Socialförv Sydväst

Användning av verksamhetsfordon samt inköp av drivmedel

Stadsrevisionen har granskat användning av verksamhetsfordon samt inköp av drivmedel hos Göteborg Energi AB, park- och naturnämnden, lokalnämnden samt socialnämnd Sydväst. Vår sammanfattande bedömning är att verksamheterna i allt väsentligt har fungerande rutiner men att det finns områden som kan stärkas. Detta gäller inte minst mot bakgrund av den riskbild som verksamheterna behöver ta hänsyn till. Ett antal fall av oegentligheter har relativt nyligen kommit in som tips till Göteborg Stads visselblåsarfunktion. I styrningen och uppföljningen av verksamhetsfordon och drivmedelskort behöver detta beaktas. Med en starkare uppföljning och kontroll av verksamhetsfordon och inköp av drivmedel bör riskerna för oegentligheter kunna minska. Inte minst kan risken för att oegentligheter upptäcks ha en preventiv effekt. Förutsättningarna för att upptäcka när fordonen används felaktigt skulle också bli bättre. Granskningen har visat att det endast är Göteborg Energi AB som systematiskt följer upp hur bilarna används, en uppföljning som omfattar varje bil men som bara sker vart tredje år och som bara indirekt går att koppla till en specifik person. Uppföljningen är betydligt mer utvecklad när det gäller drivmedelsanvändningen men även denna kan utvecklas genom att tydligare koppla inköpen till person. Vi vill i sammanhanget poängtera att Göteborg Stads verksamheter behöver anpassa sig till den elektrifiering av stadens fordonsflotta som håller på att genomföras. Verksamheterna som vi har granskat har konstaterat att frågan om förbrukningen av el, samt eventuell privat användning av laddstationer, är en mindre fråga i dagsläget eftersom elbilarna inte är så många. I takt med att laddstationerna blir fler behöver även dessa omfattas av en ändamålsenlig uppföljning och kontroll. Vår granskning visar att verksamheterna behöver bättre kunskaper om vilka uppgifter Skatteverket behöver vid en eventuell revision. Vi ser en risk för att verksamheterna inte har de uppgifter som krävs för att visa att en anställd har använt ett fordon i tjänsten och inte för privat bruk. Avslutningsvis kan vi konstatera att uppföljningen av fordonsanvändningen och inköpen av drivmedel inte enbart handlar om vad som är möjligt att göra. Det handlar också om vad som är lämpligt utifrån gällande lagar och regler och utifrån en avvägning mellan kontrollkostnad och kontrollnytta. De flesta av bilarna som Göteborgs stads verksamheter leasar genom Leasingbolaget AB är i dag utrustade med Intelligent hastighetsstöd (ISA) och digitala körjournaler. Med hjälp av de digitala körjournalerna registreras varje resa som fordonet gör, bland annat samlas uppgifter om datum, klockslag, mätarställning in. Digitala körjournaler, i synnerhet personliga sådana där föraren registrerar sig vid varje körning, innebär goda möjligheter för verksamheterna att kartlägga hur fordonen används och var de körs. Liksom av vem. Med teknikens hjälp borde det vara möjligt att genomföra mer riktade kontroller och upptäcka avvikelser utan en betungande arbetsinsats. Samtidigt förutsätter det att personuppgifter hanteras i enlighet med dataskyddsförordningen och att hanteringen inte blir integritetskränkande. Granskningen visar att stadens verksamheter kan behöva fortsatt stöd i detta, att det behövs mer kunskap om vad som samlas in redan i dag och på vilket sätt dessa data kan och bör användas. Bland annat behöver verksamheterna finna former för att inhämta de anställdas godkännande av personuppgiftsbehandlingen.

2 rekommendationer