Signering av utbetalningar samt tecknande av lån och borgen

§ 27 Diarienummer 00932/20241.1.2 Signering av utbetalningar samt tecknande av lån och borgen Beslut Kommunstyrelsen beslutar utse personer att signera bemyndiganden, för att göra utbetalningar, deklarera till Skatteverket samt att teckna lån och borgen enligt följande: - för utbetalning från lönesystemet uppdras åt Stina Hede, Lisbeth Lindahl, Katarina Nilsson, Sanda Sadikovic, Sanja Banovic, Ann-Sofie Alexandersson och Erika Ahlgren, två i förening, att signera bemyndiganden för bankens effektuering av utbetalningar, - för utbetalningar av lön till förladdade kort via Swedbanks administrationsportal till anställda utan bankkonto uppdras åt Stina Hede, Lisbeth Lindahl, Katarina Nilsson, Sanda Sadikovic, Sanja Banovic, Ann-Sofie Alexandersson och Erika Ahlgren, två i förening, att signera förladdning, - utbetalningar från social- och arbetsmarknadsförvaltningens verksamhetssystem uppdras åt Charlotta Rehbinder, Arnela Alihodzic, Linda Manning, Gentiana Kurti, Katrin Johannesson, Vidar Justegård, Maria Lyréus, Minda Bennet, Christina Sunesson och Ida Morken, två i förening, att signera betalningsfil, - för utbetalningar till förladdade kort via Swedbanks administrationsportal gällande stöd till social- och arbetsmarknadsförvaltningens klienter utan konto uppdras åt Charlotta Rehbinder, Arnela Alihodzic, Linda Manning, Gentiana Kurti, Katrin Johannesson, Vidar Justegård, Maria Lyréus, Minda Bennet, Christina Sunesson och Ida Morken, två i förening, att signera betalningsfil, - för betalning av leverantörsfakturor, utlägg samt överföring till bankgiro, bankkonto eller internationella betalningar uppdras åt Maria Martini, Lena Lundkvist, Göran Ramberg, Mariette Wolf, Kristian Zakariasson, Britta Boogh, Kristina Axring, Robert Lipovac, Lovisa Wirdemo, Victor Larsson, Tyra Svenningsson, Marie Alamilla Chrysander, Katri Alasuutari Lindgren och Anette Mårtensson två i förening, att signera betalningsfil, - för att underteckna stadens deklarationer elektroniskt till Skatteverket, utses var för sig Göran Ramberg, Victor Larsson, Mariette Wolf och Lena Lundkvist för att underteckna deklarationen på pappersblankett (Ludvikamoms) av mervärdeskatt utses Maria Martini, Victor Larsson, Lena Lundkvist, Anette Mårtensson, Mariette Wolf och Göran Ramberg, två i förening, - överföring av medel mellan stadens egna bankkonton får beordras var för sig av Göran Ramberg, Mariette Wolf, Robert Lipovac eller Brita Boogh, - överföring av medel till stadens depåkonto för placering av likviditet uppdras åt Maria Martini, Lena Lundkvist, Anette Mårtensson, Mariette Wolf och Göran Ramberg, att två i förening att signera överföring, - att stadens lån och borgen tecknas av kommunstyrelsens ordförande Stefan Gustafsson eller vid förfall för honom av vice ordförande Merjem Maslo med kontrasignation av antingen Mio Saba Sjösten, Maria Martini, Lena Lundkvist, Anette Mårtensson eller Robert Lipovac. Ärendet Kommunstyrelsens beslut, gällande vilka personer som har befogenhet att göra utbetalningar via olika datasystem samt att underteckna låne- och borgensförbindelser, behöver uppdateras på grund av personalförändringar. Följande förändringar har skett; - på avdelningen för ekonomi- och hållbarhetsstyrning har ingen förändring skett. - på social- och arbetsmarknadsförvaltningen har Ida Morken lagts till. - på löneenheten har Erika Ahlgren lagts till. Utbetalning av löner via lönesystemet med kontroll mot Swedbanks SUS-register: Underlag för utbetalning upprättas i stadens lönesystem. Personal på stadsledningsförvalt- ningens (SLFs) löneenhet skapar en utbetalningsfil, som skickas till banken. När utbetalnings- filen kommit banken tillhanda, loggar personal på SLF:s löneenhet in i internetbanken och signerar filen. Ytterligare en person på löneenheten kontrasignerar filen via Swedbanks internetbank. Swedbank skapar helfilssigillet efter stadens bemyndigande, två i förening. Betalningar skickas till betalningsmottagarens konto efter kontroll mot Swedbanks register över bankkonton, SUS. Utbetalningar av lön till ett förladdat kort via Swedbanks administrationsportal: I första hand ska utbetalning av lön ske till den anställdes bankkonto. Men ibland förekommer att staden anställer personer som saknar ett bankkonto. Det kan exempelvis handla om nyanlända personer. Tills dess att den anställde har ett bankkonto kan förladdade kort användas. Varje överföring till ett förladdat kort måste alltid knytas ihop med ett ärende. Det görs genom att den anställdes samordningsnummer, som personen är upplagd på i löne- systemet, registreras i Swedbanks administrationsportal i samband med laddning av kort. Signering av utbetalningen till kortet sker med e-legitimation, och alltid två i förening. Administrationen över vilka som har rätt att signera utbetalning till förladdade kort i Swedbanks administrationsportal sköts av avdelningen för ekonomi- och hållbarhetsstyrning på stadsledningsförvaltningen. De ansvarar även för behörighetsadministrationen för Swedbank i övrigt. Utbetalningar från social- och arbetsmarknadsförvaltningens (SAF) verksamhetssystem med kontroll mot Swedbanks SUS-register: Underlag för utbetalningarna upprättas i SAF:s verksamhetssystem. Personalen på SAF skapar en betalningsfil, som läggs på stadens nätverk, därefter loggar de in i internetbanken och hämtar upp filen. Ytterligare en person från SAF kontrasignerar filen via Swedbanks internetbank. Swedbank skapar helsigillet efter stadens bemyndigande, två i förening. Betalningarna skickas till betalningsmottagarens giro/konto efter kontroll i Swedbanks register över konton, SUS. Utbetalningar från social- och arbetsmarknadsförvaltningens (SAF) verksamhetssystem till ett förladdat kort via Swedbanks administrationsportal: I första hand ska utbetalning av stöd från SAF ske till klientens bankkonto. De förladdade korten ersätter tidigare hantering av checkar och rekvisitioner. Skulle brukaren tappa bort sitt kort, så kan klienten spärra kortet och få saldot överfört till ett nytt kort. Klienten kan kontrollera saldo och ta ut kontanter i bankomater. För att kunna ladda ett kort måste ett ärende först skapas i SAF:s verksamhetssystem, ärende- numret från verksamhetssystemet måste sedan registreras på Swedbanks administrations- portal i samband med laddning av kort. Varje överföring till ett förladdat kort måste således alltid knytas ihop med ett ärende. Signering av utbetalningen till kortet sker med e- legitimation, och alltid två i förening. Administrationen över vilka som har rätt att signera utbetalning till förladdade kort i Swedbanks administrationsportal sköts av avdelningen för ekonomi- och hållbarhetsstyrning på stadsledningsförvaltningen. De ansvarar även för behörighetsadministrationen för Swedbank i övrigt. Betalning av leverantörsfakturor, utlägg samt överföring till bankgiro, bankkonto eller internationella betalningar: Alla leverantörsfakturor skannas alternativt läses in via fil till stadens system för faktura- hantering. Varje faktura godkänns och attesteras elektroniskt av två olika personer i systemet enligt gällande attestreglemente. Ett betalningsförslag skapas sedan av avdelningen för ekonomi- och hållbarhetsstyrning för de fakturor som är färdigbehandlade i ekonomisystemet. Därefter skapar en annan person på avdelningen för ekonomi- och hållbarhetsstyrning en betalfil utifrån betalningsförslaget. Betalfilen läggs på stadens nätverk, därefter loggar personen in och hämtar upp filen till internetbanken. Ytterligare en person på avdelningen för ekonomi- och hållbarhetsstyrning kontrasignerar filen via Swedbanks internetbank. Därefter skapar Swedbank helsigillet och betalningarna skickas till betalningsmottagarnas konton efter de kontouppgifter som finns i betalfilen. Vid överföring till bankgiro och bankkonto utan fakturaunderlag, ska en utbetalningsorder skapas. Utbetalningsordern läggs in i fakturahanteringssystemet och behandlas på samma sätt som en faktura enligt ovan. Endast i undantagsfall, dock alltid vid internationella betalningar, ska utbetalningsunderlaget hanteras manuellt, men även då ska den fysiskt godkännas och attesteras av två olika personer. Vid manuellhantering läggs en betalning utifrån attesterat utbetalningsunderlag upp i internetbanken, därefter sker signering av betalning två i förening av avdelningen för ekonomi- och hållbarhetsstyrning. Deklaration av sociala avgifter, källskatt och mervärdeskatt till Skatteverket: Varje månad ska sociala avgifter och källskatt deklareras. Personal på löneenheten laddar upp en deklarationsfil på Skatteverkets hemsida. Mervärdeskatt så kallad Ludvikamoms deklareras på pappersblankett, vanlig mervärdeskatt deklareras elektroniskt varje månad. Tecknande av lån: I samband med beslut om budget för respektive år fattar kommunfullmäktige beslut om eventuellt behov av finansiering med lån och anger i beslutet det maximibelopp som kommunstyrelsen får verkställa i upplåning. Kommunstyrelsen beslutar om vilka befattnings- havare som har befogenhet att signera dessa lån. Undertecknande av borgen: I samband med beslut om budget anges också inom vilket maxbelopp borgen får tecknas för stadens bolag. Kommunstyrelsen verkställer borgensåtaganden inom denna ram genom att besluta om vilka personer som signerar borgensåtaganden. Ärendets behandling Arbetsutskottet har behandlat ärendet den 15 januari 2025, § 6. Stadsledningsförvaltningens tjänsteskrivelse daterad 9 december 2024. Förslag till beslut Arbetsutskottets förslag till kommunstyrelsen Kommunstyrelsen beslutar utse personer att signera bemyndiganden, för att göra utbetalningar, deklarera till Skatteverket samt att teckna lån och borgen enligt följande: - för utbetalning från lönesystemet uppdras åt Stina Hede, Lisbeth Lindahl, Katarina Nilsson, Sanda Sadikovic, Sanja Banovic, Ann-Sofie Alexandersson och Erika Ahlgren, två i förening, att signera bemyndiganden för bankens effektuering av utbetalningar, - för utbetalningar av lön till förladdade kort via Swedbanks administrationsportal till anställda utan bankkonto uppdras åt Stina Hede, Lisbeth Lindahl, Katarina Nilsson, Sanda Sadikovic, Sanja Banovic, Ann-Sofie Alexandersson och Erika Ahlgren, två i förening, att signera förladdning, - utbetalningar från social- och arbetsmarknadsförvaltningens verksamhetssystem uppdras åt Charlotta Rehbinder, Arnela Alihodzic, Linda Manning, Gentiana Kurti, Katrin Johannesson, Vidar Justegård, Maria Lyréus, Minda Bennet, Christina Sunesson och Ida Morken, två i förening, att signera betalningsfil, - för utbetalningar till förladdade kort via Swedbanks administrationsportal gällande stöd till social- och arbetsmarknadsförvaltningens klienter utan konto uppdras åt Charlotta Rehbinder, Arnela Alihodzic, Linda Manning, Gentiana Kurti, Katrin Johannesson, Vidar Justegård, Maria Lyréus, Minda Bennet, Christina Sunesson och Ida Morken, två i förening, att signera betalningsfil, - för betalning av leverantörsfakturor, utlägg samt överföring till bankgiro, bankkonto eller internationella betalningar uppdras åt Maria Martini, Lena Lundkvist, Göran Ramberg, Mariette Wolf, Kristian Zakariasson, Britta Boogh, Kristina Axring, Robert Lipovac, Lovisa Wirdemo, Victor Larsson, Tyra Svenningsson, Marie Alamilla Chrysander, Katri Alasuutari Lindgren och Anette Mårtensson två i förening, att signera betalningsfil, - för att underteckna stadens deklarationer elektroniskt till Skatteverket, utses var för sig Göran Ramberg, Victor Larsson, Mariette Wolf och Lena Lundkvist för att underteckna deklarationen på pappersblankett (Ludvikamoms) av mervärdeskatt utses Maria Martini, Victor Larsson, Lena Lundkvist, Anette Mårtensson, Mariette Wolf och Göran Ramberg, två i förening, - överföring av medel mellan stadens egna bankkonton får beordras var för sig av Göran Ramberg, Mariette Wolf, Robert Lipovac eller Brita Boogh, - överföring av medel till stadens depåkonto för placering av likviditet uppdras åt Maria Martini, Lena Lundkvist, Anette Mårtensson, Mariette Wolf och Göran Ramberg, att två i förening, att signera överföring, - att stadens lån och borgen tecknas av kommunstyrelsens ordförande Stefan Gustafsson eller vid förfall för honom av vice ordförande Merjem Maslo med kontrasignation av antingen Mio Saba Sjösten, Maria Martini, Lena Lundkvist, Anette Mårtensson eller Robert Lipovac. Beslutsgång Ordföranden frågar om arbetsutskottets förslag till beslut kan antas och finner att så sker. Expedieras till Avdelningen för ekonomi och hållbarhet, utsedda personer