Begäran om att nyttja eget kapital, Digitaliserings- och IT- avdelningen

§ 138 Diarienummer 00225/20232.4. Begäran om att nyttja eget kapital, Digitaliserings- och IT- avdelningen Beslut Kommunstyrelsen ger digitaliserings- och IT-avdelningen tillstånd att nyttja eget kapital med 4,7 mnkr under år 2023 och 3,6 mnkr under år 2024 för att täcka förväntat underskott. Ärendet Samtliga av stadens datorer behöver uppgradera operativsystem från Windows 10 till Windows 11. Det är nödvändigt att göra uppgraderingen eftersom det inte längre kommer kunna genomföras säkerhetsuppdateringar i det äldre operativsystemet vilket är en säkerhetsrisk. Tidsfristen för Windows 10 är satt till juni 2024. I staden finns det äldre datorer som inte klarar av en uppgradering av operativsystemet vilket leder till att nyinköp av datorer behöver göras. Samtliga av stadens datorer köps in och underhålls av digitaliserings- och IT-avdelningen. Under ett normalt år byts cirka 350 datorer ut. Från början av 2023 till våren 2024 beräknas cirka 1000 datorer behöva köpas in och levereras ut till stadens förvaltningar. Att operativsystemet kommer uppgraderas har varit känt under ett flertal år men på grund av pandemin har tillgången på datorer varit begränsad. Genom att datorer inte har kunnat bytas ut i önskvärd takt har digitaliserings- och IT-avdelningen gått med överskott, på grund av fortsatta intäkter från förvaltningarna, vilket lett till att ett internt eget kapital har byggts upp. Vidare hanterar av digitaliserings- och IT-avdelningen sedan föregående år stadens samtliga inköp av mobiltelefoner och får intäkter för detta från förvaltningarna fördelat över 24 månader. I början av 2023 annonserade vård- och omsorgsförvaltningen behov av att göra ett utbyte av 350 telefoner, vilket är mer än normalfallet. Utbytet behöver genomföras då telefonerna som finns hos förvaltningen är av äldre modell och kommer inte längre kunna genomföra säkerhetsuppdateringar efter september 2023. Under föregående år beviljades avdelningen nyttja eget kapital år 2022 och år 2023 för införandet av modellen, men vård- och omsorgsförvaltningens utbyte fanns inte med i det uppskattade årliga behovet och ryms därmed ej inom planerad ram för inköp av mobiler. Ärendets behandling Arbetsutskottet har behandlat ärendet den 19 april 2023, § 74. Stadsledningsförvaltningens tjänsteskrivelse daterad 14 april 2023. Förslag till beslut Arbetsutskottets förslag till kommunstyrelsen Kommunstyrelsen ger digitaliserings- och IT-avdelningen tillstånd att nyttja eget kapital med 4,7 mnkr under år 2023 och 3,6 mnkr under år 2024 för att täcka förväntat underskott. Beslutsgång Ordföranden frågar om arbetsutskottets förslag till beslut kan antas och finner att så sker. Expedieras till IT- och digitaliseringsavdelningen, ekonomiavdelningen