Redovisning av uppdrag att ta fram förslag på utvecklingsarbete i syfte att effektivisera och minska stadens administrativa och IT-kostnader

Kommunfullmäktige Handling 2025 nr 124 Redovisning av uppdrag att ta fram förslag på utvecklingsarbete i syfte att effektivisera och minska stadens administrativa och IT-kostnader Till Göteborgs kommunfullmäktige Kommunstyrelsens förslag Kommunstyrelsen tillstyrker stadsledningskontorets förslag i tjänsteutlåtande den 15 april 2025 och föreslår att kommunfullmäktige beslutar: Redovisning av kommunfullmäktiges uppdrag 2024-03-21 § 109 punkt 21 till nämnden för Intraservice, att ta fram förslag på utvecklingsarbete i syfte att effektivisera och minska stadens administrativa och IT-kostnader, antecknas och förklaras fullgjort. Göteborg den 21 maj 2025 Göteborgs kommunstyrelse Jonas Attenius Mathias Sköld Stadsledningskontoret Tjänsteutlåtande Handläggare Utfärdat 2025-04-15 Lina Tjernberg Ärendenummer SLK-2025-00357 Telefon: 031-368 16 01 E-post: lina.tjernberg@stadshuset.goteborg.se Redovisning av uppdrag att ta fram förslag på utvecklingsarbete i syfte att effektivisera och minska stadens administrativa och IT-kostnader Förslag till beslut I kommunstyrelsen och kommunfullmäktige: Redovisning av kommunfullmäktiges uppdrag 2024-03-21 § 109 punkt 21 till nämnden för Intraservice, att ta fram förslag på utvecklingsarbete i syfte att effektivisera och minska stadens administrativa och IT-kostnader, antecknas och förklaras fullgjort. Beskrivning av ärendet I kommunfullmäktiges kompletteringsbudget 2024-03-21 § 109 punkt 21 fick nämnden för Intraservice i uppdrag att ta fram förslag på utvecklingsarbete i syfte att effektivisera och minska stadens administrativa och IT-kostnader. Nämnden för Intraservice återrapportering av uppdraget I förvaltningens grunduppdrag ingår att föreslå utvecklingsarbete för att effektivisera och minska stadens administrativa och IT-kostnader och det görs på flera olika sätt. I Göteborgs Stads riktlinje för styrning, samordning och finansiering av digital utveckling och förvaltning ska nämnden för Intraservice (Intraservice) att varje år ta fram en rapport med en årlig analys. I samband med det analyserar och föreslår Intraservice förändringsinsatser och utveckling av befintliga tjänster i syfte att effektivisera och minska stadens administrativa kostnader samt IT-kostnader. I Intraservice årliga analys 2026 är Minskad administration ett av scenarion. Scenariot innebär möjlighet att frigöra tid för flera användargrupper i staden som i stället kan användas för värdeskapande och verksamhetsspecifikt arbete i kärnverksamheten. Intraservice kommer genom de ingående förändringsinsatserna att kunna leverera verktyg för att minska behovet av administrativa arbetsuppgifter. Förvaltningen har under 2024 haft flera andra uppdrag som bidragit till minskade administrativa och IT-kostnader för Göteborgs Stad. Nedanstående uppdrag har återrapporterats till nämnden tidigare: • att arbeta stöttande gentemot nämnderna i syfte att minska och effektivisera deras IT-kostnader • att minska kostnaderna för IT-licenser, andra mjukvarulicenser och hårdvarulicenser i välfärdsnämnderna inklusive utbildningsnämnderna. I uppdraget ingår att pröva digitala verktyg mot behovet i varje verksamhet • att i samverkan utreda hur AI-funktioner kan automatisera och effektivisera arbete som utförs i Göteborgs Stad. Utredningen ska samordnas med pågående arbete i Göteborgsregionens kommunalförbund. Flera av Intraservice tjänster skapar förutsättningar för minskade administrativa kostnader och minskade IT-kostnader: • klient som tjänst (minskade licenskostnader) • utveckling av stadens digitala arkivsystem och bevarande samt tillgängliggör allmänna handlingar • IT-arbetsplats. Under 2024 har förvaltningen utvecklat bland annat nedanstående nya tjänster som möjliggör minskade administrativa kostnader och införs under 2025: • stöd för dokumentation av personuppgiftsbehandlingar och informationssäkerhet • digital signering • konsultation Office 365. Under 2025 har Intraservice påbörjat ett arbete med att genomlysa bastjänsterna för att undersöka möjligheter till effektiviseringar och kostnadsminskningar inom tjänsterna. I arbetet kommer även kunderna involveras för att inhämta information om kundbehov kring befintliga tjänster. Det pågår även konkurrensutsättning av flera av förvaltningens avtal. Ytterligare arbete som pågår på förvaltningen för att minska kostnaderna för administration och IT-kostnaderna omfattar processer kopplade till att kunna kompetensförsörja genom digitalisering. Det är omvärldsbevakning, utvecklande av automatisering, utforskning kring AI i syfte att hjälpa verksamheterna att se möjligheter med ny teknik och förändrade arbetssätt. Tjänster som också möjliggör minskad administration för stadens förvaltningar är bland annat utvecklingen av stadens digitala arkivsystem och bevarande samt tillgängliggörande av allmänna handlingar. 21 förvaltningar och bolag nyttjar tjänsten Stöd för dokument- och ärendehantering i Ciceron. Den nya tjänsten innebär att organisationerna nu arbetar enligt ett gemensamt arbetssätt som underlättar utlämnade av allmänna handlingar till allmänheten idag och i framtiden. RPA-teknik (Robotic Process Automation), en annan av Intraservice tjänster, medför att arbetet blir effektivare genom att robotar tar över manuella processer, till exempel inom ekonomitjänsterna för att göra månatliga avstämningar av konton och manuella revideringar. Det skapar förutsättningar för att minska administrationen i Göteborgs Stad. Ytterligare tjänster som bidrar till minskad administration är tjänsten IT-arbetsplats. Staden använder drygt 31 000 datorer levererade från tjänsten. Andelen som levereras via Klient som tjänst är 95 procent. Det innebär livscykelhantering, förenklad och minskad administration och effektiv logistik i hanteringen av datorerna. Stadsledningskontorets bedömning Stadsledningskontorets bedömning är att nämnden för Intraservice kontinuerligt arbetar för att effektivisera och minska stadens administrativa och IT-kostnader inom ramen för sitt grunduppdrag. Det görs både kopplat till de nya förändringsinsatser som föreslås utifrån verksamheternas behov, och i den löpande förvaltningen av tjänster och digital infrastruktur. Stadsledningskontoret kommer att följa Intraservice arbete med att genomlysa bastjänsterna för att undersöka möjligheter till effektiviseringar och kostnadsminskningar inom tjänsterna. Stadsledningskontoret föreslår att uppdraget antecknas och förklaras fullgjort. Bilagor 1. Kommunfullmäktiges protokollsutdrag 2024-03-21 § 109 2. Nämnden för Intraservice handlingar 2024-03-06 § 30 Magnus Andersson Eva Hessman Ekonomidirektör Stadsdirektör Kommunfullmäktige Protokollsutdrag Sammanträdesdatum: 2024-03-21 § 109 Ärendenummer SLK-2023-01131 Underlag för kompletterande budget mars Beslut Enligt kommunstyrelsens förslag: 1. Grundskolenämndens kommunbidragsram höjs med 100 mnkr för 2024 och framåt. 2. Förskolenämndens kommunbidragsram höjs med 100 mnkr för 2024 och framåt. 3. Äldre samt vård- och omsorgsnämnden tilldelas 12 mnkr för 2024 för inköp av digitala hjälpmedel. 4. 15 mnkr avsätts kommuncentralt för avrop av Socialnämnden Centrum, Socialnämnden Hisingen, Socialnämnden Nordost och Socialnämnden Sydväst för att förstärka helg- och lovaktiviteter under 2024. 5. Nämnden för funktionsstöds hemställan om uppräkning av ersättningsmodellen för daglig verksamhet enligt LOV med 1,2 procent från 1 april 2024, godkänns. 6. 10 mnkr avsätts för 2024 kommuncentralt för avrop av Räddningstjänstförbundet Storgöteborg för att genomföra insatser och inköp som ökar brandförsvarskapaciteten för känsliga anläggningar och byggnader och som bidrar till totalförsvaret inom Göteborgs Stad. 7. Business Region Göteborg AB tilldelas 3 mnkr för 2024 och framåt för arbetet med klimatneutralt byggande och återbruk inom bygg- och anläggningsbranschen. 8. Miljö- och klimatnämnden tilldelas 1 mnkr för år 2024 och framåt för arbetet med förorenade områden. 9. Nämnden för funktionsstöd tilldelas 1,1 mnkr för år 2024 och framåt för övertagande av verksamheten Norma från Nämnden för arbetsmarknad och vuxenutbildning. 10. Äldre samt vård- och omsorgsnämnden tilldelas 2,5 mnkr för 2024 och 2025 för att stötta Stiftelsen Neuberghska Äldreboendets ökade kostnader för säkerhetsarbete. 11. Reviderat förslag till taxa för miljö- och klimatnämndens verksamhet enligt miljöbalken i enlighet med bilaga 1 fastställs och gäller från den 1 juni 2024. 12. Reviderad version av Göteborgs Stads riktlinje för styrning uppföljning och kontroll i enlighet med bilaga 4, godkänns med följande justeringar: I 13 § ändras följande mening: ”Nämnd/styrelse ska senast den siste december varje år fatta beslut om genomförandeplan för kommunfullmäktiges budget.” Ändras till: ” Nämnd/styrelse ska senast den siste november varje år fatta beslut om genomförandeplan för kommunfullmäktiges budget.” I 18 § Ändras meningen Nämnd/bolagsstyrelse ska senast den siste januari varje år för den egna verksamheten besluta om budget/affärsplan för det kommande året. Ändras till: ” Nämnd/bolagsstyrelse ska senast den siste december varje år för den egna verksamheten besluta om budget/affärsplan för det kommande året. Kommunfullmäktige Protokollsutdrag Sammanträdesdatum: 2024-03-21 Budget/affärsplan kan undantagsvis beslutas sista januari, om så är fallet ska nämnd/styrelse anteckna och fatta beslut om det senast i december.” 13. Reviderad version av Göteborgs Stads regler för ekonomisk planering budget och uppföljning i enlighet med bilaga 5, godkänns med följande justeringar: I 9 § ändras följande mening: ”Nämnd/styrelse ska senast den siste december varje år fatta beslut om genomförandeplan till kommunfullmäktiges budget ”Ändras till: "Nämnd/styrelse ska senast den siste november varje år fatta beslut om genomförandeplan till kommunfullmäktiges budget.” I 11 § ändras följande mening: ”Nämnd/bolagsstyrelse ska senast 31 januari varje år besluta om budget/affärsplan för det kommande året.” ändras till: ”Nämnd/bolagsstyrelse ska den siste december varje år besluta om budget/affärsplan för det kommande året. Budget/affärsplan kan undantagsvis beslutas sista januari, om så är fallet ska nämnd/styrelse anteckna och fatta beslut om det senast i december. I 16 § Ändras följande mening: ” I de fall uppföljningsarbetet visar på ett periodutfall som avviker negativt från det ekonomiska målet för perioden (periodens budgeterade resultat) ska förvaltningschef senast 20 kalenderdagar efter det att avvikelsen konstaterats presentera förslag till åtgärder för nämnden.” Ändras till: “I de fall uppföljningsarbetet visar på en prognostiserad negativ avvikelse i förhållande till det ekonomiska målet på helårsbasis ska förvaltningschef senast 20 kalenderdagar efter det att avvikelsen konstaterats presentera förslag till åtgärder för nämnden. Om avvikelse i den periodiserade budgeten uppstår ska förvaltningschef motivera och anteckna skälet till att detta inte påverkar helårsprognosen.” I 16 § Stryks följande stycke: ”Samma hanteringsordning som i föregående stycke gäller om uppföljningsrapporten visar på en prognostiserad negativ avvikelse i förhållande till det ekonomiska målet på helårsbasis.” 14. Redovisning av kommunfullmäktiges uppdrag givet i budget 2024 till kommunstyrelsen att ta fram en ny uppföljningsstruktur för nämnder och bolagsstyrelser, för den ekonomiska rapporteringen och för målstyrningen antecknas och förklaras fullgjort. 15. Stadens tilldelning, om 27,5 mnkr, av det generella statsbidraget för utökad bemanning av sjuksköterskor på särskilda boenden fördelas till äldre samt vård- och omsorgsnämnden. 16. Kommunstyrelsen får mandat att fördela eventuellt ytterligare tillkommande generella statsbidrag för utökad bemanning av sjuksköterskor på särskilda boenden under 2024 till äldre samt vård- och omsorgsnämnden. 17. Nämnden för demokrati och medborgarservice tilldelas 1 mnkr och får tillsammans med kommunstyrelsen i uppdrag att vidare utreda frågan om medborgavittnen i enlighet med vad som beskrivs i stadsledningskontorets tjänsteutlåtande. 18. Socialnämnden Centrum, Socialnämnden Hisingen, Socialnämnden Nordost och Socialnämnden Sydväst får i uppdrag att införa rutinen att stipendier och fondmedel inte reducerar rätten till ekonomiskt bistånd. Kommunfullmäktige Protokollsutdrag Sammanträdesdatum: 2024-03-21 19. Nämnden för funktionsstöd får i uppdrag att utreda möjligheterna att betala ut habiliteringsersättningen eller liknande ersättning till deltagare i daglig verksamhet under semestern. 20. Nämnden för Intraservice tilldelas utökad kommunbidragsram på 7,5 mnkr. Ramen för internfakturering för utvecklingsmedel minskas med 7,5 mnkr. Intraservice hemställan om utökat kommunbidrag anses därmed besvarad. 21. Nämnden för Intraservice får i uppdrag att fram förslag på utvecklingsarbete i syfte att effektivera och minska stadens administrativa och/eller IT-kostnader. 22. Nämnden för Intraservice hemställan om tillfälligt utökat kommunbidrag med 1,7 mnkr år 2024 för finansiering av digitala utbildningar för chefer i staden avslås. 23. Exploateringsnämndens hemställan om att inte behöva återställa 2023 års underskott under 2024 bifalles. Kommunstyrelsen får i uppdrag att hantera frågan i bokslutsberedningen för 2023. 24. Stadsmiljönämndens hemställan om att inte behöva återställa 2023 års underskott under 2024 till kommunstyrelsen och kommunfullmäktige bifalles till den del som uppgår till 92 mnkr. Stadsmiljönämnden tillåts använda sitt eget kapital för att hantera resterande underskottet för 2023. Kommunstyrelsen får i uppdrag att hantera frågan i bokslutsberedningen för 2023. 25. Nämnden för funktionsstöd beviljas att inte behöva återställa 2023 års underskott under 2024. Hemställan om förlängd återställandetid gällande 2023 års ej beviljade underskott till kommunstyrelsen anses därmed besvarad. Kommunstyrelsen får i uppdrag att hantera frågan i bokslutsberedningen för 2023. 26. Göteborgs Hamn AB, Älvstranden Utveckling AB, Higab AB får i uppdrag att göra en översyn av mark och fastigheter lämpliga för bostäder och sälja dem till Förvaltnings AB Framtiden, och därmed ej hemställa till exploateringsnämnden angående försäljningar till Förvaltnings AB Framtiden med detta syfte. 27. Förskolenämndens hemställan om att inte behöva återställa 2023 års underskott under 2024 till kommunstyrelsen och kommunfullmäktige bifalles. 28. Äldre samt vård- och omsorgsnämndens och nämnden för funktionsstöds framställningar om en förändrad taxekonstruktion för hemtjänsten återremitteras till äldre samt vård- och omsorgsnämnden i syfte att utgöra underlag för kompletterande budget maj. 29. Äldre samt vård- och omsorgsnämnden får i uppdrag att i samarbete med stadsfastighetsnämnden utreda möjligheten till evakueringsalternativ till de underhållsrenoveringar av vård- och omsorgsboenden som ingår i nämndens lokalbehovsplan, i syfte att respektive evakuering skall ha så låg påverkan som möjligt för omsorgstagare och medarbetare. Utredningen skall inkludera möjliga finansieringsalternativ. Handlingar 2024 nr 51. Yrkande från C den 20 mars 2024. Kommunfullmäktige Protokollsutdrag Sammanträdesdatum: 2024-03-21 Yrkanden Karin Pleijel (MP), Jonas Attenius (S) och Marie Brynolfsson (V) yrkar bifall till kommunstyrelsens förslag. Axel Darvik (L), Axel Josefson (M), Elisabet Lann (KD) och Patrik Höstmad (D) yrkar bifall till förslaget från M, D, L och KD, tilläggsyrkande från M, D, L och KD beträffande Göteborgs Stads riktlinje för styrning, uppföljning och kontroll samt tilläggsyrkande från M, D, L och KD i kommunstyrelsen beträffande översyn av mark och fastigheter lämpliga för bostäder att sälja till Förvaltnings AB Framtiden. Emmyly Bönfors (C) yrkar bifall till yrkande från C den 20 mars 2024. Jörgen Fogelklou (SD) yrkar bifall till tilläggsyrkande från M, D, L och KD beträffande Göteborgs Stads riktlinje för styrning, uppföljning och kontroll samt tilläggsyrkande från M, D, L och KD i kommunstyrelsen beträffande översyn av mark och fastigheter lämpliga för bostäder att sälja till Förvaltnings AB Framtiden. Propositionsordning Ordföranden ställer propositioner på yrkandena med undantag av tilläggsyrkandena och finner att kommunstyrelsens förslag har bifallits. Omröstning begärs. Ordföranden antecknar kommunstyrelsens förslag som Ja-proposition i huvudvoteringen. Återstående yrkanden ställs under proposition. Ordföranden finner att yrkandet från Axel Darvik m.fl. antagits som motförslag i huvudvoteringen. Huvudvotering Godkänd voteringsproposition: ”Ja för bifall till kommunstyrelsens förslag. Nej för bifall till yrkandet från Axel Darvik m.fl.”. Omröstningen utfaller med 40 Ja mot 29 Nej. 12 ledamöter avstår från att rösta. Hur var och en röstar framgår av bilaga 2. Propositionsordning Ordföranden ställer härefter propositioner på bifall respektive avslag på tilläggsyrkandet från M, D, L och KD i kommunstyrelsen beträffande Göteborgs Stads riktlinje för styrning, uppföljning och kontroll och finner att det har avslagits. Omröstning begärs. Omröstning Godkänd voteringsproposition: ”Ja för avslag och Nej för bifall till tilläggsyrkandet från M, D, L och KD beträffande Göteborgs Stads riktlinje för styrning, uppföljning och kontroll." Omröstningen utfaller med 40 Ja mot 38 Nej. 3 ledamöter avstår från att rösta. Hur var och en röstar framgår av bilaga 3. Kommunfullmäktige Protokollsutdrag Sammanträdesdatum: 2024-03-21 Propositionsordning Ordföranden ställer därefter propositioner på bifall respektive avslag på tilläggsyrkandet från M, D, L och KD i kommunstyrelsen beträffande översyn av mark och fastigheter lämpliga för bostäder att sälja till Förvaltnings AB Framtiden och finner att det har avslagits. Omröstning begärs. Omröstning Godkänd voteringsproposition: ”Ja för avslag och Nej för bifall till tilläggsyrkandet från M, D, L och KD beträffande översyn av mark och fastigheter lämpliga för bostäder att sälja till Förvaltnings AB Framtiden." Omröstningen utfaller med 40 Ja mot 38 Nej. 3 ledamöter avstår från att rösta. Hur var och en röstar framgår av bilaga 4. Reservationer Ledamöterna från D reserverar sig mot beslutet. Ledamöterna från C reserverar sig mot beslutet till förmån för det egna yrkandet. Protokollsutdrag skickas till Stadens nämnder och bolag Styrande dokument Kommunfullmäktige Protokollsutdrag Sammanträdesdatum: 2024-03-21 Bilaga 2 Ärende: 10:1 Ärendemening: Underlag för kompletterande budget mars Antal Ja: 40 Antal Nej: 29 Antal Avstår: 12 Antal Frånv: 0 Antal Kvittade: 0 Namn Parti Plats Funktion Resultat Maja Bentzer V 57 Ersättare Ja Emma Altenhammar SD 67 Ledamot Avstår Bettan Andersson V 59 Ledamot Ja Robert Andersson S 22 Ledamot Ja Hammarstrand Sanda Anton Henriksson SD 69 Ersättare Avstår Hans Arby C 49 Ledamot Avstår Mats Arnsmar S 20 Ledamot Ja Jonas Attenius S 10 Ledamot Ja Hanan Baalbaki S 38 Ledamot Ja Jesper Berglund V 81 Ledamot Ja Kristina Bergman Alme L 51 Ersättare Nej Jessica Blixt D 35 Ledamot Nej Leif Blomqvist S 21 Ersättare Ja Margareta Broang M 3 2:e v Ordf Nej Marie Brynolfsson V 58 Ledamot Ja Emmyly Bönfors C 50 Ledamot Avstår Roland Dahlström S 19 Ersättare Ja Axel Darvik L 55 Ledamot Nej Anneli Eriksson S 24 Ersättare Ja Håkan Eriksson V 2 1:e v Ordf Ja Rickard Eriksson M 26 Ledamot Nej Krista Femrell SD 65 Ledamot Avstår Grith Fjeldmose V 63 Ledamot Ja Eva Flyborg L 52 Ledamot Nej Ann Catrine Fogelgren L 54 Ledamot Nej Jörgen Fogelklou SD 73 Ledamot Avstår Edwin Friedlaender M 12 Ersättare Nej Pär Gustafsson L 53 Ledamot Nej Linnéa Hankins V 62 Ersättare Ja Kommunfullmäktige Protokollsutdrag Sammanträdesdatum: 2024-03-21 Patrik Helgeson V 56 Ersättare Ja Johanna Holmdahl KD 29 Ledamot Nej Patrik Höstmad D 34 Ledamot Nej Alfred Johansson S 41 Ledamot Ja Marina Johansson S 9 Ledamot Ja Axel Josefson M 5 Ledamot Nej Agneta Kjaerbeck SD 72 Ledamot Avstår Hannah Klang V 61 Ledamot Ja Jörgen Knudtzon KD 30 Ledamot Nej Lena Landén-Olsson S 25 Ledamot Ja Elisabet Lann KD 32 Ledamot Nej Tony Liljendahl SD 68 Ledamot Avstår Staffan Lindström S 40 Ledamot Ja Lena Lindström Olinder M 28 Ledamot Nej Cecilia Magnusson M 11 Ledamot Nej Hampus Magnusson M 6 Ledamot Nej Nina Miskovsky M 7 Ledamot Nej Anders Moberg S 37 Ledamot Ja Tamara Nesic S 8 Ersättare Ja Jonas Nilsson V 47 Ledamot Ja Sophia Nilsson MP 78 Ersättare Ja Claudia Nistor Pedrini S 42 Ledamot Ja Kristina Norén Lallo KD 31 Ersättare Nej Helena Norin MP 77 Ledamot Ja Toni Orsulic M 17 Ledamot Nej AnnaSara Perslow C 48 Ledamot Avstår Karin Pleijel MP 74 Ledamot Ja Rasmus Ragnarsson SD 71 Ledamot Avstår Parisa Rezaeivar S 39 Ledamot Ja Annelie Schagerström S 45 Ledamot Ja Henrik Sjöstrand M 18 Ersättare Nej Andreas Sjöö S 44 Ledamot Ja Yvonne Stafrén SD 70 Ledamot Avstår Jonas Stenberg D 33 Ersättare Nej Anders Sundberg M 16 Ledamot Nej Kommunfullmäktige Protokollsutdrag Sammanträdesdatum: 2024-03-21 Lisbeth Sundén Andersson D 4 Ledamot Nej Anders Svensson M 14 Ledamot Nej Milyon Tekle-Haile S 1 Ersättare Ja Jim Tellefsdal S 46 Ersättare Ja Eva Ternegren MP 75 Ersättare Ja Per-Eric Trulsson SD 66 Ledamot Avstår Mattias Tykesson M 15 Ledamot Nej Frida Tånghag V 80 Ersättare Ja Sarah Ullmark M 27 Ledamot Nej Kochar Wallad Begi S 64 Ledamot Ja Martin Wannholt D 36 Ledamot Nej Hillevi Werring MP 76 Ersättare Ja Linnea Wikström S 43 Ledamot Ja Maria Wåhlin V 79 Ledamot Ja Roshan Yigit S 23 Ledamot Ja Emma Öman V 60 Ersättare Ja Hakan Önal M 13 Ledamot Nej Kommunfullmäktige Protokollsutdrag Sammanträdesdatum: 2024-03-21 Bilaga 3 Ärende: 10:2 Ärendemening: Underlag för kompletterande budget mars Antal Ja: 40 Antal Nej: 38 Antal Avstår: 3 Antal Frånv: 0 Antal Kvittade: 0 Namn Parti Plats Funktion Resultat Maja Bentzer V 57 Ersättare Ja Emma Altenhammar SD 67 Ledamot Nej Bettan Andersson V 59 Ledamot Ja Robert Andersson S 22 Ledamot Ja Hammarstrand Sanda Anton Henriksson SD 69 Ersättare Nej Hans Arby C 49 Ledamot Avstår Mats Arnsmar S 20 Ledamot Ja Jonas Attenius S 10 Ledamot Ja Hanan Baalbaki S 38 Ledamot Ja Jesper Berglund V 81 Ledamot Ja Kristina Bergman Alme L 51 Ersättare Nej Jessica Blixt D 35 Ledamot Nej Leif Blomqvist S 21 Ersättare Ja Margareta Broang M 3 2:e v Ordf Nej Marie Brynolfsson V 58 Ledamot Ja Emmyly Bönfors C 50 Ledamot Avstår Roland Dahlström S 19 Ersättare Ja Axel Darvik L 55 Ledamot Nej Anneli Eriksson S 24 Ersättare Ja Håkan Eriksson V 2 1:e v Ordf Ja Rickard Eriksson M 26 Ledamot Nej Krista Femrell SD 65 Ledamot Nej Grith Fjeldmose V 63 Ledamot Ja Eva Flyborg L 52 Ledamot Nej Ann Catrine Fogelgren L 54 Ledamot Nej Jörgen Fogelklou SD 73 Ledamot Nej Edwin Friedlaender M 12 Ersättare Nej Pär Gustafsson L 53 Ledamot Nej Kommunfullmäktige Protokollsutdrag Sammanträdesdatum: 2024-03-21 Linnéa Hankins V 62 Ersättare Ja Patrik Helgeson V 56 Ersättare Ja Johanna Holmdahl KD 29 Ledamot Nej Patrik Höstmad D 34 Ledamot Nej Alfred Johansson S 41 Ledamot Ja Marina Johansson S 9 Ledamot Ja Axel Josefson M 5 Ledamot Nej Agneta Kjaerbeck SD 72 Ledamot Nej Hannah Klang V 61 Ledamot Ja Jörgen Knudtzon KD 30 Ledamot Nej Lena Landén-Olsson S 25 Ledamot Ja Elisabet Lann KD 32 Ledamot Nej Tony Liljendahl SD 68 Ledamot Nej Staffan Lindström S 40 Ledamot Ja Lena Lindström Olinder M 28 Ledamot Nej Cecilia Magnusson M 11 Ledamot Nej Hampus Magnusson M 6 Ledamot Nej Nina Miskovsky M 7 Ledamot Nej Anders Moberg S 37 Ledamot Ja Tamara Nesic S 8 Ersättare Ja Jonas Nilsson V 47 Ledamot Ja Sophia Nilsson MP 78 Ersättare Ja Claudia Nistor Pedrini S 42 Ledamot Ja Kristina Norén Lallo KD 31 Ersättare Nej Helena Norin MP 77 Ledamot Ja Toni Orsulic M 17 Ledamot Nej AnnaSara Perslow C 48 Ledamot Avstår Karin Pleijel MP 74 Ledamot Ja Rasmus Ragnarsson SD 71 Ledamot Nej Parisa Rezaeivar S 39 Ledamot Ja Annelie Schagerström S 45 Ledamot Ja Henrik Sjöstrand M 18 Ersättare Nej Andreas Sjöö S 44 Ledamot Ja Yvonne Stafrén SD 70 Ledamot Nej Jonas Stenberg D 33 Ersättare Nej Kommunfullmäktige Protokollsutdrag Sammanträdesdatum: 2024-03-21 Anders Sundberg M 16 Ledamot Nej Lisbeth Sundén Andersson D 4 Ledamot Nej Anders Svensson M 14 Ledamot Nej Milyon Tekle-Haile S 1 Ersättare Ja Jim Tellefsdal S 46 Ersättare Ja Eva Ternegren MP 75 Ersättare Ja Per-Eric Trulsson SD 66 Ledamot Nej Mattias Tykesson M 15 Ledamot Nej Frida Tånghag V 80 Ersättare Ja Sarah Ullmark M 27 Ledamot Nej Kochar Wallad Begi S 64 Ledamot Ja Martin Wannholt D 36 Ledamot Nej Hillevi Werring MP 76 Ersättare Ja Linnea Wikström S 43 Ledamot Ja Maria Wåhlin V 79 Ledamot Ja Roshan Yigit S 23 Ledamot Ja Emma Öman V 60 Ersättare Ja Hakan Önal M 13 Ledamot Nej Kommunfullmäktige Protokollsutdrag Sammanträdesdatum: 2024-03-21 Bilaga 4 Ärende: 10:3 Ärendemening: Underlag för kompletterande budget mars Antal Ja: 40 Antal Nej: 38 Antal Avstår: 3 Antal Frånv: 0 Antal Kvittade: 0 Namn Parti Plats Funktion Resultat Maja Bentzer V 57 Ersättare Ja Emma Altenhammar SD 67 Ledamot Nej Bettan Andersson V 59 Ledamot Ja Robert Andersson S 22 Ledamot Ja Hammarstrand Sanda Anton Henriksson SD 69 Ersättare Nej Hans Arby C 49 Ledamot Avstår Mats Arnsmar S 20 Ledamot Ja Jonas Attenius S 10 Ledamot Ja Hanan Baalbaki S 38 Ledamot Ja Jesper Berglund V 81 Ledamot Ja Kristina Bergman Alme L 51 Ersättare Nej Jessica Blixt D 35 Ledamot Nej Leif Blomqvist S 21 Ersättare Ja Margareta Broang M 3 2:e v Ordf Nej Marie Brynolfsson V 58 Ledamot Ja Emmyly Bönfors C 50 Ledamot Avstår Roland Dahlström S 19 Ersättare Ja Axel Darvik L 55 Ledamot Nej Anneli Eriksson S 24 Ersättare Ja Håkan Eriksson V 2 1:e v Ordf Ja Rickard Eriksson M 26 Ledamot Nej Krista Femrell SD 65 Ledamot Nej Grith Fjeldmose V 63 Ledamot Ja Eva Flyborg L 52 Ledamot Nej Ann Catrine Fogelgren L 54 Ledamot Nej Jörgen Fogelklou SD 73 Ledamot Nej Edwin Friedlaender M 12 Ersättare Nej Pär Gustafsson L 53 Ledamot Nej Kommunfullmäktige Protokollsutdrag Sammanträdesdatum: 2024-03-21 Linnéa Hankins V 62 Ersättare Ja Patrik Helgeson V 56 Ersättare Ja Johanna Holmdahl KD 29 Ledamot Nej Patrik Höstmad D 34 Ledamot Nej Alfred Johansson S 41 Ledamot Ja Marina Johansson S 9 Ledamot Ja Axel Josefson M 5 Ledamot Nej Agneta Kjaerbeck SD 72 Ledamot Nej Hannah Klang V 61 Ledamot Ja Jörgen Knudtzon KD 30 Ledamot Nej Lena Landén-Olsson S 25 Ledamot Ja Elisabet Lann KD 32 Ledamot Nej Tony Liljendahl SD 68 Ledamot Nej Staffan Lindström S 40 Ledamot Ja Lena Lindström Olinder M 28 Ledamot Nej Cecilia Magnusson M 11 Ledamot Nej Hampus Magnusson M 6 Ledamot Nej Nina Miskovsky M 7 Ledamot Nej Anders Moberg S 37 Ledamot Ja Tamara Nesic S 8 Ersättare Ja Jonas Nilsson V 47 Ledamot Ja Sophia Nilsson MP 78 Ersättare Ja Claudia Nistor Pedrini S 42 Ledamot Ja Kristina Norén Lallo KD 31 Ersättare Nej Helena Norin MP 77 Ledamot Ja Toni Orsulic M 17 Ledamot Nej AnnaSara Perslow C 48 Ledamot Avstår Karin Pleijel MP 74 Ledamot Ja Rasmus Ragnarsson SD 71 Ledamot Nej Parisa Rezaeivar S 39 Ledamot Ja Annelie Schagerström S 45 Ledamot Ja Henrik Sjöstrand M 18 Ersättare Nej Andreas Sjöö S 44 Ledamot Ja Yvonne Stafrén SD 70 Ledamot Nej Jonas Stenberg D 33 Ersättare Nej Kommunfullmäktige Protokollsutdrag Sammanträdesdatum: 2024-03-21 Anders Sundberg M 16 Ledamot Nej Lisbeth Sundén Andersson D 4 Ledamot Nej Anders Svensson M 14 Ledamot Nej Milyon Tekle-Haile S 1 Ersättare Ja Jim Tellefsdal S 46 Ersättare Ja Eva Ternegren MP 75 Ersättare Ja Per-Eric Trulsson SD 66 Ledamot Nej Mattias Tykesson M 15 Ledamot Nej Frida Tånghag V 80 Ersättare Ja Sarah Ullmark M 27 Ledamot Nej Kochar Wallad Begi S 64 Ledamot Ja Martin Wannholt D 36 Ledamot Nej Hillevi Werring MP 76 Ersättare Ja Linnea Wikström S 43 Ledamot Ja Maria Wåhlin V 79 Ledamot Ja Roshan Yigit S 23 Ledamot Ja Emma Öman V 60 Ersättare Ja Hakan Önal M 13 Ledamot Nej Intraservice Utdrag ur Protokoll Sammanträdesdatum: 2025-03-06 Återrapportering av uppdrag i kompletteringsbudget 2024 om att ta fram förslag på utvecklingsarbete i syfte att effektivisera och minska Stadens administrativa och IT-kostnader § 30, 0029/24 Carina Helgesson Björk informerar om förvaltningens arbete med att ta fram förslag på utvecklingsarbete i syfte att effektivisera och minska Stadens administrativa och ITkostnader. Beslut I nämnden för Intraservice: 1. Uppdraget ”Nämnden för Intraservice får i uppdrag att fram förslag på utvecklingsarbete i syfte att effektivisera och minska stadens administrativa och/eller IT-kostnader” förklaras slutfört. 2. Nämnden för Intraservice hemställer till kommunfullmäktige att godkänna återrapporteringen av uppdraget från KF 2024-03-20 § 236 samt förklarar det slutfört 3. Förvaltningens tjänsteutlåtande översänds till kommunfullmäktige som eget Yttrande Underlag för beslut Tjänsteutlåtande - Återrapportering av uppdrag i kompletteringsbudget 2024 om att ta fram förslag på utvecklingsarbete i syfte att effektivisera och minska Stadens administrativa och IT-kostnader Bilaga - Återrapportering av uppdrag i kompletteringsbudget 2024 Protokollsutdrag skickas till Stadsledningskontoret Dag för justering 2025-03-10 [Intraservice] Vid protokollet Sekreterare Daniel Klaminder Ordförande Justerande Bertil Lidfeldt (S) Henrik Sjöstrand (M) Intraservice Tjänsteutlåtande Handläggare Utfärdat 2025-02-27 Carina Helgesson Björk Diarienummer 0029/24 Telefon: 031-368 59 85 E-post: carina.bjork@intraservice.goteborg.se Återrapportering av uppdrag i kompletteringsbudget 2024 om att ta fram förslag på utvecklingsarbete i syfte att effektivisera och minska Stadens administrativa och IT-kostnader Förslag till beslut I nämnden för Intraservice: 1. Uppdraget ”Nämnden för Intraservice får i uppdrag att fram förslag på utvecklingsarbete i syfte att effektivisera och minska stadens administrativa och/eller IT-kostnader” förklaras slutfört. 2. Nämnden för Intraservice hemställer till kommunfullmäktige att godkänna återrapporteringen av uppdraget från KF 2024-03-20 § 236 samt förklarar det slutfört 3. Förvaltningens tjänsteutlåtande översänds till kommunfullmäktige som eget yttrande Sammanfattning I kompletteringsbudgeten våren 2024 fick Intraservice följande uppdrag: Nämnden för Intraservice får i uppdrag att ta fram förslag på utvecklingsarbete i syfte att effektivisera och minska stadens administrativa och/eller IT-kostnader. Uppdraget ska återredovisas till kommunfullmäktige i eget ärende. Att föreslå utvecklingsarbete för att effektivisera och minska stadens administrativa och/eller IT-kostnader ingår i förvaltningens grunduppdrag. Detta görs på flera olika sätt. I Göteborgs Stads riktlinje för styrning, samordning och finansiering av digital utveckling och förvaltning är Intraservice anvisade att varje år ta fram en rapport med en årlig analys. I samband med det arbetet analyserar och föreslår förvaltningen förändringsinsatser och utveckling av befintliga tjänster i syfte att effektivisera och minska stadens administrativa kostnader samt stadens IT-kostnader. Förvaltningen arbetar nu med årlig analys inför 2026 där det ingår att ta fram förändringsinsatser som minskar stadens administrativa kostnader. Förvaltningen har även under 2024 haft flera andra uppdrag som bidrar till minskade administrativa och/eller IT-kostnader för Göteborgs stad . Bedömning ur ekonomisk dimension Förvaltningen bedömer att de utvecklingsarbeten som genomförs bidrar till att stärka den ekonomiska dimensionen. Bedömning ur ekologisk dimension Förvaltningen bedömer att de utvecklingsarbeten som genomförs bidrar till att stärka den ekologiska dimensionen. Bedömning ur social dimension Förvaltningen bedömer att utvecklingsarbeten som genomförs bidrar till att stärka den sociala dimensionen. Samverkan Fackliga parter har informerats om ärendet 2025-02-27 Bilagor Bilaga 1 - Återrapportering av uppdrag i kompletteringsbudget 2024 om att ta fram förslag på utvecklingsarbete i syfte att effektivisera och minska Stadens administrativa och IT-kostnader Ärendet Nämnden för Intraservice har att besluta om återrapportering av kommunfullmäktiges uppdrag i kompletteringsbudget 2024 (KF 2024-03-20 § 236) om att fram förslag på utvecklingsarbete i syfte att effektivisera och minska stadens administrativa och/eller IT- kostnader. Förvaltningens tjänsteutlåtande, med bilaga, föreslås skickas som eget yttrande till kommunfullmäktige. Beskrivning av ärendet I kompletteringsbudgeten våren 2024 (KF 2024-03-20 § 236) fick Intraservice följande uppdrag: Nämnden för Intraservice får i uppdrag att fram förslag på utvecklingsarbete i syfte att effektivisera och minska stadens administrativa och/eller IT-kostnader. Uppdraget ska återredovisas till kommunfullmäktige i eget ärende. Att föreslå utvecklingsarbete för att effektivisera och minska stadens administrativa och/eller IT-kostnader ingår i förvaltningens grunduppdrag. Detta görs på flera olika sätt. I Göteborgs Stads riktlinje för styrning, samordning och finansiering av digital utveckling och förvaltning är Intraservice anvisade att varje år ta fram en rapport med en årlig analys. I samband med det arbetet analyserar och föreslår förvaltningen förändringsinsatser och utveckling av befintliga tjänster i syfte att effektivisera och minska stadens administrativa kostnader samt IT-kostnader. Förvaltningen arbetar nu med årlig analys inför 2026, där det ingår att ta fram förändringsinsatser som minskar stadens administrativa kostnader. Ett scenario i årlig analys 2026 är Minskad administration, vilket ligger i linje med de strategiska målen i staden att minska administration genom att Intraservice genom de ingående förändringsinsatserna kommer att leverera verktyg för att minska behovet av administrativa arbetsuppgifter i stadens verksamheter. Scenariot innebär möjlighet att minska administration och frigöra tid för flera användargrupper i staden som i stället kan användas för värdeskapande och verksamhetsspecifikt arbete i kärnverksamheten. Förvaltningen har även under 2024 haft flera andra uppdrag som bidrar till minskade administrativa och/eller IT-kostnader för Göteborgs stad. Nedanstående uppdrag bedöms bidra även till detta uppdrag och har återrapporterats till nämnden tidigare:  Nämnden för Intraservice får i uppdrag att arbeta stöttande gentemot nämnderna i syfte att minska och effektivisera deras IT-kostnader.  Nämnden för Intraservice får i uppdrag att minska kostnaderna för IT-licenser, andra mjukvarulicenser och hårdvarulicenser i välfärdsnämnderna inklusive utbildningsnämnderna. I uppdraget ingår att pröva digitala verktyg mot behovet i varje verksamhet.  Kommunstyrelsen får i uppdrag att i samverkan med nämnden för Intraservice utreda hur AI-funktioner kan automatisera och effektivisera arbete som utförs i Göteborgs Stad. Utredningen ska samordnas med pågående arbete i Göteborgsregionens kommunalförbund. Flera av Intraservice tjänster skapar förutsättningar för minskade administrativa kostnader och/eller minskade IT-kostnader, exempelvis:  Klient som tjänst (minskade licenskostnader)  utvecklingen av stadens digitala arkivsystem och bevarande samt tillgängliggör allmänna handlingar  IT-arbetsplats Under 2024 har förvaltningen utvecklat bland annat nedanstående nya tjänster som möjliggör minskade administrativa kostnader. Tjänsterna införs under 2025.  Stöd för dokumentation av personuppgiftsbehandlingar och informationssäkerhet  Digital signering  Konsultation Office 365 Återrapporteringen i sin helhet redovisas i bilaga 1 till detta tjänsteutlåtande. Förvaltningens bedömning Förvaltningen bedömer att uppdraget är slutfört och att tjänsteutlåtandet med bilaga kan översändas till kommunfullmäktige som eget yttrande. Carina Helgesson Björk Peter Söderström Avdelningschef Kund- och serviceavdelningen Förvaltningsdirektör Intraservice Bilaga 2025-02-27 Diarienummer 0029/24 Återrapportering av uppdrag i kompletteringsbudget 2024 om att ta fram förslag på utvecklingsarbete i syfte att effektivisera och minska Stadens administrativa och IT-kostnader I kompletteringsbudgeten våren 2024 (KF 2024-03-20 § 236) fick Intraservice följande uppdrag: Nämnden för Intraservice får i uppdrag att fram förslag på utvecklingsarbete i syfte att effektivisera och minska stadens administrativa och/eller IT-kostnader. Uppdraget ska återredovisas till kommunfullmäktige i eget ärende. Förvaltningens arbete med effektiviseringar Att föreslå utvecklingsarbete för att effektivisera och minska stadens administrativa och/eller IT-kostnader ingår i förvaltningens grunduppdrag. I Göteborgs Stads riktlinje för styrning, samordning och finansiering av digital utveckling och Intraservice anvisade att redovisa varje år ta fram en rapport med en årlig analys. I samband med det arbetet genomförs så analyserar och föreslår förvaltningen förändringsinsatser och utveckling av befintliga tjänster i syfte att effektivisera och minska stadens administrativa kostnader samt IT-kostnader. Förvaltningen arbetar nu med årlig analys inför 2026, där det ingår att ta fram förändringsinsatser som minskar stadens administrativa kostnader. Ett scenario i årlig analys 2026 är ”minskad administration”, vilket linjerar väl med de strategiska målen i staden att minska administration genom att Intraservice genom de ingående förändringsinsatserna kommer att leverera verktyg för att minska behovet av administrativa arbetsuppgifter i stadens verksamheter. Scenariot innebär möjlighet att minska administration och frigöra tid för flera användargrupper i staden som i stället kan användas för värdeskapande och verksamhetsspecifikt arbete i kärnverksamheten. Inom HR-området finns stort behov av att effektivisera för att frigöra tid för berörda målgrupper för värdeskapande och strategiskt arbete, öka tillgängligheten och korta ledtider för målgrupper med behov av svar samt även bidra till ökad och mer jämn kvalitet av svaren. Inloggning och signering är andra områden där administrationen kan minskas genom digitala lösningar. Scenariot skapar direkt effektivisering och möjlighet till omfördelningsnyttor genom chatbot för HR-tjänster, men även möjliggörare som både staden och Intraservice kan ha nytta av framåt för att fortsätta minska administration i staden genom övriga förändringsinsatser. Scenariot skapar kvalitetsnyttor genom möjlighet till ökad IT- säkerhet, styrning och kontroll i identifiering kopplat till tjänst, roll och organisation. Centralisering och stordrift ger skalfördelar genom ökade möjligheter till samutnyttjande av resurser, licenser och hårdvara. Ytterligare budgetuppdrag som möjliggör minskad administration och IT-kostnader för stadens förvaltningar Förvaltningen har även under 2024 haft andra uppdrag som bidrar till minskade administrativa och/eller IT-kostnader för Göteborgs stad utöver det uppdrag som lämnades i kompletteringsbudget 2024. Dessa uppdrag är följande: - Nämnden för Intraservice får i uppdrag att arbeta stöttande gentemot nämnderna i syfte att minska och effektivisera deras IT-kostnader. - Nämnden för Intraservice får i uppdrag att minska kostnaderna för IT-licenser, andra mjukvarulicenser och hårdvarulicenser i välfärdsnämnderna inklusive utbildningsnämnderna. I uppdraget ingår att pröva digitala verktyg mot behovet i varje verksamhet. Intraservice stödjer förvaltningar och bolag för att minska och effektivisera IT- kostnaderna genom att vidareutveckla de redan påbörjade initiativen inom ett antal områden såsom AI initiativet, robotisering/automatisering, kunskapsspridning, utbildninginsatser, omvärldsbevakning med mera. Kostnadsökningar över tid beror på flera olika faktorer. Nya tjänster som förvaltningar och bolag efterfrågat och har behov utav och vill använda men också förbättringar av befintliga tjänster tex. säkerhetshöjande åtgärder samt ökade volymer tex fler licenser, fler anställda/användare mm. Kostnadsökningar inom digitaliseringsområdet ska balanseras mot de effektiviseringar som de möjliggör. Inför varje år har Intraservice genomgångar med samtliga förvaltningar gällande deras nuvarande behov och tjänsteköp, deras nyttjande av tjänsterna samt hur deras behov ser ut framöver. I samband med det ser man över utvecklingen av antal licenser, behörigheter, antal anställda per tjänst för att på så sätt stödja förvaltningarna att hålla nere sina kostnader. Under året följs detta sedan upp tillsammans med förvaltningarna. Dialog förs också gällande hur man kan nyttja redan befintliga tjänster på ett mer effektivt sätt. Licens som tjänst Exempel på tjänster som innebär minskade kostnader för licenser är tjänsten Licens som tjänst. Denna tjänst erbjuder att säkerställa löpande kontroll och livscykelhantering av stadens tillgångar och åtaganden när det gäller licenser för programvaror och molntjänster. Förväntade nyttor som innebär minskade administrativa kostnader och minskade IT-kostnader är bland annat:  minskad administration i stadens verksamheter  ökad ekonomisk kontroll, inklusive färre oväntade utgifter samt kostnadsbesparingar  konsolidering av avtal och leverantörsstyrning för att uppnå bästa möjliga priser och villkor Tjänsten är väl definierad för att kunna byggas ut i större skala. Under 2024 har bemanningen ökat med ytterligare två licensspecialister (SAM - Software Asset Management). I samarbete med stadens verksamheter ska nuläget kartläggas och som ett första steg identifiera leverantörer där man får snabbast effekt och därefter ha gemensam planering över arbetet framåt. Syftet är även att över tid kunna hantera licenser även på individnivå. Under 2025 planeras bemanningen förstärkas ytterligare förutsatt godkänd budget. Budgetuppdrag riktat till kommunstyrelsen i samverkan med Intraservice I Göteborgs Stads budget för 2024 gavs följande uppdrag till kommunstyrelsen: - Kommunstyrelsen får i uppdrag att i samverkan med nämnden för Intraservice utreda hur AI-funktioner kan automatisera och effektivisera arbete som utförs i Göteborgs Stad. Utredningen ska samordnas med pågående arbete i Göteborgsregionens kommunalförbund. Detta uppdrag är återrapporterat av kommunstyrelsen och slutrapporten fokuserade bland annat hur AI:s förmågor kan användas för att automatisera och effektivisera arbete som utförs i Göteborgs Stad, samt vilka förutsättningar som behöver finnas på plats för att kunna dra nytta av AI. Arbete som genomförs för att minska kostnaderna för administration Under 2025 påbörjas ett arbete med att genomlysa bastjänsterna för att undersöka möjligheter till effektiviseringar och kostnadsminskningar inom tjänsterna. I arbetet kommer även kunderna involveras för att inhämta information om kundbehov kring befintliga tjänster. Det pågår även konkurrensutsättning av flera av förvaltningens avtal, vilket kan medföra minskade kostnader för förvaltningarna. Ytterligare arbete som pågår på förvaltningen för att minska kostnaderna för administration och/eller IT-kostnaderna är arbete med omvärldsbevakning, utvecklande av automatisering, utforskning kring AI i syfte att hjälpa verksamheterna att se möjligheter med ny teknik och hur vi behöver förändra arbetssätt, processer med mera kopplat till att kunna kompetensförsörja genom digitalisering. Detta medför minskade administrativa kostnader. Tjänster som möjliggör minskad administration för stadens förvaltningar är bland annat utvecklingen av stadens digitala arkivsystem och bevarande samt tillgängliggör allmänna handlingar. 21 förvaltningar och bolag nyttjar tjänsten Stöd för dokument- och ärendehantering i Ciceron. Den nya tjänsten innebär att organisationerna nu arbetar enligt ett gemensamt arbetssätt, där bland annat en bedömning görs redan vid registrering om en inkommen handling ska föras över till ett e-arkiv för att bevaras. Detta underlättar utlämnade av allmänna handlingar till allmänheten idag och i framtiden, vilket bidrar till öppenhet, transparens samt skapar förutsättningar för minskad administration för Göteborgs Stad. Exempel på hur Intraservice tjänster medför att arbetet blir effektivare är genom RPA- teknik, som innebär att robotar tar över manuella processer. På så sätt slipper medarbetarna monotont och tidskrävande arbete. Till exempel används robotar inom ekonomitjänsterna för att göra månatliga avstämningar av konton och manuella revideringar. Detta skapar förutsättningar för att minska administrationen i Göteborgs stad. Ytterligare tjänster som bidrar till minskad administration är tjänsten IT-arbetsplats. Staden använder drygt 31 000 datorer levererade från tjänsten IT-arbetsplats. Andelen som levereras via Klient som tjänst är 95%. Det innebär livscykelhantering, förenklad och minskad administration och effektiv logistik i hanteringen av datorerna. Nya tjänster och tjänsteerbjudanden inom befintliga tjänster Förvaltningen utvecklar löpande nya tjänster och tjänsteerbjudande som bidrar till att effektivisera och minska stadens administrativa och/eller IT-kostnader. Under 2024 har förvaltningen utvecklat bland annat nedanstående nya tjänster som möjliggör minskade administrativa kostnader. Tjänsterna införs under 2025. Stöd för dokumentation av personuppgiftsbehandlingar och informationssäkerhet Tjänsten ersätter den tidigare tjänsten Personuppgiftsregister. Förutom att ge stöd för dokumentation av personuppgiftsbehandlingar innefattar den nya tjänsten också stöd för dokumentation enligt stadens riktlinjer för informationssäkerhet. Digital signering En stadengemensam lösning för att effektivisera handläggning av ärenden som kräver elektronisk underskrift. Kan bland annat användas av medborgare via Mina Sidor och i olika stadengemensamma och verksamhetsunika processer som HR, ekonomi och stadsbyggnad med mera. Under 2024 har förvaltningen utvecklat bland annat nya tjänsteerbjudanden inom befintliga tjänster. Tjänsteerbjudanden införs under 2025. Konsultation Office 365 Rådgivning kring vilka möjligheter som finns i Office 365 för att skapa lösningar inom exempelvis automation och digitalisering. (Tillhör tjänsten Office 365) Utvecklingsinitiativ under 2025 Under 2025 arbetar förvaltningen med flera utvecklingsinitiativ som innebär möjligheter för minskade administrativa kostnader och/eller IT-kostnader. Intraservice driver och avser starta flera förändringsinitiativ med målsättning att öka utvecklingstakten av digitala lösningar som effektiviserar samt förenklar administrativa processer inom HR, ekonomi och kommunikation och ledning. Grunden för de flesta initiativen inom gemensamma tjänster är att ersättningsupphandla IT-stöd i befintliga tjänster som möter olika lagkrav inom dessa områden. I samband med att vi upphandlar nya IT-stöd tar vi fram krav som syftar till att minska administration, öka säkerhet och lagefterlevnad samt minska det ekologiska trycket. Det är relativt ovanligt att upphandlingarna leder till minskad kostnad för själva tjänsten hos Intraservice, kostnader kan dock minskas hos förvaltningar och bolag genom att hämta hem nyttorna som möjliggjorts genom de förbättrade tjänsterna. Mellan 2024 och 2025 kommer kostnaden för tjänsterna för förmånsportalen och utbildningsportalen att minska som en konsekvens av att projekten som arbetat med att kravställa, upphandla och införa IT-stöden avslutas. Förmånsportalen minskar dessutom administrationen redan 2025 genom till exempel digitalisering av kvitton, ökad möjlighet till direktbetalning av friskvård och cykel samt uthämtning av statistik. Exempel på utvecklingsinitiativ som genomförs inom digital infrastruktur under 2025 framgår nedan. I samtliga utvecklingsinitiativ som nämns nedan krävs det även arbete och förändring i förvaltningarnas egna verksamhetssystem och processer för att effektivisering ska uppstå i de olika förvaltningarna. IT-kostnaderna minskas genom att Intraservice levererar tjänster för gemensam digital infrastruktur och att staden inte behöver investera i parallell infrastruktur, kompetens eller i parallella system och tjänster. Etablera tjänst för Data Warehouse (datalake), Initiativet är en förutsättning för staden att hantera, dela och konsumera olika datamängder i stadens olika verksamheter. Det betyder att Intraservice levererar kommungemensam tjänstelösning och förvaltningar behöver inte investera i parallella system och tjänster. Kommande tjänst kommer till exempel underlätta i situationer när olika förvaltningar ska dela data, och initiativet bidrar även till att underlätta för ny lagstiftning om ökad interoperabilitet inom staden. Anpassning till nationell digital infrastruktur för mina ärenden och mina ombud Initiativet innebär att staden har en central lösning gällande DIGG:s tjänster i stället för att alla förvaltningar upprättar egna. Detta innebär en effektivisering både gällande infrastruktur och kompetenser. Vidareutveckling av SDK På samma sätt som för anpassning till nationell digital infrastruktur för mina ärenden och mina ombud innebär detta att staden har central anslutning till DIGG:s tjänst, SDK (Säker Digital Kommunikation), i stället för att alla förvaltningar upprättar egna. Detta innebär en effektivisering både gällande infrastruktur och kompetenser. Vidareutveckling av IAM/självservice / Mina sidor En central investering och lösning för automatiserad behörighetshantering. Genom detta initiativ behöver inte varje förvaltning investera i egna system och tjänster. Vidareutveckling av MMD Detta är en central tjänst för effektivisering av hantering av personuppgifter i staden, för personal och elever. Dessa uppgifter kvalitetssäkras på ett ställe och lämnas sedan vidare till de system som behöver dessa uppgifter. Data matas in i ett system, inte i flera, och så förses andra system med kvalitetssäkrade data. OpenShift, övervakning och DevOps Initiativet skapar en stadengemensam teknisk plattform som underlättar utveckling och drift av digitala tjänster i staden med fokus på flexibilitet. Genom centralisering av resurser och kompetens kan staden snabbare och mer kostnadseffektivt implementera nya lösningar, samtidigt som driftsäkerhet och skalbarheten förbättras. Plattformen möjliggör också en smidig integration av mindre tjänster, analysverktyg och framtida AI-satsningar, inklusive de som kräver säkerhetskritiska lösningar för egna datacenter.