Revidering av kommunstyrelsens informationshanteringsplan samt arkivbeskrivning

§ 185 Diarienummer 00363/20252.1. Revidering av kommunstyrelsens informationshanteringsplan samt arkivbeskrivning Beslut Kommunstyrelsen antar den reviderade informationshanteringsplanen daterad 13 maj 2025 med giltighetsdatum från och med 2025-09-01. Tidigare antagen dokumenthanteringsplan upphävs. Kommunstyrelsen godkänner den uppdaterade arkivbeskrivningen daterad 13 maj 2025 med giltighetsdatum från och med 2025-09-01. Ärendet Revideringen av kommunstyrelsens dokumenthanteringsplan sker parallellt med en mindre justering av arkivreglementet. Denna justering innebär att dokumenthanteringsplaner i Mölndals stad kommer att byta namn till informationshanteringsplaner, under förutsättning att kommunfullmäktige antar förslaget till revidering av arkivreglemente den 18 juni 2025. Informationshanteringsplanen fortsätter att vara ett viktigt verktyg i stadens digitaliserings- arbete då revideringen av informationshanteringsplanen även omfattar att se över hur informa- tionshanteringen kan blir mer digital. I denna revidering har ett stort antal handlingstyper övergått till digital hantering och ett flertal handlingstyper kan nu signeras digitalt via SignPort, som är stadens verktyg för säker digital signering. I denna revidering av informationshanteringsplanen har det tillkommit följande nya processer; 3.3.3. Framställa ortofoto, 3.3.4 Hantera geografiska data. Den tidigare processen 4.1.1.5 har delats upp i två olika processer 4.1.1.5 Hantera naturvårdsprojekt och 4.1.1.6 Hantera vatten- vårdsprojekt. Denna revidering har även omfattat en fördjupad genomgång av planprocesserna vilket har lett till att planbesked har fått en egen process, 3.1.2 Hantera planbesked, samt att det nu finns en gemensam process för detaljplaner, 3.1.3 Hantera detaljplan. Tidigare hanterades detalj- planer i två olika processer, en för detaljplan enligt standardförfarande och en för detaljplan enligt utökat förfarande. Processen 3.1.2 Hantera planbesked är helt digital. Processen 3.1.4 Hantera områdesbestämmelser har även omarbetats. Därmed stämmer planprocesserna bättre överens med både gällande lagstiftning samt nuvarande informationshantering. I denna revidering har även en stor ändring skett när det gäller överprövning/ och överklag- ande. Tidigare har dessa diarieförts i eget separat ärende men i och med denna revidering kommer överprövning och överklagande av beslut att diarieföras i det pågående ärendet. Under arbetet med revideringen av informationshanteringsplanen har arkivmyndigheten även uppmärksammat att flera olika handlingstyper har ändrat gallringsfrist från gallras till bevaras då det i nuläget inte går att gallra i flera olika verksamhetssystem. Arkivmyndigheten rekommenderar därför att de berörda avdelningarna inom kort gör en fördjupad gallrings- utredning samt säkerställer att gallringsfunktion är ett ska-krav vid kommande upphandlingar. Arkivbeskrivningen har reviderats och det har skett ändringar i arkivorganisationen då det, som en följd av omorganisationer, har tillkommit flera processer och därmed har fler arkivredogörare utsetts. Ärendets behandling Arbetsutskottet har behandlat ärendet den 11 juni 2025, § 81. Stadsledningsförvaltningens tjänsteskrivelse daterad 26 maj 2025. Kommunstyrelsens informationshanteringsplan revidering 2025 daterad 13 maj 2025. Kommunstyrelsens arkivbeskrivning revidering 2025 daterad 13 maj 2025. Arbetsversion informationshanteringsplan med ändringar daterad 13 maj 2025. Arbetsversion arkivbeskrivning med ändringar daterad 13 maj 2025. Förslag till beslut Arbetsutskottets förslag till kommunstyrelsen Kommunstyrelsen antar den reviderade informationshanteringsplanen daterad 13 maj 2025 med giltighetsdatum från och med 2025-09-01. Tidigare antagen dokumenthanteringsplan upphävs. Kommunstyrelsen godkänner den uppdaterade arkivbeskrivningen daterad 13 maj 2025 med giltighetsdatum från och med 2025-09-01. Beslutsgång Ordförande frågar om arbetsutskottets förslag till beslut kan antas och finner att så sker. Expedieras till Samtliga nämnder och bolag, stadsledningsförvaltningen