Överföring av ansvar för Göteborgs Stads gemensamma byggprocess från kommunstyrelsen till stadsfastighetsnämnden

Kommunfullmäktige Handling 2024 nr 249 Överföring av ansvar för Göteborgs Stads gemensamma byggprocess från kommunstyrelsen till stadsfastighetsnämnden Till Göteborgs kommunfullmäktige Kommunstyrelsens förslag Kommunstyrelsen tillstyrker stadsledningskontorets förslag i tjänsteutlåtande den 10 november 2024 och föreslår att kommunfullmäktige beslutar: 1. Ansvaret för Göteborgs Stads gemensamma byggprocess överförs från kommunstyrelsen till stadsfastighetsnämnden. 2. Kommunstyrelsen och stadsfastighetsnämnden får i uppdrag att genomföra överföringen i samverkan med fackliga organisationer i enlighet med vad som framgår av stadsledningskontorets tjänsteutlåtande. 3. Kommunstyrelsen överlämnar de allmänna handlingar och arkiv till stadsfastighetsnämnden som behövs för att driva verksamheten Göteborgs Stads gemensamma byggprocess vidare. Göteborg den 11 december 2024 Göteborgs kommunstyrelse Jonas Attenius Lina Isaksson Stadsledningskontoret Tjänsteutlåtande Handläggare Utfärdat 2024-11-10 Helena Österlind Ärendenummer SLK-2024-00931 Telefon: 031-368 02 28 E-post: helena.osterlind@stadshuset.goteborg.se Överföring av ansvar för Göteborgs Stads gemensamma byggprocess från kommunstyrelsen till stadsfastighetsnämnden Förslag till beslut I kommunstyrelsen och kommunfullmäktige: 1. Ansvaret för Göteborgs Stads gemensamma byggprocess överförs från kommunstyrelsen till stadsfastighetsnämnden. 2. Kommunstyrelsen och stadsfastighetsnämnden får i uppdrag att genomföra överföringen i samverkan med fackliga organisationer i enlighet med vad som framgår av stadsledningskontorets tjänsteutlåtande. 3. Kommunstyrelsen överlämnar de allmänna handlingar och arkiv till stadsfastighetsnämnden som behövs för att driva verksamheten Göteborgs Stads gemensamma byggprocess vidare. Sammanfattning Stadsledningskontoret har utrett lämplig placering av Göteborgs Stads gemensamma byggprocess (GBP). Utgångspunkten är beslut fattade i kommunfullmäktige och kommunstyrelsen med anledning av stadens organisering för stadsutveckling och den reviderade styrningen för lokalförsörjning. Stadsledningskontorets utredning visar att kommunstyrelsens processägarskap har gjort GBP till en stadengemensam grund för de byggande nämnderna och styrelserna och skapat den trygghet som är syftet med processen. Stadsfastighetsnämnden bedöms ha kompetens och organisation för att fortsätta utvecklingen utifrån nuvarande och framtida behov och krav och i enlighet med Göteborgs Stads riktlinje för gemensam byggprocess. Stadsfastighetsnämnden har i sitt grunduppdrag att bygga, utveckla och förvalta fastigheter och lokaler för ett flertal ändamål. Stadsledningskontorets bedömning är att en överföring av ansvar till stadsfastighetsnämnden leder till förbättrade möjligheter att i ett tidigare skede lyfta in det samlade utvecklingsbehovet i processen. Att föra över processägarskapet till stadsfastighetsnämnden bedöms i högre utsträckning spegla intentionerna bakom samt genomförda förändringar i stadens nämndsorganisation och styrmiljö för lokalförsörjning. Bedömning ur ekonomisk dimension Finansieringsmodellen för GBP styrs av Göteborgs Stads riktlinje för gemensam byggprocess, vilket innebär att kostnaderna förenade med processen finansieras gemensamt av stadens byggande nämnder och styrelser. För att fördelningen ska bli rättvis sker den utifrån uppdelning av nämnder och styrelser i liten respektive stor byggande organisation utifrån byggvolym. Processägaren tar fram förslag till budget som sedan beslutas av samordningsgruppen. I slutet av varje kalenderår fördelas och faktureras dessa kostnader till nämnder och styrelser. Exempel på kostnader förenade med processen är kostnader för databasen, systemförvaltning och processledning. Förslaget till beslut föranleder ingen förändring av finansieringsmodellen. I det fall en överföring av ansvar framledes innebär förändrad finansiering behöver detta beslutas av kommunfullmäktige genom en revidering av riktlinjen. Det är svårt att värdera om en överföring av processägarskapet skulle innebära någon effektivitetsvinst. Stadsledningskontoret kan konstatera att oaktat vem som har det övergripande ansvaret för processen ligger beslutsmandatet på den strategiska samordningsgruppen. Processen innehåller ett flertal krav vilka i princip utgår från lagar och förordningar samt lokala styrande dokument. Kraven är desamma oavsett byggprojektets omfattning och kan ibland uppfattas kostnadsdrivande vid mindre projekt. Riktlinjen ger dock möjlighet att göra avsteg i vissa fall. Bedömning ur ekologisk och social dimension Stadens verksamheter inom stadsutvecklingsområdet påverkar och möter boende, besökare och näringsliv. Frågor inom både den ekologiska och sociala dimensionen är centrala GBP. I processen finns det beskrivningar och länkar som har koppling till de ekologiska ambitionerna i staden, till exempel stadens miljö- och klimatprogram och hur det påverkar byggprojekten. På samma sätt bidrar den gemensamma byggprocessen till att säkerställa att lagar och politiska beslut följs ur ett socialt perspektiv. Det gäller till exempel krav på tillgänglighet, icke diskriminering och arbetsrättsliga krav. Vilken nämnd som ansvarar för processen utgör en av flera förutsättningar för den sociala och ekologiska dimensionen. Förutsättningar som har större betydelse är mer direkt styrning som mål eller uppdrag i budgetar, olika typer av program och planer, lagstiftning, arbetssätt och rutiner. Stadsledningskontorets bedömning är ändå att en flytt av processägarskapet till stadsfastighetsnämnden på sikt kan bidra till att stärka GBP i både den ekologiska och sociala dimensionen. Nämnden har i sitt grunduppdrag att tillhandahålla, förvalta och utveckla de verksamhetslokaler med tillhörande utemiljöer som behövs för stadens nämnder. Byggprocessens påverkan på den sociala och ekologiska dimensionen ligger således i nämndens grunduppdrag. Samverkan Ärendet har samverkats med Centrala samverkansgruppen, CSG, genom: • Information 17 oktober 2024 • Dialog 31 oktober 2024 • Samverkan 14 november 2024 Bilagor 1. Kommunfullmäktiges protokollsutdrag 2021-06-10 § 8 2. Centrala samverkansgruppens, CSG, protokollsutdrag 2024-11-14 § xx Ärendet Ärendet avser en överföring av ansvar för stadens gemensamma byggprocess från kommunstyrelsen till stadsfastighetsnämnden. Överföringen medför att Göteborgs Stads riktlinje för gemensam byggprocess justeras gällande ansvar samt en komplettering av stadsfastighetsnämndens reglemente. Beskrivning av ärendet Ärendet härrör dels från kommunfullmäktiges beslut 2021-06-10 § 8 om att anta Göteborgs Stads riktlinje för gemensam byggprocess (GBP). I beslutet ingick även att tillskjuta processen kring den uppdaterade versionen av GBP till den nyligen beslutade facknämndsöversynen/omorganisationen, så att GBP hanteras och utformas i enlighet med de eventuella förändringar som sker där – och som kan påverka GBP. Kommunfullmäktige beslutade 2021-11-25 § 13 att ge kommunstyrelsen i uppdrag att genomföra en förändring av stadens organisation som innebar att fyra nya nämnder inrättades vid årsskiftet 2022/2023 inom stadens organisation för stadsutveckling enligt följande: • En nämnd med ansvar för fysisk planering. • En nämnd med ansvar för exploatering. • En nämnd med ansvar för genomförande och förvaltning kopplat till mark. • En nämnd med ansvar för genomförande och förvaltning kopplat till byggnader. Kommunfullmäktige fattade beslut 2022-06-16 § 5 om reglementen samt namn för de nya nämnderna inom stadsutvecklingen. Kommunfullmäktige beslutade samtidigt att ge kommunstyrelsen i uppdrag att genomföra en översyn av den nya nämndorganisationens struktur, ansvarsområden och dess reglementen genom att inhämta synpunkter och, i det ifall det krävs, ge förslag på revidering senast i januari 2024. I stadsledningskontorets redovisning, som kommunfullmäktige beslutade om 2024-02-29 § 75, framgick att stadsledningskontoret kommer att återkomma med förslag till kommunstyrelsen avseende hur ansvaret för GBP lämpligast organiseras framöver. Kommunstyrelsens operativa ansvar inom lokalförsörjningen har överförts till facknämnderna Parallellt med organisationsförändringarna inom stadsutveckling pågick ett arbete med att förändra styrningen när det gäller stadens lokalförsörjning. Inriktningen för den utvecklade styrningen var att ge förutsättningar för att ansvaret för lokalförsörjningen tydligare kan samlas inom ramen för en nämnd, där kommunstyrelsens ansvar skulle överföras till nämnden med ansvar för genomförande och förvaltning av byggnader. I syfte att skapa en mer enhetlig, effektiv och sammanhållen hantering av stadens lokalförsörjning har kommunfullmäktige bland annat beslutat om: • att överföra ansvaret för stadens hyresmodell och hyressättning av lokalerna i lokalnämndens bestånd 2020-01-01 från kommunstyrelsen till lokalnämnden (2019- 06-11, § 20). Ansvaret ligger sedan 2022-01-01 i stadsfastighetsnämndens reglemente. • Göteborgs Stads riktlinje för stadens lokalförsörjningsplan och nämnders lokalbehovsplaner. Beslutet innebar att kommunstyrelsens tidigare ansvar lokalbehovsplaner överfördes till respektive nämnd/styrelse (2022-01-27, § 14). • Göteborgs Stads riktlinje för beslutsnivåer vid investering i och inhyrning av samt inriktning för att äga eller hyra - kommunala verksamhetslokaler. Beslutet innebar att stadsfastighetsnämnden övertog kommunstyrelsens operativa ansvar för stadens lokalförsörjning (2023-01-26 § 22). • Göteborgs Stads riktlinje för styrande nyckeltal samt inriktning för samnyttjan och samlokalisering avseende kommunala verksamhetslokaler (2024-02-01 § 27). I och med beslutet överfördes ansvaret för att upprätta och fastställa lokalfunktionsprogram från kommunstyrelsen till respektive ansvarig nämnd. Sammantaget innebär dessa beslut att de uppgifter som tidigare låg på kommunstyrelsen, genom lokalsekretariatet, har överförts till ansvariga facknämnder, primärt stadsfastighetsnämnden. GBP fram till idag I januari 2011 beslutade kommunstyrelsen om en ”Handlingsplan för förstärkt intern kontroll och öppenhet”. Handlingsplanen omfattade bland annat införandet av en GBP i Göteborgs Stad. Processen implementerades sedan successivt under en femårsperiod fram till att processen och dessa arbetssätt sedan januari 2016 har tillämpats. Processledningen placerades på Lokalförvaltningen och processägarskapet var organisatoriskt placerad på Lokalsekretariatet som då var en funktion inom stadsledningskontoret. Tanken med placering av processledningen på en av de byggande förvaltningarna var primärt att processledningen skulle ha tillgång till sakkunniga på den plats de fysiskt satt. Under 2019 genomförde stadsledningskontoret, såsom processägare, en utredning av den gemensamma byggprocessen med syfte att kontrollera följsamheten till processen samt att identifiera eventuella utvecklingsområden. Utredningen konstaterade bland annat att GBP bidragit till mer trygga beställare, medarbetare och chefer och att införandet av GBP har lett till ökad transparens, kontroll och uppföljning. Följsamheten bedömdes vara stor men samtidigt noterades en del utvecklingsområden för att göra processen ännu mer ändamålsenlig och aktuell. Flytt av processledning Stadsledningskontorets utredning 2019 identifierade risker med processledningens lokalisering till lokalförvaltningen, då det bedömdes medföra att processen ansågs styras därifrån, samtidigt som processen blev mindre synlig i andra sammanhang. En placering av processledningen på stadsledningskontoret bedömdes, utifrån dåvarande organisering och styrning, medföra bättre förutsättningar för samverkan och bidra till att ge processen större legitimitet såsom en gemensam process i staden. Därutöver bedömdes medverkande nämnder och styrelser ges ett större ansvar för både genomförandet av processen samt kvalitetssäkring av dess innehåll. Slutligen konstaterades det även att processens styrning behövde formaliseras genom nya politiska beslut. GBP ska ge stöd vid bygg och anläggningsuppdrag Kommunfullmäktige beslutade 2021-06-10 § 8 om Göteborgs Stads riktlinje för gemensam byggprocess som syftar till att definiera omfattning och tillämpning av GBP i Göteborgs Stad med utgångspunkt från slutsatserna i ovanstående utredning. Syftet med riktlinjen är att definiera omfattning och tillämpning av den gemensamma byggprocessen i Göteborgs Stad. Syftet med den gemensamma byggprocessen är att den ska utgöra ett stöd och trygghet för stadens chefer och medarbetare vid beställning och utförande av bygg- och anläggningsuppdrag samt möjliggöra likvärdiga och transparenta arbetssätt i staden. Detta sker genom att processen tillhandahåller gemensam kunskapsutveckling samt delmoment som säkerställer uppföljning, transparens och kontroll. I dessa moment tydliggörs de krav som ställs på projekten i form av lagkrav, allmänna bestämmelser, lokal styrning och förhållningssätt. Processen innehåller även projektstöd med kunskaper och erfarenheter från stadens medarbetare. Processen består av sex delprocesser från förstudie till garantiförvaltning samt tillhörande processer för ledning, styrning och kontroll samt upphandling, avrop och inköp. Till varje delprocess i GBP finns en egenkontroll med aktiviteter som uppdragstagaren ska eller kan utföra vid genomförandet av ett uppdrag. Varje aktivitet har en tillhörande beskrivning med bland annat hänvisningar till stadens styrande dokument som påverkar byggprocessen. Samtliga byggande nämnder och styrelser i staden är med i GBP. I riktlinjen framgår ansvaret för dessa, vilket i korthet innebär att de ska integrera och kvalitetssäkra kraven i GBP i sina interna processer, att det ska finnas en GBP-ansvarig som är kontaktperson gentemot processledningen samt att de ska bidra med deltagare till specialist/arbetsgrupper och nätverk. Samordningsgruppen Ansvaret för den strategiska samordningsgruppen styrs av riktlinjen. Gruppen utses av direktörerna för de byggande bolagen och förvaltningarna samt Göteborgs Stadshus AB och stadsledningskontoret. Ansvaret för samordningsgruppen är att vara beställare och fastställare av innehåll och utveckling av processen. Den strategiska samordningsgruppen ska beredas underlag för att sedan fatta beslut gällande innehåll och utveckling som har stor påverkan på de medverkande organisationerna. För närvarande består den strategiska samordningsgruppen av direktörerna för stadsfastighetsförvaltningen, förvaltningen för kretslopp och vatten, Framtiden Byggutveckling AB samt direktören för utveckling och hållbarhet på stadsledningskontoret. Samordningsgruppen träffas minst tre gånger per år och har löpande avstämningar vid behov. Samordningsgruppen bjuder årligen in till direktörsträffar för samtliga deltagande förvaltningar och bolag. Processägarskapet Ansvaret som processägare framgår av riktlinjen och innebär att säkerställa processledning, utveckling, förvaltning, kvalitetssäkring och uppföljning av GBP. Under de år kommunstyrelsen har varit processägare har själva processledningen bestått av ca två heltidstjänster med uppdrag att i samverkan med övriga förvaltningar och bolag utveckla och kvalitetssäkra processen. Detta sker genom stormöten med samtliga GBP- ansvariga i förvaltningar och bolag, nätverk för GBP-ansvariga samt genom olika typer av projekt som syftar till att följa den praktiska tillämpningen i realtid. Genom projekten kan processledningen se om processen behöver anpassas inför kommande förändrade eller nya lag-, bransch- och stadenkrav. Projekten kan variera gällande omfattning, karaktär och faser, både i planerings- och byggfas. Utredningens utgångspunkter Stadsledningskontorets utredning om lämplig placering av processägarskapet för GBP har haft en bred ansats med utgångspunkt från följande kriterier: • Stadens nuvarande organisation för stadsutveckling • Förändrad styrmiljö för lokalförsörjning • Hur GBP fungerar idag och om finns det problem som behöver åtgärdas • Stora aktörer som är drivande i utveckling och kvalitetssäkring av GBP idag • Förutsättningar hos nämnder och styrelser för mottagande av ansvar Inom ramen för utredningen har stadsledningskontoret tittat på möjligheten att placera processägarskapet inom såväl nämnd som styrelse och fört dialog med de förvaltningar och bolag som ingår i samordningsgruppen. Utifrån dialogerna och ovanstående kriterier bedömdes stadsfastighetsnämnden som den mest ändamålsenliga placeringen. Stadsfastighetsnämndens nuvarande uppdrag Inriktningen i den nya organisationen för stadsutveckling var att nämnden skulle ges ett tydligare ansvar för projektutveckling och genomförande av så väl nybyggnation som reinvesteringar och ersättningsinvesteringar. Stadsfastighetsnämnden har i uppdrag att tillhandahålla, förvalta och utveckla de verksamhetslokaler med tillhörande utemiljöer som behövs för stadens nämnder. Nämnden ska säkerställa en god och effektiv fastighetsförvaltning där fastigheternas långsiktiga värde och funktion säkras. Nämnden ansvarar även för hyressättning av lokalerna i nämndens lokalbestånd. Stadsfastighetsnämnden har utöver sitt grunduppdrag tilldelats ett antal stadenövergripande samordningsuppdrag, vilka framgår av nämndens reglemente. Stadsfastighetsnämnden består av nästan 700 medarbetare, varav cirka 250 medarbetare kan knytas till byggnation och förvaltning och cirka 350 medarbetare till drift och underhåll. Nämnden förvaltar omkring 1 750 fastigheter, med en sammanlagd lokalyta om cirka 2,6 miljoner kvadratmeter och 6,5 miljoner kvadratmeter markyta. Nämndens medarbetare har en aktiv roll inom GBP:s utveckling och kvalitetssäkring och som en stor aktör deltar de i merparten av de nätverk och projekt som processledningen driver. Stadsledningskontorets överväganden I den tidigare stadsutvecklingsorganisationen hade kommunstyrelsen och stadsledningskontoret ett antal utpekade samordningsuppdrag avseende frågor inom stadsutvecklingsområdet. Förändringen av stadens organisation inom stadsutvecklingsområdet och revideringen av styrningen för lokalförsörjningsprocessen har påverkat förutsättningarna för stadsledningskontorets uppdrag, ansvar och organisation och vilka frågor som bör samordnas under kommunstyrelsen. Utredningen visar att den gemensamma byggprocessen i över lag fungerar väl och att det finns tydliga fördelar med att stadens samtliga byggande förvaltningar och bolag arbetar likartat vid planering, genomförande och avslut av större byggprojekt, oavsett vilken typ av byggnation som avses. Nuvarande processledning har skapat ändamålsenliga rutiner för samordning av samtliga förvaltningar och bolag, både stora och små aktörer. I kommunstyrelsens uppdrag ingår dock varken att bygga eller förvalta och som en följd av den nya styrningen för lokalförsörjning har kommunstyrelsen inte längre något operativt ansvar för frågorna. Detta innebär att det inom förvaltningen saknas flera av de specialistkompetenser som arbetar med den gemensamma byggprocessen, vilket har gjort processledningen beroende av kompetens hos andra förvaltningar och bolag för att få framdrift i både utveckling, förvaltning och kvalitetssäkring av GBP. Stadsledningskontoret har noterat att det innebär en viss sårbarhet avseende processens proaktivitet. Samtidigt upplevs kommunstyrelsens roll mer styrande än vad riktlinjen anger då det enligt den är samordningsgruppen som ska fatta besluten om processens utveckling. En överföring av ansvar medför fördelar men även risker Stadsledningskontorets utredning visar på ett antal fördelar med att överföra processägarskapet från kommunstyrelsen till stadsfastighetsnämnden. En tydlig fördel är att ägarskapet och ledningen av GBP kommer närmare en förvaltning som aktivt bygger och förvaltar med stöd i GBP. Inom stadsfastighetsförvaltningen är GBP en prioriterad fråga på såväl medarbetar- som ledningsnivå och förvaltningen har kontinuerligt projekt inom processens samtliga delprocesser. Som stor byggande och förvaltande aktör bedöms stadsfastighetsnämnden ha en väl utvecklad organisation med god tillgång till de kompetenser som krävs för att proaktivt och kontinuerligt utveckla GBP för att säkerställa aktuella och resurseffektiva krav i processen. Stadsfastighetsnämnden har sedan ny organisation för stadsutveckling även fått ett antal samordningsuppdrag för staden. Nämnden har således en vana av att samordna förvaltningar och bolag i ett hela staden-perspektiv där det ingår att beakta organisationernas olika förutsättning samt utveckla arbetet utifrån behov hos förvaltningar och bolag i staden. Samtidigt som stadsledningskontoret ovan konstaterar att en fördel med att överföra processägarskapet för GBP till stadsfastighetsnämnden är nämndens kompetens inom byggande och förvaltning, så kan förmågan även ses som en riskfaktor. En stor intern organisation med specialistkompetenser riskerar att begränsa relationen till övriga förvaltningar och bolag som använder sig av processen, vilket har framförts som en framgångsfaktor i stadsledningskontorets samordning. Stadsledningskontoret uppfattas även ha haft en neutral styrning mellan olika typer av byggnationer och mellan stora och små byggande organisationer. Med en placering på en stor nämnd som ansvarar för verksamhetslokaler uppmärksammas risken att processen framledes framför allt prioriterar krav och stödmaterial som inte är relevanta för majoriteten. En överföring av ansvar förstärker således samordningsgruppens ansvar att beakta hela staden-perspektivet. Övriga konsekvenser av ett beslut om överföring av ansvar För övriga deltagande nämnder och styrelsen blir det endast en mindre förändring då riktlinjen anger ansvaret för processägaren. Inför den faktiska övergången behöver ett antal frågor hanteras gemensamt av stadsledningskontoret och stadsfastighetsförvaltningen. Dessa innefattar: • Information och förankring hos medverkande förvaltningar och bolag • Genomgång av befintliga arbetssätt och rutiner kopplade till processledningens uppgifter • Dialog om vilka roller och ansvar som ska definieras i Göteborgs Stads riktlinje för gemensam byggprocess • Dialog i samordningsgruppen avseende inriktningen på den fortsatta utvecklingen av GBP • Dialog i direktörsnätverk avseende samordningsgruppens sammansättning För att säkerställa förutsättningar för stadsfastighetsnämndens övertagande av processägarskap bör ett genomförande ske med hänsyn tagen till berörda verksamheter. Ett genomförande bör dock ske senast inom 12 månader efter beslut i kommunfullmäktige. Genomförandet av överföringen ska ske i samverkan med fackliga organisationer inom både den överlämnande och mottagande förvaltningen. Ett beslut i kommunfullmäktige om att överföra processägarskapet till stadsfastighetsnämnden innebär att en revidering riktlinjen för GBP, där stadsfastighetsnämnden övertar rollen som processägare från kommunstyrelsen. I det fall överföringen medför ytterligare revideringar av riktlinjen ska dessa beslutas av kommunfullmäktige i särskild ordning. Nuvarande ansvar i Göteborgs Stads Nytt ansvar i Göteborgs Stads riktlinje riktlinje för gemensam byggprocess för gemensam byggprocess Kommunstyrelsen är processägare Stadsfastighetsnämnden är processägare Beslutet innebär även en komplettering i stadsfastighetsnämndens reglemente, där ansvaret förs in som ett ansvar under 2 kap där nämndens verksamhetsområde och uppgifter framgår. Nytt ansvar i stadsfastighetsnämndens reglemente 2 kap § 14: Nämnden är processägare för gemensam byggprocess i enlighet med Göteborgs Stads riktlinje för gemensam byggprocess Överlämnande och införlivande av allmänna handlingar Vid ett beslut om överföring av kommunstyrelsens ansvar för processägarskapet för GBP krävs att kommunstyrelsen överlämnar och införlivar allmänna handlingar till stadsfastighetsnämnden. För att allmänna handlingar ska kunna lämnas över från en nämnd till en annan nämnd krävs enligt arkivlagen (15 §) ett beslut i kommunfullmäktige. Att överlämna och införliva handlingar innebär att ansvaret för handlingarna överförs från kommunstyrelsen till stadsfastighetsnämnden och att handlingarna blir en del av stadsfastighetsnämndens arkiv. Stadsfastighetsnämnden övertar då ansvaret för den pågående hanteringen och handläggningen och kan tillföra ny information till aktuella ärenden. De handlingar som ska överlämnas och införlivas från kommunstyrelsen till stadsfastighetsnämnden är sådana handlingar som tillhör pågående ärenden. Handlingar som tillhör avslutade ärenden ska inte överlämnas, utan de ska fortsatt förvaras på stadsledningskontoret i syfte att på sikt överlämnas för slutförvaring hos Regionarkivet efter ordnande, förtecknande och leveransframställan. Uppgifter om överlämnande och införlivande av handlingar ska föras in i både kommunstyrelsens och stadsfastighetsnämndens arkivförteckning och arkivbeskrivning. Stadsledningskontorets bedömning Till kommunstyrelsens övergripande uppgifter hör att ta initiativ i frågor av hela staden- karaktär i syfte att samordna stadens verksamhet. Behovet av samordning och vilka frågor som är av hela staden-karaktär påverkas av hur stadens organisation ser ut och den fördelning av ansvar som kommunfullmäktige i reglementen/ägardirektiv, budget eller annan styrning har tilldelat nämnder och styrelser i staden. Kommunstyrelsens nuvarande ansvar i stadens gemensamma byggprocess speglar en ansvars- och uppdragsfördelning som bygger de behov som framkom i utvärderingen av GBP 2019, den dåvarande styrmodellen för lokalförsörjningsprocessen samt på stadens organisation så som den såg ut innan 2022. Syftet med aktuellt förslag till beslut är att anpassa GBP utefter de organisations- och ansvarsförändringar som har skett i staden sedan antagandet av Göteborgs Stads riktlinje för gemensam byggprocess. Vid överföringen av processledningen till stadsledningskontoret var ett av syftena att ge processen större legitimitet såsom en gemensam byggprocess i staden. Syftet var även att åtgärda en del av de utvecklingsbehov som framkom i tidigare utvärdering av processen, däribland ett tydliggörande av roller och ansvar. Stadsledningskontoret bedömer att en sådan utveckling har skett och att processen idag uppfattas som en gemensam grund för de byggande nämnderna och styrelserna att utgå ifrån. Vad gäller processägarskapet för GBP kan stadsledningskontoret konstatera att den samordning som skett sedan kommunstyrelsen tog över processledningen har bidragit till att utveckla processen i ett hela staden-perspektiv. Vilken nämnd som ansvarar för processen utgör en av flera förutsättningar. Förutsättningar som har större betydelse är mer direkt styrning i form av olika typer av styrande dokument, lagstiftning, arbetssätt och rutiner. I riktlinjen framgår roller och ansvar för såväl processägare, samordningsgrupp och medverkande nämnder och styrelser, vilket säkerställer att processen fortsätter utifrån kommunfullmäktiges styrning. Stadsledningskontorets övergripande bedömning är att de arbetssätt och rutiner som nuvarande processledning utarbetat är adekvata och i stor utsträckning kan bibehållas. Samtidigt så innebär ett processägaransvar möjligheten att utveckla processledningen utifrån nuvarande styrning, organisation och befintlig kompetens. Rollen som processledare är inte definierad i riktlinjen, utan stadsledningskontoret har utvecklat processledarrollen utifrån tidigare utvärdering av GBP samt uppkomna behov i staden. I det fall stadsfastighetsnämnden inom ramen för sitt processägarskap bedömer att syftet, rollerna och styrningen av GBP bör revideras för att bättre motsvara aktuella behov i staden så kommer kommunstyrelsen och kommunfullmäktige att involveras i samband med en revidering av riktlinjen. Stadsfastighetsnämnden har i sitt grunduppdrag att bygga, utveckla och förvalta fastigheter och lokaler för ett flertal ändamål. Stadsledningskontorets bedömning är att en överföring av ansvar till stadsfastighetsnämnden leder till förbättrade möjligheter att i ett tidigare skede lyfta in det samlade utvecklingsbehovet i processen. Stadsledningskontoret kan konstatera att stadsfastighetsnämnden har ett förändrat och utökat ansvar i jämförelse med den tidigare lokalnämnden, både avseende lokalförsörjning och staden-övergripande samordning i andra frågor. Att processägarskapet förs över till stadsfastighetsnämnden bedöms spegla intentionerna bakom samt genomförda förändringar i stadens nämndsorganisation och styrmiljö för lokalförsörjning. Jonas Kinnander Eva Hessman Direktör Ärende och utredning Stadsdirektör Kommunfullmäktige Utdrag ur Protokoll Sammanträdesdatum: 2021-06-10 Göteborgs Stads riktlinje för gemensam byggprocess § 8, 1547/20 Beslut Enligt kommunstyrelsens förslag: 1. Göteborgs Stads riktlinje för gemensam byggprocess, i enlighet med bilagan till stadsledningskontorets tjänsteutlåtande, antas. 2. Tillskjuta processen kring den uppdaterade versionen av Göteborgs Stads riktlinje för gemensam byggprocess (GBP) till den nyligen beslutade facknämndsöversynen/omorganisationen, så att GBP hanteras och utformas i enlighet med de eventuella förändringar som sker där – och som kan påverka GBP. Tidigare behandling Bordlagt den 20 maj 2021, § 45. Handling 2021 nr 96. Yrkanden Hampus Magnusson (M) yrkar bifall till kommunstyrelsens förslag. Johan Zandin (V), Karin Pleijel (MP), Mats Arnsmar (S) och Stina Svensson (FI) yrkar bifall till kommunstyrelsens förslag och tilläggsyrkandet från MP och V i kommunstyrelsen. Propositionsordning Kommunfullmäktige beslutar först att bifalla kommunstyrelsens förslag. Ordföranden ställer härefter propositioner på bifall respektive avslag på tilläggsyrkandet från MP och V i kommunstyrelsen och finner att det avslagits. Omröstning begärs. Omröstning Godkänd voteringsproposition: ”Ja för avslag och Nej för bifall till tilläggsyrkandet från MP och V i kommunstyrelsen”. Omröstningen utfaller med 45 Ja mot 36 Nej. Hur var och en röstar framgår av bilaga 8. Kommunfullmäktige Protokollsanteckning Martin Nilsson (MP) deltar inte i handläggningen av ärendet på grund av jäv. Protokollsutdrag skickas till Stadens nämnder och bolag Styrande dokument Dag för justering 2021-06-17 Vid protokollet Sekreterare Lina Isaksson Ordförande Anneli Rhedin Justerande Justerande Pär Gustafsson Håkan Eriksson Kommunfullmäktige BILAGA 8 Ärende: 11 Ärendemening: Göteborgs Stads riktlinje för gemensam byggprocess Antal Ja: 45 Antal Nej: 36 Antal Avstår: 0 Antal Frånv: 0 Namn Parti Plats Funktion Resultat Dalibor Eminefendic MP 38 Ersättare Nej Aslan Akbas S 61 Ledamot Nej Karin Alfredsson D 49 Ersättare Ja Bo Anderssen L 17 Ersättare Ja Bettan Andersson V 8 Ledamot Nej Ingrid Andreae S 62 Ledamot Nej Mats Arnsmar S 59 Ledamot Nej Jonas Attenius S 56 Ledamot Nej Kristina Bergman Alme L 33 Ledamot Ja Torkel Bergström D 65 Ledamot Ja Daniel Bernmar V 10 Ledamot Nej Åke Björk M 27 Ersättare Ja Jessica Blixt D 54 Ledamot Ja Sofi Bringsoniou S 46 Ledamot Nej Jenny Broman V 9 Ledamot Nej Kalle Bäck KD 36 Ledamot Ja Emmyly Bönfors C 31 Ledamot Ja Ulf Carlsson MP 41 Ledamot Nej Sara Carlsson Hägglund V 22 Ersättare Nej Peter Danielsson D 68 Ledamot Ja Axel Darvik L 18 Ledamot Ja Håkan Eriksson V 3 2:e v Ordf Nej Krista Femrell SD 75 Ledamot Ja Eva Flyborg L 32 Ledamot Ja Ann Catrine Fogelgren L 16 Ledamot Ja Jörgen Fogelklou SD 73 Ledamot Ja Kommunfullmäktige Pär Gustafsson L 2 1:e v Ordf Ja Håkan Hallengren S 63 Ledamot Nej Anna Karin D 52 Ledamot Ja Hammarstrand Robert Hammarstrand S 78 Ledamot Nej Shadiye Heydari S 77 Ledamot Nej Christer Holmgren M 13 Ledamot Ja Mariette Höij-Risberg D 51 Ledamot Ja Marina Johansson S 57 Ledamot Nej Axel Josefson M 5 Ledamot Ja Urban Junevik V 20 Ersättare Nej Agneta Kjaerbeck SD 74 Ledamot Ja Hannah Klang V 23 Ledamot Nej Martin Kurzwelly KD 34 Ledamot Ja Lena Landén Ohlsson S 80 Ledamot Nej Karin Lindberg D 47 Ledamot Ja Birgitta Lindgren Karlsson D 67 Ledamot Ja Thomas Lingefjärd D 66 Ersättare Ja Hampus Magnusson M 6 Ledamot Ja Nina Miskovsky M 7 Ledamot Ja Anders Moberg S 79 Ersättare Nej Henrik Munck D 53 Ledamot Ja Sabina Music C 30 Ledamot Ja Helena Norin MP 40 Ersättare Nej Erik Norén V 24 Ledamot Nej Kristina Norén Lallo KD 35 Ersättare Ja Toni Orsulic M 11 Ledamot Ja Bosse Parbring MP 39 Ledamot Nej Anna Sara Perslow C 29 Ledamot Ja Karin Pleijel MP 37 Ledamot Nej Jonas Ransgård M 15 Ledamot Ja Parisa Rezaeivar S 64 Ersättare Nej Anneli Rhedin M 1 Ordförande Ja Amalia Rud Pedersén S 81 Ledamot Nej Kommunfullmäktige Stina Sewén FI 43 Ersättare Nej Anna Silvén SD 76 Ersättare Ja Iréne Sjöberg-Lundin D 48 Ledamot Ja Yvonne Stafrén SD 70 Ledamot Ja Anders Sundberg M 12 Ledamot Ja Anders Svensson M 26 Ledamot Ja Stina Svensson FI 42 Ledamot Nej Pernilla Taxén Börjesson SD 71 Ledamot Ja Kristina Tharing M 14 Ledamot Ja Björn Tidland SD 72 Ledamot Ja Viktoria Tryggvadottir S 58 Ledamot Nej Rolka Mattias Tykesson M 28 Ledamot Ja Frida Tånghag V 25 Ledamot Nej Åse-Lill Törnqvist MP 4 Ledamot Nej Mariya Voyvodova S 60 Ledamot Nej Mikael Wallgren V 21 Ledamot Nej Martin Wannholt D 55 Ledamot Ja Camilla Widman S 45 Ledamot Nej Lillemor Williamsson D 69 Ersättare Ja Roshan Yigit S 44 Ledamot Nej Johan Zandin V 19 Ledamot Nej Veronica Öjeskär D 50 Ledamot Ja Sida 1 av 2 Central Samverkansgrupp Protokoll 20/2024 Ärendenr:SLK-2024-00058 (Ordinarie CSG) Sammanträdesdatum 2024-11-14 Utdrag ur protokoll § 5 Samverkan före beslut a) Samverkan i ärendet var stadens gemensamma byggprocess (GBP) bäst placeras rent organisatoriskt ärendenr SLK-2024-00931 Tjänsteutlåtande utsänt 2024-11-07 Helena Österlind föredrar ärendet. Information har genomförts på CSG den 17 oktober och dialog den 31 oktober. Hänvisning görs till utsänt tjänsteutlåtande. Stadsledningskontoret har utrett lämplig placering av Göteborgs Stads gemensamma byggprocess (GBP). Utgångspunkten är beslut fattade i kommunfullmäktige och kommunstyrelsen med anledning av stadens organisering för stadsutveckling och den reviderade styrningen för lokalförsörjning. Stadsfastighetsnämnden bedöms ha kompetens och organisation för att fortsätta utvecklingen utifrån nuvarande och framtida behov och krav och i enlighet med Göteborgs Stads riktlinje för gemensam byggprocess. Stadsledningskontoret föreslår att Ansvaret för Göteborgs Stads gemensamma byggprocess överförs från kommunstyrelsen till stadsfastighetsnämnden och att Kommunfullmäktige uppdrar åt kommunstyrelsen och stadsfastighetsnämnden att genomföra överföringen i samverkan med fackliga organisationer, i enlighet med stadsledningskontorets tjänsteutlåtande. Sacorådet framför att de inte har några synpunkter på att processen flyttas till Stadsfastigheter men framför att det finns en viss oro för bolagen. Arbetsgivaren betonar att det inte är någon formell skillnad, men viktigt att bevaka frågan framåt. Vision funderar på hur förslaget till beslut inte innebär någon förändring av finansieringsmodell. Arbetsgivaren svarar att processen är självfinansierad vilket innebär att de förvaltningar/bolag som är nyttjar processen är med och finansierar. Samverkan förklaras fullgjord. Sida 2 av 2 Vid protokollet …………………………………….. Anna Wilsson Protokollet justeras …………………………................... …………………………................... Eva Hessman, Arbetsgivare Jesper Linderberg, Akademikerförbundet SSR …………………………….............. ………………..……………………. Marie Lökkeberg, Kommunal Anne Häggendal, Vårdförbundet