Effektivisering har också skett inom andra processer som budget, planering, uppföljning och kontroll. Detta framkommer i samtal med berörd förvaltning, nämndernas uppföljningsrapporter och stadsrevisionens granskningar. Samtidigt har förvaltningens uppdrag från en till två nämnder inneburit ökad administration. Under de första åren av sammanslagningen förekom dubbelarbete vad gäller vilka underlag som skulle rapporteras till vilken nämnd. Förvaltningen har sedan dess utvecklat arbetssätten utifrån uppdraget att arbeta mot två nämnder med syfte att tydliggöra och förenkla ledning- och styrningsprocesser. Angående ÖFN:s tidigare isolering från stadens övriga verksamheter framkommer det att verksamheten nu är mer integrerad med vissa av NDM:s övriga verksamheter. Samtidigt framkommer att verksamheten fortfarande finns i en egen del av förvaltningens lokaler och att möjligheten till synergieffekter begränsas av bland annat olika verksamhetslogiker och sekretesskäl. Juridiska utgångspunkter Av kommunallagen (2017:25) framgår att fullmäktige ska anta reglementen om nämndernas verksamhet och arbetsformer. Reglementet förmedlar en nämnds grunduppdrag och genom reglementet fördelar kommunfullmäktige uppgifter, uppdrag och befogenheter till nämnderna. Reglementet utgör därmed en viktig utgångspunkt i fullmäktiges ansvarsprövning av nämnderna. Därutöver beslutar kommunfullmäktige i budget, genom olika styrande dokument samt i enskilda beslut om uppdrag och ansvar för exempelvis aktiviteter, åtgärder och mål som löper över såväl kortare som längre tid. För att få en helhet över nämndernas ansvar behöver därför reglementet läsas tillsammans med fullmäktiges övriga styrning. Enligt kommunallagen (KL) har nämnderna ansvar för att verksamheten bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som fullmäktige bestämt samt de föreskrifter som gäller för verksamheten (6 kap. 6 § KL). De ska också se till att den interna kontrollen är tillräcklig samt att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredsställande sätt (6 kap 7 § KL). I nämndernas verksamhetsansvar ligger att säkerställa en organisation som är tillfredställande och ändamålsenlig. Med tanke på att KL i hög grad syftar till målstyrd verksamhet, åligger det varje nämnd att se till att organisationen möjliggör att fullmäktiges mål uppfylls. KL ger ingen vägledning kring vad som gäller för förvaltningsorganisationen. Att det finns anställda kan bara förstås när lagen till exempel beskriver hur delegering av nämndbeslut kan gå till, att anställda kan ges närvarorätt vid möten och hur jäv ska hanteras. I samband med beskrivning av rätten att vidaredelegera beslut nämns funktionen förvaltningschef. Den begränsade lagregleringen vad gäller förvaltningsorganisation ger stor frihet för lokal utformning men förutsätter en noggrann uppföljning av verksamheten och att fullmäktige får information för att se hur verksamheten förlöper i kommunen. Om överförmyndarverksamhet Överförmyndarens verksamhet är i hög grad författningsreglerad och avser till stor del myndighetsutövning mot enskild. De huvudsakliga bestämmelserna om överförmyndare finns i 19 kap. föräldrabalken (FB). Där framgår att överförmyndarverksamhet är en obligatorisk verksamhet för kommunerna samt att den kan bedrivas antingen med överförmyndare eller i överförmyndarnämnd. Överförmyndarnämnden får inte underställas annan nämnd utan ska lyda direkt under kommunfullmäktige (19 kap. 1 och 2 §§ FB). Överförmyndaren/överförmyndarnämnden ska således vara fristående och självständig samt obligatorisk enligt specialbestämmelserna i föräldrabalken. En ordning med överförmyndarnämnd har ansetts vara att föredra framför en enskild överförmyndare (SOU 2021:36). Bestämmelser om överförmyndarens och ställföreträdarnas uppdrag finns även i förmynderskapsförordningen, lagen om god man för ensamkommande barn, förvaltningslagen med flera. Delegering Generella regler om delegering av beslutanderätt på det kommunala området finns i KL. En kommunal nämnd har som utgångspunkt stor frihet att avgöra vilka beslut som ska kunna delegeras. Nämnden kan också överlåta till förvaltningschefen att delegera sin beslutanderätt vidare till andra anställda och det är möjligt att ställa upp vissa villkor för delegeringen (7 kap. 5-8 §§). Reglerna på överförmyndarområdet bygger på att det är överförmyndaren eller överförmyndarnämnden kollektivt som fattar beslut och som har ett ansvar för verksamheten. Möjligheterna till delegering är relativt långtgående på överförmyndarområdet. Överförmyndarnämnden får uppdra åt en ledamot, en ersättare som har kallats till tjänstgöring eller en kommunal tjänsteperson med den kompetens som behövs att på nämndens vägnar avgöra vissa grupper av ärenden (19 kap. 14 § FB). Nämnden ska i sitt beslut ange vilka slag av ärenden som uppdraget omfattar. Kompetenskravet innebär att tjänstepersonen ska ha en sådan bakgrund och befattning i kommunen att överförmyndarfrågorna kan förväntas bli tillfredställande handlagda och bedömda. Det finns dock inte någon möjlighet att delegera beslutanderätten i exempelvis frågor om entledigande av en god man eller förvaltare på grund av bristande lämplighet. Gränsdragningen mellan nämndernas ansvar och uppdrag uppfattas otydlig i vissa avseenden Som framgår av verksamhetsnomineringarna för 2024 upplever båda nämnderna otydligheter i deras respektive reglementen kopplat till sammanslagningen av förvaltningsorganisationerna. Riskerna med otydlig gränsdragning mellan nämndernas ansvarsområden är dels att det kan leda till ökad administration för såväl nämnd som förvaltning, men framför allt att det försvårar för fullmäktiges ansvarsutkrävning och att det blir otydligt för de som nyttjar nämndernas verksamhet. Sedan 2017 har NDM övertagit ansvaret för ÖFN:s förvaltningsorganisation, vilket framgår av NDM:s reglemente 2 kap 8 §. I ÖFN:s reglemente framgår att de inte har personalansvar enligt 3 kap 4 §. I övrigt är nämndernas reglementen, utöver deras specifika uppdrag enligt kapitel 2, likalydande som övriga nämnder i staden. I dialog med förvaltningen och i nämndernas uppföljningsrapporter framkommer att det finns ett antal områden där gränsdragningen mellan nämnderna upplevs som otydlig. Ett exempel är hur ÖFN ska kunna vidta åtgärder när de uppmärksammas på att de har svårt att fullfölja de verksamhetsområden och uppgifter som de ansvarar för enligt reglementet (kap 2 § 2). Detta uppmärksammas framför allt genom nämndens egna uppföljningsrapporter eller länsstyrelsens årliga granskning. Det kan handla om när nämnden får kännedom om långa handläggningstider, bristande tillsyn av ställföreträdare eller brister i diarieföring. Som förklaring till vissa av de brister som uppmärksammas i verksamheten kan ibland anges hög arbetsbelastning, personalomsättningen eller behov av kompetensutveckling för medarbetare inom överförmyndarverksamheten. Enligt 3 kap § 1 i reglementet ska nämnden inom sitt verksamhetsområde följa det fullmäktige har bestämt att nämnden ska fullgöra, samt verka för att fastställda mål uppnås och i övrigt följa givna uppdrag och angivna riktlinjer. I de fall nämnden, genom uppföljnings- eller granskningsrapporter, uppmärksammas på att måluppfyllelsen brister så uppfattas deras ansvar och möjligheter att agera som oklart då de inte äger budgeten för tjänstepersonsstödet. I utredningen framkommer att det uppfattas tydligt att NDM har övertagit personalansvaret enligt 3 kap § 4 samt ansvarar för förvaltningsfrågor såsom lokaler, digitalisering och gemensamma stödfunktioner. Överförmyndarverksamhet organiseras på olika sätt i landet I dagsläget har omkring 70 procent av landets kommuner en överförmyndarnämnd eller en gemensam överförmyndarnämnd. Det finns 87 överförmyndare och 122 överförmyndarnämnder i landet. Av nämnderna är 36 gemensamma för två eller flera kommuner. Av de gemensamma överförmyndarnämnderna har de allra flesta inrättat ett gemensamt överförmyndarkansli. Det förekommer att överförmyndarverksamheter har ett gemensamt kansli utan att för den delen ha en gemensam nämnd. Det finns omkring 28 sådana gemensamma överförmyndarkanslier i landet. Utvecklingen i Sverige går mot färre överförmyndare och fler överförmyndarnämnder med större verksamheter. Det har också blivit vanligare med samverkan på kanslinivå (SOU 2021:36). Det finns ett flertal större kommuner i Sverige som har valt att ha en överförmyndarnämnd där ansvaret för förvaltningen åläggs en annan nämnd i kommunen. Exempelvis Malmö Stad har en organisering där arbetsmarknads- och socialnämnden har det administrativa ansvaret för överförmyndarnämndens förvaltningsorganisation. I reglementet för dess överförmyndarnämnd framgår att nämnden biträds av en begränsad förvaltningsorganisation som har sin administrativa hemvist vid arbetsmarknads- och socialnämnden. I reglementet framgår att denna är anställningsmyndighet och har arbetsmiljöansvar för den personal som arbetar på delegation av överförmyndarnämnden samt att nämnden ansvarar för överförmyndarnämndens administration och drift, såsom lokaler och IT-system. I bland annat Örebro och Västerås stöds överförmyndarnämnden av kommunstyrelsens förvaltning. I reglementena i Västerås kommun framgår att det är kommunstyrelsen som ansvarar för att överförmyndarnämndens förvaltningsorganisation är ändamålsenlig med hänsyn till av fullmäktige fastställda mål och styrning samt lagar och andra författningar för verksamheten. Västra Götalandsregionen, VGR, har en förvaltningsorganisation där principen är en nämnd, en förvaltning, men där det finns ett flertal nämnder som stöds av en annan nämnds förvaltning. För de nämnder som delar förvaltning utses särskilt ansvariga tjänstepersoner av förvaltningschefen. Funktionen finns för att säkerställa att nämnden får det stöd från förvaltningen som den behöver för att fullgöra sitt uppdrag. Det är förvaltningschefen som utser ansvariga tjänstepersoner för de nämnder som får stöd av förvaltningen men respektive nämnd beslutar om en instruktion för den ansvariga tjänstepersonen. Ansvarig tjänsteperson har i flera delar uppgifter gentemot sin nämnd som motsvarar det ansvar en förvaltningschef har. Det innebär dock inte att ansvarig tjänsteperson övertar förvaltningschefens ansvar. Ett tydligt undantag är att de berörda nämnderna inte har personalansvar. Ytterst är regionstyrelsen ansvarig för att respektive nämnd får det tjänstepersonsstöd de behöver för att uppfylla sitt uppdrag. Möjliga alternativ för att tydliggöra nämndernas ansvar Under utredningen har förvaltningen för demokrati- och medborgarservice lyft frågan om Göteborgs Stad ser på den organisationsform som nämnderna har som att de delar en förvaltning, eller om det snarare är så att ÖFN använder sig av NDM:s förvaltning. Stadsledningskontoret har i utredningen utgått från att det i princip är en delad förvaltning, som NDM enligt reglementet ansvarar för. Inom ramen för utredningen har det framkommit ett antal förslag på åtgärder som skulle kunna tydliggöra ansvarsfördelningen mellan de berörda nämnderna. Flera av dessa avser förändringar som förvaltningsdirektören själv har mandat att besluta om, ytterligare några ligger inom nämndernas egna ansvarsområden. En del av åtgärderna förutsätter att kommunfullmäktige gör ändringar i nämndernas uppdrag i reglementet eller fördelning av kommunbidrag. Förvaltningens möjligheter Som framgår ovan är det i förvaltningen den stora delen av nämndernas åtaganden utförs. Inom direktörens mandat ligger att organisera och prioritera inom sin förvaltning för att möta verksamhetsbehov hos två nämnder och att utforma arbetssätt som tydliggör de olika nämndernas ansvarsområden. Uppföljningsrapporter och dialoger med förvaltningen för demokrati och medborgarservice vittnar om att förvaltningen löpande arbetar med att utveckla styr-, lednings- och uppföljningsprocesser för att bidra till ett förtydligande av nämndernas ansvar och uppdrag. Samtidigt pågår interna processer som ska stärka samsynen kring verksamheterna inom förvaltningen och hur resurserna ska fördelas utifrån flera behov. Även om utredningen visar att överförmyndarverksamheten till viss del har kommit närmare stadens övriga verksamheter genom sammanslagningen noteras att det kan finnas ytterligare behov av att inom förvaltningen arbeta med den gemensamma organisationskulturen. Detta kan medföra ökad känsla av samhörighet och att förvaltningen tydligare uppfattas som en enda förvaltning, såväl internt hos medarbetare och nämndsledamöter, men även i relation till övriga nämnder och styrelser i staden. Nämndernas möjligheter Nämnderna har möjlighet att själva åtgärda en del de oklarheter som utredningen visar. Reglementet är tydligt i att båda nämnderna svarar för att eventuella åtgärder vidtas med anledning av väsentliga avvikelser i verksamhet och ekonomi. ÖFN har utifrån detta möjlighet att ge sitt tjänstepersonsstöd uppdrag även om budgetansvaret finns hos annan nämnd. Det finns även möjlighet att föra dialog mellan nämnderna om hur ekonomiska och personella resurser ska tillfalla verksamheten med anledning av ÖFN:s verksamhetsansvar. I det fall ÖFN uppföljning visar att brister i verksamhet inte åtgärdas trots dialoger, kan ÖFN även rapportera om bristerna i sina uppföljningsrapporter till kommunfullmäktige. På samma sätt har NDM möjlighet att initiera dialog med ÖFN om vilka behov ÖFN har för att förvaltningsorganisationen ska bedömas ändamålsenlig. I enlighet med kommunfullmäktiges beslut 2016-09-08, § 15 finns möjligheten att hänskjuta frågan till kommunstyrelsen för avgörande, i det fall oenighet uppstår mellan nämnderna. En förutsättning för att nämnderna ska kunna ta ansvar för sina respektive uppdrag enligt lag och reglementen, är en kontinuerlig samverkan mellan nämnderna. Nämnderna har tillsammans konkretiserat deras ansvar enligt reglementena genom att anta en överenskommelse om hur det ska genomföras, senast reviderad 2023. Överenskommelsen syftar till att tydliggöra ansvarsfördelningen mellan ÖFN och NDM, samt hur och när parterna ska samverka för att ÖFN ska kunna ta ansvar för målstyrning och kvalitet i uppdraget när nämndens resurser ägs och hanteras av NDM. Genom överenskommelsen kan ÖFN ställa vissa krav på NDM om resursfördelning av personal, medel för kvalitetssäkring och verksamhetsutveckling för sin verksamhet samt på verksamhetssystem och andra IT-stöd. För att ytterligare tydliggöra nämndernas ansvarsområden kan nämnderna revidera och utveckla överenskommelsen. I denna kan det exempelvis tydliggöras mer konkret hur nämnderna avser att samverka i frågor som rör personal och verksamhet och vilka underlag som NDM behöver från ÖFN för att kunna ansvara för att förvaltningen är ändamålsenlig utifrån den verksamhet som ÖFN ansvarar för. I de fall Länsstyrelsen och/eller stadsrevisionen lämnar rekommendation/kritik kopplat till förvaltningsorganisationen, ska förvaltningsdirektör enligt överenskommelsen informera båda nämnderna. Nämnderna har möjlighet att tydliggöra i överenskommelsen vilket ansvar som åligger respektive nämnd i det fall brister uppmärksammas. I enlighet med ÖFN:s delegationsordning överlåts beslutanderätt i stor utsträckning till förvaltningsdirektören avseende den löpande verksamheten, arbetsmiljöfrågor och organisation. I samband med att nämnden beslutar om att överlåta beslutanderätten bör nämnden göra en bedömning av möjligheterna att faktiskt delegera beslutanderätten till förvaltningen. I de fall ÖFN bedömer att förvaltningen saknar den kompetens som verksamheten kräver kan de initiera en dialog med NDM om det gemensamma tjänstepersonsstödet. Enligt reglementet (kap 3 § 4) ska nämnderna vid starten av varje mandatperiod besluta om en instruktion till förvaltningsdirektören, vilken syftar till att tydliggöra roll- och ansvarsfördelning mellan nämnd och förvaltningsdirektör. Av instruktionen framgår vilka allmänna arbetsuppgifter förvaltningsdirektören har avseende verksamheten i enlighet med mål, riktlinjer, givna budgetramar samt att verksamheten i övrigt bedrivs på ett sådant sätt att gällande lagar och förordningar etc följs. Genom instruktionen kan nämnderna styra vad som förväntas av den direktör som leder nämndens förvaltning. Detta är dock en möjlighet som ÖFN inte har nyttjat, då de enligt reglementet inte ansvarar för personalfrågor (kap 3 § 4). Kommunfullmäktiges möjligheter Under utredningen har förvaltningen lyft flera alternativa organisationsformer, även om uppdraget primärt var att se över gränsdragningen i nämndernas reglementen. Stadsledningskontoret kan konstatera att alternativet att ha en överförmyndare i stället för överförmyndarnämnd inte förespråkas nationellt (SOU 2021: 36) och därmed inte diskuterats närmare i utredningen. Inte heller har frågan om att inrätta gemensam överförmyndarnämnd med närliggande kommuner lyfts som en önskvärd utveckling. Ett alternativ som däremot lyfts är att överförmyndarnämnden återigen skulle få en egen förvaltning med kommunbidrag för att finansiera denna. Fördelen med ett sådant alternativ skulle vara att ÖFN ges hela ansvaret för sin förvaltning och kan utkrävas ansvar i de fall organisationen inte bedöms ändamålsenlig utifrån verksamhetsområdet. Nackdelen är att det skulle innebära att de brister som föranledde sammanslagningen, med en stor mängd administration att utföra som är beroende av flera särskilda kompetenser såsom HR, informationssäkerhet, ekonomi och kommunalrätt, och liten förvaltning återigen uppstå. Ytterligare en återkommande fråga i utredningen har varit möjligheten för nämnderna att ingå en personunion. En fördel med personunion skulle vara att ledamöterna i nämnderna skulle vara desamma och därmed underlättas gemensamma prioriteringar av nämndernas verksamheter. Frågan om personunion behandlades av kommunstyrelsen i samband med sammanslagningen av förvaltningarna. Den sammantagna bedömning var då att en personunion inte bedömdes lämplig då det kan uppfattas som en otydlig ordning där överförmyndarnämndens fristående och självständiga roll kan ifrågasättas. Ett ytterligare alternativ som lyfts under utredningen är att överförmyndarnämnden får kommunbidrag för att administrera en förvaltning och i stället köper tjänsten av NDM. Detta skulle kunna liknas vid det förfarande som gäller för köp av förvaltartjänster från socialnämnd Centrum. Vid en beställar-utförarorganisation skulle ÖFN ges möjligheter att bestämma vilken inriktning, omfattning och kvalitet verksamheten ska ha utifrån den egna budgeten och ställa krav på NDM att detta ska uppfyllas enligt avtalat. Detta alternativ skulle dock innebära svårare planeringsförutsättningar för NDM och förutsätter i praktiken att ÖFN, vid missnöje med leverans, har en annan leverantör av tjänsten att vända sig till. För att tydliggöra nämndernas ansvar kan fullmäktige revidera nämndernas reglementen, vilket har varit fokus för utredningen. Stadsledningskontoret kan konstatera att många av de upplevda oklarheterna gällande ansvar för de båda nämnderna handlar om att ÖFN enligt reglementet själv ansvarar för att dess organisation är tydlig och ändamålsenlig med hänsyn till av fullmäktige fastställda mål och styrning samt lagar och andra författningar för verksamheten (kap 3 § 3), där verksamheten i detta fall avser det som ÖFN ansvarar för enligt kapitel 2 i reglementet. Samtidigt har NDM ansvar för förvaltningsorganisationen. Detta får till följd att ÖFN upplever sig ha liten möjlighet att påverka organisationen, samtidigt som NDM inte ansvarar för den verksamhet som bedrivs inom ÖFN. Även om det i reglementet framgår att NDM ansvarar för ÖFN:s förvaltningsorganisation så uppfattas det som otydligt vad detta ansvar innebär och på vilket sätt NDM kan hållas ansvarig för brister i verksamhet eller måluppfyllelse. Det är tydligt att NDM har ansvar för personalfrågor. Däremot uppfattas detta påverka ÖFN:s möjligheter att ansvara för sin verksamhet då personal- och arbetsmiljöfrågor kan ha en koppling till eventuella verksamhetsbrister. En stor del av de personalpolitiska åtgärderna, såsom att åtgärda arbetsmiljöproblem och kompetenshöjande insatser för förvaltningens medarbetare, ligger i ansvaret att ha en ändamålsenlig organisation. I praktiken är det förvaltningsdirektören som enligt instruktion och nämndernas delegationsordningar verkställer en stor del av nämndernas åtaganden och ansvarar för arbetsmiljön. Då ÖFN inte har personalansvar så är deras möjligheter att påverka tillsättandet av den direktör som har det operativa ansvaret för nämndens verksamhet samt instruktionen för denna begränsade. Förslag till förändringar i nämndernas reglementen Reglementet utgör en viktig utgångspunkt i fullmäktiges ansvarsprövning av nämnderna. NDM och ÖFN har genom överenskommelsen skapat förutsättningar för nämnderna att fullfölja sitt ansvar och fullgöra de uppgifter som följer av respektive reglemente på ett ändamålsenligt sätt. Kapitel 1 och 3 är gemensamma och likalydande för samtliga nämnder och reviderades i samband med kommunfullmäktiges beslut 2020-10-15 § 11. Kapitel 2 har ett innehåll som är specifikt för varje nämnd. Det finns däremot två rubriker som är obligatoriska och som gäller för samtliga nämnder och kommunstyrelsen; ”Det kommunala ändamålet” och ”Kommunstyrelsens/nämndens verksamheter och uppgifter”. Kapitel 2 behandlar uppgifter och uppdrag för respektive nämnd och det är inom detta kapitel som ändringar föreslås. Nedan redogörs kort för dessa ändringar i respektive nämnds reglemente följt av utförligare beskrivning i tabell. Nämnden för demokrati och medborgarservice reglemente De främsta otydligheterna i NDM:s reglemente avser deras ansvar för ÖFN:s förvaltningsorganisation och vad som innefattas i detta ansvar. Stadsledningskontoret har i förslaget till revidering specificerat att ansvaret för förvaltningsorganisationen inkluderar ansvar för organisation inom verksamhetsområdet som det framgår av kap 3 § 3 i reglementet samt personalansvar enligt kap 3 § 4. Det innebär att NDM ansvarar för att ÖFN:s organisation är tydlig och ändamålsenlig utifrån fullmäktiges fastställda mål och styrning samt lagar och andra författningar. I detta innefattas bland annat säkerställande av kompetens, verksamhetsstöd och andra förutsättningar för verksamhetens kvalitet. I NDM:s reglemente föreslår stadsledningskontoret även ett tillägg (§ 6) om att nämnden ska samverka med ÖFN i frågor som rör förvaltningsorganisationen. Samverkan avser exempelvis information om ÖFN:s mål och uppdrag, som ska beaktas tillsammans med NDM:s övriga verksamhetsområden och uppdrag, för att säkerställa en ändamålsenlig organisation, exempelvis behov av vidareutbildning, handläggningstider, tillgänglighet, rekrytering mm. Samverkan gäller även personalansvaret och här kan det exempelvis innebära vad ÖFN vill ska framgå av instruktionen till förvaltningsdirektören. Genom detta tillägg kan nämnden ansvarsutkrävas utifrån om de har samverkat med ÖFN. Nuvarande formulering i nämnden för Förslag på nya formuleringar i demokrati och medborgarservice nämnden för demokrati och reglemente medborgarservice reglemente Kap 2 Nämnden har ansvar för Kap 2 Nämnden har ansvar för §7 överförmyndarnämndens §5 överförmyndarnämndens förvaltningsorganisation. förvaltningsorganisation. I detta inkluderas ansvar för organisation inom verksamhetsområdet och personalansvar som framgår nedan i kap 3 §§3–4. Kap 2 Nämndens ansvar för §6 organisation inom verksamhetsområdet och personalansvar enligt kap 3 §§3–4 ska utföras i samverkan med överförmyndarnämnden. Överförmyndarnämndens reglemente I ÖFN:s reglemente föreslås ändringar som tydliggör nämndens ansvar för sin verksamhet och NDM:s ansvar för förvaltningsorganisationen. Otydligheterna i överförmyndarnämndens reglemente avser i huvudsak nämndens nuvarande ansvar för organisation inom verksamhetsområdet som framgår av kap 3 § 3, samtidigt som NDM ansvarar för ÖFN:s förvaltningsorganisation. I nuvarande formulering omfattas ÖFN inte av personalansvar som framgår av kap 3 § 4. Förslaget till revidering, med tillägget att nämnden även ska undantas ansvaret för organisationen inom verksamhetsområdet, innebär ett förtydligande av den fördelning som i praktiken redan gäller. Samtidigt som ÖFN inte omfattas av vare sig organisationen för verksamheten eller personalansvaret så finns det fortsatt behov för nämnden att kunna påverka inom ramen för nämndens ändamål, verksamhetsområde, uppgifter och mål som kommunfullmäktige ålägger dem. I syfte att underlätta detta finns förslaget om att lägga till ett ansvar för samverkan med nämnden för demokrati och medborgarservice i deras ansvar för en tydlig och ändamålsenlig organisation samt i personalansvaret. ÖFN kan således ansvarsutkrävas utifrån om de har bistått NDM med det underlag som de behöver vilket kan vara exempelvis verksamhetsresultat, resultat från tillsyn samt omvärldsbevakning. Genom att reglementet tydliggör att NDM ska samverka med ÖFN avseende personalansvaret, så ges möjligheter för nämnderna att exempelvis, om de bedömer det lämpligt, överenskomma om en ordning som innebär att förvaltningsdirektören utser en ansvarig tjänsteperson för överförmyndarverksamheten, likt VGR. Nuvarande formulering i Förslag på ny formulering i överförmyndarnämndens reglemente överförmyndarnämndens reglemente Kap 2 Ansvaret för nämndens Kap 2 Ansvaret för nämndens §3 förvaltningsorganisation har §3 förvaltningsorganisation har genom beslut i genom beslut i kommunfullmäktige förts över kommunfullmäktige förts över till till nämnden för demokrati och nämnden för demokrati och medborgarservice (P 2016-09- medborgarservice (P 2016-09-08, 08, § 15 och P 2021-10-14, § § 15 och P 2021-10-14, § 11). 11). Överförmyndarnämnden Överförmyndarnämnden omfattas omfattas därmed inte av därmed inte av skrivningarna skrivningarna kring kring organisation inom personalansvar som framgår verksamhetsområdet och nedan i 3 kap 4§. personalansvar som framgår nedan i 3 kap §§3-4. Kap 2 Nämnden ska utifrån sitt §4 verksamhetsansvar och uppdrag samverka med nämnden för demokrati och medborgarservice i dess ansvar för organisation inom verksamhetsområdet och personalansvar. Stadsledningskontorets bedömning Stadsledningskontorets bedömning är att den gemensamma förvaltningsorganisationen har gjort överförmyndarnämnden mindre sårbar avseende administrativt stöd och att det inom styrning, ledning och uppföljning har uppstått vissa effektiviseringar. Samtidigt är det svårt att bedöma övriga effekter av sammanslagningen då båda nämnderna har haft andra förändringar i verksamhet sedan 2017, vilket har försvårat möjligheterna till jämförelse. Uppdraget från kommunfullmäktige var att utreda om gränsdragningarna mellan nämnderna är tydliga. I nämndernas verksamhetsnomineringar framgår att det är gränsdragningen mellan nämndernas reglementen och uppdrag som behöver tydliggöras. Inom ramen för utredningen har stadsledningskontoret fått till sig andra förslag på åtgärder. Stadsledningskontoret bedömer att alternativet om att ÖFN återigen skulle ansvara för en egen förvaltning inte är att föredra, då det skulle innebära att de utmaningar som små förvaltningar möter åter skulle aktualiseras. Även alternativet om en personunion bedöms mindre lämpligt då det skulle innebära otydligheter gällande överförmyndarnämndens fristående och självständiga roll. Det tredje alternativet som lyfts är att ÖFN skulle ges budget för sin förvaltning och sedan beställa tjänsten från NDM. Inte heller detta alternativ bedöms mer ändamålsenligt än en gemensam förvaltning. Utredningen visar att det inom kommuner och regioner inte är ovanligt att en förvaltning stödjer flera nämnder och att det har utformats olika arbetssätt som gör att det fungerar. Även organiseringen av just överförmyndarverksamhet ser olika ut i landet. Stadsledningskontoret delar i viss mån nämndernas uppfattning att det finns vissa otydligheter avseende gränsdragningarna mellan nämnderna. Dessa otydligheter tar sig olika uttryck, men är i princip kopplade till det ansvar som NDM har för förvaltningsorganisationen, samtidigt som ÖFN har ett verksamhetsansvar och i dagsläget ansvaret för en ändamålsenlig organisation. Därav lämnar stadsledningskontoret förslag på revideringar avseende kapitel 2 i nämndernas reglementen, som i princip motsvarar nuvarande ansvar i praktiken. Bedömningen är därmed att dessa justeringar klargör vad som ingår i NDM:s ansvar för förvaltningsorganisationen i relation till den verksamhet ÖFN ansvarar för. Den föreslagna revideringen bedöms inte innebära någon förändring eller begränsning av ÖFN:s ansvar för den verksamhet som bedrivs inom ramen för dess uppdrag, eller i övrigt inverka på de skyldigheter som nämnden har enligt kapitel 3 i reglementet. Nämnden har verksamhetsansvar oavsett om verksamheten bedrivs i egen förvaltning eller genom tjänstepersonsstöd vid annan nämnds förvaltning. Revideringen betonar nämndernas ansvar att samverka i frågor som rör organisation och personal. Detta innebär att det finns möjlighet att ansvarspröva såväl ÖFN som NDM utifrån deras samverkansaktiviteter. Stadsledningskontorets bedömning är att förtydligandena i reglementena bidrar till en mer likvärdig relation mellan de båda nämnderna. Samtidigt vill stadsledningskontoret poängtera att alla frågor inte kan lösas genom reglementet. Nämnderna har ansvar för sin verksamhet och har redan idag möjligheter att ta detta. Stadsledningskontoret bedömer det inte ovanligt att nämnder upplever utmaningar gällande att prioritera mellan olika verksamheter, oberoende av förvaltningsorganisation. Trots förtydliganden i reglementet kommer nämnderna behöva fortsätta arbeta tillsammans för att lösa de praktiska frågorna genom dialoger och överenskommelser. Även förvaltningen kan bidra till att tydliggöra nämndernas uppdrag och ansvar. Stadsledningskontorets utredning har skett i samverkan med förvaltningen för demokrati och medborgarservice och har resulterat i förtydliganden i respektive nämnds reglemente. Stadsledningskontoret föreslår att kommunstyrelsen remitterar förslagen till reglementen till berörda nämnder för att få deras bedömning av om revideringen tydliggör gränsdragningen mellan nämnderna. Jonas Kinnander Eva Hessman Direktör Ärende och utredning Stadsdirektör Reglemente för Göteborgs Stads nämnd för demokrati och medborgarservice Kapitel 1 – Inledande bestämmelser Innehållet i detta kapitel gäller för samtliga nämnder och för kommunstyrelsen. §1 Detta reglemente träder i kraft den XXXX. §2 Genom detta reglemente har kommunfullmäktige utfärdat föreskrift om nämndens verksamhet och arbetsformer. Nämnden ska fullgöra de uppgifter som framgår av detta reglemente samt i övrigt de uppgifter som tillagts nämnden genom särskilda beslut i kommunfullmäktige. §3 Nämnden ska fullgöra sina uppgifter med fokus på kvalitet för dem verksamheten riktar sig till och effektiva arbetsformer för att utföra uppdragen. Till detta hör att aktivt följa och agera på förändring och utveckling kopplat till ansvarsområdet, i syfte att förbättra verksamhet och arbetsformer. §4 Nämnden ska utföra sitt uppdrag utifrån demokratisk grundsyn, principer om mänskliga rättigheter och mot diskriminering. Kommunens medlemmar ska behandlas lika om det inte finns sakliga skäl för något annat. Oavsett förutsättningar, bakgrund och var i kommunen man bor, ska människor bli värdigt bemötta och få en god och likvärdig service. §5 Nämnden ska aktivt arbeta med och skapa förutsättningar för demokratisk delaktighet och inflytande i nämndens verksamhet för kommunens invånare och andra grupper som berörs av verksamheten. Nämnden ska nyttja stadens infrastruktur för detta. §6 Alla nämnder ska driva ett integrerat och proaktivt hållbarhetsarbete som syftar till att uppnå målen i Agenda 2030. En hållbar utveckling är en utveckling som tillfredsställer dagens behov utan att äventyra kommande generationers möjligheter att tillfredsställa sina behov. Hållbar utveckling består av tre dimensioner som samspelar och stödjer varandra; social hållbarhet, ekologisk hållbarhet och ekonomisk hållbarhet. §7 Nämnden ska vid beslut och utövande av uppdrag värna ett hela staden- perspektiv. Nämnden har ansvar för att samråda med och aktivt söka samverkan med andra nämnder och styrelser när de egna besluten och det egna agerandet påverkar andra eller när det är nödvändigt för att uppnå helhetssyn i genomförandet av kommunfullmäktiges visioner och mål. Kapitel 2 – Uppdrag för nämnden för demokrati och medborgarservice Det kommunala ändamålet §1 Nämnden ska utveckla stadens service till dem som bor, besöker och verkar i Göteborg samt bedriva ett proaktivt demokratiarbete. Nämndens verksamhetsområde och uppgifter §2 Nämnden har ansvar för att stödja stadens verksamheter att utveckla och utföra service utifrån behov hos stadens målgrupper. Nämnden är leverantör av gemensamma tjänster, enligt gällande styr-, samordnings- och finansieringsmodell, åt övriga nämnder och styrelser, såsom Göteborgs Stads kontaktcenter och Extern service och kommunikation. Nämnden ska stödja kommunstyrelsen i dess stadsövergripande informations- och kommunikationsansvar genom att förvalta och vidareutveckla stadens externa digitala kanaler. §3 Nämnden ansvarar för att stödja nämnder och styrelser att skapa förutsättningar för invånarnas demokratiska delaktighet och inflytande i samskapande med andra aktörer. Nämnden ansvarar för att upprätthålla en väl utbyggd infrastruktur för att stärka den lokala demokratin. Nämnden ansvarar för stadens medborgarkontor. Nämnden har ansvar för lokala råd och dialoger utan tydlig koppling till brukargrupp eller ansvarsområde. §4 Nämnden ansvarar för att ge konsumentrådgivning utifrån de tre hållbarhetsdimensionerna. Nämnden ansvarar för att ge ekonomisk rådgivning till skuldsatta personer enligt socialtjänstlagen. Särskilt ansvar §5 Nämnden har ansvar för överförmyndarnämndens förvaltningsorganisation. I detta inkluderas ansvar för organisation inom verksamhetsområdet och personalansvar som framgår nedan i 3 kap §§3–4. Nämnden har ansvar för verksamheten romskt informations- och kunskapscenter i Göteborg. Nämnden har ansvar för mötesplatsen Regnbågshus. Nämnden har ansvar att samordna Göteborgs Stads arbete som diplomerad Fairtrade City. Nämnden har ansvar för samordning och administration av medborgarvittnen. Samverkan §6 Nämndens ansvar för organisation inom verksamhetsområdet och personalansvar enligt kap 3 §§3–4 ska utföras i samverkan med överförmyndarnämnden. §7 Nämnden ska utifrån sitt verksamhetsansvar vara en aktiv part när det gäller insatser inom kommungemensamma frågor som trygghetsarbete, folkhälsoarbete, sociala erfarenheter i samhällsplaneringen samt samverkan med civilsamhället. Nämnden ska i sin organisation skapa förutsättningar för samverkan på stadsområdesnivå med andra verksamheter i staden. §8 Nämndens ansvar för att leverera gemensamma tjänster ska utföras i nära samverkan och i dialog med övriga nämnder och styrelser. Sammansättning §9 Nämnden för demokrati och medborgarservice består av 11 ledamöter och 11 ersättare. Kapitel 3 – Generella bestämmelser Innehållet i detta kapitel gäller för samtliga nämnder och för kommunstyrelsen. Allmänna bestämmelser Generella skyldigheter §1 Nämnden ska inom sitt respektive verksamhetsområde följa vad som anges i lag eller annan författning. De ska följa det fullmäktige – i reglemente, i samband med budget eller i annat särskilt beslut – har bestämt att nämnden ska fullgöra, samt verka för att fastställda mål uppnås och i övrigt följa givna uppdrag och angivna riktlinjer. Nämnden ska också se till att den har en god intern kontroll och fortlöpande hålla sig informerad om och utvärdera hur systemet för styrning, uppföljning och kontroll fungerar §2 Det åligger nämnden att till Stadsrevisionen tidigt anmäla misstankar om allvarligare oegentligheter inom dess verksamhet. Organisation inom verksamhetsområdet §3 Nämnden ansvarar för att dess organisation är tydlig och ändamålsenlig med hänsyn till av fullmäktige fastställda mål och styrning samt lagar och andra författningar för verksamheten. Personalansvar §4 Nämnden har personalansvaret inom sitt verksamhetsområde och svarar därmed för personalpolitiska och personaladministrativa beslut för sina arbetstagare. Nämnden får besluta om att ingå särskilt angivna kollektivavtal med tillämpning inom nämndens verksamhetsområde och på villkor som kommunstyrelsen äger ange. Nämnden ska arbeta i enlighet med de styrande dokument som kommunfullmäktige fastställt avseende förvaltnings- och bolagschefer. Nämnden ska se till att en instruktion för förvaltningschefen upprättas och antas. Personuppgifter §5 Nämnden är personuppgiftsansvarig för de behandlingar av personuppgifter som sker i dess verksamhet. Planering, uppföljning och kontroll samt rapportering till fullmäktige §6 Nämnden ska bedriva sitt arbete med styrning, budget, uppföljning och kontroll så att det egna ansvaret för verksamheten säkerställs. Nämnden svarar också för att eventuella åtgärder vidtas med anledning av väsentliga avvikelser i verksamhet och ekonomi. Nämnden är skyldig att följa den av kommunfullmäktige och kommunstyrelsen gällande styrningen på området. Nämnden har alltid utöver den löpande rapporteringen ett ansvar att på eget initiativ informera om förändrade förutsättningar eller händelser som kan vara av betydelse för den kommunövergripande uppföljningen och styrningen av verksamheten. Kommunstyrelsens uppsiktsplikt §7 Av kommunallagen framgår att kommunstyrelsen har ett ansvar att fortlöpande följa stadens verksamhet. Detta innebär att kommunstyrelsen ska ha en överblick och kontroll över nämndernas verksamhet. Kommunstyrelsen har rätt att ta del av nämndernas handlingar och räkenskaper samt i övrigt granska nämnderna och dess verksamheter. Nämnden ska lämna kommunstyrelsen den information om verksamheten som begärs såvida informationen inte omfattas av sekretess. I den händelse informationen om verksamheten är sekretessbelagd måste alternativa sätt att överlämna informationen övervägas. Information och samråd §8 Nämnden ska i möjligaste mån från annan nämnd erhålla den information och det underlag den behöver i sin verksamhet. Rätten till information och underlag omfattar inte uppgift för vilken sekretess råder. Nämnderna ska samråda när deras verksamhet och ärenden berör kommunstyrelsens eller annan nämnds verksamhet. Samråd bör även ske med föreningar och organisationer när dessa är särskilt berörda. Nämnden beslutar om formerna för samrådet. Arbetsformer Tid och plats §9 Nämnden sammanträder på tid och plats som nämnden bestämmer. Sammanträde ska hållas också om minst en tredjedel av nämndens ledamöter begär det eller om ordföranden anser att det behövs. En begäran om extra sammanträde ska göras skriftligen hos ordföranden och innehålla uppgift om det eller de ärenden som önskas behandlas på det extra sammanträdet. Ordföranden ska, om möjligt, samråda med vice ordförandena om tiden för extra sammanträde. Om det föreligger särskilda skäl får ordföranden ställa in ett sammanträde eller ändra dagen eller tiden för sammanträdet. Om möjligt ska samråd ske med vice ordförandena. Om ordföranden beslutar att ett sammanträde ska ställas in eller att dagen eller tiden för ett sammanträde ska ändras, ska ordföranden se till att varje ledamot och ersättare snarast underrättas om beslutet. Nämndens ledamöter får, när särskilda skäl föreligger, delta i nämndens sammanträde på distans. Ett sådant skäl är när en ledamot har sjukdomssymptom som kan innebära risk för smittspridning. Sådant sammanträde får endast äga rum om ljud- och bildöverföring sker i realtid och på ett sådant sätt att samtliga deltagare kan se och höra varandra på lika villkor. Lokalen ska vara så beskaffad att inte obehöriga kan ta del av sammanträdeshandlingar, bild eller ljud. Ledamot som önskar delta på distans ska i förväg anmäla detta till ordföranden. Ordföranden avgör om deltagande får ske på distans. Nämnden får bestämma vad som närmare ska gälla om deltagande på distans i nämnden och eventuella utskott. Kallelse § 10 Ordföranden ansvarar för att kallelse utfärdas till sammanträdena. När varken ordföranden eller en vice ordförande kan kalla till sammanträde ska den som varit ledamot i nämnden längst tid göra detta (ålderspresidenten). Om flera ledamöter har lika lång tjänstgöringstid ska den till åldern äldste ledamoten vara ålderspresident. Kallelsen ska vara skriftlig och innehålla uppgift om tid och plats för sammanträdet. Kallelsen ska sändas till varje ledamot och ersättare samt annan förtroendevald som får närvara vid sammanträdet i god tid före sammanträdesdagen. Kallelse får ske elektroniskt om det inte är olämpligt. Ordföranden bestämmer formen för kallelse. I undantagsfall får kallelse ske på annat sätt. Kallelsen bör åtföljas av föredragningslista. Ordföranden bestämmer i vilken utsträckning handlingar som tillhör ett ärende på föredragningslistan ska bifogas kallelsen. Ordföranden ska i kallelsen ange om utelämnande av handlingar har skett. Offentliga sammanträden § 11 Med stöd av 6 kap 25 § kommunallagen bemyndigas stadens nämnder, exklusive kommunstyrelsen, att besluta om att hålla sammanträde öppet för allmänheten. Närvarorätt § 12 Ledamöter och ersättare i kommunstyrelsen (kommunalråd) har rätt att delta i sammanträden med nämnden och har då rätt att delta i överläggningarna men inte i besluten samt rätt att få sin mening antecknad i protokollet. Härutöver får nämnden medge annan förtroendevald rätt att närvara vid sammanträde med nämnden för att lämna upplysningar. Även anställd i kommunen och särskilt sakkunnig kan medges denna rätt. Om nämnden beslutar det, får den som kallats delta i överläggningarna. Stadsdirektören har närvaro- och yttranderätt i kommunstyrelsen och i övriga nämnder. Nämnden får härutöver bestämma att annan ska ha rätt att närvara vid nämndens sammanträden. Ordföranden § 13 Det åligger ordföranden att; − leda nämndens arbete och sammanträden − kalla till sammanträde i enlighet med lag och reglemente − kalla ersättare − inför sammanträdena se till att ärendena som ska behandlas i nämnden vid behov är beredda − se till att färdigberedda ärenden snarast behandlas i nämnden − bevaka att nämndens beslut verkställs Presidium § 14 Kommunfullmäktige väljer för mandattiden bland nämndens ledamöter en ordförande och en eller två vice ordförande. Vice ordförande och i förekommande fall andre vice ordförande (presidiet) biträder ordföranden vid fullgörande av dennes uppgifter. Vid förfall för ordföranden inträder i dennes ställe vice ordförande och vid förfall för vice ordförande inträder i dennes ställe, i förekommande fall, andre vice ordförande. Ersättare för ordföranden och vice ordförandena § 15 Om varken ordföranden eller annan i presidiet kan delta i ett helt sammanträde eller en del av ett sammanträde, får nämnden utse en annan ledamot som ersättare för dessa. Tills valet förrättats, fullgörs ordförandens uppgifter av den som varit ledamot i nämnden längst tid. Om flera ledamöter har lika lång tjänstgöringstid fullgörs ordförandens uppgifter av den äldste av dem. Motsvarande gäller om ordföranden eller annan i presidiet inte kan fullgöra sitt uppdrag under en längre tid. Ersättaren ska fullgöra samtliga ordförandens/övriga presidiets uppgifter. Förhinder § 16 En ledamot eller ersättare som är förhindrad att närvara vid sammanträde bör skyndsamt anmäla detta. Ersättares tjänstgöring § 17 Om en ledamot är förhindrad att delta eller att vidare delta i ett sammanträde ska en ersättare tjänstgöra i ledamotens ställe. Den ersättare ska kallas in som står i tur att tjänstgöra och som inte redan har kallats in. En ledamot som inställer sig under ett pågående sammanträde har rätt att tjänstgöra även om en ersättare trätt i ledamotens ställe. Ersättarna ska, om dessa inte valts proportionellt, tjänstgöra enligt den ordning som fullmäktige har bestämt. Ersättare som inte tjänstgör har rätt att delta i överläggningarna och få sin mening antecknad till protokollet. En ersättare som börjat tjänstgöra har alltid företräde till tjänstgöring framför annan ersättare. Jäv, avbruten tjänstgöring § 18 En ledamot eller en ersättare som avbrutit sin tjänstgöring på grund av jäv i ett ärende får tjänstgöra igen sedan ärendet handlagts. Ledamot som en gång avbrutit tjänstgöringen under ett sammanträde på grund av annat hinder än jäv, får inte åter tjänstgöra vid sammanträdet. Reservation § 19 Om en ledamot har reserverat sig mot ett beslut och ledamoten vill motivera reservationen ska ledamoten göra det skriftligt. Motiveringen ska lämnas till sekreteraren före den tidpunkt som har fastställts för justeringen av protokollet. Motsvarande gäller vid omedelbar justering. Justering av protokoll § 20 Protokollet justeras av ordföranden och en ledamot. Nämnden kan besluta att en paragraf i protokollet ska justeras omedelbart. Paragrafen ska redovisas skriftligt vid sammanträdet och justeras av ordföranden och en ledamot. Kungörelser och tillkännagivanden av föreskrifter m.m. § 21 Nämnden ansvarar för att beslut och föreskrifter inom det egna ansvarsområdet kungörs enligt gällande bestämmelser. Nämnden ska underrätta kommunstyrelsen om ändringen och dess innehåll så snart en uppdatering av kommunens styrande dokument bedöms nödvändig. Delgivningsmottagare § 22 Delgivning med nämnden sker med ordföranden, förvaltningschefen, stadsdirektören, stadsledningskontorets registratorer eller annan anställd som nämnden beslutar. Undertecknande av handlingar § 23 Om nämnden inte beslutar annat ska handlingar som utfärdas på nämndens vägnar undertecknas av ordföranden och kontrasigneras av sekreteraren. Vid förfall för ordföranden inträder vice ordföranden och vid förfall för denne den ledamot som styrelsen utser. Nämnden får även uppdra åt förtroendevald eller tjänsteman att enligt av nämnden lämnade direktiv underteckna handlingar på dess vägnar. Delegationsbeslut fattas i nämndens namn och ska anmälas i den ordning nämnden beslutar. Handlingar som utfärdas med anledning av sådant beslut ska, om inte annat finns föreskrivet, undertecknas av delegaten. Reglemente för Göteborgs Stads överförmyndarnämnd Kapitel 1 – Inledande bestämmelser Innehållet i detta kapitel gäller för samtliga nämnder och för kommunstyrelsen. §1 Detta reglemente träder i kraft den XXXX. §2 Genom detta reglemente har kommunfullmäktige utfärdat föreskrift om nämndens verksamhet och arbetsformer. Nämnden ska fullgöra de uppgifter som framgår av detta reglemente samt i övrigt de uppgifter som tillagts nämnden genom särskilda beslut i kommunfullmäktige. §3 Nämnden ska fullgöra sina uppgifter med fokus på kvalitet för dem verksamheten riktar sig till och effektiva arbetsformer för att utföra uppdragen. Till detta hör att aktivt följa och agera på förändring och utveckling kopplat till ansvarsområdet, i syfte att förbättra verksamhet och arbetsformer. §4 Nämnden ska utföra sitt uppdrag utifrån demokratisk grundsyn, principer om mänskliga rättigheter och mot diskriminering. Kommunens medlemmar ska behandlas lika om det inte finns sakliga skäl för något annat. Oavsett förutsättningar, bakgrund och var i kommunen man bor, ska människor bli värdigt bemötta och få en god och likvärdig service. §5 Nämnden ska aktivt arbeta med och skapa förutsättningar för demokratisk delaktighet och inflytande i nämndens verksamhet för kommunens invånare och andra grupper som berörs av verksamheten. Nämnden ska nyttja stadens infrastruktur för detta. §6 Alla nämnder ska driva ett integrerat och proaktivt hållbarhetsarbete som syftar till att uppnå målen i Agenda 2030. En hållbar utveckling är en utveckling som tillfredsställer dagens behov utan att äventyra kommande generationers möjligheter att tillfredsställa sina behov. Hållbar utveckling består av tre dimensioner som samspelar och stödjer varandra; social hållbarhet, ekologisk hållbarhet och ekonomisk hållbarhet. §7 Nämnden ska vid beslut och utövande av uppdrag värna ett hela staden- perspektiv. Nämnden har ansvar för att samråda med och aktivt söka samverkan med andra nämnder och styrelser när de egna besluten och det egna agerandet påverkar andra eller när det är nödvändigt för att uppnå helhetssyn i genomförandet av kommunfullmäktiges visioner och mål. Kapitel 2 – Överförmyndarnämndens uppdrag Det kommunala ändamålet §1 Nämnden har ansvar för att fullgöra de uppgifter som enligt gällande författningar ankommer på överförmyndarnämnd. Inom sitt uppdrag ska nämnden bidra till en ökad livskvalitet för huvudmännen samt verka för att dessa inte drabbas av rättsförluster. Nämndens verksamhetsområde och uppgifter §2 Nämndens huvudsakliga uppgifter är att utöva tillsyn över förmyndare, gode män och förvaltare, att förordna och entlediga gode män och förvaltare samt att ansöka om förordnande och upphörande av godmanskap och förvaltarskap hos tingsrätten. Övrigt §3 Ansvaret för nämndens förvaltningsorganisation har genom beslut i kommunfullmäktige förts över till nämnden för demokrati och medborgarservice (P 2016-09-08, § 15 och P 2021-10-14, § 11). Överförmyndarnämnden omfattas därmed inte av skrivningarna kring organisation inom verksamhetsområdet och personalansvar som framgår nedan i 3 kap §§3–4. Samverkan §4 Nämnden ska utifrån sitt verksamhetsansvar och uppdrag samverka med nämnden för demokrati och medborgarservice i dess ansvar för organisation inom verksamhetsområdet och personalansvar. Sammansättning §5 Överförmyndarnämnden består av 3 ledamöter och 3 ersättare. Kapitel 3 – Generella bestämmelser Innehållet i detta kapitel gäller för samtliga nämnder och för kommunstyrelsen. Allmänna bestämmelser Generella skyldigheter §1 Nämnden ska inom sitt respektive verksamhetsområde följa vad som anges i lag eller annan författning. De ska följa det fullmäktige – i reglemente, i samband med budget eller i annat särskilt beslut – har bestämt att nämnden ska fullgöra, samt verka för att fastställda mål uppnås och i övrigt följa givna uppdrag och angivna riktlinjer. Nämnden ska också se till att den har en god intern kontroll och fortlöpande hålla sig informerad om och utvärdera hur systemet för styrning, uppföljning och kontroll fungerar §2 Det åligger nämnden att till Stadsrevisionen tidigt anmäla misstankar om allvarligare oegentligheter inom dess verksamhet. Organisation inom verksamhetsområdet §3 Nämnden ansvarar för att dess organisation är tydlig och ändamålsenlig med hänsyn till av fullmäktige fastställda mål och styrning samt lagar och andra författningar för verksamheten. Personalansvar §4 Nämnden har personalansvaret inom sitt verksamhetsområde och svarar därmed för personalpolitiska och personaladministrativa beslut för sina arbetstagare. Nämnden får besluta om att ingå särskilt angivna kollektivavtal med tillämpning inom nämndens verksamhetsområde och på villkor som kommunstyrelsen äger ange. Nämnden ska arbeta i enlighet med de styrande dokument som kommunfullmäktige fastställt avseende förvaltnings- och bolagschefer. Nämnden ska se till att en instruktion för förvaltningschefen upprättas och antas. Personuppgifter §5 Nämnden är personuppgiftsansvarig för de behandlingar av personuppgifter som sker i dess verksamhet. Planering, uppföljning och kontroll samt rapportering till fullmäktige §6 Nämnden ska bedriva sitt arbete med styrning, budget, uppföljning och kontroll så att det egna ansvaret för verksamheten säkerställs. Nämnden svarar också för att eventuella åtgärder vidtas med anledning av väsentliga avvikelser i verksamhet och ekonomi. Nämnden är skyldig att följa den av kommunfullmäktige och kommunstyrelsen gällande styrningen på området. Nämnden har alltid utöver den löpande rapporteringen ett ansvar att på eget initiativ informera om förändrade förutsättningar eller händelser som kan vara av betydelse för den kommunövergripande uppföljningen och styrningen av verksamheten. Kommunstyrelsens uppsiktsplikt §7 Av kommunallagen framgår att kommunstyrelsen har ett ansvar att fortlöpande följa stadens verksamhet. Detta innebär att kommunstyrelsen ska ha en överblick och kontroll över nämndernas verksamhet. Kommunstyrelsen har rätt att ta del av nämndernas handlingar och räkenskaper samt i övrigt granska nämnderna och dess verksamheter. Nämnden ska lämna kommunstyrelsen den information om verksamheten som begärs såvida informationen inte omfattas av sekretess. I den händelse informationen om verksamheten är sekretessbelagd måste alternativa sätt att överlämna informationen övervägas. Information och samråd §8 Nämnden ska i möjligaste mån från annan nämnd erhålla den information och det underlag den behöver i sin verksamhet. Rätten till information och underlag omfattar inte uppgift för vilken sekretess råder. Nämnderna ska samråda när deras verksamhet och ärenden berör kommunstyrelsens eller annan nämnds verksamhet. Samråd bör även ske med föreningar och organisationer när dessa är särskilt berörda. Nämnden beslutar om formerna för samrådet. Arbetsformer Tid och plats §9 Nämnden sammanträder på tid och plats som nämnden bestämmer. Sammanträde ska hållas också om minst en tredjedel av nämndens ledamöter begär det eller om ordföranden anser att det behövs. En begäran om extra sammanträde ska göras skriftligen hos ordföranden och innehålla uppgift om det eller de ärenden som önskas behandlas på det extra sammanträdet. Ordföranden ska, om möjligt, samråda med vice ordförandena om tiden för extra sammanträde. Om det föreligger särskilda skäl får ordföranden ställa in ett sammanträde eller ändra dagen eller tiden för sammanträdet. Om möjligt ska samråd ske med vice ordförandena. Om ordföranden beslutar att ett sammanträde ska ställas in eller att dagen eller tiden för ett sammanträde ska ändras, ska ordföranden se till att varje ledamot och ersättare snarast underrättas om beslutet. Nämndens ledamöter får, när särskilda skäl föreligger, delta i nämndens sammanträde på distans. Ett sådant skäl är när en ledamot har sjukdomssymptom som kan innebära risk för smittspridning. Sådant sammanträde får endast äga rum om ljud- och bildöverföring sker i realtid och på ett sådant sätt att samtliga deltagare kan se och höra varandra på lika villkor. Lokalen ska vara så beskaffad att inte obehöriga kan ta del av sammanträdeshandlingar, bild eller ljud. Ledamot som önskar delta på distans ska i förväg anmäla detta till ordföranden. Ordföranden avgör om deltagande får ske på distans. Nämnden får bestämma vad som närmare ska gälla om deltagande på distans i nämnden och eventuella utskott. Kallelse § 10 Ordföranden ansvarar för att kallelse utfärdas till sammanträdena. När varken ordföranden eller en vice ordförande kan kalla till sammanträde ska den som varit ledamot i nämnden längst tid göra detta (ålderspresidenten). Om flera ledamöter har lika lång tjänstgöringstid ska den till åldern äldste ledamoten vara ålderspresident. Kallelsen ska vara skriftlig och innehålla uppgift om tid och plats för sammanträdet. Kallelsen ska sändas till varje ledamot och ersättare samt annan förtroendevald som får närvara vid sammanträdet i god tid före sammanträdesdagen. Kallelse får ske elektroniskt om det inte är olämpligt. Ordföranden bestämmer formen för kallelse. I undantagsfall får kallelse ske på annat sätt. Kallelsen bör åtföljas av föredragningslista. Ordföranden bestämmer i vilken utsträckning handlingar som tillhör ett ärende på föredragningslistan ska bifogas kallelsen. Ordföranden ska i kallelsen ange om utelämnande av handlingar har skett. Offentliga sammanträden § 11 Med stöd av 6 kap 25 § kommunallagen bemyndigas stadens nämnder, exklusive kommunstyrelsen, att besluta om att hålla sammanträde öppet för allmänheten. Närvarorätt § 12 Ledamöter och ersättare i kommunstyrelsen (kommunalråd) har rätt att delta i sammanträden med nämnden och har då rätt att delta i överläggningarna men inte i besluten samt rätt att få sin mening antecknad i protokollet. Härutöver får nämnden medge annan förtroendevald rätt att närvara vid sammanträde med nämnden för att lämna upplysningar. Även anställd i kommunen och särskilt sakkunnig kan medges denna rätt. Om nämnden beslutar det, får den som kallats delta i överläggningarna. Stadsdirektören har närvaro- och yttranderätt i kommunstyrelsen och i övriga nämnder. Nämnden får härutöver bestämma att annan ska ha rätt att närvara vid nämndens sammanträden. Ordföranden § 13 Det åligger ordföranden att; − leda nämndens arbete och sammanträden − kalla till sammanträde i enlighet med lag och reglemente − kalla ersättare − inför sammanträdena se till att ärendena som ska behandlas i nämnden vid behov är beredda − se till att färdigberedda ärenden snarast behandlas i nämnden − bevaka att nämndens beslut verkställs Presidium § 14 Kommunfullmäktige väljer för mandattiden bland nämndens ledamöter en ordförande och en eller två vice ordförande. Vice ordförande och i förekommande fall andre vice ordförande (presidiet) biträder ordföranden vid fullgörande av dennes uppgifter. Vid förfall för ordföranden inträder i dennes ställe vice ordförande och vid förfall för vice ordförande inträder i dennes ställe, i förekommande fall, andre vice ordförande. Ersättare för ordföranden och vice ordförandena § 15 Om varken ordföranden eller annan i presidiet kan delta i ett helt sammanträde eller en del av ett sammanträde, får nämnden utse en annan ledamot som ersättare för dessa. Tills valet förrättats, fullgörs ordförandens uppgifter av den som varit ledamot i nämnden längst tid. Om flera ledamöter har lika lång tjänstgöringstid fullgörs ordförandens uppgifter av den äldste av dem. Motsvarande gäller om ordföranden eller annan i presidiet inte kan fullgöra sitt uppdrag under en längre tid. Ersättaren ska fullgöra samtliga ordförandens/övriga presidiets uppgifter. Förhinder § 16 En ledamot eller ersättare som är förhindrad att närvara vid sammanträde bör skyndsamt anmäla detta. Ersättares tjänstgöring § 17 Om en ledamot är förhindrad att delta eller att vidare delta i ett sammanträde ska en ersättare tjänstgöra i ledamotens ställe. Den ersättare ska kallas in som står i tur att tjänstgöra och som inte redan har kallats in. En ledamot som inställer sig under ett pågående sammanträde har rätt att tjänstgöra även om en ersättare trätt i ledamotens ställe. Ersättarna ska, om dessa inte valts proportionellt, tjänstgöra enligt den ordning som fullmäktige har bestämt. Ersättare som inte tjänstgör har rätt att delta i överläggningarna och få sin mening antecknad till protokollet. En ersättare som börjat tjänstgöra har alltid företräde till tjänstgöring framför annan ersättare. Jäv, avbruten tjänstgöring § 18 En ledamot eller en ersättare som avbrutit sin tjänstgöring på grund av jäv i ett ärende får tjänstgöra igen sedan ärendet handlagts. Ledamot som en gång avbrutit tjänstgöringen under ett sammanträde på grund av annat hinder än jäv, får inte åter tjänstgöra vid sammanträdet. Reservation § 19 Om en ledamot har reserverat sig mot ett beslut och ledamoten vill motivera reservationen ska ledamoten göra det skriftligt. Motiveringen ska lämnas till sekreteraren före den tidpunkt som har fastställts för justeringen av protokollet. Motsvarande gäller vid omedelbar justering. Justering av protokoll § 20 Protokollet justeras av ordföranden och en ledamot. Nämnden kan besluta att en paragraf i protokollet ska justeras omedelbart. Paragrafen ska redovisas skriftligt vid sammanträdet och justeras av ordföranden och en ledamot. Kungörelser och tillkännagivanden av föreskrifter m.m. § 21 Nämnden ansvarar för att beslut och föreskrifter inom det egna ansvarsområdet kungörs enligt gällande bestämmelser. Nämnden ska underrätta kommunstyrelsen om ändringen och dess innehåll så snart en uppdatering av kommunens styrande dokument bedöms nödvändig. Delgivningsmottagare § 22 Delgivning med nämnden sker med ordföranden, förvaltningschefen, stadsdirektören, stadsledningskontorets registratorer eller annan anställd som nämnden beslutar. Undertecknande av handlingar § 23 Om nämnden inte beslutar annat ska handlingar som utfärdas på nämndens vägnar undertecknas av ordföranden och kontrasigneras av sekreteraren. Vid förfall för ordföranden inträder vice ordföranden och vid förfall för denne den ledamot som styrelsen utser. Nämnden får även uppdra åt förtroendevald eller tjänsteman att enligt av nämnden lämnade direktiv underteckna handlingar på dess vägnar. Delegationsbeslut fattas i nämndens namn och ska anmälas i den ordning nämnden beslutar. Handlingar som utfärdas med anledning av sådant beslut ska, om inte annat finns föreskrivet, undertecknas av delegaten.