Överlämnande och införlivande av allmänna handlingar i samband med att ansvaret för Göteborgs Stads gemensamma byggprocess överförs från kommunstyrelsen till stadsfastighetsnämnden

Kommunfullmäktige Handling 2025 nr 182 Överlämnande och införlivande av allmänna handlingar i samband med att ansvaret för Göteborgs Stads gemensamma byggprocess överförs från kommunstyrelsen till stadsfastighetsnämnden Till Göteborgs kommunfullmäktige Kommunstyrelsens förslag Kommunstyrelsen tillstyrker stadsledningskontorets förslag i tjänsteutlåtande den 11 augusti 2025 och föreslår att kommunfullmäktige beslutar: Kommunstyrelsen hemställer till arkivnämnden för Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad om att överlämna och införliva allmänna handlingar i samband med att ansvaret för Göteborgs Stads gemensamma byggprocess överförs från kommunstyrelsen till stadsfastighetsnämnden. Göteborg den 24 september 2025 Göteborgs kommunstyrelse Jonas Attenius Mathias Sköld Stadsledningskontoret Tjänsteutlåtande Handläggare Utfärdat 2025-08-11 Mia Winterfjord Ärendenummer SLK-2025-00696 Telefon: 031-368 01 33 E-post: mia.winterfjord@stadshuset.goteborg.se Överlämnande och införlivande av allmänna handlingar i samband med att ansvaret för Göteborgs Stads gemensamma byggprocess överförs från kommunstyrelsen till stadsfastighetsnämnden Förslag till beslut I kommunstyrelsen: Kommunstyrelsen hemställer till arkivnämnden för Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad om att överlämna och införliva allmänna handlingar i samband med att ansvaret för Göteborgs Stads gemensamma byggprocess överförs från kommunstyrelsen till stadsfastighetsnämnden. Sammanfattning Kommunfullmäktige beslutade 2025-01-30 § 26 punkt 3 att kommunstyrelsen ska överlämna de allmänna handlingar till stadsfastighetsnämnden som behövs för att driva verksamheten Göteborgs Stads gemensamma byggprocess (GBP) vidare i samband med att ansvaret för GBP överförs från kommunstyrelsen till stadsfastighetsnämnden. I detta ärende föreslås att kommunstyrelsen gör en hemställan till arkivnämnden om att överlämna och införliva dessa allmänna handlingar. Inför överföringen av GBP har handlingarna inventerats och finns beskrivna i bilaga 2. Hanteringen av de allmänna handlingar som inte inventerats finns beskrivna i bilaga 3. Bedömning ur ekonomisk dimension Stadsfastighetsförvaltningen kommer att behöva hantera mottagandet av handlingar som föreslås att överlämnas och införlivas med anledning av överföringen av gemensam byggprocess från stadsledningskontoret. Mängden handlingar är dock begränsad. Merkostnader i form av arbetad tid förknippas med mottagandet av dessa och bedöms därför också vara av begränsad omfattning. Bedömning ur ekologisk dimension Stadsledningskontoret har inte funnit några särskilda aspekter på frågan utifrån denna dimension. Bedömning ur social dimension Ett beslut om överlämnande och införlivande av aktuella allmänna handlingar är en förutsättning för att upprätthålla kontinuitet i verksamheten så att den berörda personalen påverkas av övergången i så liten utsträckning som möjligt. Genom god arkivvård och hantering av allmänna handlingar enligt gällande lagar och regler skapas även rättssäkerhet för allmänhetens tillgång till allmänna handlingar. Bilagor 1. Kommunfullmäktiges protokollsutdrag 2025-01-30 § 26 2. Inventering av allmänna handlingar 3. Hantering av handlingar som inte inventerats Ärendet I detta ärende föreslås att kommunstyrelsen gör en hemställan till arkivnämnden om att överlämna och införliva de allmänna handlingar som gäller GBP till stadsfastighetsnämnden. Beskrivning av ärendet Kommunstyrelsen hemställer genom detta ärende till arkivnämnden om att överlämna och införliva handlingar som omfattas av GBP, som enligt kommunfullmäktiges beslut 2025-01-30 § 26 överförs till stadsfastighetsnämnden. De allmänna handlingar som är aktuella ska överlämnas och införlivas till stadsfastighetsnämnden. Motivering till överlämnande och införlivande De aktuella handlingarna måste gå över till stadsfastighetsnämnden för att den överflyttade processen, det vill säga GBP, ska kunna drivas vidare på ett ändamålsenligt sätt. Syftet är att upprätthålla kontinuiteten så att berörd personal på stadsfastighetsförvaltningen och andra berörda förvaltningar och bolag påverkas i så liten utsträckning som möjligt. Personalen i övertagande förvaltning ska ha fortsatt tillgång till den information de behöver för att kunna utföra sitt arbete. Samtidigt ska en ändamålsenlig arkivhantering och efterlevnad av offentlighetsprincipen säkerställas. Regelverket som styr För att ett överlämnande av allmänna handlingar ska ske krävs enligt arkivlagen (1990:782) ett beslut av kommunfullmäktige om verksamhetsövergång. Beslutet för att GBP ska gå över till stadsfastighetsnämnden togs av kommunfullmäktige 2025-01-30 § 26. Enligt Göteborgs Stads föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering 8 kap. 10 § ska arkivnämnden efter hemställan från kommunstyrelsen besluta om vilka handlingar som ska överlämnas och införlivas hos mottagande nämnd. Beskrivning av de handlingar som kommunstyrelsen avser att överlämna och införliva Kommunstyrelsen avser att överlämna samt överlämna och införliva de allmänna handlingar som framgår av tjänsteutlåtandets bilagor 2-3. Dessa handlingar har tillkommit i kommunstyrelsens verksamhet. Avslutade ärenden överlämnas enbart för att stadsfastighetsnämnden ska ha dessa i referenssyfte. Med att enbart ”överlämna” menas att formellt överföra ansvar för arkivet till den mottagande myndigheten. Handlingarna förvaras då hos den övertagande myndigheten men är åtskilda från myndighetens övriga arkiv. Det finns också handlingar som både överlämnas och införlivas, för de ärenden som fortfarande är pågående. Det innebär att handlingarna blir en del i den övertagande myndighetens arkiv, vilket är lämpligt för de handlingar i ärenden som inte har avslutats vid verksamhetsövergången. Handlingarna som ska överlämnas samt överlämnas och införlivas utgörs av elektroniska handlingar i IT-systemen Canea One och Sharepoint. Uppgifter om överlämnande samt överlämnande och införlivande av handlingar ska föras in i både kommunstyrelsens och övertagande nämnds arkivförteckning och arkivbeskrivning. När handlingarna överlämnas samt överlämnas och införlivas tar den mottagande nämnden över ansvaret för den pågående hanteringen och handläggningen och kan tillföra ny information till de aktuella ärendena. Inventerade handlingar Stadsledningskontoret inventerade sina allmänna handlingar som tillhör det flyttade uppdraget för GBP under perioden maj-juni 2025. Inventeringsarbetet har skett i samråd med Regionarkivet och med berörda medarbetare på avdelningen för Brottsförebyggande och trygghet, där GBP funnits organisatoriskt fram till själva överflyttandet till stadsfastighetsförvaltningen. Inventeringen beskriver de allmänna handlingar som fanns inom GBP när inventeringen ägde rum. Resultatet av inventeringen ligger till grund för kommunstyrelsens hemställan till arkivnämnden om överlämnande samt överlämnande och införlivande till den övertagande nämnden och framgår av bilaga 2. Ej inventerade handlingar Bilaga 3 tar upp nya handlingar som kommer att inkomma till och upprättas på stadsledningskontoret fram till att överföringen av handlingarna till stadsfastighetsnämnden är genomförd. Efter kommunfullmäktiges beslut 2025-01-30 § 26 punkt 3 och fram till att handlingarna faktiskt är överlämnade fortsätter stadsledningskontoret i överenskommelse med stadsfastighetsförvaltningen att hantera handlingar inom GBP. Handlingar som inkommer till eller upprättas i dessa ärenden under interimperioden har inte inventerats. Principer för hur dessa handlingar ska hanteras framgår av bilaga 3. Stadsledningskontorets bedömning Stadsledningskontoret bedömer att hemställan om ett överlämnande och införlivande av aktuella allmänna handlingar krävs för att säkerställa en korrekt och ändamålsenlig informationshantering i samband med överförandet av GBP från kommunstyrelsen till stadsfastighetsnämnden. Jonas Kinnander Eva Hessman Direktör Ärende och utredning Stadsdirektör Kommunfullmäktige Protokollsutdrag Sammanträdesdatum: 2025-01-30 § 26 Ärendenummer SLK-2024-00931 Överföring av ansvar för Göteborgs Stads gemensamma byggprocess från kommunstyrelsen till stadsfastighetsnämnden Beslut Enligt kommunstyrelsens förslag: 1. Ansvaret för Göteborgs Stads gemensamma byggprocess överförs från kommunstyrelsen till stadsfastighetsnämnden. 2. Kommunstyrelsen och stadsfastighetsnämnden får i uppdrag att genomföra överföringen i samverkan med fackliga organisationer i enlighet med vad som framgår av stadsledningskontorets tjänsteutlåtande. 3. Kommunstyrelsen överlämnar de allmänna handlingar och arkiv till stadsfastighetsnämnden som behövs för att driva verksamheten Göteborgs Stads gemensamma byggprocess vidare. Handling 2024 nr 249. Protokollsutdrag skickas till Kommunstyrelsen Stadsfastighetsnämnden Arkivnämnden för Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad Inventering av digitala handlingar Arkivbildare Handlingstyp Beskrivning/funktion Tidsperiod Sekretess Medium Hantering av Gemensamma handlingar användare Ange den Ange vad det är för Beskriv kort Ange vilken Ange om Ange vilket myndighet/verks typ av handlingar handlingarnas innehåll tidsperiod handlingarna medium som Ange om handlingen Om andra myndigheter amhet där /dokument. och funktion och hur de handlingarna är omfattas av används för ska överlämnas eller använder systemet, handlingarna används i ifrån. Ange sekretess. handlingarna. överlämnas och ange vilka. uppstått. verksamheten. uppskattat årtal. Hänvisa till aktuell införlivas. i paragraf i OSL. När det inte går Annars "nej" att ange skriv "oklart" Kommunstyrels Lista på aktiviteter Dokument bestående 2012- Nej Canea One Handlingar i pågående Alla byggande en/stadsledning för egenkontroll av aktiviteter ärenden överlämnas förvaltningar och bolag skontoret och införlivas. i Göteborgs Stad, samt Handlingar i avslutade de som har krav som ärenden överlämnas i påverkar processen. referenssyfte. Kommunstyrels Beskrivning av Dokument som 2012- Nej Canea One Handlingar i pågående Alla byggande en/stadsledning aktiviteter beskriver respektive ärenden överlämnas förvaltningar och bolag skontoret aktivitet och införlivas. i Göteborgs Stad, samt Handlingar i avslutade de som har krav som ärenden överlämnas i påverkar processen. referenssyfte. Kommunstyrels Informationsmaterial Stödmaterial för 2012- Nej Canea One Handlingar i pågående Alla byggande en/stadsledning (Manual, handbok, förståelse av ärenden överlämnas förvaltningar och bolag skontoret informationsbrev) processen och dess och införlivas. i Göteborgs Stad, samt användande Handlingar i avslutade de som har krav som ärenden överlämnas i påverkar processen. referenssyfte. Mall från Regionarkivet 2020-01-26 Kommunstyrels Mall Tillhör olika aktiviteter 2012- Nej Canea One Handlingar i pågående Alla byggande en/stadsledning som stöd i utförandet ärenden överlämnas förvaltningar och bolag skontoret av aktiviteterna och införlivas. i Göteborgs Stad, samt Handlingar i avslutade de som har krav som ärenden överlämnas i påverkar processen. referenssyfte. Kommunstyrels Checklista Beskriver 2012- Nej Canea One Handlingar i pågående Alla byggande en/stadsledning arbetsuppgifter som är ärenden överlämnas förvaltningar och bolag skontoret kopplade till några av och införlivas. i Göteborgs Stad, samt aktiviteterna. Gäller Handlingar i avslutade de som har krav som området arbetsmiljö. ärenden överlämnas i påverkar processen. referenssyfte. Kommunstyrels Processbilder Visuell beskrivning av 2012- Nej Canea One Handlingar i pågående Alla byggande en/stadsledning processen och dess ärenden överlämnas förvaltningar och bolag skontoret delprocesser. och införlivas. i Göteborgs Stad, samt Handlingar i avslutade de som har krav som ärenden överlämnas i påverkar processen. referenssyfte. Kommunstyrels Kontaktlista Namn och e- 2020- Nej Canea One Överlämnas och Alla byggande en/stadsledning postadresser till införlivas för fortsatta förvaltningar och bolag skontoret samtliga GBP- uppdateringar för att i Göteborgs Stad, samt ansvariga hålla listan aktuell. de som har krav som påverkar processen. Kommunstyrels Minnesanteckningar Minnesanteckningar 2020- Nej SharePoint Överlämnas i Direktörerna från en/stadsledning från strategisk referenssyfte. Kretslopp och vatten, skontoret samordningsgrupp Framtiden Byggutveckling AB och stadsfastighetsförvaltni ngen. Mall från Regionarkivet 2020-01-26 Bilaga 3 Hantering av handlingar som inte inventerats Bilagan innehåller beskrivning av hantering av handlingar som inte inventerats. Samtliga handlingar enligt denna bilaga ska överlämnas och införlivas i mottagande nämnds arkiv. Verksamhetsområde/ Processbeskrivning med Principer och kriterier för processgrupp/process exempel på handlingar hantering P Bereda uppdrag och I process 18.3.1 ingår Handlingar i avslutade ärenden: 18.3.1 beslutsärenden inom hantering av stadens överlämnas i referenssyfte till trygghetsskapande gemensamma byggprocess stadsfastighetsnämndens arkiv. och (GBP). Syftet med GBP är att Handlingar i pågående ärenden: brottsförebyggande processen ska utgöra ett stöd överlämnas och införlivas till arbete och trygghet för stadens stadsfastighetsnämndens arkiv. chefer och medarbetare vid beställning och utförande av bygg- och anläggningsuppdrag samt möjliggöra likvärdiga och transparenta arbetssätt i staden. Detta sker genom att processen tillhandahåller gemensam kunskapsutveckling samt delmoment som säkerställer uppföljning, transparens och kontroll. I dessa moment tydliggörs de krav som ställs på projekten i form av lagkrav, allmänna bestämmelser, lokal styrning och förhållningssätt. Processen innehåller även projektstöd med kunskaper och erfarenheter från stadens medarbetare. Processen hanteras i systemet Canea One. Exempel på handlingar: lista på aktiviteter för egenkontroll, beskrivning av aktiviteter, informationsmaterial, mall, checklista.