Revidering av kommunstyrelsens dokumenthanteringsplan samt arkivbeskrivning

§ 203 Diarienummer 00288/20232.1. Revidering av kommunstyrelsens dokumenthanteringsplan samt arkivbeskrivning Beslut Kommunstyrelsen antar den reviderade dokumenthanteringsplanen daterad 17 maj 2023. Gallringsfristerna för process 10.2 Hantera borgerliga ceremonier ska även gälla retroaktivt. Tidigare antagen dokumenthanteringsplan upphävs. Kommunstyrelsen godkänner den uppdaterade arkivbeskrivningen daterad 17 maj 2023. Ärendet I denna revidering av dokumenthanteringsplanen har det tillkommit tre nya processer, processen 2.8 Hantera rapporteringar om missförhållanden (visselblåsningar), processen 10.2 Hantera borgerliga ceremonier och processen 10.3 Registrera lotteri. Dokumenthanteringsplanen är ett viktigt verktyg i stadens digitaliseringsarbete. Stadsarkivet arbetar aktivt för att så många handlingstyper som möjligt blir digitala och att de förvaras på ett säkert och ändamålsenligt sätt i verksamhetssystem som är eller ska anslutas till stadens e- arkiv enligt anslutningsplanen. En del i revideringen av dokumenthanteringsplanen är att se över hur informationshanteringen kan styras till att bli mer digital och mindre analog. Ett exempel på detta är processen 3.1.1 Hantera översiktsplan som kommer att övergå till att ha en helt digital ärendehantering i stadens dokument- och ärendehanteringssystem. Arkivbeskrivningen har uppdaterats och innehåller bland annat arkivorganisation för kommunstyrelsen och plan- och exploateringsutskottet. Ärendets behandling Arbetsutskottet har behandlat ärendet den 14 juni 2023, § 97. Stadsledningsförvaltningens tjänsteskrivelse daterad den 19 maj 2023. Förslag till dokumenthanteringsplan för kommunstyrelsen. Arkivbeskrivning och beskrivning av allmänna handlingar för kommunstyrelsen. Förslag till beslut Arbetsutskottets förslag till kommunstyrelsen Kommunstyrelsen antar den reviderade dokumenthanteringsplanen daterad 17 maj 2023. Gallringsfristerna för process 10.2 Hantera borgerliga ceremonier ska även gälla retroaktivt. Tidigare antagen dokumenthanteringsplan upphävs. Kommunstyrelsen godkänner den uppdaterade arkivbeskrivningen daterad 17 maj 2023. Beslutsgång Ordföranden frågar om arbetsutskottets förslag till beslut kan antas och finner att så sker. Expedieras till Stadskansliet, samtliga nämnder